大數(shù)據(jù)視閾下高校學生檔案信息化管理應用探索

朱曉紅　紀慶曉　李楓

【摘要】高校學生檔案作為高校檔案工作的重要組成部分，本文以學生檔案基礎數(shù)據(jù)信息為支點，結合學生在?；拘畔F(xiàn)狀，通過大數(shù)據(jù)技術挖掘其檔案價值，積極發(fā)揮高校學生檔案的服務性和社會貢獻力，為今后高校學生檔案信息化管理應用，提出對策性建議。

【關鍵詞】大數(shù)據(jù);學生檔案;管理

早在20世紀80年代，美國人就提出了“大數(shù)據(jù)”概念。 經(jīng)過20多年的發(fā)展，大數(shù)據(jù)逐漸成為海量數(shù)據(jù)的代名詞，指所涉及的數(shù)據(jù)規(guī)模達到無法通過人工和目前的信息技術工具，在合理的時間內(nèi)獲取、管理、處理等整理成具有較高參考價值的信息。目前國內(nèi)學者高茂科對檔案大數(shù)據(jù)的定義是檔案方面涉及的資料量規(guī)模巨大到無法通過目前主流軟件工具在合理時間內(nèi)達到截取、管理、處理并整理成為企業(yè)經(jīng)營決策更積極的信息?，F(xiàn)階段檔案大數(shù)據(jù)定義是將大數(shù)據(jù)技術和理念應用于檔案業(yè)務領域產(chǎn)生的大數(shù)據(jù)。是在檔案業(yè)務活動中包括檔案產(chǎn)生、管理及利用活動中形成，跟檔案及檔案業(yè)務活動密切相關的各種有價值的、難以在可接受時間內(nèi)分析處理的數(shù)據(jù)集。大數(shù)據(jù)的定義是需要新處理模式才能具有更強的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量大、數(shù)據(jù)種類多、要求實性強、數(shù)據(jù)所蘊藏價值大的特點。習近平總書記在黨的十九屆中央政治局第二次集體學習會上強調(diào)：“要推動實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、推進數(shù)據(jù)資源整合和開放共享、建設數(shù)字中國”。這是接下來檔案工作的總體方向，為大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案信息化管理應用探索指明了道路。

一、高校學生檔案的內(nèi)容

學生檔案的具體內(nèi)容是學生家庭情況、學習成績、政治思想表現(xiàn)、身體狀況等情況的文字記載材料。主要包含學籍、人事、黨團材料和其他材料。學籍信息包括高中階段檔案：高中畢業(yè)生登記表、普通高中學生學籍管理表、普通高中畢業(yè)會考成績登記表、高中學生考試（考查）成績登記表、體格檢查表、體育合格情況登記表、中學生社會實踐活動登記表、家庭情況調(diào)查表、高中學生評語表、獎懲材料等;高招階段檔案：普通高等學校招生考生報名登記表、普通高等學校招生考生體格檢查表、普通高等學?？忌驹副怼⑵胀ǜ叩葘W校招生考生電子檔案（成績）等;大學階段檔案：高等學校畢業(yè)生登記表、成績單、就業(yè)通知書副本、學年考評表、體檢表、軍訓登記表及獎懲材料等;研究生階段檔案：報考碩士登記表、畢業(yè)研究生登記表、成績單、學位證明、就業(yè)通知書與獎懲材料等;人事信息包括工作后再讀研的學生，檔案中除學籍材料外，還應有如下材料：行政、工資關系介紹信、高（中）等學校畢（結、肄）業(yè)轉正定級審批表、就業(yè)通知書、高等學校畢業(yè)生見習期考核鑒定表、人才交流中心登記表等;黨團信息包括團員材料：入團志愿書、入團申請書;黨員材料：正式黨員包括：入黨志愿書、入黨申請書、入黨轉正申請書、思想?yún)R報等;預備黨員包括：入黨志愿書、入黨申請書、思想?yún)R報等;積極分子包括：入黨申請書、思想?yún)R報、其他積極分子材料等。除了上述概述學生檔案外，還包含存放在高校檔案館（室），屬教學檔案類別的學生檔案，如學生錄取名冊、入學登記表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生成績單、學生轉、退、休、復學的文件以及學生在校期間的各種處分文件等。

二、大數(shù)據(jù)時代高校學生檔案信息化管理模式

（一）完善制度建設，夯實畢業(yè)生檔案信息化管理基礎。以制度為先導，建立健全管理機制，規(guī)范管理模式是確保檔案齊全完整，提升利用服務水平，拓寬高校學生檔案價值的外延，確保此項工作的嚴肅性和有效性。如制定《***大學畢業(yè)生成績檔案借閱制度》《***大學學生檔案整理規(guī)范》《***大學學生檔案歸檔范圍》《***大學檔案保密制度》《***大學教學庫房管理規(guī)章制度》等。

（二）大數(shù)據(jù)時代改善高校檔案管理環(huán)境。50、60年代高校的檔案管理條件艱苦，庫房簡陋，檔案管理體制不健全，相應的政策法規(guī)也未出臺，在經(jīng)歷了國家的改革開放、教育體制改革、機構調(diào)整等變化后，高校的檔案內(nèi)部環(huán)境有了明顯的改觀：一是庫房面積增加，單獨的辦公室、閱檔室、操作間、專題檔案庫房等，改善了檔案室的基本狀況。二是檔案管理體制的變化，設置專職檔案人員，設置專業(yè)技術崗位來增加檔案人員的待遇，使專職檔案人員能專心工作，樂于工作;同時國家在檔案管理方面相繼出臺了政策法規(guī)，如《檔案法》《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》《紙質檔案真空充氮密封包裝技術要求》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》《檔案密集架智能管理系統(tǒng)技術要求》《檔案服務外包工作規(guī)范》等法規(guī)和規(guī)范相應出臺。外部環(huán)境的變化，促成了大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理信息化整體的變化，從大的層面看，有國家方針政策來保障，從小的層面看，有學校各級領導對檔案工作的大力支持，這些都為高校檔案提供了良好的氛圍，高校檔案管理環(huán)境的改善，為高校檔案人員創(chuàng)造了條件。

（三）規(guī)范學生檔案信息化錄入、掃描格式。高校檔案信息化管理程度的高低，直接影響大數(shù)據(jù)的分析程度、利用效果等。首先從基礎做起，以文件級標題錄入為支點完善和規(guī)范其錄入標準。1.文件級目錄錄入的文件標題要完整。如高校錄取名冊的錄入，要完整錄入省份、年度、姓名、專業(yè)等信息。2.提煉主題詞要明確。對于個別文件標題不明確，沒有明確寫出文件標題、字號的，通過提煉主題詞錄入，提高文件的查準率。例如學生休退轉復學等文件錄入。要將涉及的學生姓名、機構名稱等進行全方位錄入，如“關于**等休學的決定”，要把文件內(nèi)所有學生姓的名錄入。對于零散的文字材料，在輸入主題詞的提煉要鮮明，才能真正反映歸檔材料的真實意圖。3.檔號的錄入是文件級目錄管理的“靈魂”。檔案錄入人員在進行文件級目錄錄入時，要嚴格按照規(guī)范化標準進行錄入。錄入案卷目錄時，文件字號要統(tǒng)一。目前我校實行的檔號錄入分為兩種類型：一是高校檔案實體分類法之前的檔號的錄入;二是高校檔案實體法檔號的錄入。不管是哪種錄入類型，都要嚴格按照以下方式錄入。如遼科發(fā)（2009）22號，錄入括號應為（）或[]，而{}和【】計算機檢索不出來，只有（）或[]，計算機才能檢索出來;沒打“號”字的檢索不出來，如遼教發(fā)（2009）1，就檢索不出來;年度要打全，如（1995）4號;在責任者一欄內(nèi)，多個單位的可打第一個單位后面加等就行;雙字號的解決方法，可以全打上，如大科技（1995）99號和大財指（1995）126號全都打上。4.進行全文掃描時主要以外包形式來進行。高校專職檔案員要做到及時跟進，及時檢查補充，同時做好高校檔案保密工作，提供完整有效的文件，保證文件的掃描完整齊全。

（四）高校專（兼）職檔案員職業(yè)技能的再提高。高校檔案人員技能分為一般技能、專業(yè)技能和補充技能。一般技能是指從事檔案收集、整理、裝訂、修補、查閱、利用等，是檔案人員應具有的基本技能;專業(yè)技能是指在一般技能的基礎上，具備檔案鑒定、檔案指導、檔案編研等方面的技能，是區(qū)別于一般技能的核心技能，從業(yè)人員需經(jīng)過專門的教育、培訓和工作實踐來獲得，并通過學習不斷提高專業(yè)水平;補充技能是檔案職業(yè)活動中所需要的其他輔助性的技能，有助于提升檔案職業(yè)專業(yè)技能的層次;補充技能則是專業(yè)技能的延伸，是大數(shù)據(jù)時代高校專（兼）職檔案人員的新挑戰(zhàn)，要求檔案專業(yè)人員不僅要有扎實的專業(yè)技術能力，還要掌握先進的現(xiàn)代信息技術，并能熟練運用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術將高校檔案職業(yè)活動帶入全新的數(shù)字時代，大數(shù)據(jù)、云計算、數(shù)據(jù)分析等技術，如高校檔案文件級目錄的錄入，文件的全文掃描，檔案網(wǎng)上歸檔流程操作、檔案網(wǎng)上提供利用，學生成績網(wǎng)上鑒定及打印等等，這些都是高校檔案職業(yè)補充技能的再提高，為今后高校檔案職業(yè)深化提供廣闊的發(fā)展空間，其社會地位也將得到提高。

三、結語

大數(shù)據(jù)時代賦予了我們新的檔案管理工作理念，我們要抓住時機，創(chuàng)造條件和機會，使高校畢業(yè)生檔案管理實現(xiàn)其社會服務最優(yōu)化，最大限度地發(fā)揮檔案資源在大數(shù)據(jù)時代所產(chǎn)生最大的利用價值，這才是高校檔案職業(yè)順應時代發(fā)展的唯一出路。

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