談如何提升現(xiàn)代檔案管理工作的信息化水平

程鵬

摘要：整個社會在信息化技術(shù)的推廣與普及下，都發(fā)生了深刻而巨大的變化，各行各業(yè)都在朝著信息化的方向建設(shè)、發(fā)展，因?yàn)槠鋵τ谖覀兊母黜?xiàng)傳統(tǒng)工作開展，確實(shí)具有著顯著的推動和促進(jìn)作用，可以有效提高傳統(tǒng)工作效率、工作質(zhì)量。為此，在檔案管理工作當(dāng)中，我們也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對信息化技術(shù)的建設(shè)和應(yīng)用，提升現(xiàn)代檔案管理工作的信息化水平，切實(shí)發(fā)揮出信息化技術(shù)在檔案管理中的作用和優(yōu)勢，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。本文基于作者自身的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與學(xué)習(xí)認(rèn)識，首先簡單分析了檔案管理信息化的必要性，然后主要就如何提升現(xiàn)代檔案管理的信息化水平，提出了部分探討性建議，以期能為相關(guān)的工作實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;必要性;策略

當(dāng)前，我們應(yīng)當(dāng)將檔案管理的信息化建設(shè)作為一個關(guān)鍵課題，加強(qiáng)研究、探討與實(shí)踐，一方面要客觀、深入的認(rèn)識到檔案管理信息化的必要性，另一方面更要采取科學(xué)、合理的信息化建設(shè)策略，有效提升現(xiàn)代檔案管理工作的信息化水平，切實(shí)發(fā)揮出信息化技術(shù)的作用和優(yōu)勢。

一、檔案管理信息化的必要性

檔案管理，是一項(xiàng)非常重要的社會工作，各個行業(yè)、領(lǐng)域，各個企、事業(yè)單位，各個團(tuán)體、組織等，都需要按照自身和國家的要求、規(guī)定，對相關(guān)信息、數(shù)據(jù)、文件，進(jìn)行系統(tǒng)性的收集、整理、編撰、保管，并根據(jù)需要進(jìn)行檔案的開發(fā)、利用。特別是對于國家行政事業(yè)單位，如人力資源和社會保障局來說，由于其本質(zhì)工作具有治理社會、服務(wù)大眾的特殊性質(zhì)，因此其檔案管理工作的開展更顯重要[1]。其不僅能夠記錄地方的人力資源分配、就業(yè)及社會保障建設(shè)發(fā)展情況，同時還能夠?yàn)榻窈蟮纳鐣肆Y源管理工作及社會保障建設(shè)工作的推進(jìn)，提供參考、指導(dǎo)和依據(jù)，幫助優(yōu)化社會人力資源配置，增強(qiáng)社會保障力度。

不過需要了解的是，隨著檔案資料的大量增多，以及檔案管理工作要求的提高，傳統(tǒng)以人工為主的檔案管理方式，已經(jīng)不能再適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作需求，其一是人工化的檔案管理工作效率非常低下，而且人的工作勞動壓力非常大;其二是容易出現(xiàn)各種人為性的問題、漏洞和不符規(guī)范的情況出現(xiàn)，導(dǎo)致檔案的可讀性、可用性大大降低;其三是檔案的開發(fā)、共享、利用難度較大，難以使檔案管理的價值得到最大化的體現(xiàn)。而通過信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，則可以全面的解決上述難題，如大量的取代人力工作，減輕人的工作壓力，同時提高檔案管理的效率，幫助自動識別、規(guī)避檔案管理工作中可能出現(xiàn)的問題與漏洞，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效共享、傳輸，深入挖掘檔案信息的潛在價值，最終將檔案管理的價值最大化的體現(xiàn)出來。由此可見，在當(dāng)前的時代背景下，推行檔案管理信息化建設(shè)，是具有高度必要性的，必須要得到高度的關(guān)注與落實(shí)。

二、提升現(xiàn)代檔案管理工作信息化水平的策略

（一）打造完善的檔案管理信息化技術(shù)平臺

和傳統(tǒng)的檔案管理工作方式相比較，信息化的檔案管理工作，首先是需要一套信息化技術(shù)平臺作為支撐，這是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，并且對今后信息化技術(shù)條件下的檔案管理工作成效，具有最為直接的影響。為此，我們必須要打造完善的檔案管理信息化技術(shù)平臺，基于檔案管理工作的實(shí)際需求，從硬件與軟件兩個方面，建成功能完善、性能優(yōu)異的檔案管理站點(diǎn)。如應(yīng)當(dāng)要建立專門的檔案管理信息化工作室，配置性能理想的服務(wù)器、計算機(jī)以及專用的檔案管理辦公網(wǎng)絡(luò)以及其他相關(guān)的輔助設(shè)備——掃描儀、復(fù)印機(jī)等等。在軟件的建設(shè)方面，其不僅要根據(jù)檔案管理工作的基本工作要求，實(shí)現(xiàn)檔案收集、錄入、編撰、統(tǒng)計、分析、保管等一系列常規(guī)功能，同時還要根據(jù)自身的檔案管理工作特點(diǎn)，擴(kuò)展其他的相關(guān)專屬功能，如人力資源信息批量統(tǒng)計、分析等。還有一點(diǎn)需要注意，那就是應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)信息化平臺檔案收集與相關(guān)單位的橫向?qū)樱鐚⑷肆Y源檔案管理平臺，與民生、就業(yè)培訓(xùn)、學(xué)校畢業(yè)生等檔案管理工作平臺，實(shí)現(xiàn)無縫對接，將重要的、必須的人力資源檔案信息，在第一時間全面的收集到位，以便進(jìn)行后期的錄入、編撰等工作，保證檔案信息的及時性、完整性[2]。

（二）做好電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙軌化管理

在信息化的技術(shù)條件下，檔案管理所產(chǎn)生的文件都以電子形式保存，形成電子檔案。不過即使在這樣的情況下依然有不少的信息，須得通過紙質(zhì)媒介來記錄和傳遞，尤其是一些檔案管理信息化技術(shù)平臺尚不能處理的信息，可能會產(chǎn)生不少的紙質(zhì)檔案，對此我們應(yīng)當(dāng)重視檔案信息的雙軌回收與電子化轉(zhuǎn)換。也就是說，要收集電子檔案信息的同時，也要注重傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息的收集，同樣要保證收集的及時、全面，避免發(fā)生遺漏，而且在收集到位后，要快速、無誤的將這些紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)換為電子化形式，以便于后期的電子化管理，例如可以通過掃描或是人工錄入的方式，來實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲形式的轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換過程當(dāng)中，依然需要注意準(zhǔn)確性的問題，不能出現(xiàn)錯誤。

（三）健全檔案管理信息化制度建設(shè)

科學(xué)、合理、明確且具有操作性的制度，才能為檔案管理信息化建設(shè)提供參考、約束和依據(jù)，保證建設(shè)工作的規(guī)范推進(jìn)，為此我們在注重信息化技術(shù)性建設(shè)的同時，還應(yīng)當(dāng)注重信息化制度建設(shè)[3]。例如要明確所有的檔案信息內(nèi)容、填寫規(guī)范，可以借助信息化技術(shù)，來講對檔案填寫內(nèi)容進(jìn)行自動化的檢測，避免一些明顯的問題和漏洞出現(xiàn)。同時還要以國家《檔案法》以及其他的相關(guān)政策為基礎(chǔ)，結(jié)合單位的實(shí)際工作情況，對檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，給出詳細(xì)而明確的規(guī)定，乃至檔案的保管期限、保密、調(diào)閱、銷毀等，都需要進(jìn)行相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、要求說明，為檔案管理工作的實(shí)踐提供指導(dǎo)。最后，還應(yīng)當(dāng)建立明確的檔案管理信息化工作責(zé)權(quán)體系，將相關(guān)的工作職責(zé)、責(zé)任、權(quán)利等，細(xì)化到各個檔案管理工作崗位，并制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、考核指標(biāo)，保證檔案管理信息化建設(shè)得以規(guī)范、有序和高效的推進(jìn)。

（四）借助信息化技術(shù)對檔案信息價值進(jìn)行深入的挖掘、利用

需要明確一點(diǎn)，檔案管理的主要價值、意義，不只是“記錄”，其更是為了通過“利用”，來為將來的工作提供參考、指導(dǎo)和依據(jù)，為此我們便需要高度重視檔案信息價值的挖掘和利用問題[4]。以往，對于檔案的應(yīng)用效率是較低的，如對于檔案信息的分析難以做到真正的客觀、科學(xué)、全面，而在信息化的技術(shù)條件下，我們則可以更加深入的挖掘檔案價值。例如，在當(dāng)前的信息化技術(shù)體系下，人工智能與大數(shù)據(jù)技術(shù)非常受關(guān)注，并且該技術(shù)本身也已經(jīng)發(fā)展的較為成熟，其能夠?qū)蘖康臄?shù)據(jù)進(jìn)行高效率的處理、分析，并按照人的思維對其作出價值判斷。在檔案管理工作中，我們可以借助大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)，非常快速的對檔案信息進(jìn)行量化性的分析，如在人力資源檔案信息分析中，更加科學(xué)、準(zhǔn)確的反映出人才的知識、素質(zhì)、能力，并將分析結(jié)果與用人單位人才需求結(jié)合起來，幫助優(yōu)化社會人力資源配置，在解決人才就業(yè)問題的問題，使用人單位獲得最需要的優(yōu)質(zhì)人才。