強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作策略

閆孟菡?張義森?徐莎

【摘要】醫(yī)院檔案管理的存在本身是為了妥善保存，做好資料的保存，方便以后的查閱。而保存好檔案有利于創(chuàng)新，創(chuàng)新時(shí)借鑒前人經(jīng)驗(yàn)和資料將大大節(jié)省時(shí)間，因此檔案對(duì)創(chuàng)新也有著推動(dòng)作用。本文就醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題和針對(duì)問題怎樣開展檔案管理進(jìn)行了研究。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案;管理

醫(yī)院的檔案管理是醫(yī)院工作的一環(huán)，雖然不直接決定醫(yī)院的醫(yī)療水平也不直接參與患者的病癥治療，但醫(yī)院的檔案管理可以說是醫(yī)院的大腦，沒有檔案存儲(chǔ)和查看，醫(yī)院也就無法正常運(yùn)行，醫(yī)患糾紛也將遞增。鑒于此，醫(yī)院的檔案管理工作人員要不斷優(yōu)化檔案管理存在的問題，提升自己的工作水平，優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量。

一、醫(yī)院的檔案管理工作中存在的問題

（一）醫(yī)院的檔案管理安全性不足。存儲(chǔ)和管理醫(yī)院檔案，最需要確保的就是檔案的安全性問題，目前的檔案存儲(chǔ)一般是兩種方式：一是常規(guī)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式;還有就是現(xiàn)行的一些電腦存儲(chǔ)。電腦存儲(chǔ)的安全問題包括存儲(chǔ)硬件的安全性和存儲(chǔ)網(wǎng)絡(luò)的安全性。安全問題一直是制約醫(yī)院檔案管理工作的一個(gè)重要因素。一般認(rèn)為有以下兩點(diǎn)原因使得醫(yī)院檔案管理工作困難。1.常規(guī)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，容易被火災(zāi)和蟲蟻啃食損毀;而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)具有一定的安全隱患，存儲(chǔ)醫(yī)院檔案管理工作需要用到計(jì)算機(jī)的硬件，而硬件有著因不可抗力和人為毀壞的可能，而連通網(wǎng)絡(luò)的電腦則可能受到病毒的攻擊，造成數(shù)據(jù)被侵襲篡改或盜取。2.醫(yī)院檔案管理工作缺少法律和相關(guān)文件規(guī)定的支持，體系尚不完善。由于法律和相關(guān)文件對(duì)醫(yī)院檔案管理的規(guī)定和說明已經(jīng)有年頭，導(dǎo)致目前并沒有專門的法律規(guī)定對(duì)醫(yī)院檔案的進(jìn)一步說明和條款支持，從而使得醫(yī)院檔案的管理沒有法律保護(hù)。

（二）檔案管理的技術(shù)受限和經(jīng)費(fèi)不足。醫(yī)院檔案的管理需要一定的經(jīng)費(fèi)支出，不管是給管理人員開工資還是存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)和購置。而在信息化背景下，信息化存儲(chǔ)的方式可以替代部分傳統(tǒng)存儲(chǔ)方式。但重要前提就是進(jìn)行信息化存儲(chǔ)的技術(shù)達(dá)標(biāo)，存儲(chǔ)系統(tǒng)能夠穩(wěn)定存儲(chǔ)不易崩潰。但是目前現(xiàn)有的信息化檔案管理的存儲(chǔ)方式主要是采用電子文件的方式進(jìn)行存儲(chǔ)，而電子文件具有存儲(chǔ)期限和一些存儲(chǔ)限制，這是電子文件存儲(chǔ)的性質(zhì)決定的，醫(yī)院的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒鎯?chǔ)和進(jìn)行共享，不可能采用人工輸入的方式進(jìn)行，需要采用掃描儀將紙質(zhì)檔案的信息轉(zhuǎn)化為電子文檔。但是目前市場(chǎng)上的掃描儀便宜的不能保證掃描的精度和準(zhǔn)確度，而價(jià)格較高質(zhì)量好的不僅支出高昂，在掃描完畢后也將造成資源閑置，而醫(yī)院檔案信息管理部門的公費(fèi)開支是有限的，沒有專門的撥款支持，難以承受這樣的巨額開支。

（三）檔案管理部門的人員工作積極性低。由于檔案管理通常被認(rèn)為一種閑職，外人甚至部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理一般來說就是管著一堆資料，做好存儲(chǔ)就好了。人們普遍認(rèn)為這樣工作輕松且枯燥，導(dǎo)致檔案管理工作人員的工作得不到重視，使得部分檔案管理工作人員的工作積極性下降，事情做多做少都是一樣的薪資水平，也就直接導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量變低。

（四）檔案管理的高素質(zhì)人才匱乏。檔案管理其實(shí)是一門學(xué)問，能夠?qū)⒓姺睆?fù)雜的醫(yī)院檔案管理到位，準(zhǔn)確分類并能及時(shí)查找絕對(duì)不是一般的檔案管理人員短時(shí)間能做到的。而這樣的人才需要以大量的檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備為基礎(chǔ)，但目前醫(yī)院對(duì)檔案管理工作人員的要求非常低，招聘的人員或許愛崗敬業(yè)但也僅限于此，難以做到對(duì)工作水平和質(zhì)量的提升，同時(shí)醫(yī)院的主要精力也是放在治病救人和科研等方面。沒有幾個(gè)醫(yī)院會(huì)專門對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提升其業(yè)務(wù)能力，使得醫(yī)院的檔案管理工作難以系統(tǒng)化和制度化。

二、提高醫(yī)院檔案管理水平的措施

（一）完善檔案管理制度，確保檔案安全性。檔案的管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要和醫(yī)院的檔案情況，建立一套醫(yī)院的檔案管理制度，確保檔案的安全性落實(shí)到人頭，有人負(fù)責(zé)。還需要建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行分配和總結(jié)以及人員管理。在工作中用信息化的存儲(chǔ)方式逐步替代傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式。開展信息化存儲(chǔ)，應(yīng)保證檔案信息存儲(chǔ)的系統(tǒng)功能完備沒有漏洞，應(yīng)由檔案建立和管理交易信息審批、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)、資料的查詢、對(duì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析的功能。只有這樣這樣才能確保檔案信息管理系統(tǒng)的功能完備性，進(jìn)行信息的存儲(chǔ)和讀取以及安全性方面才有保障。

（二）提高檔案管理人才素質(zhì)。隨著檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)高素質(zhì)人才的需求顯得更為迫切。一個(gè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理系統(tǒng)必須要有相應(yīng)的人才在其中發(fā)光發(fā)熱，必須要對(duì)當(dāng)前各行業(yè)精通了解且會(huì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人才能勝任公共衛(wèi)生檔案管理的要求。對(duì)于一個(gè)能夠勝任信息化工作的醫(yī)院檔案管理人員來說，應(yīng)該具備豐富的理論知識(shí)、豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)化的定向?qū)W習(xí)和扎實(shí)的檔案管理知識(shí)。但最重要的就是必須掌握檔案的存儲(chǔ)接收等方面的基本知識(shí)。這樣才能勝任前期的工作要求，并在后續(xù)的檔案管理過程中不斷學(xué)習(xí)進(jìn)步，在崗位上提升自己的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力。而在檔案管理的人才不足時(shí)，應(yīng)面向社會(huì)招聘技術(shù)人員。

（三）做好醫(yī)院檔案信息共享。為了做好醫(yī)院檔案管理工作，應(yīng)該將現(xiàn)有的資源進(jìn)行共享。為了做到這一點(diǎn)，應(yīng)該在內(nèi)部平臺(tái)進(jìn)行信息共享，做到各部門的協(xié)同檔案信息管理。由于在檔案信息管理這一塊我國還不成熟，各個(gè)部門之間的職能比較分散，所以檔案信息管理以及交流一直不暢通，使得檔案的信息管理部門的工作效率也比較低，鑒于此，可開展如下工作：1.可以建立一個(gè)統(tǒng)一化的檔案資源管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)綜合統(tǒng)籌辦公。2.為了促進(jìn)資源共享，可以設(shè)立一個(gè)獨(dú)立在檔案管理系統(tǒng)之外的平臺(tái)，對(duì)檔案進(jìn)行分類后共享，這樣既可以方便員工查找自己需要的檔案信息，也可以方便上傳資料檔案。3.檔案管理部門，還可以設(shè)立相應(yīng)的規(guī)章制度，鼓勵(lì)員工進(jìn)行平時(shí)檔案信息的交流和共享，提高現(xiàn)有資源的利用率，創(chuàng)造更多的工作價(jià)值。同時(shí)，各個(gè)檔案資料管理部門在日常對(duì)資料的審核中，也應(yīng)當(dāng)對(duì)資料的名稱、來源等詳細(xì)的信息進(jìn)行清晰的標(biāo)注，從而方便用戶和其他員工查詢。

（四）正視醫(yī)院檔案管理工作。不管是直接負(fù)責(zé)檔案管理員工還是相關(guān)的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，都應(yīng)在工作中加深對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作的理解，正視這份工作的重要性，醫(yī)院的相關(guān)管理人員意識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理部門才有資金對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備更新和向存儲(chǔ)信息化等方面發(fā)展，檔案管理人員正視自己的工作的重要性，才能不斷優(yōu)化醫(yī)院的檔案管理水平，提升自己的職業(yè)素養(yǎng)。

三、結(jié)語

為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作，應(yīng)該在實(shí)際醫(yī)院檔案管理工作中引入更加科學(xué)的檔案管理方式和先進(jìn)的檔案管理人才，進(jìn)行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲(chǔ)方式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，并注意提高檔案存儲(chǔ)資源開發(fā)的能力，不斷提升完善公共衛(wèi)生檔案管理水平，優(yōu)化工作內(nèi)容。

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