企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

賈燕

【摘要】企業(yè)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中的主要載體，而企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要意義，當(dāng)下企業(yè)檔案管理機(jī)制與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r不相協(xié)調(diào)，從而導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不佳。本文重點(diǎn)探究了企業(yè)檔案管理情況，并且對(duì)企業(yè)檔案管理工作中的問(wèn)題展開探討，根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)信息化工程的相關(guān)要求，進(jìn)一步分析如何有效運(yùn)用好檔案信息資源，提高企業(yè)檔案的科學(xué)化和程序化效果，希望可以給相關(guān)工作人員一些建議和幫助。

【關(guān)鍵詞】企業(yè);檔案;管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

企業(yè)檔案誕生于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)化模式下，企業(yè)信息資源朝著多元化和多樣化方向發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作也顯得尤其重要。企業(yè)檔案和一些經(jīng)濟(jì)信息、情報(bào)資源組合在一起成了重要的信息資源，有助于企業(yè)更好地選擇工程項(xiàng)目、選擇運(yùn)營(yíng)模式，并且開展市場(chǎng)的定位以及營(yíng)銷策略的制定工作?，F(xiàn)代企業(yè)機(jī)制之下，企業(yè)檔案不是以往那種死板的記錄模式，應(yīng)該結(jié)合時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)不斷創(chuàng)新和改善，也就是作為一種科學(xué)技術(shù)的有效運(yùn)用，并且重新定位企業(yè)檔案的位置，從而真正確定企業(yè)檔案的地位和作用，這樣也就可以更好地建立起有效的檔案管理機(jī)制，并且進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的增長(zhǎng)。本文重點(diǎn)分析現(xiàn)代企業(yè)如何做好企業(yè)檔案管理工作，并且采取有效的管理對(duì)策，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化和合理化。

一、企業(yè)檔案管理的發(fā)展情況

這些年來(lái)，我們國(guó)家經(jīng)濟(jì)條件取得了較大改善，如今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制日趨完善，企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)有著特殊的意義，但是檔案管理工作處于長(zhǎng)期滯后的狀態(tài)，難以有效地提升企業(yè)整體競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。另外，我們國(guó)家企業(yè)檔案管理水平各有區(qū)別，具體表現(xiàn)為這些方面：首先，國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作相比于民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作更好一點(diǎn)，因?yàn)閲?guó)有企業(yè)具有較好的基礎(chǔ)，可以借鑒國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理方法，還可以得到檔案局的幫助。但是民營(yíng)企業(yè)目前還是處在一個(gè)初級(jí)階段，甚至談不上是真正的檔案管理工作，可是有些民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作仍取得了較好的成果;至于國(guó)有企業(yè)的主動(dòng)性與體制等方面仍然需要?jiǎng)?chuàng)新，這樣才可以更好地提升國(guó)有企業(yè)的檔案管理效果。由于不同行業(yè)的發(fā)展水平存在較大差距，一些建筑行業(yè)的發(fā)展情況比一般的生產(chǎn)制造業(yè)發(fā)展情況更好，因?yàn)樯a(chǎn)制造企業(yè)的檔案管理意識(shí)不足，決策人員沒(méi)有真正地認(rèn)識(shí)到檔案的地位和作用，也沒(méi)有意識(shí)到企業(yè)檔案的使用價(jià)值，所以就沒(méi)能有效地運(yùn)用好企業(yè)檔案，從而造成企業(yè)檔案管理工作效果不佳。但是建筑企業(yè)在國(guó)家檔案管理部門的規(guī)范下，對(duì)企業(yè)檔案管理工作有了進(jìn)一步調(diào)整，從而更好地提升了企業(yè)檔案的管理水平。

二、企業(yè)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員的素質(zhì)較差。根據(jù)一些資料和信息可以發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)檔案管理人員是兼職人員，尤其是一些企業(yè)沒(méi)有重視檔案管理人員的聘用和選配，也沒(méi)有重視培養(yǎng)檔案管理人員，而且計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理以及檔案工作軟件運(yùn)行等專業(yè)人士比較少，當(dāng)下，企業(yè)檔案內(nèi)容和以前相比更加豐富和完善，資料載體以及形態(tài)也得到了一定的拓展，但是一些檔案管理人員的思維模式和知識(shí)結(jié)構(gòu)仍然沒(méi)有更新和完善，從而影響了企業(yè)檔案管理工作的有效開展。

（二）未及時(shí)創(chuàng)新管理方法。當(dāng)前，我們國(guó)家正處于信息化飛速發(fā)展之中，企業(yè)檔案管理也逐漸轉(zhuǎn)向信息化管理，許多電子信息要以檔案的形式存檔下來(lái)，大量的檔案信息需要借助信息管理系統(tǒng)，這樣才可以提高企業(yè)檔案管理的質(zhì)量和水平。然而，企業(yè)檔案管理工作中，管理工作人員還是采用以前的管理模式，也就是通過(guò)人工記錄的手段和人工查閱檔案統(tǒng)計(jì)冊(cè)的方式，對(duì)于卷宗的日常管理也存在一些問(wèn)題，所以造成很多檔案的利用效率較低，重要的檔案文件未能及時(shí)有效保存下來(lái)。

（三）檔案管理機(jī)制不夠健全。當(dāng)前，有些企業(yè)檔案管理機(jī)制不夠健全，企業(yè)檔案管理部門難以有效地運(yùn)用好檔案資源。企業(yè)在制定規(guī)章制度與責(zé)任體系的時(shí)候沒(méi)有考慮周全，主要是檔案的保存、鑒定、使用和轉(zhuǎn)交這些方面存在較大問(wèn)題。而且有些大中型企業(yè)在開展檔案管理工作的時(shí)候沒(méi)有按照具體要求執(zhí)行和開展工作，對(duì)于問(wèn)題的根源并沒(méi)有仔細(xì)探究，管理人員也沒(méi)有重視起檔案管理的重要性。

（四）企業(yè)檔策管理水平良莠不齊。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的時(shí)候沒(méi)能充分地重視檔案管理工作，導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理水平不高。企業(yè)管理人員對(duì)于檔案館的重視程度直接影響企業(yè)檔案管理工作的開展情況，如果檔案管理人員沒(méi)有重視起檔案工作，那么就會(huì)嚴(yán)重影響相關(guān)工作的有效開展，也會(huì)直接影響檔案管理工作質(zhì)量和水平，甚至出現(xiàn)企業(yè)衰敗或倒閉的嚴(yán)重后果。

三、處理檔案管理問(wèn)題的有效對(duì)策

（一）強(qiáng)化檔案工作的培訓(xùn)。企業(yè)檔案管理人員要具備完備的檔案管理知識(shí)，還要具備較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，所以企業(yè)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，并且號(hào)召企業(yè)全體員工都參與到學(xué)習(xí)和培訓(xùn)中來(lái)，檔案工作人員還應(yīng)該學(xué)習(xí)一些檔案管理方法，學(xué)習(xí)和了解企業(yè)檔案管理機(jī)制，清楚自身的職責(zé)。這樣才可以更好地提升企業(yè)員工的素質(zhì)和能力。另外，企業(yè)還要為檔案工作人員建立晉升機(jī)制，促使檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)。

（二）強(qiáng)化對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。企業(yè)管理人員要真正地認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，也就是企業(yè)管理人員要正確認(rèn)識(shí)和知曉檔案管理的內(nèi)容和意義，還要依照相關(guān)的管理規(guī)范和內(nèi)容開展工作，定期監(jiān)察好檔案管理工作。企業(yè)還要自上而下地開展檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)工作，強(qiáng)化管理人員技術(shù)和能力上的培訓(xùn)，這樣可以提高檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度，從而更好地滿足現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

（三）建立健全完善的檔案管理機(jī)制。企業(yè)檔案管理工作具有綜合性與復(fù)雜性特點(diǎn)，企業(yè)開展檔案管理工作的時(shí)候應(yīng)該采取動(dòng)態(tài)管理模式，目前，企業(yè)檔案管理工作中的問(wèn)題主要在于機(jī)制問(wèn)題，企業(yè)要先制定完善的檔案管理機(jī)制，不同地區(qū)的企業(yè)要結(jié)合自身情況，不斷地細(xì)化管理機(jī)制和內(nèi)容，并且從每一條細(xì)則入手，不斷地建立健全企業(yè)檔案制度。除此之外，企業(yè)管理層還要設(shè)立責(zé)任追究制度，確定檔案管理人員的職責(zé)，從而更好地提高企業(yè)檔案管理質(zhì)量和效果。

（四）依照法律法規(guī)治理檔案管理行為。如今，我們國(guó)家實(shí)行市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度，而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)也屬于法制經(jīng)濟(jì)，企業(yè)的檔案管理工作需要依靠相關(guān)的法律法規(guī)有序開展。目前來(lái)看，全新的管理制度需要檔案行政管理部門依照法律法規(guī)執(zhí)行好，并且依照法律法規(guī)監(jiān)督好各項(xiàng)行為，要將企業(yè)檔案工作歸類到企業(yè)法人行為當(dāng)中。因?yàn)樵械姆芍贫刃枰?，之前的那套檔案管理法規(guī)已經(jīng)過(guò)時(shí)了，所以企業(yè)要結(jié)合現(xiàn)代化企業(yè)治理規(guī)范和要求，設(shè)立全新有效的管理制度和規(guī)范。適當(dāng)?shù)販p少一些檔案法規(guī)性條款，增加一些可操作性條款，這樣能夠促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)檔案工作行為的合理改善，也可以督促行政管理人員嚴(yán)格依照法律辦事。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下企業(yè)開展檔案管理工作需要自覺(jué)地依照法律開展相關(guān)工作，并且堅(jiān)持嚴(yán)格治理檔案管理中的不良行為，使用檔案行政管理部門或相關(guān)行業(yè)規(guī)范來(lái)要求自己，自覺(jué)接受相關(guān)部門的監(jiān)管。另外，檔案管理部門還需要明確行政執(zhí)法和業(yè)務(wù)指導(dǎo)之間的聯(lián)系，依照所有制的多元化特征，合理地分類并且引導(dǎo)檔案管理工作。也可以通過(guò)制定一系列制度的方式來(lái)創(chuàng)新監(jiān)督方式和內(nèi)容，從而更好地提升檔案管理工作的質(zhì)量和水平。企業(yè)還要將依法管理和有效服務(wù)相結(jié)合，站在企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的立場(chǎng)，進(jìn)一步規(guī)范企業(yè)的檔案管理工作，還要為企業(yè)提供科學(xué)有效的法律規(guī)范，設(shè)立相應(yīng)的政策咨詢或技術(shù)指導(dǎo)等服務(wù)。檔案管理部門還要重視國(guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式變革，避免國(guó)家企業(yè)檔案在資產(chǎn)重組或產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中遺漏 。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)要想進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量和水平，就應(yīng)該從企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，并且根據(jù)管理過(guò)程中的問(wèn)題，采取有效的解決措施。企業(yè)還要進(jìn)一步完善好相關(guān)的制度，明確好檔案管理人員的責(zé)任，努力提升管理人員的綜合素質(zhì)，從而更好地提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

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