海外項目的采購與物流基礎(chǔ)要點分析

【摘要】本文簡要闡釋了海外項目采購與物流運輸?shù)奶卣鳎槍Ｍ忭椖吭谟媱澗幹?、巡檢與催交、出廠檢驗、國際物流運輸?shù)拳h(huán)節(jié)的基礎(chǔ)要點進行了大體分析，并圍繞引入多元采購管理模式、推進項目管理體系建設(shè)、健全海外項目校審制度、完善信息管理平臺建設(shè)四個層面，探討了海外項目采購與物流管理的具體對策，以期為相關(guān)外海項目的管理與國際品牌建立提供參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】海外項目? 采購管理? 國際性物流

引言：據(jù)商務(wù)部統(tǒng)計，2019年上半年我國對外全行業(yè)直接投資額達到3892.9億元，對外承包工程業(yè)務(wù)完成營業(yè)額4764.9億元。在海外項目實施過程中，其采購與物流運輸具有干擾因素多、成本偏高、供貨周期長、風(fēng)險指數(shù)高等特征，因此還需結(jié)合項目特征合理把控管理策略與風(fēng)險，為項目實施與效益提升創(chuàng)設(shè)有力保障。

一、海外項目采購與物流運輸特征分析

（一）外在干擾因素較多

由于海外項目的物資設(shè)備采購與物流運輸涉及到跨國貿(mào)易往來，買方所在國的法規(guī)政策、市場標準、認證方式、物流運輸建設(shè)、自然環(huán)境等因素均會對物流運輸進度產(chǎn)生一定影響。例如倘若物流運輸路段地況復(fù)雜、出現(xiàn)極寒極熱天氣、進入夏季多雨期等，將會嚴重影響到搪瓷、儀表等設(shè)備的物流運輸進度。

（二）采購與物流成本偏高

通常采購與物流成本在海外項目總成本中占據(jù)較大比重，諸如材料設(shè)備的規(guī)格和數(shù)目是否符合要求、質(zhì)量是否達標、物流運輸是否順暢等因素，均會影響到海外項目的費用支出與整體進度，并且對于項目能否如期建成投產(chǎn)、能否連續(xù)穩(wěn)定運轉(zhuǎn)具有長遠影響。

（三）整體供貨周期較長

海外項目在采購、物流周期設(shè)計上大體涵蓋設(shè)計聯(lián)絡(luò)、訂貨、設(shè)備制造與試驗、物流運輸、通關(guān)、交貨等時間周期，并且需經(jīng)歷設(shè)備工廠、貨物代理商、境內(nèi)外運輸、口岸換裝等復(fù)雜環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)在時空距離上跨度較大、手續(xù)辦理流程較為復(fù)雜，一般國際物流周期范圍為30天-35天，針對大型儀器、超限設(shè)備的物流周期可達到45天，致使供貨周期進一步延長。

（四）變更風(fēng)險指數(shù)較高

通常在海外項目實施前需由各方簽訂合同技術(shù)附件，其中標明項目所涉及到的各個系統(tǒng)環(huán)節(jié)的設(shè)備供貨分包商，以此彰顯出采購環(huán)節(jié)在整體項目運行中的重要程度。但倘若在項目運行過程中受到交貨期限、合同條款等因素的影響，導(dǎo)致需額外增加備選分包商或變更供貨分包商，應(yīng)保障及時與業(yè)主進行溝通、出具書面要求，在征求到業(yè)主的同意后依照規(guī)定流程進行變更處理，否則將增大違約、索賠等風(fēng)險幾率，影響到項目整體運行效益。

二、海外項目采購與物流管理的基礎(chǔ)要點與具體對策探討

（一）基礎(chǔ)要點

1.整體計劃編制

在計劃編制層面，其內(nèi)容大體涵蓋采購清單、三級進度安排、巡檢、出廠檢驗、運輸、報關(guān)等多道環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格以主合同作為參考進行采購計劃、物流計劃的編制工作，并針對不同計劃類型確定好具體的責(zé)任人，完善追責(zé)機制建設(shè)。在編制計劃前，相關(guān)采購責(zé)任主體需詳細查明采購貨物的類目、規(guī)格、數(shù)目、質(zhì)量等信息，嚴格基于合同約定選用國際通用標準，結(jié)合不同材料、單體設(shè)備的交貨時間完成相應(yīng)環(huán)節(jié)時間節(jié)點的倒排處理，合理把控時間富裕量，確保合同得到有效執(zhí)行。在進度計劃執(zhí)行的過程中，倘若發(fā)現(xiàn)無法實現(xiàn)總進度計劃的要求，需確保及時與買方建立溝通交流，以書面形式通知買方，在多方協(xié)商下完成局部計劃的合理調(diào)整，最大限度保障滿足總進度計劃要求。

2.巡檢與催交工作

巡檢與催交工作的控制要點大體分為以下四個層面：其一是確保分包商嚴格依照規(guī)定時間與要求提交設(shè)計圖紙與相關(guān)技術(shù)文件，針對設(shè)計中出現(xiàn)的問題進行及時協(xié)調(diào)聯(lián)絡(luò);其二是做好主要材料設(shè)備、配套輔助設(shè)備、外協(xié)件等采購進度的管理，倘若涉及到外購需求還應(yīng)針對訂貨計劃、到貨進展進行檢查;其三是針對設(shè)備的制造、組裝、試驗、包裝、運輸?shù)惹闆r進行檢查，保障各類準備條件均已完善，并對照生產(chǎn)計劃確保多道關(guān)鍵工序按進度開展;其四是針對供貨商的供貨進度進行檢查評估，對照合同約定期限進行關(guān)鍵控制點的查驗，倘若出現(xiàn)偏差情況應(yīng)及時與工廠進行聯(lián)系或現(xiàn)場進行核實，采取有效補救與糾正措施，保障供貨的如期完成[2]。

3.出廠檢驗工作

在出廠檢驗環(huán)節(jié)，需嚴格依照合同要求進行材料設(shè)備、配套元器件的質(zhì)量檢查，提前以書面形式通知買方有關(guān)設(shè)備的出廠檢驗計劃、出廠檢驗項目，與買方協(xié)同完成設(shè)備出廠期的質(zhì)量檢驗工作，并要求專業(yè)人員直接參與到該環(huán)節(jié)，針對設(shè)備進行試運轉(zhuǎn)，防范因設(shè)備質(zhì)量問題對后續(xù)國外工廠的相應(yīng)生產(chǎn)環(huán)節(jié)造成影響。

4.國際物流運輸

通常國際物流運輸?shù)墓ぷ饕c體現(xiàn)在運輸計劃編制、貨代公司物流運輸過程監(jiān)控、信息溝通、單據(jù)核實、海關(guān)保險業(yè)務(wù)辦理等層面。具體來說，需嚴格依照項目合同、采購進度計劃進行工廠交貨計劃的編制與發(fā)布，針對貨代公司的運輸計劃進行協(xié)同檢查，并強化對大型設(shè)備、超限設(shè)備、危險品的重點關(guān)注，針對其物流運輸組織與計劃進行詳細核對;同時需針對物流運輸環(huán)節(jié)做到動態(tài)監(jiān)控，圍繞運輸前期的報關(guān)、裝運與整體運輸過程中的關(guān)鍵節(jié)點進行全面跟蹤，細化各運輸環(huán)節(jié)的具體責(zé)任人，保障在問題發(fā)生后實現(xiàn)有效追責(zé);此外，針對施工過程中出現(xiàn)的設(shè)計變更問題，需注重提前編制好相應(yīng)的防范措施與計劃，落實設(shè)計與采購計劃的復(fù)查工作，消除對物流運輸環(huán)節(jié)造成的干擾，保障在境內(nèi)實現(xiàn)相應(yīng)問題的妥善解決。

（二）具體對策

1.引入多元采購管理模式，適應(yīng)多種項目需求

針對海外項目的采購環(huán)節(jié)進行管理，需結(jié)合項目類型差異引入多種采購管理模式，為管理實效性的提升創(chuàng)設(shè)保障。例如運用集中采購管理模式，由公司掌握實際采購權(quán)，指定具體負責(zé)人或部門開展采購工作，該模式適用于單項采購金額較大或大型系統(tǒng)成套設(shè)備采購的情況;再如運用分散采購管理模式，將采購管理權(quán)進行下放，由項目管理部門指定相應(yīng)負責(zé)人進行采購，適用于規(guī)模較小、小型單體設(shè)備的采購情況。鑒于海外項目具有復(fù)雜性特征，因此可將上述兩種模式進行綜合利用，進一步提升采購效率。

2.推進項目管理體系建設(shè)，完善具體執(zhí)行保障

首先是建立項目管理體系，結(jié)合項目業(yè)主、咨詢公司建立組織體系，由主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任負責(zé)人，由項目經(jīng)理組織各項工作的開展，并落實設(shè)計、采購、質(zhì)量等具體負責(zé)人崗位，確保實現(xiàn)專崗專責(zé)。其次是構(gòu)建進度管理體系，在此可引入進度管理信息化系統(tǒng)，通過設(shè)定WBS與權(quán)重體系實現(xiàn)采購與物流管理工作結(jié)構(gòu)的分解與再建，結(jié)合實際工作情況進行各層級的動態(tài)更新，確保實現(xiàn)對海外項目進度的實時控制。再次是建立成本控制體系，應(yīng)由項目部預(yù)先完成采購成本內(nèi)控表的建立，將表中類別細化至單體設(shè)備、完成目標價格的設(shè)定，以此為具體執(zhí)行提供參考依據(jù)，便于在發(fā)現(xiàn)采購成本超出目標值時進行標紅預(yù)警，實現(xiàn)對項目成本的合理把控。接下來是質(zhì)量管理體系的建設(shè)，應(yīng)依據(jù)項目設(shè)計標準完成設(shè)計、采購等工作的質(zhì)量控制，采用定期與不定期相結(jié)合的方式進行質(zhì)量檢查與驗收。最后是引入DDU物流管理模式，經(jīng)由貨物統(tǒng)計、訂艙、配貨、集港、報檢與報關(guān)、裝船、繳費簽單、支付貨款、海上運輸、轉(zhuǎn)運等流程，將貨物直接運送至現(xiàn)場，提升物流運輸效率。

3.健全海外項目校審制度，保障采購計劃質(zhì)量

為項目利潤、項目供應(yīng)商管理混亂問題，需著重針對供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)予以重點關(guān)注，在報價階段完成合格供應(yīng)商名單的編制工作，經(jīng)由項目部、采購部審核與業(yè)主批準后進行實施，并以此作為采購環(huán)節(jié)的參考依據(jù)。在具體編制原則設(shè)計上，采購團隊需依據(jù)項目物資重要性等級CR進行供應(yīng)商名單編制，并綜合考慮到供應(yīng)商所在地區(qū)的運輸便捷度、供應(yīng)商以往業(yè)績情況等進行供應(yīng)商選取;同時需將供應(yīng)商數(shù)量控制在5家以上，經(jīng)由技術(shù)評標后篩選出符合技術(shù)要求的供應(yīng)商，增加商務(wù)談判環(huán)節(jié)的籌碼;此外，還需針對供應(yīng)商準入資格進行預(yù)審，落實供應(yīng)商三級審核制度與采購計劃校審制度，進一步為采購計劃的質(zhì)量提供保障。

4.完善信息管理平臺建設(shè)，實現(xiàn)物流進度控制

針對物流運輸環(huán)節(jié)進行管控，需積極引入信息化系統(tǒng)實現(xiàn)對各物流運輸節(jié)點的實施監(jiān)控，將收集到的反饋信息進行綜合分析，在信息平臺上將發(fā)貨狀態(tài)進行公示，便于進一步強化對發(fā)貨進度的整體把控，并加強對物流運輸成本的調(diào)節(jié)與控制，有效提升項目總體利潤，進一步為海外項目整體經(jīng)濟效益、社會效益的提升創(chuàng)設(shè)長效保障，提升項目總體管理水平。

三、結(jié)論

在“一帶一路”戰(zhàn)略的引領(lǐng)下，我國對外投資與海外項目建設(shè)呈現(xiàn)出健康有序的發(fā)展狀態(tài)，電子商務(wù)平臺的發(fā)展進一步提高了國際貿(mào)易往來頻次，對于海外項目的采購、物流管理提出了更高的要求。應(yīng)借鑒我國EP、EPC項目現(xiàn)有經(jīng)驗，開發(fā)可靠的供應(yīng)商資源庫，培養(yǎng)海外管理人才，搭建完善的海外項目管理方案，更好地提升海外項目綜合效益。

參考文獻：

[1]陳子航，徐顯騰.核電工程物流總承包模式研究[J].中國物流與采購，2017，（10）：72-73.

[2]袁杰.國際工程承包企業(yè)物流體系建設(shè)研究[J].物流工程與管理，2019，（3）：27-28.

[3]鄧蘭.多品種多規(guī)格物品的庫存管理研究——以廣百物流吉利項目為例[J].無線互聯(lián)科技，2019，（8）：157-158.

作者簡介：戴婷婷（1989-），女，北京人，漢族，本科，采購經(jīng)理，對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)國際商學(xué)院在職人員高級課程研修班學(xué)員，研究方向：企業(yè)管理。