電子文件在線歸檔固化研究

顧寧紅?顧潔?黃馨寧

【摘要】在信息技術(shù)的推動(dòng)下，文件線上管理越來越便利，這也成為電子辦公的重要推動(dòng)技術(shù)。計(jì)算機(jī)在辦公系統(tǒng)的發(fā)展和應(yīng)用，為網(wǎng)上辦公提供了可能。本文結(jié)合電子文件的在線歸檔應(yīng)用現(xiàn)狀，分析目前的技術(shù)難點(diǎn)和未來發(fā)展方向。

【關(guān)鍵詞】電子文件;歸檔;固化;研究

在電子技術(shù)在辦公應(yīng)用的過程中，為線上辦公提供了巨大的便利，成為眾多政府機(jī)關(guān)單位重要的辦公工具。與紙質(zhì)文件相比，電子文件在信息處理方面更為便捷，所能處理的工作量也大增，是現(xiàn)代辦公重要的線上工具。然而，在電子文檔應(yīng)用中，必須注重歸檔的原則和方法，防止因?yàn)樽陨碛^念誤區(qū)導(dǎo)致電子文件不及時(shí)歸檔，或者歸檔過程中沒有進(jìn)行固化使得文件內(nèi)容發(fā)生變化等，造成工作上的不嚴(yán)謹(jǐn)，給日常辦公造成一定的麻煩。本文結(jié)合當(dāng)前的電子文檔的歸檔原則和方法，淺談對(duì)電子文檔固化的看法。

一、電子文件固化呈單套制發(fā)展方向

隨著互聯(lián)網(wǎng)一體化的發(fā)展和進(jìn)步，政府機(jī)關(guān)辦公呈現(xiàn)自動(dòng)化發(fā)展趨勢，以網(wǎng)絡(luò)為信息傳遞媒介，為辦公信息的自動(dòng)化溝通創(chuàng)造了條件。這一信息交流過程中，辦公業(yè)務(wù)已經(jīng)可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行開展，各類辦公文件主要以電子文件的形式進(jìn)行保存和固化，傳統(tǒng)的“雙套制”已不符合時(shí)代發(fā)展需要，在這一社會(huì)背景下“單套制”成為電子文化固化的重要發(fā)展趨勢。

（一）互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通模式下“單套制”發(fā)展有利于節(jié)約社會(huì)資源。部分政府機(jī)關(guān)單位下屬職能科室和部門較多，網(wǎng)絡(luò)交叉較多，“雙套制”模式下一些重要的文件往往無法做好保密和存儲(chǔ)，容易在互聯(lián)網(wǎng)上傳遞，導(dǎo)致政府機(jī)關(guān)單位的內(nèi)部文檔泄密，給政府機(jī)關(guān)單位造成一定的經(jīng)濟(jì)或其他損失，近些年來，此類事件層出不窮，給網(wǎng)絡(luò)文件存儲(chǔ)安全引入了新的課題。對(duì)此，為避免出現(xiàn)不必要的麻煩和安全隱患，對(duì)于電子辦公的重要文件來說，必須注重電子文檔的安全歸檔，進(jìn)行“單套制”歸檔制度。這對(duì)政府機(jī)關(guān)單位來說，可以考慮節(jié)約紙質(zhì)辦公資源，借助互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)的構(gòu)建，利用互聯(lián)網(wǎng)開發(fā)技術(shù)，將電子文件進(jìn)行系統(tǒng)的歸檔和編輯，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在電子歸檔領(lǐng)域進(jìn)行電子網(wǎng)絡(luò)傳輸，建立安全的電子文件歸檔傳輸環(huán)境，實(shí)施“單套制”，這種安全網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，成本低廉，對(duì)電子文件的安全歸檔有重要的作用。

（二）“單套制”固化時(shí)必須把握好電子文檔的交集，信息管理部門負(fù)責(zé)文件的歸檔和保存。隨著電子文檔的廣泛應(yīng)用，人們對(duì)電子文檔的歸檔和應(yīng)用變得更加重視，相關(guān)辦公系統(tǒng)的研發(fā)也更加規(guī)范化，分散辦公的模式愈加統(tǒng)一和集中，所占用的資源也更為豐富和多樣。因此，結(jié)合當(dāng)前電子文檔歸檔的現(xiàn)狀來看，資源的集中成為辦公系統(tǒng)研發(fā)的重要力量，在大中型企業(yè)層面，電子文檔的歸集必須有計(jì)算機(jī)信息部門進(jìn)行規(guī)劃和管理，做好整個(gè)部門的統(tǒng)籌，這也是計(jì)算機(jī)管理部門的重要職責(zé)。在當(dāng)前計(jì)算機(jī)信息部門進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，呈現(xiàn)集成化和交集化發(fā)展的趨勢，計(jì)算機(jī)信息部門將電子文件信息的交匯點(diǎn)，進(jìn)行集中統(tǒng)一歸檔和分類。在一些大學(xué)中，其課程成績和畢業(yè)設(shè)計(jì)等資料的傳輸，必須經(jīng)過信息中心的處理和交匯，這些信息匯總整理后又能實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門的共享。在數(shù)據(jù)不斷更新的情況下，必須對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔和鑒別，通過編目進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸。這也給保存提供了便利，各部門可以通過光盤的形式進(jìn)行保存，做到定期歸檔整理。

二、電子文件歸檔原則

（一）全程管理原則。在對(duì)電子文件進(jìn)行在線歸檔時(shí)，要堅(jiān)持全程管理的原則，對(duì)電子文件的管理要做到動(dòng)態(tài)、全面、系統(tǒng)。全程管理是電子文件歸檔的新興管理原則，即對(duì)電子文件的質(zhì)量、安全、存儲(chǔ)做到全方位的管理，保證文件在傳輸過程中不失真，全面無縫對(duì)接，從而保證文件歸檔的質(zhì)量。在電子文件歸檔過程中，在遇到問題時(shí)要及時(shí)解決。鑒于電子文件傳輸?shù)目旖菪?，必須及時(shí)解決遇到的問題方能保證電子文件的及時(shí)歸檔，將電子記錄與文件傳輸路徑結(jié)合起來，更好地監(jiān)控電子文件歸檔路線，從電子文件傳輸過程實(shí)現(xiàn)文件歸檔的全過程管理，建立完善的歸檔路徑和歸檔體系。這就給我們的歸檔人員提出了更高的要求，歸檔管理人員對(duì)歸檔的全過程進(jìn)行控制，只有如此，才能保證整個(gè)文件的完整歸檔。在歸檔的整個(gè)過程中，要對(duì)電子文件的流程做好介入，有鑒于此，我們必須制定全程管理的對(duì)應(yīng)管理法規(guī)與機(jī)制，來規(guī)范電子文件的管理工作。

（二）前端控制原則。在文件的歸檔管理中，要堅(jiān)持前端控制的原則，文件和檔案已呈現(xiàn)不可區(qū)分的態(tài)勢，給我們當(dāng)前的電子文件歸檔一定的啟示。因此，電子文件的質(zhì)量對(duì)歸檔的文件質(zhì)量有直接的關(guān)系。檔案管理人員必須意識(shí)到前端控制原則的重要性，做好電子文件的初期管理，必須采取多種措施對(duì)檔案管理流程進(jìn)行控制，將原有歸檔控制的后面程序提前到控制前段，將更多的注意力放在文件本身，這一前端控制理論對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體歸檔有積極的借鑒意義，這一技術(shù)理念為電子文件歸檔創(chuàng)作了條件，也為質(zhì)量控制提供了新的思路。在電子文件歸檔的前端控制應(yīng)用過程中，必須整合整個(gè)系統(tǒng)的目標(biāo)和規(guī)則，在文件歸檔中實(shí)現(xiàn)文檔的全程管理。鑒于電子文件易于丟失的特點(diǎn)，這就更加強(qiáng)調(diào)了前端控制的重要性。為了有效防止電子文件的損傷，保證電子文件的真實(shí)與完整，在文件形成的初期就需要對(duì)其加以管理、控制及維護(hù)，堅(jiān)持“預(yù)防為主，補(bǔ)救為輔”的原則。

三、電子文件歸檔固化方式分析

電子文檔的固化，主要過程是電子文件在通過檢測后，應(yīng)該通過時(shí)間戳、數(shù)字簽名以及電子簽章的形式，對(duì)電子文件進(jìn)行保存，從而保證電子文件的安全性和真實(shí)性，上述諸多方式的應(yīng)用使得文件不可隨意修改和復(fù)制，從而賦予整個(gè)電子文件的法律效力，這也使得電子文化固化成為當(dāng)前電子文件歸檔重要的應(yīng)用方式。在電子文件歸檔過程中，必須充分考慮文檔的信息，例如文檔的整理人員、文檔的檔案編號(hào)以及文檔的時(shí)間信息等，這就決定各類文檔的分類要掌握好方式。針對(duì)電子文檔的不同，在歸檔及固化方式的選擇上要有一定的針對(duì)性，本文選擇時(shí)間戳、數(shù)字簽名等固化方式進(jìn)行闡述。

（一）數(shù)字簽名的固化方式。從數(shù)字簽名的發(fā)展脈絡(luò)來看，其在電子文件的固化應(yīng)用中有著非常重要的作用。是信息的發(fā)送者在文檔傳輸過程中產(chǎn)生的唯一數(shù)字鏈，這類數(shù)字也是發(fā)送者的真實(shí)性驗(yàn)證，這跟紙質(zhì)簽名有一定的類似性，但是其不是在紙質(zhì)實(shí)現(xiàn)的，其主要是數(shù)字加密技術(shù)進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，這種獨(dú)特的數(shù)字簽名使得文檔真實(shí)性得到充分的保證，也給電子文檔法律效力的實(shí)施形成一定的基礎(chǔ)，在當(dāng)前的電子文檔固化中，為避免文檔的仿造和失真，該技術(shù)已成為比較新穎的固化方式，也在電子文檔固化中得到了廣泛的應(yīng)用。在數(shù)字簽名技術(shù)發(fā)展過程中，通常有兩個(gè)兩種互補(bǔ)的運(yùn)算：一個(gè)用于簽名，另一個(gè)用于驗(yàn)證，從而更好地保障文檔信息的真實(shí)有效性。

（二）時(shí)間戳的固化方式。時(shí)間戳（timestamp），其內(nèi)涵就是能在某一特定時(shí)間將某數(shù)據(jù)清晰真實(shí)地表現(xiàn)出來，這一數(shù)據(jù)是可以驗(yàn)證且真實(shí)完整的，也是文檔信息在某刻中的真實(shí)存在且記錄這一唯一時(shí)間。時(shí)間戳自其誕生以來，在很多行業(yè)得到了廣泛的應(yīng)用，簽名的對(duì)象包括各類數(shù)據(jù)文件和其原始信息等，在現(xiàn)代電子辦公應(yīng)用領(lǐng)域，其合同簽字、招投標(biāo)文件審核、金融信貸業(yè)務(wù)以及股票交易方面發(fā)揮著重要的作用。在相關(guān)電子文件歸檔中，可以選擇應(yīng)用時(shí)間戳將文件的原文、檔案整理以及相關(guān)文件信息進(jìn)行歸集形成綜合類準(zhǔn)確性的信息，這一固化模式的引導(dǎo)下，此類電子文件也具有相應(yīng)的法律效力，為網(wǎng)上辦公的發(fā)展和外延打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，對(duì)相應(yīng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)轉(zhuǎn)換為通用版式文件文檔，實(shí)現(xiàn)保證PDF電子文件的交互與存儲(chǔ)管理的可信、可控、保真、防篡改，憑證作用，可以采用服務(wù)器證書進(jìn)行PDF版式文件的電子簽章。還可以提供基于國家標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間源，采用PKI技術(shù)，為PDF版式文件提供精準(zhǔn)、安全和可信的時(shí)間認(rèn)證。在獲取影像數(shù)據(jù)文件時(shí)，調(diào)用數(shù)字簽名服務(wù)器提供的簽名接口進(jìn)行文件簽名，同時(shí)加蓋可信時(shí)間戳，將原文件、簽名值、時(shí)間戳簽名、電子檔號(hào)、整理歸檔人員信息入庫，形成具有法律效力的數(shù)據(jù)檔案。隨著電子文件技術(shù)的發(fā)展日趨成熟，我們必須重視該技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，達(dá)到充分利用的目的，使其為我們的生活和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。

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