淺談檔案信息化管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

侯斌

摘要：當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展，信息技術(shù)越來(lái)越普及，為了加強(qiáng)檔案的科學(xué)化管理，信息化技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案信息化管理成為一種趨勢(shì)，也為單位的發(fā)展提供一個(gè)機(jī)遇，但是由于受傳統(tǒng)觀念影響，檔案信息化管理中還存在不少問(wèn)題，本文旨在分析當(dāng)前檔案信息化管理中的問(wèn)題，從而提出解決問(wèn)題的對(duì)策建議，以期為加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程提供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;問(wèn)題;對(duì)策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2020）04-00-01

當(dāng)前，隨著社會(huì)發(fā)展步伐的加快，信息技術(shù)迅速發(fā)展，信息化手段越來(lái)越多的應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)。檔案作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)事業(yè)的直接記錄，有著關(guān)鍵性的作用，利用價(jià)值大，利用頻率高，因此，檔案的信息化管理也就越來(lái)越迫切，檔案信息化管理也便成了檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)社會(huì)發(fā)展的必然選擇。為此，國(guó)家檔案局還曾提出“以檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”，可見(jiàn)檔案信息化管理已是大勢(shì)所趨。但是，當(dāng)前的檔案信息化管理還存在不平衡不充分的問(wèn)題，需要各級(jí)檔案管理部門和各單位檔案室的共同努力。

一、檔案信息化的含義及作用

相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，檔案信息化主要是將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字化形式，通過(guò)數(shù)字化信息加以保管，并通過(guò)信息化查閱等方式向社會(huì)提供利用服務(wù)。

檔案信息化管理能讓檔案管理的工作效率和質(zhì)量得到大幅度提升，從而減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，方便檔案的日常管理。同時(shí)，能更方便檔案的查閱利用，避免翻閱實(shí)體檔案的麻煩，不僅效率高，節(jié)省查檔利用人員的時(shí)間，而且還能有效避免對(duì)實(shí)體檔案的損傷，保護(hù)室藏檔案的安全。

二、當(dāng)前檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)檔案信息化管理工作的認(rèn)識(shí)不夠。在大多數(shù)單位的檔案管理工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員普遍對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不足，還停留在傳統(tǒng)的管理模式中，檔案的收管用都采取傳統(tǒng)方式，導(dǎo)致檔案信息化管理得不到有效應(yīng)用。單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，這也直接導(dǎo)致了單位在檔案信息化方面的投入不足，設(shè)施設(shè)備落后，不能滿足檔案信息化管理的需要。

2.檔案信息化管理的專業(yè)人才缺乏。檔案信息化的發(fā)展離不開(kāi)專業(yè)人才，必須掌握熟練的檔案信息化管理手段才能開(kāi)展好檔案數(shù)字化管理工作。但是，就目前各單位的情況來(lái)看，在大多數(shù)單位中從事檔案管理工作的一般都是年齡較大、學(xué)歷較低的人員，工作積極性不高，新知識(shí)新手段接受能力較低，對(duì)于信息化管理手段無(wú)法掌握。現(xiàn)有檔案管理人員滿足于傳統(tǒng)的檔案管理方式，對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用也做的不夠到位。

3.檔案信息化管理方面的培訓(xùn)較少。信息化作為新事物，必須要加強(qiáng)普及力度，但是現(xiàn)在大多數(shù)單位都只注重單位業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，在業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面投入較大，但是在檔案信息化管理方面基本上不組織培訓(xùn)，也不組織外出參加專業(yè)的信息化知識(shí)培訓(xùn)，致使現(xiàn)有人員想學(xué)習(xí)新技術(shù)新手段也缺乏途徑，這就使檔案信息化管理人才更加的缺乏。

4.在檔案信息化管理中投入的資金不足。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案信息化管理不夠重視，認(rèn)為檔案工作是“說(shuō)起來(lái)重要，忙起來(lái)不要”，一直受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，導(dǎo)致不愿意在檔案信息化建設(shè)中投入較多資金，想當(dāng)然的認(rèn)為在檔案信息化建設(shè)中投入資金不會(huì)給單位帶來(lái)效益，還會(huì)影響單位正常業(yè)務(wù)的開(kāi)展。因此，檔案信息化所需的設(shè)施設(shè)備普遍較為匱乏，基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，檔案信息化發(fā)展環(huán)境較差，現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備不能滿足信息化發(fā)展的需要，影響了信息化建設(shè)的進(jìn)度。

三、解決檔案信息化管理難題的對(duì)策分析

當(dāng)前，越來(lái)越多的單位都開(kāi)始了檔案的數(shù)字化掃描，信息化建設(shè)進(jìn)度也不斷加快，對(duì)于目前這種對(duì)于檔案信息化不夠重視，阻礙檔案信息化建設(shè)的錯(cuò)誤做法，要堅(jiān)決予以糾正，積極轉(zhuǎn)變管理理念，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展步伐，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。對(duì)于目前的現(xiàn)狀，無(wú)論是單位領(lǐng)導(dǎo)層還是普通檔案管理人員，都要從自身出發(fā)，多措并舉，努力尋求解決檔案信息化發(fā)展難題的對(duì)策。

1.積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念，提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)。只有思想重視，才能付諸行動(dòng)。各單位領(lǐng)導(dǎo)要加大檔案信息化方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，適應(yīng)新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的形勢(shì)，不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備，與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的綜合素質(zhì)，提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念和服務(wù)方式，摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，跳出手工管理檔案的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)牢籠。要根據(jù)單位發(fā)展，做好發(fā)展規(guī)劃，完善響應(yīng)的管理制度與規(guī)范，將早日實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理納入重要事項(xiàng)，在檔案用房的配備、檔案管理人員的安排、檔案發(fā)展資金的預(yù)算、檔案設(shè)施設(shè)備的購(gòu)買等環(huán)節(jié)中切實(shí)考慮到檔案信息化管理的需求，為檔案信息化建設(shè)提供最大的條件。

2.切實(shí)加大資金投入，盡力滿足檔案信息化發(fā)展的軟硬件需求。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的第一步就是進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描，這是實(shí)現(xiàn)信息化管理的首要條件。首先各單位要加強(qiáng)在檔案數(shù)字化掃描中的資金投入，確保紙質(zhì)檔案應(yīng)掃盡掃，保證有利用價(jià)值檔案的完整錄入。檔案信息化是建立在技術(shù)與設(shè)備的基礎(chǔ)之上的，缺乏服務(wù)器、電腦、掃描儀等硬件設(shè)備和防火墻、檔案管理系統(tǒng)等，檔案的信息化管理就無(wú)從談起，這就要求單位要加大在數(shù)字化機(jī)房方面的投入，要購(gòu)買滿足需要的設(shè)施設(shè)備，購(gòu)買能夠方便數(shù)字檔案掛接和查詢利用的檔案服務(wù)系統(tǒng)，為下一步的信息化管理奠定好基礎(chǔ)。

3.加大專業(yè)人才培養(yǎng)力度，努力打造檔案信息化管理人才隊(duì)伍。檔案管理工作是由檔案管理人員從事的工作，離不開(kāi)人的參與，檔案信息化管理更是需要專業(yè)的人才來(lái)從事?；跈n案信息化管理工作的需要，各單位都要配備文化素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、信息化技術(shù)高的人才，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，努力打造一支高精尖的檔案信息化管理人才隊(duì)伍。一方面要加快人才引進(jìn)，積極引進(jìn)既懂檔案管理知識(shí)又具備熟練掌握信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，同時(shí)要為這類人才制定合理的發(fā)展規(guī)劃，確保引進(jìn)的人才能穩(wěn)定的工作。另一方面要加大對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)力度，積極組織信息化知識(shí)培訓(xùn)，在現(xiàn)有檔案管理知識(shí)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化檔案信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高他們的信息化管理水平，為檔案信息化管理打好基礎(chǔ)。

4.確保檔案信息化安全管理，早日實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化規(guī)范管理。檔案的安全至關(guān)重要，傳統(tǒng)檔案的安全管理尚還容易保障，但是在黑客技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)攻擊盛行的環(huán)境下，信息化檔案的安全相對(duì)更難，因此，各單位在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要尤為重視數(shù)字化檔案的安全問(wèn)題，要挑選購(gòu)買符合安全管理規(guī)范的防火墻等安全防護(hù)軟件，確保檔案信息化管理工作的安全開(kāi)展，堅(jiān)決防止失泄密事件的發(fā)生。

結(jié)語(yǔ)

總之，檔案信息化管理是大勢(shì)所趨，各單位要針對(duì)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，有針對(duì)性的加以整改完善，抓住信息化建設(shè)的機(jī)遇，加快實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提升檔案服務(wù)能力，為單位的科學(xué)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。