信息時代檔案管理工作的創(chuàng)新策略探析

盛楊華

摘 要：信息化是當前時代背景下直接關系著社會發(fā)展的一項重要內(nèi)容，也是大勢所趨，在信息化快速發(fā)展過程中，已經(jīng)深入到了各行各業(yè)，檔案管理工作亦是如此。需要以此背景為基礎去積極的改革體制及相關技術等，才能夠保證檔案管理工作效率更高，確保檔案的安全，所以應當深入針對當前時代背景下的檔案管理工作創(chuàng)新進行分析，才能有效發(fā)揮信息化背景的實際優(yōu)勢，保證檔案管理工作沿著高效的路徑發(fā)展。

關鍵詞：信息時代;檔案管理工作;創(chuàng)新策略;探析

伴隨社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各個行業(yè)的競爭力度越來越大，在嚴峻的市場環(huán)境下，效率成為最重要的工作目標，只有確保工作效率，才能夠在當前的就業(yè)競爭中存活。檔案管理工作是多數(shù)機關、企事業(yè)單位的必要工作環(huán)節(jié)。為了保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量，單位必須要對管理理念、管理技術等多個方面的革新提起重視，因此下文將主要針對信息時代的檔案管理工作創(chuàng)新進行分析，給出改革意見。

1 信息化背景下檔案管理工作發(fā)展走向

1）信息化環(huán)境下可以實施辦公無紙化。在以往的檔案管理體系當中，檔案主要是以紙質(zhì)形式存在的，紙質(zhì)的檔案，從建檔、儲存到調(diào)用，都需要耗費巨大的人力、物力及財力成本，建檔需要書寫，因此需要多人去完成，檔案存儲需要足夠的空間，因此隨著檔案的不斷增加，必須要持續(xù)拓展儲存空間，用更多的儲存室去保存這些檔案，顯然這樣的管理過程，每個環(huán)節(jié)都需要耗費大量的成本。而在網(wǎng)絡管理環(huán)境下，檔案以數(shù)據(jù)形式存在于網(wǎng)絡平臺上，不占據(jù)實際空間，也無需依靠多人進行管理，最重要的是無需再去耗費過多的成本區(qū)管理，因此無紙化是未來檔案管理工作的主要趨勢，這是無法否認的事實。

2）信息化環(huán)境能讓相關工作精細化。檔案資料的類別復雜，種類繁多，數(shù)量巨大，其事業(yè)單位中的每個部門、每個崗位細化到每個個人，都有獨立的相關檔案，這些信息集合起來，如果只依靠人力管理，是很容易混亂的，即便是在檔案庫內(nèi)針對不同的檔案設置了不同的分區(qū)，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，檔案的查詢與調(diào)動也會越來越耗時，影響管理效率。但是對于信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)內(nèi)部的管理體系設置不同的分支，并且在大分支下，增設相應的子分支，層層明確會讓檔案信息的查找與管理加省時和便利。

3）信息化環(huán)境能夠使傳統(tǒng)工作實時化。效率是當前社會的最大競爭力之一，檔案管理工作也需要根據(jù)這樣的趨勢去改革，才能符合當前時代的管理要求。以往的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，局限在固定的范圍內(nèi)，建檔、儲存、調(diào)用及傳送都并不能實時完成，異地的資料傳輸，更需要依靠長時間的快遞運送過程去達成，這樣的管理模式顯然嚴重影響了工作效率。而在信息化的趨勢下，運用網(wǎng)絡檔案管理平臺，就能夠在分秒之間實時完成檔案信息的傳輸交互，即便是跨越國界的檔案傳輸，也能馬上完成，這是巨大的進步，是檔案管理工作效率的質(zhì)的飛躍。

2 信息化背景下檔案管理工作涉及的具體問題

1）當前相關管理機制有待完善。完善的管理機制，是開展任何工作的基礎，檔案管理工作也是如此，必須要首先明確管理框架，才能確保后續(xù)工作的有序推進。首先為確保管理工作的方向更明確，必須要根據(jù)不同的部門、崗位去合理制定每周、每月的檔案管理工作計劃，根據(jù)工作計劃去明確每天的工作任務，確保管理人員及時上交工作記錄，才能盡可能避免工作秩序混亂的問題出現(xiàn)，這是最基礎的要求，但是許多單位顯然忽略了這一點，導致檔案管理工作的規(guī)劃與實施過于隨意，不利于工作效率的提升。

2）當前實際檔案管理工作中缺乏科學的管理制度。全面管理規(guī)章制度是開展任何工作的基礎。所謂“沒有規(guī)矩，不成方圓”，檔案管理工作是需要慎重對待的工作，更要以謹慎專業(yè)的態(tài)度去看待，相關人員必須要意識到，單位內(nèi)部的檔案有許多是涉及重要機密信息的，所以如果沒有嚴格的管理規(guī)章為基礎去進行管理，無法明確權責，責任制落實不到個人，便很容易出現(xiàn)資料丟失或是被竊取的風險，特別是在信息化的環(huán)境下，管理規(guī)章也必須要結合當前的網(wǎng)絡化環(huán)境去改革，如果缺乏了這部分內(nèi)容，管理工作必然會有更大的漏洞，但是當前多數(shù)單位的管理規(guī)章不夠健全，并未都考慮到當前的網(wǎng)絡化趨勢。

3）信息化環(huán)境下還存在諸多安全性問題。信息化的時代下，數(shù)字化的檔案管理環(huán)境是開展檔案管理工作的前提，而網(wǎng)絡管理環(huán)境的安全性，則決定著檔案安全及管理的成果。為此，只有保證網(wǎng)絡環(huán)境的安全，確保檔案不會被竊取或是篡改，才能確保單位的利益不受損害。然而存在的現(xiàn)實問題是，檔案管理工作中相關軟硬件設備、相關安全技術的更新等一系列問題，都需要花費大量的人力、物力來維護。因此，許多單位面對這一現(xiàn)實問題，多會選擇予以忽略，這就導致檔案管理工作改革受到了影響。

3 信息化背景下檔案管理工作優(yōu)化相關舉措

1）不斷完善當前的管理機制。一定程度而言，任何工作在正常運行過程中，都需要科學的管理機制加以推動，并且需要合理的工作規(guī)劃來扶持，這樣才能保證每一步工作計劃不被打亂。具體到相關管理機制內(nèi)容上，每一周的開始或者每一月初，作為相關管理者都需要根據(jù)實際情況來布置相應的工作任務，具體內(nèi)容可以根據(jù)上一階段任務情況制定。同時，檔案管理過程中，相關工作人員還需要對于日常工作內(nèi)容做好相應的記錄，以為下步工作開展提供科學的參考數(shù)據(jù)，在每周或者每月工作末，可以進行相應的工作總結。

2）不斷健全當前相應的規(guī)章管理制度。任何工作在開展過程中，如果缺乏相應的制度規(guī)范，那么都很難保證工作穩(wěn)步有序的進行。因此，要想有效保證檔案工作的質(zhì)量，首先需要對于當前相關管理制度加以完善，傳統(tǒng)檔案管理工作過程中制定的已有規(guī)章制度，就當前情況而言，已經(jīng)很難適應新的社會發(fā)展形勢，特別伴隨網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，相關工作模式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化。因此，單純依靠傳統(tǒng)的規(guī)章制度，則明顯不合時宜。因此，只有在當前網(wǎng)絡環(huán)境下進行相應規(guī)章制度的制定，才能有效進行管理職權的分配、符合網(wǎng)絡平臺的相關要求。此外，還需要結合當前工作情況，定時開設相關工作會議，對于管理工作中出現(xiàn)的問題，做好相應的總結，并采取合理的措施加以修繕，以保證相關規(guī)章制度，切實能符合工作的現(xiàn)實需求。

3）不斷提升當前網(wǎng)絡管理平臺的安全性。檔案是機關、企事業(yè)單位工作過程中不可缺少的參考依據(jù)。這個過程中，檔案管理工作中相關資料的真實性，將直接影響到后續(xù)工作的正常開展。因此，為了保證相關檔案管理工作的有效性，則有必要對于相關管理技術勇于革新，對于當前管理環(huán)境進行科學維護。信息化檔案管理平臺的安全性，與當前的網(wǎng)絡使用環(huán)境以及干部職工的工作習慣，存在很大的聯(lián)系。因此，作為相關網(wǎng)絡維護部門，有必要從正規(guī)渠道引入正版的殺毒程序，并做好相應的更新工作，以保證檔案工作人員有個安全的工作環(huán)境。此外，相關工作人員在工作過程中，也需要在合理的制度下進行，如在登錄檔案管理賬號完成工作后，及時刪除賬號信息;在工作開始前需要對于當前網(wǎng)絡環(huán)境進行安全評測等，從而將相關網(wǎng)絡安全風險降至最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道進行。

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