人力資源管理視角下人事檔案的價(jià)值及管理路徑

胡鵬霞

摘要：新形勢(shì)下，人事檔案管理朝著數(shù)字化、信息化、科學(xué)化、現(xiàn)代化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。在這種環(huán)境下，如何發(fā)掘人事檔案在人力資源管理工作中的價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的利用，成為單位人事檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注的課題。鑒于此，文章立足于人力資源管理視角，就現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系進(jìn)行分析，闡述人力資源管理視角下人事檔案的價(jià)值，指出當(dāng)前人事檔案管理中存在的主要問題，提出自己的建議，旨在進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案管理創(chuàng)新升級(jí)。

關(guān)鍵詞：人事檔案;人力資源管理;信息化;制度

一、現(xiàn)代人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

現(xiàn)代管理學(xué)的思想本質(zhì)上是對(duì)人這一核心進(jìn)行管理。具體到人力資源管理領(lǐng)域，主要是要通過完備的人力資源管理體系以及內(nèi)容來確保人員配置科學(xué)合理，提升單位人才競(jìng)爭(zhēng)力[1]。在這一過程中，需要充分利用人事檔案這一重要的資源，進(jìn)而提升人資管理的實(shí)效。一方面，人事檔案是人力資源管理的主要依據(jù)和基礎(chǔ)，它集中反映了人力資源的基本情況，體現(xiàn)了“人”的歷史和現(xiàn)狀。從這個(gè)方面來看，人事檔案能夠幫助相關(guān)單位全面地考察了解和正確選拔相應(yīng)的優(yōu)秀員工。另一方面，人事檔案管理工作不能脫離人力資源管理，必須緊密貼合人力資源管理的目標(biāo)和要求。也就是說，單位要充分發(fā)揮好人事檔案的重要作用，及時(shí)將人力資源管理中的相關(guān)內(nèi)容記錄到人事檔案。

二、人力資源管理視角下人事檔案的價(jià)值

（一）人事檔案管理有利于最大限度的發(fā)揮組織內(nèi)人力資源的實(shí)效

人事檔案不僅是單位選人、用人的重要依據(jù)，而且是單位開發(fā)利用人力資源的重要工具。一方面，通過對(duì)人事檔案進(jìn)行深度利用，可以讓單位管理者更為全面地了解員工的基本情況，進(jìn)而有針對(duì)性的調(diào)整本單位的人力資源管理結(jié)構(gòu)，優(yōu)化人力資源管理的內(nèi)容[2]。另一方面，通過對(duì)人事檔案進(jìn)行深度利用，可以幫助單位管理者更好地了解相關(guān)人才的性別、興趣、年齡、職業(yè)技能、政治面貌、專業(yè)特長等情況，提升人員配置的實(shí)效，實(shí)現(xiàn)“人盡其才”的基本目標(biāo)。

（二）人事檔案管理有利于促進(jìn)人才培訓(xùn)以及人才整合工作

新形勢(shì)下，單位不僅要對(duì)人力資源進(jìn)行利用，也需要對(duì)人力資源進(jìn)行合理整合和配置，確保單位各項(xiàng)工作的正常開展。同時(shí)，隨著單位部分業(yè)務(wù)工作愈發(fā)細(xì)分和繁雜，單位對(duì)于人才的需求也呈現(xiàn)出多元化的特點(diǎn)。一方面，通過對(duì)人事檔案進(jìn)行深度利用，立足于本單位人力資源現(xiàn)狀來開展培訓(xùn)工作，能夠綜合提升單位的人才競(jìng)爭(zhēng)力。尤其是對(duì)人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行數(shù)據(jù)化統(tǒng)計(jì)，更是能夠清晰直接地了解當(dāng)前單位人才的知識(shí)薄弱點(diǎn)以及技能薄弱點(diǎn)，提升人才培訓(xùn)的實(shí)效[3]。另一方面，通過對(duì)人事檔案進(jìn)行深度利用，能夠進(jìn)一步促進(jìn)人才在組織之間合理流動(dòng)，充分調(diào)動(dòng)人才的主動(dòng)性和積極性?？偠灾?，人事檔案管理有利于促進(jìn)人才培訓(xùn)以及人才整合工作，是當(dāng)前人力資源管理的重點(diǎn)。

（三）人事檔案管理有利于需求預(yù)測(cè)的科學(xué)化與規(guī)范化

人事檔案作為人事信息的集合體，具有重要的決策咨詢作用以及管理咨詢作用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)人才需求的科學(xué)預(yù)測(cè)。通過對(duì)人事檔案進(jìn)行利用，可以提升崗位設(shè)置的科學(xué)性，降低人力資源管理的成本。第一，伴隨社會(huì)環(huán)境以及單位工作環(huán)境發(fā)生變化，單位對(duì)人力資源的需求也會(huì)隨之變化，進(jìn)而需要制定相應(yīng)的人力資源管理規(guī)劃。通過對(duì)人事檔案中的部分信息進(jìn)行集中分析，能夠掌握單位當(dāng)前的人才缺口，進(jìn)而有針對(duì)性的做好人才引進(jìn)工作。第二，立足于人事檔案中的內(nèi)容來擬定人力資源規(guī)劃，能夠有效避免人力資源管理成本的浪費(fèi)，確保人力資源與單位發(fā)展目標(biāo)實(shí)現(xiàn)供需平衡。

三、人力資源管理視角下人事檔案管理存在的主要問題

（一）對(duì)人事檔案管理工作重視程度不足

現(xiàn)階段，部分單位對(duì)于人事檔案管理存在片面的理解和認(rèn)識(shí)，沒有將人事檔案管理工作作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓，導(dǎo)致人事檔案管理制度建設(shè)滯后，難以發(fā)揮出人事檔案應(yīng)有的價(jià)值。一方面，單位尚未對(duì)人事檔案管理的流程、內(nèi)容以及職責(zé)分工進(jìn)行明確，影響人事檔案管理工作的科學(xué)性以及規(guī)范性。另一方面，單位在人事檔案管理領(lǐng)域投入的人力、物力以及財(cái)力不足，影響人事檔案管理的效率和質(zhì)量。在這種環(huán)境下，單位人事檔案管理工作難以服務(wù)于人力資源管理工作。

（二）檔案材料管理手段落后，降低了人力資源管理的效率

部分單位人事檔案管理方式落后，對(duì)于信息化技術(shù)以及信息化設(shè)備的使用程度不高，難以全面準(zhǔn)確地通過人事檔案來反映當(dāng)事人的具體情況。一是部分單位人事檔案管理系統(tǒng)功能單一，只能單純地對(duì)人事信息進(jìn)行簡(jiǎn)單的錄入和記錄，無法對(duì)人事檔案中的信息資源進(jìn)行深度加工，難以發(fā)揮人事檔案的決策咨詢與管理咨詢作用。二是部分單位尚未綜合利用數(shù)字掃描技術(shù)、數(shù)字微縮技術(shù)對(duì)紙質(zhì)類人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，無法進(jìn)一步提升人事檔案利用、管理的效率。

（三）單位人事檔案中的延伸信息不全面，人事檔案利用價(jià)值不高

部分單位人事檔案管理工作存在“重管理，輕利用”的問題，對(duì)于人事檔案信息缺乏必要的延伸和擴(kuò)充。部分單位在收集信息資源過程中主要集中在文化程度、年齡、性別、專業(yè)特長、政治面貌、工作經(jīng)歷等領(lǐng)域，忽視從個(gè)人綜合素養(yǎng)、心理健康狀況等層面對(duì)信息資源進(jìn)行收集，不能全面詳盡的反映員工的真實(shí)情況，難以發(fā)揮人事檔案在人力資源配置領(lǐng)域的作用。

四、人力資源管理視角下人事檔案的基本路徑

（一）優(yōu)化人事檔案管理制度，重視人事檔案的價(jià)值

新形勢(shì)下，單位必須要重視人事檔案管理，加強(qiáng)人事檔案制度建設(shè)工作，不斷優(yōu)化人事檔案管理的內(nèi)容。第一，單位要結(jié)合人事檔案管理的現(xiàn)狀，及時(shí)對(duì)人事檔案管理中不適應(yīng)新情況、新形勢(shì)的規(guī)章制度進(jìn)行修訂，形成科學(xué)完善的人事檔案管理體系?？傮w而言，單位要圍繞人事檔案材料傳遞、信息資料錄入、查閱權(quán)限、職責(zé)分工、管理內(nèi)容、真實(shí)性鑒別等方面來進(jìn)行制度修編，為人事檔案管理人員提供更為具體的指引。第二，單位要進(jìn)一步從人力、物力以及財(cái)力等角度給予人事檔案管理部門相應(yīng)的支持，優(yōu)化人事檔案管理環(huán)境。

（二）建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，提高人力資源管理的效率

數(shù)字信息化時(shí)代，單位有必要建立現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。第一，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，搭建相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析模型，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案中信息資源的分類處理以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，強(qiáng)化人事檔案在決策咨詢以及管理咨詢領(lǐng)域的作用。第二，綜合利用云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云儲(chǔ)存技術(shù)來強(qiáng)化人事檔案信息化建設(shè)，探索人事檔案資源共享，確保人事檔案能夠服務(wù)于上下級(jí)單位之間的人才流動(dòng)工作。第三，進(jìn)一步利用數(shù)字掃描技術(shù)以及數(shù)字微縮技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，確保人事檔案中內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，提升人力資源管理效率。

（三）豐富人事檔案管理內(nèi)容，提升人事檔案的利用價(jià)值

新形勢(shì)下，單位既要注重對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，也要強(qiáng)化對(duì)人事檔案進(jìn)行利用，堅(jiān)持“藏用并舉”的基本原則。第一，隨著單位選人標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，人事檔案的內(nèi)涵相應(yīng)也要得到豐富和優(yōu)化。單位要進(jìn)一步豐富人事檔案的內(nèi)容，增加一些具有傳承性、價(jià)值性以及個(gè)性的檔案內(nèi)容，確保人事檔案能夠全面反映人才的履職經(jīng)歷、思想政治素養(yǎng)、專業(yè)能力素養(yǎng)以及心理健康狀況。第二，人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變思路，摒棄過去“坐、等、靠”的服務(wù)理念，主動(dòng)為人力資源管理部門提供高質(zhì)量的人事檔案信息服務(wù)。

五、結(jié)束語

單位選人用人直接關(guān)系到單位各項(xiàng)工作的開展，直接影響單位未來的發(fā)展。因此，必須要發(fā)揮人事檔案的作用，進(jìn)一步參考人事檔案中的信息資源來抓好人力資源管理工作。除此之外，單位必須要把握好人力資源管理與人事檔案管理之間的關(guān)系，通過制度建設(shè)、信息化建設(shè)、信息資源建設(shè)等工作來提升人力資源管理實(shí)效，促進(jìn)單位長遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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