新時(shí)代高校內(nèi)部審計(jì)信息系統(tǒng)框架構(gòu)建研究

鄒伶俐 李明明

摘要：構(gòu)建規(guī)范、高效的審計(jì)信息系統(tǒng)是高校內(nèi)部審計(jì)必經(jīng)之路。本文通過(guò)探討高校內(nèi)部審計(jì)信息系統(tǒng)的系統(tǒng)框架，為高校內(nèi)部審計(jì)信息系統(tǒng)的構(gòu)建提供借鑒。

關(guān)鍵詞：高校; 審計(jì)信息化建設(shè); 研究

一、引言

習(xí)近平總書(shū)記提出：“要加強(qiáng)科技強(qiáng)審，加強(qiáng)審計(jì)信息化建設(shè)?！毙畔⒒歉咝?nèi)部審計(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而構(gòu)建規(guī)范高效的內(nèi)部審計(jì)信息系統(tǒng)是高校信息化的必經(jīng)之路。高校內(nèi)部審計(jì)信息系統(tǒng)通過(guò)規(guī)范化、流程化的程序，對(duì)日常審核業(yè)務(wù)（采購(gòu)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、科研項(xiàng)目）、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)管理，提高了高校內(nèi)部審計(jì)的速度和效率。同時(shí)，系統(tǒng)還可以通過(guò)審計(jì)資源管理子系統(tǒng)，對(duì)采購(gòu)供應(yīng)商、中介機(jī)構(gòu)、法律法規(guī)、審計(jì)檔案等進(jìn)行統(tǒng)一管理，保證審計(jì)業(yè)務(wù)的質(zhì)量。

二、日常審核業(yè)務(wù)子系統(tǒng)

日常審核業(yè)務(wù)子系統(tǒng)主要用于高校內(nèi)部審計(jì)部門(mén)日常審核業(yè)務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目和科研項(xiàng)目：

（一）采購(gòu)項(xiàng)目審核

采購(gòu)項(xiàng)目審核模塊，主要用于管理物資采購(gòu)審核業(yè)務(wù)。物資采購(gòu)一般涉及項(xiàng)目立項(xiàng)、采購(gòu)預(yù)算審核、采購(gòu)文件審核、采購(gòu)合同審核等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

采購(gòu)項(xiàng)目管理功能，送審人員能夠新增和查詢(xún)采購(gòu)項(xiàng)目。新增采購(gòu)項(xiàng)目生成項(xiàng)目編號(hào)，保存新增采購(gòu)項(xiàng)目信息及附件。運(yùn)用查詢(xún)功能，能夠知悉當(dāng)前采購(gòu)項(xiàng)目處于的流程階段。

采購(gòu)預(yù)算階段、采購(gòu)招標(biāo)階段、采購(gòu)合同階段，每個(gè)階段都包含資料送審功能和審核過(guò)程功能。資料送審功能用于檢查采購(gòu)預(yù)算階段送審資料的完整性，該功能模塊自動(dòng)繼承前一階段采購(gòu)項(xiàng)目信息，送審人員還能夠運(yùn)用該功能補(bǔ)充提交預(yù)算資料。采購(gòu)資料審核功能用于審核采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)文件、采購(gòu)合同金額制定的合理性。系統(tǒng)設(shè)置三級(jí)審核流程界面，用于審計(jì)人員內(nèi)部溝通審核記錄，主審人填寫(xiě)審核實(shí)際完成情況信息后，自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一級(jí)復(fù)核。全部審核完成后，自動(dòng)生成預(yù)算審核審定表，確定最終的審定金額。以上模塊還包含統(tǒng)計(jì)、比對(duì)功能，統(tǒng)計(jì)功能自動(dòng)統(tǒng)計(jì)審核意見(jiàn)，比對(duì)功能幫助審計(jì)人員各個(gè)階段審定金額的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

（二）工程項(xiàng)目審核

工程項(xiàng)目審核模塊，主要用于管理工程項(xiàng)目審核業(yè)務(wù)。工程項(xiàng)目一般涉及工程前期階段、施工準(zhǔn)備階段、工程施工階段、工程竣工階段等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

工程項(xiàng)目管理功能，送審人員能夠新增和查詢(xún)工程項(xiàng)目。新增工程項(xiàng)目自動(dòng)生成編號(hào)，保存新增工程項(xiàng)目信息及附件。運(yùn)用查詢(xún)功能，能夠知悉當(dāng)前采購(gòu)項(xiàng)目處于的流程階段。

工程項(xiàng)目審核具體包括工程立項(xiàng)、工程預(yù)算審核、招標(biāo)文件審核、工程合同審核、預(yù)付款審核、進(jìn)度款審核、工程簽證審核、工程變更審核、工程竣工結(jié)算審核等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。每個(gè)審核節(jié)點(diǎn)下都包含資料送審和工程項(xiàng)目資料審核過(guò)程功能。資料送審功能模塊下，送審人應(yīng)該能夠錄入合同款審核的相關(guān)信息并上傳附件進(jìn)行完整性審核。工程項(xiàng)目資料審核過(guò)程功能用于審核各個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)金額的合理性。工程項(xiàng)目審核過(guò)程與采購(gòu)項(xiàng)目審核功能類(lèi)似，工程項(xiàng)目資料審核過(guò)程功能設(shè)置三級(jí)審核流程界面，用于審計(jì)人員內(nèi)部溝通審核記錄，主審人填寫(xiě)審核實(shí)際完成情況信息后，自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一級(jí)復(fù)核。全部審核完成后，自動(dòng)生成預(yù)算審核審定表，確定最終的審定金額。

三、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)

（一）審計(jì)準(zhǔn)備階段

審計(jì)計(jì)劃管理模塊，用于對(duì)年度審計(jì)計(jì)劃進(jìn)行制定。通過(guò)審批工作流程，校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)計(jì)劃進(jìn)行立項(xiàng)審批，審批通過(guò)后的計(jì)劃項(xiàng)目自動(dòng)轉(zhuǎn)入項(xiàng)目立項(xiàng)管理子模塊。

審計(jì)立項(xiàng)管理模塊，用于審計(jì)立項(xiàng)和審計(jì)方案編制和調(diào)整。審計(jì)立項(xiàng)功能用于錄入項(xiàng)目來(lái)源信息并生成專(zhuān)項(xiàng)編號(hào)。編制和調(diào)整審計(jì)方案功能，用于錄入審計(jì)項(xiàng)目基本信息并生成審計(jì)方案。在審計(jì)實(shí)施過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)審計(jì)方案與實(shí)際情況不適應(yīng)的，可進(jìn)行審計(jì)方案調(diào)整。

審前準(zhǔn)備模塊，用于準(zhǔn)備底稿管理、審前調(diào)查底稿管理、數(shù)據(jù)采集管理。通過(guò)準(zhǔn)備底稿管理，審計(jì)人員可對(duì)審計(jì)項(xiàng)目準(zhǔn)備階段需要的各種作業(yè)文檔進(jìn)行編輯，包括審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)通知書(shū)、審計(jì)方案等。通過(guò)審前調(diào)查底稿管理，審計(jì)人員可以套用不同項(xiàng)目的模板，錄入項(xiàng)目背景等基本信息，自動(dòng)生成審前調(diào)查報(bào)告。

數(shù)據(jù)采集模塊，用于數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能。數(shù)據(jù)采集功能能夠利用聯(lián)網(wǎng)采集、數(shù)據(jù)采集、備份采集三種方式，在Access、SQLServe、Oracle三種數(shù)據(jù)庫(kù)財(cái)務(wù)軟件下完成數(shù)據(jù)采集。數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能能夠幫助審計(jì)人員將財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換為審計(jì)系統(tǒng)使用的數(shù)據(jù)格式。

（二）審計(jì)實(shí)施階段

常用、輔助查賬工具功能模塊，包含科目匯總表查詢(xún)、明細(xì)賬查詢(xún)、綜合憑證查詢(xún)、經(jīng)濟(jì)分類(lèi)匯總等功能。審計(jì)人員能夠利用常用查賬工具子模塊下的相關(guān)功能，對(duì)采集的科目余額表、項(xiàng)目明細(xì)賬以及具體的業(yè)務(wù)記賬憑證進(jìn)行查詢(xún)，審查被審計(jì)單位財(cái)務(wù)收支情況。

常用分析工具模塊，包含疑點(diǎn)智能查賬分析、科目總體分析、賬齡綜合分析等功能，可以滿(mǎn)足審計(jì)人員數(shù)據(jù)分析匯總需求。

審計(jì)過(guò)程記錄模塊，包含審計(jì)簽證單、抽查憑證記錄、疑點(diǎn)憑證記錄、審計(jì)工作底稿管理等功能。審計(jì)人員能夠通過(guò)抽查憑證記錄、疑點(diǎn)憑證記錄功能模塊對(duì)審查記賬憑證及附件情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。同時(shí)，通過(guò)審計(jì)取證功能對(duì)審計(jì)過(guò)程進(jìn)行客觀描述，交由被審單位確認(rèn)。

（三）審計(jì)結(jié)論階段

底稿問(wèn)題匯總模塊，包含審計(jì)底稿整理、生成審計(jì)小結(jié)、生成審計(jì)報(bào)告功能。審計(jì)組成員可通過(guò)審計(jì)底稿整理功能對(duì)各自所搜集的審計(jì)證據(jù)和初步評(píng)價(jià)進(jìn)行整理，生成個(gè)人小結(jié);項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可通過(guò)項(xiàng)目工作記錄功能查看復(fù)核項(xiàng)目組成員的審計(jì)底稿，通過(guò)生成審計(jì)報(bào)告功能匯總審計(jì)人員的審計(jì)小結(jié)生成審計(jì)報(bào)告初稿。

審計(jì)報(bào)告管理模塊，包含審計(jì)報(bào)告管理、意見(jiàn)反饋功能。審計(jì)報(bào)告管理功能用于審計(jì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)審計(jì)報(bào)告進(jìn)行批閱。意見(jiàn)反饋功能用于記錄出具審計(jì)報(bào)告初稿后與被審計(jì)單位的溝通情況，保存被審計(jì)單位提供證明材料。

項(xiàng)目工作記錄模塊，用于查詢(xún)專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)過(guò)程中的所有記錄，匯總審計(jì)底稿，形成正式審計(jì)報(bào)告。

（四）審計(jì)整改階段

審計(jì)整改情況子模塊，用于查詢(xún)、記錄被審計(jì)單位整改情況。該模塊自動(dòng)繼承正式審計(jì)報(bào)告的問(wèn)題和建議，能夠保存被審計(jì)單位提交的自查報(bào)告和審計(jì)整改報(bào)告。

四、審計(jì)資源管理子系統(tǒng)

（一）綜合事務(wù)管理

個(gè)人工作管理功能，用于查詢(xún)、辦理某一用戶(hù)所有的審批事項(xiàng)。通過(guò)該模塊，審計(jì)人員能夠清晰了解待辦、已辦事項(xiàng)，科學(xué)安排個(gè)人工作。

收發(fā)文管理功能，用于編輯、保存審計(jì)部門(mén)與學(xué)校其他部門(mén)之間的公文往來(lái)管理。審計(jì)人員可使用該功能，調(diào)用系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置的公文模板，快速完成公文撰寫(xiě)。

統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理功能，用于用戶(hù)統(tǒng)計(jì)審計(jì)業(yè)務(wù)完成情況等數(shù)據(jù)。該功能按部門(mén)業(yè)務(wù)種類(lèi)（采購(gòu)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)等），將各審計(jì)項(xiàng)目臺(tái)賬數(shù)據(jù)讀取匯總生成固定格式的部門(mén)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，供決策者參閱。

部門(mén)行為管理功能，用于用戶(hù)記錄、查詢(xún)部門(mén)參與會(huì)議、活動(dòng)情況，包括部門(mén)內(nèi)部會(huì)議情況、部門(mén)參與上級(jí)情況、部門(mén)外出活動(dòng)情況。

（二）檔案管理

檔案管理模塊用于對(duì)已結(jié)束的審計(jì)業(yè)務(wù)以及日常文件資料進(jìn)行自動(dòng)歸檔，用戶(hù)可對(duì)正在歸檔的審計(jì)資料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、設(shè)置保存期限。

（三）采購(gòu)供應(yīng)商信息管理

采購(gòu)供應(yīng)商管理模塊可用于搜集保存歷年物資采購(gòu)的中標(biāo)供應(yīng)商、參與投標(biāo)的供應(yīng)商以及申請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)詢(xún)價(jià)供應(yīng)商詳細(xì)信息，包括供應(yīng)商基本信息、履約情況評(píng)價(jià)、供應(yīng)商中標(biāo)次數(shù)等。審計(jì)人員能夠?qū)⒐?yīng)商庫(kù)中的供應(yīng)商信息作為預(yù)算審核詢(xún)價(jià)程序的主要依據(jù)引用至采購(gòu)預(yù)算審核子模塊的三級(jí)審核流程界面。

（四）中介機(jī)構(gòu)信息管理

中介機(jī)構(gòu)信息管理模塊可用于搜集保存歷年來(lái)服務(wù)于高校審計(jì)業(yè)務(wù)的審計(jì)服務(wù)中介機(jī)構(gòu)信息，包括中介機(jī)構(gòu)基本信息、正在委托任務(wù)、以前委托任務(wù)、是否定點(diǎn)機(jī)構(gòu)等。同時(shí)，在該模塊能夠記錄查詢(xún)中介機(jī)構(gòu)歷次委托業(yè)務(wù)的完成情況、收費(fèi)情況。決策層能夠通過(guò)查詢(xún)，獲取中介機(jī)構(gòu)信息，有效利用中介服務(wù)。

（五）法律法規(guī)信息管理

法律法規(guī)信息管理模塊用于搜集保存高校各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的法律法規(guī)信息。法律法規(guī)庫(kù)自動(dòng)下載開(kāi)發(fā)商定期更新的國(guó)家、省部級(jí)法規(guī)信息，用戶(hù)也可根據(jù)審計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況上傳內(nèi)部管理制度，以供審計(jì)作業(yè)參考。在審計(jì)作業(yè)過(guò)程中，審計(jì)人員可通過(guò)查詢(xún)引用的方式，將法律法規(guī)引用至審計(jì)底稿，作為法規(guī)依據(jù)。

（六）審計(jì)人員信息管理

審計(jì)人員信息管理用于記錄在職審計(jì)人員詳細(xì)信息，包括基本信息、年度工作成果、發(fā)表論文、后續(xù)教育、培訓(xùn)項(xiàng)目、獲獎(jiǎng)情況等。通過(guò)該功能，審計(jì)人員可快速形成工作總結(jié)，提高工作效率。