基于資源效益評價的采購策略制定——以中國科學(xué)院研究所圖書館為例

李朝陽，龐弘燊，覃筱楚

（1．嶺南師范學(xué)院圖書館；2．廣東沿海經(jīng)濟帶發(fā)展研究中心；3．深圳大學(xué)圖書館；4．中國科學(xué)技術(shù)信息研究所；5．中國科學(xué)院廣州生物醫(yī)藥與健康研究院）

電子資源建設(shè)的績效需要被評價，從而確定所采購的電子資源是否具有可用性和有用性。［1］建立圖書館電子資源選擇標準體系是圖書館選購的電子資源是否能夠滿足用戶需求的核心和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。［2］國際圖書館協(xié)會聯(lián)合會（InternationalFederation of Library AssociationsandInstitutions，IFLA）定義圖書館績效評價是圖書館正在做的（績效）和其使命以及想要達到目標之間的比較。［3］肖瓏等認為評價電子資源可以促進電子資源整體優(yōu)化建設(shè)、提高電子資源利用率、了解用戶需求、評價相關(guān)服務(wù)、使傳統(tǒng)出版物建設(shè)得到合理調(diào)整。［4］電子資源效益科學(xué)的評估策略可以幫助圖書館更好地確立資源采購目標，便于圖書館決策層或決策部門制定采購戰(zhàn)略規(guī)劃，有利于電子資源、人力資源和技術(shù)的優(yōu)化配置和有效運行，有利于明確用戶需求與圖書館實際服務(wù)之間的差距，從而提升圖書館的服務(wù)水平，最大化發(fā)揮圖書館電子資源的作用。

1 基于資源效益評價采購策略制定的理論支撐

1.1 采購策略制定的前提、原則

隨著數(shù)字資源采購成本的上升，采購經(jīng)費越來越緊張。中科院下屬各研究所圖書館的經(jīng)費主要來源于財政撥款，一小部分來源于研究所的項目經(jīng)費，因此對于資源效益評價的要求更為迫切，每一分錢都要產(chǎn)出效益、服務(wù)科研。國內(nèi)學(xué)者對數(shù)字資源績效評價原則進行了深入的探討，提出了諸多原則，盛小平認為，數(shù)字圖書館館藏評價原則包括可靠性、合理性、可用性、全面性、權(quán)威性、時效性和經(jīng)濟性等；［5］索傳軍認為，數(shù)字館藏評價原則包括準確性、可靠性、科學(xué)性、實用性、全面性、可獲得性、特色化與協(xié)調(diào)性、時效性、共享性和經(jīng)濟性等；［6］馬費成提出，數(shù)字信息資源利用績效評估的八項原則包括目標導(dǎo)向性、可行性和實用性、科學(xué)性和差別化、客觀性和真實性、通用可比性和連續(xù)穩(wěn)定性、經(jīng)濟性、公平性和公開化、定性和定量相結(jié)合。［7］可見，可用性、經(jīng)濟性原則為三者共同看重并著重強調(diào)。因此，在制定采購策略時，基于資源效益評價采購策略制定的原則應(yīng)當(dāng)用最優(yōu)化經(jīng)費支出保證資源利用率的最大化，同時保持適度的增長以滿足主要用戶的資源需求。

1.2 采購策略制定的原理

對數(shù)字資源績效評價產(chǎn)生重要影響的理論有系統(tǒng)理論、GAP差距理論、可用性理論、效果評價理論、成本效益分析理論、用戶滿意度理論等來源于圖情領(lǐng)域外的理論和文獻資源保障理論、文獻資源配置理論、文獻資源共享理論、信息生命周期理論等來源于圖情領(lǐng)域內(nèi)的理論。顯然，基于資源效益評價的采購策略需要遵循圖情領(lǐng)域的重要理論，但在操作上更側(cè)重于可用性理論、效果評價理論、成本效益理論和用戶滿意度理論?？捎眯岳碚摱鄰挠行浴⒁子眯院蜐M意度三個維度來對圖書館采購的資源進行效果評價。效果評價理論用于評價圖書館所采購的資源對用戶價值大小和影響程度，在分析制定數(shù)字資源采購策略時，大致可以從7個方面入手：成本是否大于收益、是否以有限經(jīng)費為用戶提供了更多學(xué)科和類型的數(shù)字資源、是否填補了數(shù)字資源相關(guān)領(lǐng)域需求空白、是否降低了館藏數(shù)字資源重復(fù)度和交叉度、是否提高了館藏數(shù)字信息資源利用率、是否提高了用戶數(shù)字資源利用滿意度、是否支持經(jīng)費緊張時數(shù)字資源采購取舍決策。成本效益理論為解決這些問題提供了很好的方法。用戶滿意度理論的運用有助于減小圖書館用戶數(shù)字資源期望質(zhì)量和感知質(zhì)量之間的差距。

1.3 采購模式的選擇

目前，主要有四種常用的采購模式：自主單獨采購、集團采購、政府采購、資源用戶驅(qū)動采購（Patron-Driven Acquistion，PDA）。這四種采購模式各有特點，相互補充，分別適用于不同類型的電子資源（見表1），在采購過程中，圖書館可根據(jù)自身經(jīng)費現(xiàn)狀和數(shù)據(jù)資源需求選擇一個或多個采購模式，進行相應(yīng)的組合及優(yōu)化調(diào)整。如高校圖書館大多以自主采購為主，以集團采購、PDA為輔，公共圖書館一般以政府采購為主，中科院下屬各科研院所圖書館主要以集團采購為主、自主采購與PDA為輔。

表1 四種常見資源采購模式對比

2 采購策略制定的參考要素和流程設(shè)計

2.1 圖書館采購策略制定的一般流程

（1）采購資源符合單位業(yè)務(wù)發(fā)展。張曉林分析了國家科學(xué)數(shù)字圖書館數(shù)字資源采購的技術(shù)要求，［8］強調(diào)數(shù)字資源的采購應(yīng)該符合單位業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。數(shù)字資源采購是館藏數(shù)字資源建設(shè)的初始環(huán)節(jié)，應(yīng)與其本身業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略相適應(yīng)，且能支撐業(yè)務(wù)發(fā)展各環(huán)節(jié)及需求。

（2）采購預(yù)算與使用成本。數(shù)字資源采購的數(shù)量取決于圖書館每年的采購經(jīng)費，因此，圖書館應(yīng)在綜合考慮已選數(shù)字資源定價模式、年度使用價格、漲價幅度及單篇使用成本的基礎(chǔ)上，保障原有數(shù)字資源采購經(jīng)費按使用計劃實施，并根據(jù)擬采購數(shù)字資源籌措經(jīng)費及試用情況，決定是否納入采購計劃。

（3）采購資源的使用質(zhì)量。在續(xù)訂或新增采購時，圖書館應(yīng)主要看重所采購數(shù)字資源的使用質(zhì)量，如年度下載量和年檢索量、內(nèi)容質(zhì)量、數(shù)據(jù)加工質(zhì)量、數(shù)據(jù)格式、服務(wù)響應(yīng)時間等，一般可對擬采用數(shù)字資源進行試用，再根據(jù)試用效果進行取舍。

（4）其他要素。如，能否對本館已有紙本資源進行補充、能否提高本館資源保障率、數(shù)字資源服務(wù)支持程度如何、長期保存的方式和許可使用方式如何、在電子資源使用過程中的知識產(chǎn)權(quán)糾紛等。

從以上四要素出發(fā)，大多數(shù)圖書館制定的采購策略流程見圖1。下文以中國科學(xué)院研究所圖書館為例，說明科研院所圖書館如何從這四個要素出發(fā)進行采購策略的制定、選擇和優(yōu)化。

圖1 制定采購策略的一般流程

2.2 中國科學(xué)院研究所圖書館采購策略制定的流程設(shè)計

中科院研究所科研人員所需的科技文獻必須具備專業(yè)性、關(guān)聯(lián)性、高效性、實用性等特點，而圖書館資源采購要對科研人員的需求予以滿足。專業(yè)性決定了他們需要學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最頂尖、最權(quán)威的科技文獻資源；關(guān)聯(lián)性決定了他們需要交叉學(xué)科的最具可靠性的關(guān)聯(lián)科技文獻資源，因此要分析科研人員的顯性信息需求、預(yù)測隱性信息需求；高效性決定了他們所需的資源須即查即得、使用方便，最大限度地減少使用障礙；實用性能夠保障科研人員科技文獻使用效果，區(qū)別于一般搜索引擎所獲取的文獻信息。

中科院文獻情報中心計劃在全院科技文獻資源保障體系建設(shè)規(guī)范的指導(dǎo)下，建立研究所科技文獻資源保障分析與規(guī)劃機制，促進研究所資源獲取能力和成本效益綜合最大化。目前，已初步建立了研究所資源保障分析方法，提出的保障方案符合科研人員對科技文獻信息的需求，對研究所資源保障建設(shè)起到了積極的推動作用。優(yōu)化后的中科院研究所圖書館在制定資源采購策略時主要從確定分析目標、資源需求分析、保障現(xiàn)狀分析、保障方案規(guī)劃等方面進行（見圖2）。

圖2 資源采購策略制定流程設(shè)計［9］

3 基于資源效益評價的中國科學(xué)院研究所圖書館資源采購策略制定

3.1確定分析目標——目標分析策略

制定資源采購策略的第一步是考慮采購的電子資源是否符合單位業(yè)務(wù)發(fā)展，需要明確研究所的科研特點、科研領(lǐng)域和發(fā)展方向，界定其所涉及的研究領(lǐng)域、學(xué)科布局和關(guān)聯(lián)領(lǐng)域，對學(xué)科領(lǐng)域和關(guān)聯(lián)領(lǐng)域的主要發(fā)文國家、發(fā)文機構(gòu)和核心期刊進行調(diào)查。從需求調(diào)研、使用統(tǒng)計、問題收集等工作入手，對比分析本研究所的發(fā)文期刊、引文期刊和對高影響期刊的目標要求，并依據(jù)期刊使用頻次對期刊的目標需求進行統(tǒng)計匯總和分析（見圖3）。

圖3 分析流程 ［9］

3.2資源需求分析——需求分析策略

中科院在集團采購中堅持“需求優(yōu)先”，［10］資源需求分析是資源采購最重要的策略之一，系統(tǒng)、科學(xué)的需求分析有助于提高資源利用率。在采購策略制定之前，應(yīng)廣泛開展科研人員科技文獻需求調(diào)研，掌握科研人員實際科技文獻需求特點及其規(guī)律，為建立以需求為導(dǎo)向的電子資源保障體系提供依據(jù)。該階段主要通過科研人員發(fā)文和引文需求分析、文獻傳遞需求分析、問卷調(diào)查分析、與科研人員和學(xué)生座談交流等方式調(diào)研一線科研人員的需求。

（1）需求調(diào)查。調(diào)查的主要內(nèi)容包括科研用戶的常用資源及獲取渠道、所屬學(xué)科的前沿領(lǐng)域及發(fā)展態(tài)勢、獲取資源的難易程度和行為特點、潛在的和個性化的需求。

（2）統(tǒng)計方法。統(tǒng)計本機構(gòu)紙質(zhì)書刊、文獻傳遞、網(wǎng)絡(luò)資源、OA資源庫、電子資源數(shù)據(jù)庫等方面的使用量，數(shù)字化科研情況下采用數(shù)字化期刊庫統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

（3）需求分析（見圖4）。通過數(shù)據(jù)庫和相關(guān)工具統(tǒng)計分析本科研機構(gòu)使用的科技文獻資源，關(guān)注本機構(gòu)的現(xiàn)實需求；使用分析工具、主題分析和專家咨詢等方法，對比同類型科研機構(gòu)科技文獻資源使用情況，發(fā)現(xiàn)本機構(gòu)科研人員的潛在需求；分主題掌握全球高影響力的學(xué)科領(lǐng)域科技文獻及期刊資源現(xiàn)狀和利用趨勢，保障最前沿領(lǐng)域的文獻需求。

圖4 科研用戶電子資源需求分析

電子資源需求調(diào)研對象范圍廣泛：① 機構(gòu)對象（本機構(gòu)、同類機構(gòu)）、人員對象（科研人員，研究生、本科生）；② 資源類型（中外文期刊、相關(guān)數(shù)據(jù)庫）；③ 時間范圍（近五年、完整年度范圍、根據(jù)本機構(gòu)專業(yè)變化情況限定時間范圍）；④ 文種類型（中外文文獻）；⑤ 分析工具（TDA、Endnote、Excel等工具以及WOS、EI、CNKI等數(shù)據(jù)庫平臺的分析功能）。

3.3保障現(xiàn)狀分析——缺口發(fā)現(xiàn)策略

根據(jù)科技文獻資源保障需求的調(diào)研結(jié)果來分析定位所需資源，同時考量所采購資源的采購模式、利用需求、服務(wù)支持需求、互操作和集成需求、長期保存需求、使用許可及知識產(chǎn)權(quán)糾紛等因素，分析現(xiàn)有資源的保障程度，并分析采購的電子資源是否存在缺口、缺口在何處、如何彌補（見圖5）。如，中科院生物類研究所圖書館通過明確目標、需求調(diào)研、發(fā)現(xiàn)缺口的分析方法完成了《中科院廣州生物醫(yī)藥與健康研究所科技文獻資源保障年度分析報告》，從而分析目標機構(gòu)科技文獻需求的保障程度。

圖5 分析用戶電子資源缺口

3.4保障方案規(guī)劃——規(guī)劃布局策略

規(guī)劃保障方案時要充分利用需求的調(diào)研結(jié)果，使資源利用效益最大化。Bertot等認為圖書館的服務(wù)與資源能達到六種效果：經(jīng)濟效果、學(xué)習(xí)效果、研究效果、信息交流效果、文化效果、社區(qū)效果，而這些效果體現(xiàn)的正是圖書館的價值；［11］任傳榮等認為電子資源的學(xué)術(shù)效益評價反映了學(xué)術(shù)類電子資源對高?？蒲谢顒印W(xué)術(shù)研究產(chǎn)生的影響和效果。［12］因此，圖書館應(yīng)根據(jù)資源需求分析和保障現(xiàn)狀分析結(jié)果綜合考慮，提出保障建議和方案，再根據(jù)本單位電子資源采購經(jīng)費預(yù)算與使用成本的預(yù)算進行挑選，在保障資源最大化使用效益的前提下進行電子資源的采購。

4 資源效益評價與數(shù)字館藏規(guī)劃的平衡策略

4.1 電子資源館藏最優(yōu)規(guī)劃方式

張麗英在考察了中科院多級分擔(dān)的經(jīng)費模式后，認為數(shù)據(jù)庫采購經(jīng)費可持續(xù)保障模式需要各利益主體樹立生態(tài)觀的思維，在數(shù)據(jù)庫生態(tài)系統(tǒng)中保持各主體之間的利益平衡。［13］電子資源館藏最優(yōu)規(guī)劃中著重考慮的因素包括電子資源館藏量、學(xué)科覆蓋面、重復(fù)程度、結(jié)構(gòu)體系、分類組織、更新頻率、用戶使用評價，［14］12-13電子資源館藏最優(yōu)規(guī)劃的過程體現(xiàn)的是電子資源館藏所含信息由藏到用的過程，強調(diào)資源質(zhì)量內(nèi)容及覆蓋面，在規(guī)劃建設(shè)中必須注意學(xué)科、信息形式及各學(xué)科不同需求之間的平衡。

4.2 電子資源效益評價最優(yōu)組合的方式

通常來說，電子資源的數(shù)量、質(zhì)量與采購產(chǎn)生的效益成正比，即電子資源的數(shù)量多、覆蓋面廣、質(zhì)量高，其電子資源建設(shè)效益就好。但實踐中，電子資源采購的效益同時受到管理、技術(shù)和服務(wù)水平等因素的制約。因此，要從電子資源建設(shè)的影響要素出發(fā)，優(yōu)化效益評價組合。① 采購資源符合單位業(yè)務(wù)發(fā)展和學(xué)科布局。圖書館的電子資源應(yīng)當(dāng)根據(jù)單位業(yè)務(wù)發(fā)展情況與學(xué)科布局等特點進行采購，以滿足單位主要科研用戶的信息需求，為單位或者圖書館各項業(yè)務(wù)服務(wù)的開展提供支持。② 最優(yōu)化采購資源的經(jīng)費預(yù)算并合理化維持使用成本。根據(jù)電子資源的定價模式、資源價格、年漲價幅度以及單篇全文下載（檢索）成本等因素考慮選購電子資源，最優(yōu)化使用經(jīng)費，并使各電子資源的單篇使用成本維持在合理水平上。③ 準確評價采購資源的使用質(zhì)量。在續(xù)訂或者新增采購的電子資源時，能準確評價所采購電子資源的使用質(zhì)量，如年度下載（檢索）量、內(nèi)容質(zhì)量、功能完善度、使用便捷度、數(shù)據(jù)加工質(zhì)量、數(shù)據(jù)格式、服務(wù)響應(yīng)時間等，選取優(yōu)質(zhì)有效的電子資源進行采購。④ 充分考慮采購資源的其他要素，揚長避短。如，對本館已有紙本資源的補充、對本館的資源保障率及數(shù)據(jù)庫商電子資源服務(wù)支持程度、長期保存方式和許可使用方式，以及在電子資源使用過程中的知識產(chǎn)權(quán)糾紛等。

4.3 資源效益評價與數(shù)字館藏最優(yōu)規(guī)劃的平衡

數(shù)字館藏最優(yōu)規(guī)劃強調(diào)電子資源質(zhì)量內(nèi)容及其覆蓋的廣度和深度，而資源效益評價更看重電子資源在使用過程中產(chǎn)生的效益是否最大化。如果能做到電子資源效益評價最優(yōu)組合和數(shù)字館藏最優(yōu)規(guī)劃的平衡，將能實現(xiàn)圖書館年度電子資源訂購的最優(yōu)配置，對節(jié)約電子資源采購經(jīng)費、提高電子資源建設(shè)效益、有效滿足用戶需求都有重要的現(xiàn)實意義。① 強化“面向單位科研學(xué)科特點，面向一線科研用戶需求”的電子資源選擇理念與模式。根據(jù)單位業(yè)務(wù)發(fā)展情況和學(xué)科布局等進行電子資源的采選和訂購，定期調(diào)研一線科研用戶的需求，在資源選擇過程中強調(diào)用戶參與，分析用戶現(xiàn)有、潛在與未來可能的信息需求與變化特點。② 制定科學(xué)系統(tǒng)的電子資源館藏發(fā)展戰(zhàn)略。利用電子資源使用統(tǒng)計分析工具分析電子資源實際使用情況，如數(shù)據(jù)庫使用量、科研用戶發(fā)文期刊和所在研究領(lǐng)域頂尖期刊、用戶原文傳遞統(tǒng)計等。在續(xù)訂或新增采購電子資源時，圖書館需要準確評價所采購電子資源的使用質(zhì)量，同時，在最優(yōu)化采購資源經(jīng)費預(yù)算、合理化維持使用成本的情況下，最大化電子資源館藏的采購數(shù)量，優(yōu)化學(xué)科覆蓋面、重復(fù)程度、體系結(jié)構(gòu)。③ 綜合其他因素考慮對電子資源館藏的采選與效益評價。圖書館電子資源館藏評價與圖書館所在科研機構(gòu)自身特有的環(huán)境變量密切相關(guān)。橫向看，各科研院所的師資力量、館藏發(fā)展政策、用戶結(jié)構(gòu)、用戶需求等因素決定了其建設(shè)數(shù)字館藏的規(guī)模、質(zhì)量等；縱向看，各科研機構(gòu)處在不同的發(fā)展時期，其館藏發(fā)展目標、用戶結(jié)構(gòu)也一直處于變化中。資源本身是否適合用戶，要從資源存在到被組織傳遞、再到被用戶利用的全過程來衡量。［14］25在兼顧館藏電子資源的“藏”與“用”的過程中，要盡量保障電子資源的連續(xù)性采購，兼顧資源效益和數(shù)字館藏的最優(yōu)規(guī)劃，使得電子資源館藏適合用戶需求和整體館藏建設(shè)。