中學(xué)教職工人事檔案管理模式優(yōu)化

張林

【摘要】在中學(xué)教職工的人事檔案工作中，關(guān)于人事檔案的記錄、人事檔案的保存以及人事檔案的安全性，都是整理人事檔案重要的條件。檔案整理歸納的過(guò)程中需要結(jié)合現(xiàn)代的科技發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案資料進(jìn)行電子歸檔，以使人事檔案便于整理。本文從中學(xué)教職工人事檔案的現(xiàn)狀出發(fā)，講述了中學(xué)教職工人事檔案管理模式的優(yōu)化措施，并說(shuō)明了進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案優(yōu)化管理的意義，最后對(duì)中學(xué)教職工人事檔案管理模式優(yōu)化進(jìn)行了總結(jié)。

【關(guān)鍵詞】人事檔案;中學(xué);教職工;管理模式

在各類檔案中，人事檔案是對(duì)職工進(jìn)行及時(shí)記錄的檔案，我國(guó)目前教職工人數(shù)基數(shù)巨大，在一定意義上進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案可以起到對(duì)教職工的考核作用。在學(xué)校的各項(xiàng)考核和評(píng)比過(guò)程中，作為參考依據(jù)的人事檔案在記錄方面就要保持實(shí)時(shí)性和有效性，人事檔案的安全需要重點(diǎn)考慮，在進(jìn)行人事檔案保存的時(shí)候，需要利用現(xiàn)代化的科技手段，采用電子歸檔以及系統(tǒng)優(yōu)化的方式，做到調(diào)檔的方便和保存的安全。

一、中學(xué)教職工人事檔案的現(xiàn)狀

中學(xué)教職工在人數(shù)眾多的情況下，人事檔案的管理變得較為困難，為了優(yōu)化中學(xué)教職工人事檔案的管理模式，就需要從各方面進(jìn)行細(xì)節(jié)性的考察，發(fā)現(xiàn)中學(xué)教職工人事檔案管理中所存在的問(wèn)題，根據(jù)問(wèn)題進(jìn)行有效改善。

（一）中學(xué)教職工人事檔案保存不完整。目前，我國(guó)的中學(xué)教職工人數(shù)在一定程度上是眾多的，再加上檔案管理的工作人員難以保持檔案的清晰程度，導(dǎo)致部分中學(xué)教職工人事檔案保存不完整。中學(xué)教職工人事檔案保存不完整的現(xiàn)象，通常是在紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存的時(shí)候由于工作量巨大，檔案管理的工作人員難免會(huì)出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，這時(shí)候就會(huì)在電子檔案錄入的過(guò)程中造成缺失，導(dǎo)致中學(xué)教職工人事檔案的保存不完整。

（二）中學(xué)教職工人事檔案的安全性得不到保障。中學(xué)教職工人事檔案在進(jìn)行電子歸檔之后，如果不進(jìn)行系統(tǒng)的加固與升級(jí)就會(huì)導(dǎo)致第三方的入侵或者安全受到一定的威脅。人事檔案的安全性是各個(gè)中學(xué)教職工所比較關(guān)心的問(wèn)題。檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，沒(méi)有對(duì)人事檔案進(jìn)行安全性提升的操作，難免出現(xiàn)人事檔案泄露的安全事故。在進(jìn)行人事檔案的記錄過(guò)程中，檔案記錄是一個(gè)持續(xù)性的工作，檔案管理人員需要持續(xù)性對(duì)檔案進(jìn)行錄入與管理，及時(shí)更新信息，讓檔案的信息保持安全性。

（三）中學(xué)教職工人事檔案的記錄不完整。中學(xué)教職工人事檔案的信息錄入和信息更新，存在不完整的現(xiàn)象。存在這些現(xiàn)象的原因是，在進(jìn)行信息錄入的時(shí)候，一般都是從紙質(zhì)檔案中進(jìn)行錄入，紙質(zhì)檔案的復(fù)雜性在進(jìn)行錄入的時(shí)候就可以顯現(xiàn)出來(lái)，導(dǎo)致的結(jié)果就是容易遺漏人事信息，最終導(dǎo)致信息錄入的資料不完整。信息更新不及時(shí)也會(huì)導(dǎo)致人事檔案的記錄沒(méi)有保持完整，在進(jìn)行人事檔案的信息更新時(shí)，需要對(duì)中學(xué)教職工人員的人事信息進(jìn)行及時(shí)的獲取，這種情況下獲取的信息應(yīng)該是真實(shí)有效的，但是，由于獲取真實(shí)信息的難度較大，所以就會(huì)導(dǎo)致人事檔案的信息更新不及時(shí)，最終讓人事檔案的記錄沒(méi)有保持完整狀態(tài)。

二、中學(xué)教職工人事檔案管理模式的優(yōu)化措施

中學(xué)教職工人事檔案管理模式的優(yōu)化，可以根據(jù)所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題采取具體的針對(duì)性措施，在中學(xué)教職工人事檔案的管理工作中，需要結(jié)合現(xiàn)代化的設(shè)備和先進(jìn)的系統(tǒng)，對(duì)人事檔案及各類檔案進(jìn)行良好的管理。

（一）保證中學(xué)教職工人事檔案的完整性。在進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案的管理過(guò)程中，檔案管理工作人員需要對(duì)人事檔案的完整性進(jìn)行反復(fù)確認(rèn)，保證中學(xué)教職工人事檔案的完整性，需要對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行全面的升級(jí)，采用現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，可以在節(jié)省場(chǎng)地的基礎(chǔ)上，讓檔案管理變得較為容易實(shí)現(xiàn)，保障人事檔案的完整性。對(duì)人事檔案的完整性保障工作，還需要專業(yè)的檔案管理工作人員對(duì)所處環(huán)境的中學(xué)教職工人員進(jìn)行一定的真實(shí)考察，對(duì)中學(xué)教職工人員的人事信息進(jìn)行完整的記錄，這樣在檔案信息錄入的過(guò)程中才會(huì)讓錄入的信息得到有效的完整性保障和完整性要求。對(duì)于人事檔案的完整性還可以從檔案管理的工作人員入手，只有具備較強(qiáng)的工作能力與專業(yè)素質(zhì)的檔案管理工作人員，才能對(duì)檔案管理的工作進(jìn)行熟練化的操作，以此來(lái)達(dá)到錄入人事檔案信息的完整性。

（二）改善中學(xué)教職工人事檔案的安全性。對(duì)于中學(xué)教職工人事檔案的安全性可以通過(guò)現(xiàn)代化的科技手段，利用計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，對(duì)人事檔案的系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新?lián)Q代，這樣才能讓人事檔案所處的環(huán)境保證安全性的基礎(chǔ)上，檔案信息也可以得到安全性保留。在調(diào)檔和存檔的過(guò)程中極易發(fā)生人事檔案泄露的事故，對(duì)于這種安全性問(wèn)題，可以通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理的監(jiān)控，這樣既可以做到提前預(yù)防，又可以對(duì)人事檔案的信息起到良好的維護(hù)作用。在進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案安全性維護(hù)過(guò)程中，也可以通過(guò)保證人事檔案的真實(shí)性，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行合理保護(hù)，這樣對(duì)于每一個(gè)中學(xué)教職工來(lái)說(shuō)，是公平的。

（三）完善中學(xué)教職工人事檔案的資料。中學(xué)教職工的人事檔案資料在學(xué)校以及教職工自身發(fā)展的過(guò)程中，存在錄入信息不完整的問(wèn)題。這時(shí)候，就需要對(duì)不完整的信息進(jìn)行篩查，這種工作量是巨大的，檔案管理的工作人員只有具備熟練的檔案操作技巧，利用現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行完善，就可以大大縮減人事檔案信息篩查的工作量，讓信息篩查在真實(shí)有效的環(huán)境中不斷更新。進(jìn)行檔案信息的及時(shí)更新是一種對(duì)完善人事檔案信息的有效手段，通過(guò)不斷進(jìn)行人事檔案信息的錄入，檔案管理的工作人員也可以發(fā)現(xiàn)一些積存的陳舊問(wèn)題，并通過(guò)篩查使得問(wèn)題得以解決。中學(xué)教職工人事檔案的信息以及人事檔案資料的完整程度都和事先錄入的人事檔案信息有關(guān)，同時(shí)，檔案管理人員的直接操作，也會(huì)讓這些信息受到不同程度的影響，通過(guò)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，可以改善檔案管理工作的現(xiàn)狀，一些不完整的信息錄入情況，在經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)的檔案管理工作人員手中就不容易出現(xiàn)，對(duì)于人事檔案信息的完整程度，檔案管理的工作人員有直接的關(guān)系，系統(tǒng)的先進(jìn)性也有著一定程度的影響。

三、進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案優(yōu)化管理的意義

進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案優(yōu)化管理對(duì)學(xué)校和個(gè)人都有重要意義。從學(xué)校的角度來(lái)看，進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案的優(yōu)化管理可以讓學(xué)校的檔案工作逐漸變得條理化和清晰化，在未來(lái)進(jìn)行調(diào)檔和歸納的時(shí)候，清晰的人事檔案可以減少檔案管理人員的工作量，在一定意義上也可以讓檔案管理的工作效率得到提升。從個(gè)人的角度來(lái)看，進(jìn)行中學(xué)教職工人事檔案優(yōu)化管理，可以讓個(gè)人的人事信息得到良好的記錄，而這種記錄模式和個(gè)人的考核成績(jī)與評(píng)比結(jié)果有極大的關(guān)系，將工作中的良好表現(xiàn)以人事信息的形式記錄在人事檔案中，并且進(jìn)行現(xiàn)代化的簡(jiǎn)化管理，就是對(duì)中學(xué)教職工人事檔案管理的一種優(yōu)化，這種優(yōu)化給中學(xué)教職工個(gè)體帶來(lái)的是清晰條理的個(gè)人表現(xiàn)記錄，影響著中學(xué)教職工的各方面工作，評(píng)比與考核是否公平也對(duì)中學(xué)教職工的工作積極性有極大的關(guān)系。

四、結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于中學(xué)教職工人事檔案進(jìn)行優(yōu)化管理，可以從人事檔案的安全性進(jìn)行考慮，人事檔案所使用的系統(tǒng)進(jìn)行不斷升級(jí)，使得以電子形式保留的人事檔案可以在安全性上得到提升，關(guān)于人事檔案安全性的考慮，還可以從進(jìn)行檔案管理的工作人員方面出發(fā)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)性的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，這樣就可以避免人為操作的失誤，對(duì)人事檔案的管理有較為良好的保障。中學(xué)教職工的人事檔案雖然涉及人員眾多，但是管理程度仍然需要有規(guī)劃，并方便調(diào)取，合理利用現(xiàn)代化科技手段就可以兼顧這幾點(diǎn)，對(duì)人事檔案進(jìn)行優(yōu)化管理。

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