高校檔案信息化服務探索

張麗平　張保芳

【摘要】在大數據時代，信息化作為強大的引擎，在這一背景下，高校實施檔案工作，需要滿足檔案信息化建設的要求，而實施高校檔案信息化管理，還需要與教育發(fā)展水平實現(xiàn)共振。所以，本文就高校檔案信息化服務進行探討，希望對今后高校檔案信息化建設有一定的借鑒價值。

【關鍵詞】高校;檔案;信息化

高校檔案，作為學校歷史記錄與傳承的主要載體，其包含了教學、教研與管理等一系列的檔案資源，其本身也是對學校歷史沿革、文化傳承等方面的集中表現(xiàn)。在信息技術飛速發(fā)展的時代下，如何實現(xiàn)高校檔案信息化建設，實施更好的信息化服務，成為當前值得探討的一個課題。

一、高校檔案信息化建設的新變化

針對檔案信息化建設的分析，要求檔案能夠利用現(xiàn)代化的信息技術進行管理，通過信息技術的合理利用，這樣就可以滿足現(xiàn)代化水平的全面提高，并且重新去思考檔案管理的有效方式，明確網絡環(huán)境下檔案管理與檔案服務對應的方法與框架，這樣才能夠滿足檔案信息的社會化服務要求。作為高校檔案管理系統(tǒng)，還需要與教師管理系統(tǒng)、行政0A系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)等實現(xiàn)相互的銜接，這樣才可以提供管理的數據參考。如：高校教師在評定職稱、開展教學和質量評估、財務審計、學生評優(yōu)等環(huán)節(jié)，都可以提供大量的數據參考。所以高校的檔案信息高頻調閱，就可以滿足檔案信息的實際利用率。此外，通過教育部的評估，完善的高校檔案資料是開展高校評估的基礎與支撐。評估專家針對高校評估主要是利用現(xiàn)場調查、民主測評、訪談等進行主觀的評估，但是其屬于表象與短暫的，很容易受到主觀影響以及時間方面的限制。另外，按照評估要求來準備對應的評估材料，而其需要檔案機構的信息材料的整理與匯集，這一部分信息材料，相對于主觀評估，顯得更加客觀與全面。

二、高校檔案信息化建設的策略

在當前的高校檔案信息化建設中，還需要落實下述幾個方面的建設策略要求，這樣才可以推動高校檔案管理與信息化相互結合。具體而言，就是需要從宣傳、先進技術使用、基礎設施建設、建章立制以及完善數據庫平臺幾個方面入手，最終滿足信息化建設需求。

（一）注重信息化建設宣傳工作。在高校檔案信息化建設中，高校領導、教職工都應該關注檔案信息化建設，推動器可以有序地開展下去。實際上，針對高校檔案信息化建設，還需要從原本的手工作業(yè)逐漸朝著信息化管理的方向轉變，但是這不是一蹴而就的。作為高校，還需要做好信息化建設的宣傳，能夠引導教職工積極轉變自身對于檔案管理的理念，能夠基于開放的形態(tài)來應對檔案管理與信息化技術的相互融合。同時，高校領導也需要為高校的檔案信息化建設提供技術、人力與財力方面的支持，確保檔案信息化建設擁有足夠的資源支持，最終奠定良好的信息化建設基礎。在這一過程中，高校領導層需要基于頂層設計來完善對檔案信息化建設的規(guī)劃，并且給予充分的指導，最終推動檔案信息化的建設。

（二）善用先進的檔案信息管理技術。經濟的高速發(fā)展，使得信息化管理技術得到持續(xù)提升，每一個行業(yè)都應該在自身的發(fā)展之中融入先進的科技發(fā)展成果。同時，針對高校檔案管理而言，還需要通過大數據技術、網絡技術以及信息技術的使用，確保其能夠融入高校的檔案管理中去，進而推動高校檔案信息化管理能夠結合工作的實際需求，緊跟時代發(fā)展，吸收先進的檔案信息化管理技術和模式，積極改變傳統(tǒng)紙質檔案管理的不合理之處，創(chuàng)建帶有高校特征，又能夠滿足社會發(fā)展的檔案信息化管理模式。高校檔案管理部門也需要注重人力、物力與財力方面的投入，能夠從根本上保障信息化管理。其中，對于高校實施檔案信息化慣例而言，還需要注重其監(jiān)控和權限管理。高校檔案信息化管理，對于信息資料本身的安全性要求較高，不能像圖書館一樣，能夠自由出入與訪問。檔案管理系統(tǒng)還需要做好訪問人員身份的驗證，避免無關人員的訪問。同時，建立防火墻，做好非法訪問的防范，這樣有利于檔案信息系統(tǒng)資料隱私性和安全性的全面提高。

（三）落實基礎設施建設。在高校檔案信息化建設中，完善基礎設施是檔案信息化管理的重要基礎，能夠為檔案信息化基礎設施建設提供充足的資金支持，這樣才能夠為前期工作和后續(xù)維護提供保障。與時俱進，高校還需要推動基礎設施建設與檔案信息化管理的有效對接，在前期需求調研完善的基礎上，針對需求調研結構來做好功能設計和模塊設計，這樣不僅可以確保高?；A設施能夠滿足檔案信息化管理的需求，同時也可以避免過度投入、重復建設等傾向，最終實現(xiàn)檔案信息化建設工程成本的有效控制。此外，針對檔案信息化管理還需要做好后期的維護，高校通過人才的培養(yǎng)與培訓，再結合相關信息化設備管理專業(yè)工作人員的招聘來負責對應的維護與管理，這樣就能夠為檔案信息化管理提供正常的保障措施。

（四）建章立制，織密安全防控網絡。針對高校信息化檔案，其存儲介質的脆弱性以及計算機網絡潛在威脅是無法規(guī)避的問題，還需要制定嚴格的規(guī)定，能夠針對儲存檔案信息的計算機除開鏡像備份，還需要利用磁盤、光盤等工具來進行儲存，確保檔案信息的安全性。努力提高檔案管理人員的安全防范意識，經常性地開展教育，讓其能夠了解檔案流失與泄密的嚴重后果。另外，在網絡流通中，也需要通過技術來增強檔案信息安全的保密處理，尤其是針對檔案管理人員，還需要做好計算機知識和設備維護知識的普及，如：定期查殺、更新防火墻，規(guī)避病毒的攻擊。高校檔案管理部門也需要結合對應的行業(yè)標準，實現(xiàn)檔案信息化管理制度和對應業(yè)務標準的完善處理，這樣才可以從最初的采集開始，一直到傳輸的全過程都實現(xiàn)有章可循，最終為檔案信息化工作奠定科學、安全的基礎條件。

（五）合作共贏，完善數據庫平臺。數據庫作為網絡發(fā)展的基礎，在當前的大數據網絡環(huán)境下，高校檔案管理部門還需要通過檔案信息平臺的利用，實現(xiàn)檔案管理服務系統(tǒng)與各個高校內部部門之間的相互連接，并且積極組織上網數據與信息，最終實現(xiàn)網絡的對應檢索，不斷擴大利用范圍和檔案利用效率，實現(xiàn)傳統(tǒng)個體服務朝著群體服務的有效轉化。另外，在高校之間，也應該將各自為政的做法打破，本著“共同發(fā)展、資源共享”的基本原則，通過合作共贏的模式，最終來實現(xiàn)數字化檔案信息庫的建立健全，通過較少的人力與物力，推動檔案信息朝著信息資源網絡化方向的發(fā)展，最終滿足高校檔案信息資源的合理傳遞、共享與交流處理，最終將檔案信息資源的價值完全發(fā)揮出來。

三、結語

總而言之，在當前的經濟社會各個領域與方面，信息技術都得到廣泛的應用，并且經濟社會的高速發(fā)展，使得人們的生產與生活也受到較大的影響，這樣對于高校檔案管理帶來促進作用的同時，難免會存在安全性的問題。所以，高校檔案管理部門需要積極配合高校檔案信息化建設，能夠通過先進的信息技術、大數據技術以及網絡技術的應用，最終建立完善的高校檔案管理制度，從而將高校檔案信息化管理水平提高，最終為學校的師生提供高效、優(yōu)質的檔案服務。

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