醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料歸檔管理分析

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)圖書館;文獻(xiàn)資料;歸檔;管理

摘 要：文章主要針對醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料的歸檔管理進(jìn)行分析，從醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的價值出發(fā)，揭示了醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料歸檔管理的基本原則，進(jìn)而提出了圖書館文獻(xiàn)資料歸檔管理的措施，并展望了未來圖書館文獻(xiàn)資料數(shù)字化管理路徑，以期為醫(yī)學(xué)圖書館做好文獻(xiàn)資料歸檔管理工作提供參考。

中圖分類號：G250文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-1588（2020）03-0103-03

醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料是醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的研究成果，凝結(jié)了醫(yī)學(xué)界專家和學(xué)者的理論、實踐智慧結(jié)晶。當(dāng)前，隨著醫(yī)學(xué)領(lǐng)域研究的不斷深入和文獻(xiàn)資料的不斷增多，醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料歸檔也應(yīng)與時俱進(jìn)，應(yīng)用符合醫(yī)學(xué)領(lǐng)域研究、實踐的文獻(xiàn)資料管理方式，實現(xiàn)文獻(xiàn)資料的持續(xù)流通與運轉(zhuǎn)，提高文獻(xiàn)資料的利用價值，提升圖書館文獻(xiàn)資料的服務(wù)質(zhì)量，助力我國醫(yī)學(xué)研究的持續(xù)深入發(fā)展。

1 醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的價值

顧名思義，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料即與醫(yī)學(xué)相關(guān)的資料，從廣義上看，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料包含了所有和醫(yī)學(xué)相關(guān)的材料;從狹義上看，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料主要指用于流通的材料。醫(yī)學(xué)不僅關(guān)乎民生，也關(guān)乎我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，因此，和醫(yī)學(xué)有關(guān)的文獻(xiàn)資料是不可忽視的研究資源，必須加以重視和利用。具體而言，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料具有歷史、科學(xué)、理論、評估四個維度的價值。

1.1 歷史價值

在繁雜的醫(yī)學(xué)資料中，能夠保存下來的都具有一定的歷史研究價值，能夠在醫(yī)學(xué)發(fā)展中發(fā)揮作用的文獻(xiàn)資料。因此，從歷史角度看，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料是前人研究和實踐的高度總結(jié)，是后人開拓創(chuàng)新的重要參考。建立一套科學(xué)合理的文獻(xiàn)資料歸檔管理體系，對回顧醫(yī)學(xué)發(fā)展歷史、汲取醫(yī)學(xué)知識、創(chuàng)新醫(yī)學(xué)技術(shù)具有非常重要的作用。

1.2 科學(xué)價值

醫(yī)學(xué)是一門嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)，在科學(xué)活動中形成的文獻(xiàn)資料自然具備了可操作性和可重復(fù)性。為了保證科學(xué)研究的連續(xù)性和客觀性，研究人員必須借助文獻(xiàn)資料加以記載，這就體現(xiàn)了醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的科學(xué)價值，即記錄醫(yī)學(xué)研究、展示研究成果。

1.3 理論依據(jù)

醫(yī)學(xué)研究離不開理論依據(jù)，而醫(yī)學(xué)家在醫(yī)學(xué)研究過程中必須借助醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料。醫(yī)學(xué)圖書館是歸檔管理醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的主陣地，圖書館做好醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料管理的過程就是保存醫(yī)學(xué)理論研究成果的過程，也是為醫(yī)學(xué)研究發(fā)展奠定理論資源基礎(chǔ)的過程。

1.4 評估依據(jù)

開展醫(yī)學(xué)研究要在前人的基礎(chǔ)上進(jìn)行，文獻(xiàn)資料可以成為研究的一個窗口，作為評估研究成果和課題的重要依據(jù)。醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料具有權(quán)威性和全面性特征，可以作為參考資料全方位評估前人的研究成果，為后續(xù)研究指明方向。

2 醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料歸檔管理原則

對于醫(yī)學(xué)圖書館而言，歸檔管理指的是將辦理完畢且有保存價值的文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，形成檔案并存放管理的過程。文獻(xiàn)資料是醫(yī)學(xué)研究的重要資源，也是文獻(xiàn)情報行業(yè)的重要工作內(nèi)容，之所以要對醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料進(jìn)行歸檔管理，一個重要的原因就是避免文獻(xiàn)資料丟失或者產(chǎn)生混亂，提高文獻(xiàn)資料的利用效率和效果。由于醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料種類多、更新快，因此，醫(yī)學(xué)圖書館要重視并秉承以下幾個原則對文獻(xiàn)資料進(jìn)行歸檔管理。

2.1 真實性原則

醫(yī)學(xué)類文獻(xiàn)資料本身具有很強(qiáng)的專業(yè)性，醫(yī)學(xué)圖書館在文獻(xiàn)資料歸檔管理的時候也要體現(xiàn)專業(yè)性：首先，要對文獻(xiàn)資料進(jìn)行分析，包括紙質(zhì)文獻(xiàn)、影音文獻(xiàn)、多媒體光盤等，篩選出真實可靠的文獻(xiàn)作為歸檔管理對象;其次，要符合用戶使用的真實需求，所有資料都要實現(xiàn)開架服務(wù)，并做好借閱記錄，保證文獻(xiàn)資料不丟失;再次，要保證保存的方式更加真實有效，每一種文獻(xiàn)資料要采用不同的保存方式，避免保存不當(dāng)而丟失。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)性原則

我國對文獻(xiàn)資料的歸檔工作提出了明確要求，醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料歸檔管理也有操作標(biāo)準(zhǔn)。這個標(biāo)準(zhǔn)就是按照醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的儲存和利用要求，在整理、篩選、保存等各個流程嚴(yán)格按規(guī)操作，使文檔按照一定的組合方式得到有效利用。

2.3 統(tǒng)一性原則

隨著文獻(xiàn)資料歸檔管理技術(shù)的不斷發(fā)展，以紙質(zhì)書籍為主的管理方式已不能滿足醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的使用需求，隨之誕生了諸如膠片、磁性材料、激光光盤等多種儲存載體。但是，從目前大多數(shù)醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料的歸檔情況看，其依然以紙質(zhì)為主、以其他載體為輔，這就產(chǎn)生了歸檔管理的統(tǒng)一性問題。面對種類繁多的歸檔管理方式，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的儲存必須分門別類，相同種類的文獻(xiàn)資料必須采用相同的歸檔方法，以保障文獻(xiàn)資料的結(jié)構(gòu)完整與統(tǒng)一。

3 醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料歸檔管理措施

醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的文獻(xiàn)資料與日俱增，資料的歸檔管理也要更加重視操作流程和操作規(guī)范。任何一份醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料都有其儲存和利用的價值，關(guān)鍵在于如何歸檔和管理，醫(yī)學(xué)圖書館只有充分考慮后期的調(diào)閱和使用，才能在前期歸檔時兼顧高效、快捷，才能保證醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料儲存的安全性和科學(xué)性，保證醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的歸檔管理工作的可持續(xù)發(fā)展，為醫(yī)學(xué)的進(jìn)步奠定理論和文獻(xiàn)基礎(chǔ)。目前，醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料歸檔管理的主要方式依然以紙質(zhì)為主要載體，因此，筆者重點分析紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的歸檔管理措施。

3.1 裝訂工作

裝訂是歸檔管理醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的第一步，每一份醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料只有以“件”為基本單位進(jìn)行歸檔，才能保證文獻(xiàn)資料的完整性。首先，管理人員在裝訂時要保證文獻(xiàn)資料的原始性，沒有缺頁、破損、丟失等情況。其次，管理人員要按照裝訂的規(guī)范進(jìn)行裝訂，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

3.2 分類工作

醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料種類繁多，對不同的種類要進(jìn)行合理分類。一般而言，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料會按照半年或一年為時間節(jié)點，對文獻(xiàn)資料中的某一個種類進(jìn)行整理分類。首先，管理人員要列好分類的類目，根據(jù)醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的學(xué)科種類或研究種類進(jìn)行分類;其次，管理人員要根據(jù)分類對某一時間節(jié)點內(nèi)的所有文獻(xiàn)資料進(jìn)行清數(shù)、整理;再次，在確定醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料沒有缺漏的情況下，管理人員要進(jìn)行科學(xué)合理分類，并按照分類進(jìn)行儲存。一般來說，常用分類方式包括按年度分類、按保管期限分類、按機(jī)構(gòu)分類，由管理人員依據(jù)實際情況而定。

3.3 排列工作

在分類完畢后，管理人員要按照歸檔文獻(xiàn)資料所屬的最后一級進(jìn)行排列，排列可以按照時間先后、重要程度進(jìn)行編排。考慮到醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的特殊性，管理人員可以按照臨床病例、治療周期、病癥類別等要素進(jìn)行排列，確保每一個要素都能兼顧。此外，還有一些文獻(xiàn)資料要采取其他排列方式，如會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件，管理人員可以結(jié)合實際采用集中排列方法。

3.4 編號工作

醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料歸檔后期，管理人員要對每一份文獻(xiàn)資料進(jìn)行編號，方便后期查找和調(diào)用。編號工作的要點為：一是找到每一份文獻(xiàn)資料的分類并排列序號，蓋上歸檔公章，填寫文獻(xiàn)相關(guān)資料。二是歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并設(shè)置機(jī)構(gòu)等選擇項。三是結(jié)合醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的特殊性，對一些特殊的病例資料或研究資料采用專項編號處理的方式進(jìn)行編號。

3.5 編目工作

編目是按照之前分類和編號進(jìn)行目錄編制的過程，文獻(xiàn)資料的編目也是以單份文獻(xiàn)作為單位，值得注意的是，如果來文與復(fù)文為一件時，一般只針對復(fù)文編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)編目流程比較繁瑣，且涉及的具體事項較多，管理人員要詳細(xì)檢查文獻(xiàn)資料的編排情況。

4 醫(yī)學(xué)圖書館文獻(xiàn)資料數(shù)字化歸檔管理展望

醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料有別于其他文獻(xiàn)資源，因此，醫(yī)學(xué)圖書館長期以來依然是以紙質(zhì)檔案為主，但是，紙質(zhì)檔案在保存管理方面存在不少問題，主要體現(xiàn)為空間有限，濕度、溫度無法得到保障，通風(fēng)、防蛀要求較高等。因此，醫(yī)學(xué)圖書館要逐步改變以紙質(zhì)檔案為主的歸檔管理方式，推動醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的數(shù)字化管理。目前，醫(yī)學(xué)圖書館要完全實現(xiàn)文獻(xiàn)資料數(shù)字化歸檔管理依然存在不少困難，但數(shù)字化歸檔的技術(shù)已較為成熟，利用數(shù)字化管理平臺和計算機(jī)辦公系統(tǒng)實現(xiàn)信息化管理是大勢所趨（見表1）。

4.1 實現(xiàn)數(shù)字化歸檔管理路徑

一方面，醫(yī)學(xué)圖書館要進(jìn)一步加強(qiáng)計算機(jī)、終端服務(wù)器、交換器等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為實現(xiàn)數(shù)字化歸檔管理奠定硬件基礎(chǔ)。同時，醫(yī)學(xué)圖書館要夯實軟件基礎(chǔ)，進(jìn)一步提高圖書館員的綜合素質(zhì)，主要體現(xiàn)在信息化、數(shù)字化水平等方面，并定期對館員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，適當(dāng)添加考核指標(biāo)。另一方面，醫(yī)學(xué)圖書館要不斷開發(fā)數(shù)字化儲存和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，搭建數(shù)字網(wǎng)絡(luò)歸檔管理平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)分散資源的集中整合，最終實現(xiàn)平臺資源整理、分類、查閱環(huán)節(jié)的一體化，徹底解決醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料信息流通不暢、紙張堆疊、查詢繁瑣等問題，依靠數(shù)字網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)醫(yī)學(xué)資源高效、安全利用的目標(biāo)，為醫(yī)學(xué)研究和決策提供更全面的服務(wù)。

4.2 規(guī)避數(shù)字化歸檔管理風(fēng)險

醫(yī)學(xué)圖書館采用數(shù)字化歸檔管理方式，隨之而來的就是面對數(shù)字化管理風(fēng)險，特別是接入網(wǎng)絡(luò)后很可能會受到不良信息的沖擊。因此，醫(yī)學(xué)圖書館在實現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化歸檔管理的同時，也要盡量規(guī)避管理風(fēng)險。具體來說，在醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料上傳、整理、分類過程中，醫(yī)學(xué)圖書館要對館員進(jìn)行培訓(xùn)，規(guī)范文獻(xiàn)資料數(shù)字化、電子化的流程和操作規(guī)范;在文獻(xiàn)資料的查閱、利用過程中，要建立用戶身份識別和記錄系統(tǒng)，保證文獻(xiàn)資料的使用更加安全。

5 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料有其行業(yè)特殊性和重要性，因此，醫(yī)學(xué)圖書館在做好醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的歸檔管理時，既要明確醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)資料的特點，又要兼顧醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的文獻(xiàn)需求，按照規(guī)范化的要求開展文獻(xiàn)資料的歸檔和管理。同時，在信息化環(huán)境下，醫(yī)學(xué)圖書館要與時俱進(jìn)，大力推進(jìn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化歸檔管理，并兼顧管理工作的安全問題，努力規(guī)避可能存在的信息風(fēng)險，更好地為醫(yī)學(xué)臨床實踐和理論研究提供理論參考，推動我國醫(yī)療事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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（編校：崔 萌）

收稿日期：2020-02-05

作者簡介：蔣亞吟（1975— ），靖江市人民醫(yī)院館員。