知識化背景下企業(yè)檔案管理新模式

趙馨

【摘要】隨著知識經(jīng)濟(jì)“井噴式”發(fā)展，各行各業(yè)都需要知識管理，檔案的知識化管理是檔案管理的必然發(fā)展趨勢。本文選取全新的視角，在明晰概念基礎(chǔ)上，探討知識化背景下企業(yè)檔案管理的必要性，并詳細(xì)闡述企業(yè)檔案管理與知識管理的關(guān)系，最后提出知識化背景下企業(yè)檔案管理的對策，以期為我國企業(yè)檔案管理提供參考和借鑒。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;檔案管理;知識化;新模式

一、知識化管理的內(nèi)容和檔案知識化的內(nèi)涵

“知識”是一個廣泛而抽象的概念——早在古希臘時代，西方哲學(xué)已經(jīng)使用這一概念來界定認(rèn)識論上的爭議。然而，在最近的幾年，知識作為一種重要的組織資源已經(jīng)被越來越多的人認(rèn)識并得到學(xué)者的重視。知識管理的含義是指通過協(xié)調(diào)、識別組織中的集體知識來提高競爭力，并將知識的創(chuàng)造和應(yīng)用過程進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和管理的過程，統(tǒng)一管理的目的是增加知識的創(chuàng)新能力和反應(yīng)能力。學(xué)者們對知識管理的內(nèi)涵基本達(dá)成共識，知識和檔案信息資源的管理略有差別，因?yàn)樗坏旧碛袃r值，同時還能創(chuàng)造價值，知識管理的最終目的是通過對知識及其相關(guān)各種要素進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)知識的共享，為廣大用戶提供準(zhǔn)確的知識服務(wù)，從而促進(jìn)社會的發(fā)展和進(jìn)步。

二、知識化背景下企業(yè)檔案管理的重要性

著名的英國檔案與文件管理專家邁克爾·庫克早在2001年的“21世紀(jì)的社會記憶——中國首屆檔案學(xué)博士論壇”國際學(xué)術(shù)研討會上。就曾經(jīng)指出：“我們可以宣布自己已經(jīng)步入知識管理領(lǐng)域知識管理也是整個檔案界未來的重要發(fā)展方向”。本文選取企業(yè)作為調(diào)查對象，企業(yè)是知識管理的受益者，知識化背景下企業(yè)檔案管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）提高企業(yè)決策力和競爭力。首先，信息時代更需要用數(shù)據(jù)和知識作為支撐，知識管理是必不可少的。企業(yè)檔案管理者如果能把檔案管理和企業(yè)知識資源有效結(jié)合并及時傳遞給決策者，必定會對企業(yè)決策提供最好的智力支撐。其次，知識化背景下，面對知識的大爆炸，各行各業(yè)的競爭逐漸加大，企業(yè)也需要不斷用知識豐富和提高自己企業(yè)，企業(yè)檔案知識管理推送的知識是可靠、高效優(yōu)質(zhì)和快速的。

（二）挖掘和重組知識，提高知識共享力。檔案知識可以分為顯性知識和隱性知識兩部分，檔案知識化管理注重對顯性知識和隱性知識的挖掘，所謂顯性知識服務(wù)通過將檔案表面的內(nèi)容、數(shù)據(jù)進(jìn)行梳理和整合，制作成書面形式的表格，文檔，為利用者提供數(shù)據(jù)上的支撐，也就是通過檔案內(nèi)容的“萃取”形成智慧檔案館自己的“大數(shù)據(jù)”;隱性知識服務(wù)是將企業(yè)員工或其他檔案者腦中的經(jīng)驗(yàn)、知識進(jìn)行加工，將檔案形成者形成的形成文字記錄或是聲像記錄，形成新的知識記錄，再經(jīng)過整理之后將這部分知識記錄推送給有需求的利用者。

（三）提高人才競爭力。企業(yè)的檔案管理者不僅要擁有知識，更應(yīng)當(dāng)不斷地創(chuàng)新知識，將新知識運(yùn)用到實(shí)際工作中。企業(yè)的檔案知識管理使檔案工作者擁有知識的同時，通過對知識的挖掘、創(chuàng)新、共享等，提高了自身競爭力的同時也為企業(yè)的整體穩(wěn)固打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

三、企業(yè)檔案管理與知識管理的相輔相成

（一）企業(yè)檔案管理與知識管理的范圍相類似。從管理對象方面來說，企業(yè)中包含的知識和企業(yè)內(nèi)外部與其相關(guān)的所有知識是企業(yè)管理的主要對象;企業(yè)在開發(fā)產(chǎn)品、營銷試產(chǎn)、行政管理等活動中形成的重要的歷史材料構(gòu)成企業(yè)檔案管理的對象。二者不能等同，但是相輔相成。

（二）企業(yè)檔案管理與知識管理的意義相類似。企業(yè)檔案管理與知識管理最終目的都是為用戶提供方便快捷的服務(wù)，無論是檔案服務(wù)還是知識服務(wù)，最終結(jié)果都是實(shí)現(xiàn)其自身價值。例如，企業(yè)的檔案管理不僅要開發(fā)企業(yè)檔案的信息內(nèi)容，更要去挖掘企業(yè)檔案中的隱性知識和顯性知識，對檔案實(shí)體分類的同時即是對知識進(jìn)行分類的過程。

（三）企業(yè)檔案管理與知識管理的業(yè)務(wù)流程相類似。從管理流程方面看，知識管理和企業(yè)檔案管理都是對分散的檔案或知識，進(jìn)行收集、整理、鑒定、存儲和利用。即對檔案或者知識的優(yōu)化，例如通過對檔案的二次開發(fā)或?qū)χR凝練，最終為需求者提供利用。

四、知識化背景下企業(yè)檔案管理的策略

（一）檔案知識化管理系統(tǒng)的創(chuàng)新。無紙化辦公進(jìn)程的發(fā)展，尤其是單套制檔案管理模式的推進(jìn)是企業(yè)檔案管理不可或缺的一個條件，其多重優(yōu)勢對企業(yè)檔案知識化具有很大影響，這個必然推進(jìn)的進(jìn)程，亦是企業(yè)檔案館管理知識化的“東風(fēng)”。知識管理在全電子化信息資源的條件下，能夠100%輸出自己最大的功效，有效挖掘檔案信息資源所內(nèi)含的知識。

（二）用戶至上原則。企業(yè)檔案的知識化管理最終是要為廣大用戶提供方便的知識服務(wù)，因此，應(yīng)該以用戶的需求為根本出發(fā)點(diǎn)，按照其不同的工作內(nèi)容和不同崗位需求，為其打造不同的特色化的知識服務(wù)。比如，正業(yè)需要通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的輔助，用以收集利用者查詢的習(xí)慣、關(guān)注點(diǎn)、身份、關(guān)鍵詞、時間等信息，綜合分析其需求，再根據(jù)庫存電子檔案進(jìn)行邏輯盤查、篩選、提煉，進(jìn)而形成公民查詢快速通道，將百姓最關(guān)心的內(nèi)容放在查詢窗口首頁，以關(guān)鍵詞的形式滾動顯示，方便利用者的查詢需求。

（三）搭建高質(zhì)量的人才梯隊。企業(yè)檔案工作一定要從傳統(tǒng)的思維模式中轉(zhuǎn)變過來，打破以往的“重保管輕利用”的模式，企業(yè)檔案管理者除了掌握檔案和計算機(jī)相關(guān)能力外，還應(yīng)具有編研能力，只有搭建一個高質(zhì)量的復(fù)合型人才隊伍，才能更加準(zhǔn)確地凝練企業(yè)文化和知識，才能更快地促進(jìn)企業(yè)檔案知識化發(fā)展。

（四）夯實(shí)信息技術(shù)基礎(chǔ)。企業(yè)檔案知識化管理必然要以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等新興技術(shù)為基礎(chǔ)，比如，利用大數(shù)據(jù)、云計算等對檔案信息技術(shù)進(jìn)行存儲、處理和利用，大數(shù)據(jù)和云計算的嵌入可以最大限度地收集、保管和利用有關(guān)企業(yè)管理工作和科技生產(chǎn)成果的信息，在線完成檔案信息的移交、查詢等工作，豐富了館藏，節(jié)約時間并提高效率，因此應(yīng)加大對信息技術(shù)的投入，夯實(shí)信息技術(shù)基礎(chǔ)。

（五）建立安全保密制度。所有信息技術(shù)的利用都應(yīng)該在滿足保密要求的前提下進(jìn)行，為了確保電子檔案的完整性真實(shí)性，通?？梢圆捎秒娮雍灻⒃獢?shù)據(jù)采集、日志管理等技術(shù);還可以采用電子檔案格式轉(zhuǎn)換、設(shè)計通用數(shù)據(jù)采集、電子文件離線備份、電子檔案通用瀏覽器等工具，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)、移動數(shù)據(jù)終端、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，構(gòu)建一個檔案信息管理的平臺。還有知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)問題，國家法律法規(guī)應(yīng)當(dāng)針對檔案信息管理中個人隱私保護(hù)方面的權(quán)利邊界進(jìn)行厘定，以此來保護(hù)公民的個人隱私，明確公開權(quán)與隱私權(quán)、閱覽及復(fù)制權(quán)、請求告知權(quán)、刪除權(quán)、損害賠償請求權(quán)、報酬請求權(quán)、保持個人信息與數(shù)據(jù)正確完整的權(quán)利。

五、結(jié)語

新時期，檔案管理部門亟待解決的新問題就是如何加強(qiáng)和改進(jìn)檔案知識管理，只要我們正確的理解企業(yè)檔案知識化管理的概念及含義，認(rèn)識到企業(yè)檔案管理與知識管理是相輔相成、共同促進(jìn)的，相信，一定會實(shí)現(xiàn)企業(yè)知識化管理，必定促進(jìn)我國企業(yè)檔案工作的繁榮發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王強(qiáng)，胡愛真.芻議科技檔案知識化管理模式及應(yīng)用[J].青海大學(xué)學(xué)報（自然科學(xué)版），2017（9）：66-67.

[2]何麗華.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展趨勢[J].云南檔案，2018（3）：86-87.

[3]董秀杰.優(yōu)化企業(yè)檔案管理實(shí)踐環(huán)節(jié)的幾點(diǎn)做法[J].黑龍江檔案，2018（03）.

[4]張斌.對我國企業(yè)檔案管理困惑的思考[J].北京檔案，2007（2）.