事業(yè)單位人事檔案管理的必要性及策略探究

李晉

【摘 要】 本文在充分論述了事業(yè)單位人事檔案管理必要性的基礎(chǔ)上，分析了其在當前階段的現(xiàn)狀及問題，提出了完善策略：加大支撐保障、健全制度體系、重視開發(fā)利用和提高信息水平等。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位;人事檔案管理;必要性;完善策略

人事檔案作為人才信息的重要載體，直接反映著事業(yè)單位人員個人簡歷、成長背景、行為軌跡、工作表現(xiàn)等信息，是實現(xiàn)“發(fā)展人才、用好人才”的基礎(chǔ)。近年來，事業(yè)單位人事方面發(fā)生了較大的變化，相關(guān)信息匯聚越發(fā)多樣，是事業(yè)單位系列管理工作開展的關(guān)鍵依據(jù)，其開展勢在必行。但受多重因素影響，事業(yè)單位人事檔案管理質(zhì)量差強人意，相關(guān)方面的工作建設(shè)尤為緊迫，系統(tǒng)研究備受學術(shù)界關(guān)注和熱議。

一、事業(yè)單位人事檔案管理必要性

所謂人事檔案管理即是指對人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的系列活動。對此，中共中央辦公廳頒發(fā)的《干部人事檔案工作條例》指出，干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。某種程度上講，人事檔案管理作為一項基礎(chǔ)性工作，收錄了個體年齡、婚姻、家庭成員等信息，同時精準反饋了其在實際工作中的系列表現(xiàn)，為其他管理工作的開展提供了必要的信息支持，提高了決策的公平性、科學性和合理性，維護了全體職員的合法權(quán)益，是我國進一步發(fā)展和諧社會主義事業(yè)的關(guān)鍵一環(huán)。另外，正是基于人事檔案對職工成長的記錄功能，有助于管理者制定更為科學的人力資源分配和管理計劃，從而最大限度地挖掘職工工作價值，是實現(xiàn)人盡其才生態(tài)格局的基礎(chǔ)。

二、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

事業(yè)單位人事檔案管理作為一項龐雜的系統(tǒng)化工程，其開展必要性毋庸置疑，但現(xiàn)階段的表現(xiàn)存在較大的改善空間。具體而言，部分事業(yè)單位領(lǐng)導對人事檔案管理的重視不足，簡單地將之理解為對職工個人信息的記錄、整理、統(tǒng)計等工作，因而將更多資源集中于其他建設(shè)方面，導致該項工作的形式化主義現(xiàn)象頗為嚴重，并在一定程度上影響著基層人員的認知，無法積極、主動配合，造成了事業(yè)單位人事檔案管理中的諸多屏障。同時，事業(yè)單位人事檔案管理的主體是人，其功能價值的有效釋放，有賴于其高度的素質(zhì)素養(yǎng)支持。然而事實上，不少事業(yè)單位人事檔案管理的專業(yè)人才配備不足，甚至由其他部門工作人員兼任，加之培訓教育組織缺失，降低了整體工作質(zhì)量水平，一定程度上還造成了其主觀層面的懈怠思想。除此之外，事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新表現(xiàn)力不足，與時代發(fā)展主流脫節(jié)，仍舊以傳統(tǒng)手工操作為主，信息化水平偏低，并不利于其應(yīng)用價值釋放。

三、事業(yè)單位人事檔案管理完善策略

正是基于事業(yè)單位人事檔案管理的工作價值，加之其在現(xiàn)階段的問題表現(xiàn)，決定了其完善建設(shè)的必要性和必然性。作者基于上述分析，結(jié)合實際情況，有針對性地提出了以下幾種事業(yè)單位人事檔案管理完善策略，以供參考和借鑒。

1、加大支撐保障

在宏觀知識經(jīng)濟時代，人才是驅(qū)動人類社會可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵能動因子，更是系列有效管理活動開展的必備基礎(chǔ)，其相關(guān)建設(shè)勢在必行。尤其是面對上述事業(yè)單位人事檔案管理問題的客觀存在，應(yīng)當重點加強該方面的支撐保障。在具體的實施過程中，首要提高管理層級的重視程度，嚴格把控各項工作細節(jié)落實到位，并結(jié)合人才強國戰(zhàn)略導向，樹立正確的價值意識，根據(jù)本單位實際情況，不斷加強領(lǐng)導與支持，落實好監(jiān)督職能，從而引導開拓人事檔案管理新格局。同時，基于此，事業(yè)單位還需進一步加強人事檔案管理專業(yè)化團隊建設(shè)，設(shè)立專門的責任崗位，面向社會公開招聘專業(yè)素質(zhì)過硬、綜合素養(yǎng)較高的人才，為之提質(zhì)增效奠定扎實的智力基礎(chǔ)。另外，組織開展多樣化的培訓教育活動，以主題講座、涉外交流等方式，邀請業(yè)界名流廣泛參與，及時更新他們的思想理念，不斷充實其學識素養(yǎng)，共享有效實踐經(jīng)驗，加強內(nèi)部交流溝通，從而提升整體工作隊伍素質(zhì)素養(yǎng)，為實現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理可持續(xù)發(fā)展目標奠定厚實的基礎(chǔ)。

2、健全制度體系

正所謂，無規(guī)矩不成方圓。在“依法治國”方針的指導下，任何管理工作的有效開展必須要合法合規(guī)，著重推動其規(guī)范化、標準化建設(shè)，是維護公平公正的基礎(chǔ)。健全的制度配套體系，為事業(yè)單位人事檔案管理保駕護航，對提升職員自律意識亦有重要的價值意義，指導著他們發(fā)揮更大的工作價值?？陀^上講，事業(yè)單位人事檔案管理作為一項龐雜的系統(tǒng)化工程，觸涉到十分冗雜的工作事項，對整個制度體系建設(shè)提出了較高的要求。在具體的踐行過程中，事業(yè)單位管理層及人事檔案管理部門，應(yīng)以實際需求為導向，在既有制度框架結(jié)構(gòu)下，結(jié)合我國法治政策的指導，善于發(fā)現(xiàn)其中存在的不足，繼而針對性地予以修繕或補充，盡可能全面地覆蓋整個事業(yè)單位人事檔案管理流程。完善事業(yè)單位人事檔案管理制度，應(yīng)保證其全面性、科學性以及可行性，包括崗位職責、績效考核、實施細則、反饋機制等，并建立與之相對應(yīng)的獎懲機制，勉勵職工有效行為，規(guī)范管理程序。

3、重視開發(fā)利用

事業(yè)單位人事檔案管理效能價值的釋放，關(guān)鍵在于應(yīng)用環(huán)節(jié)，這是一個系統(tǒng)化推進過程。具體而言，愈加豐富的事業(yè)單位人事檔案信息構(gòu)成，越有利于系列應(yīng)用工作開展，并且保證了其科學性、客觀性。在實踐過程中，事業(yè)單位人事檔案管理除了搜集員工個人真實資料之外，還需注重對整個工作過程的動態(tài)采集，緊跟時代步伐，秉持認真、負責的態(tài)度，客觀反饋員工系列行為表現(xiàn)，并以前瞻性的眼光來辨別其準確度，一旦查證與事實不符，則需及時向上級主管單位通報，繼而組織重新采集工作。基于此，進一步開發(fā)事業(yè)單位人事檔案的管理功能，靈活調(diào)整內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)，并與員工績效考核、職位晉升、獎勵懲處等決策關(guān)聯(lián)在一起，實現(xiàn)一定權(quán)限范圍內(nèi)的信息共享，同步建立個人有效數(shù)據(jù)等，從而完善其查詢服務(wù)功能。在此之余，加強事業(yè)單位與社會人才服務(wù)機構(gòu)之間的互動溝通，善于汲取其他行業(yè)人事檔案管理方面的先進理念及成功經(jīng)驗，依托完善的信息反饋，實現(xiàn)人盡其才，共筑我國人才強國新生態(tài)。

4、提高信息水平

近年來，隨著我國科技領(lǐng)域的創(chuàng)新加速，基于計算機、互聯(lián)網(wǎng)等先進技術(shù)應(yīng)用支持，已然形成了信息化生態(tài)格局，并深刻影響著社會各領(lǐng)域的變革與發(fā)展。在這樣的環(huán)境背景下，加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)勢在必行，是進一步提升該項工作效率與質(zhì)量的有效路徑，同時還有利于縮減人力、物力及其他資源投入。另外，隨著事業(yè)單位人事檔案管理信息化水平的提高，還實現(xiàn)了更多功能擴載，是突出其應(yīng)用服務(wù)功能的關(guān)鍵一環(huán)。為此，事業(yè)單位要善于審時度勢，不斷加強人事檔案管理信息化方面的建設(shè)投入，積極導入先進科技裝備，包括大數(shù)據(jù)、云計算等，有機地將文字、音頻、視頻等多元化信息資源整合在一起，生成龐大的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并重點做好分類存儲工作，及時進行動態(tài)更新，為系列管理決策活動提供精準、客觀、全面的數(shù)據(jù)信息支持，進而推動我國社會主義偉大建設(shè)事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。在此過程中，由于事業(yè)單位人事檔案涉及到很多保密信息，在互聯(lián)網(wǎng)高度開放的虛擬空間形態(tài)下，潛存著一定的泄露風險，要著重加強信息安全工作。

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理十分重要和必要，對最大限度地發(fā)揮職工工作價值，實現(xiàn)我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)目標意義非凡，其作為一項龐雜的系統(tǒng)化工程，在具體的實施組織過程中，以現(xiàn)實情況為依據(jù)，不斷加強完善制度建設(shè)，包括更新思想理念、健全制度體系、重視開發(fā)利用、提高信息水平等，以實現(xiàn)其更大效益。學術(shù)界也應(yīng)持續(xù)關(guān)注此類研究，結(jié)合實際情況，從不同視角考察我國事業(yè)單位人事檔案管理實際，并有針對性地提出更多有效創(chuàng)新改革舉措。

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【作者簡介】

李 晉（1980.10—）男，山東壽光人，本科，山東省衛(wèi)生健康宣傳教育中心助理館員，研究方向：檔案管理.