基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的理論探索

楚艷苓

檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，檔案資產(chǎn)是企業(yè)發(fā)展的寶貴財(cái)富，如何在檔案管理中創(chuàng)新更好的管理措施是企業(yè)檔案管理部門(mén)需要研究的課題。而基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式是近年來(lái)提出的適合企業(yè)發(fā)展的科學(xué)的有效的檔案管理模式，較好的認(rèn)識(shí)基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式，并有效的針對(duì)企業(yè)自身的情況執(zhí)行，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步意義重大。本文從基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的提出背景出發(fā)，分析了其內(nèi)涵，并探討了其理論依據(jù)。同時(shí)在企業(yè)檔案管理中遇到的問(wèn)題出發(fā)，總結(jié)提升檔案管理的措施，在這樣的大環(huán)境下，分析研究了知識(shí)服務(wù)型檔案管理工作順利開(kāi)展的建議。最后得出：對(duì)于企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，只有不斷的提高認(rèn)識(shí)，充分了解基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理理論模式，并將該管理模式與企業(yè)的實(shí)際情況結(jié)合，有效的在企業(yè)的檔案管理中采用基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式，將知識(shí)型檔案當(dāng)作企業(yè)的寶貴財(cái)富，提升檔案管理水平，以此來(lái)不斷的提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)的不斷發(fā)展提供更多的幫助。

一、提出背景

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)發(fā)展中對(duì)于知識(shí)的要求越來(lái)越高，企業(yè)擁有的技術(shù)水平和管理能力越強(qiáng)，才能更好的立足，才能更好的發(fā)展。而檔案管理原來(lái)作為企業(yè)基本的管理部分，主要是基于企業(yè)員工的需要而建立的檔案管理工作，包括基本資料的管理以及企業(yè)員工需求方面的管理等等。然而隨著企業(yè)發(fā)展的要求越來(lái)越高，企業(yè)對(duì)于知識(shí)管理的依賴也越來(lái)越強(qiáng)烈。所以，企業(yè)要想進(jìn)一步快速的發(fā)展，必須從管理的角度出發(fā)，實(shí)行基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理，以此做到以企業(yè)員工為主，落實(shí)企業(yè)員工的需求，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)價(jià)值的最大發(fā)揮。

二、內(nèi)涵分析

所謂檔案管理就是企業(yè)檔案管理人員從企業(yè)人員的需求出發(fā)，建立適合企業(yè)員工需要的檔案管理，通過(guò)檔案文件來(lái)滿足員工對(duì)于工作的需要。在充分了解檔案管理的內(nèi)涵后，才能進(jìn)行科學(xué)有效的檔案管理工作。而基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式是目前最為先進(jìn)科學(xué)的檔案管理模式，其理論是在編碼檔案數(shù)據(jù)的同時(shí)建立系統(tǒng)的檔案管理模式，以顧客需求建立檔案導(dǎo)向，以滿足顧客需求為根本出發(fā)點(diǎn)，保障顧客的利益，將顧客的信息當(dāng)成檔案管理的重點(diǎn)，將顧客檔案當(dāng)成企業(yè)發(fā)展的知識(shí)資產(chǎn)。企業(yè)要想提升檔案管理水平，積極執(zhí)行基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式是非常有必要的，為此，企業(yè)要想不斷的提升自身的檔案管理水平，必須充分了解知識(shí)服務(wù)檔案管理的內(nèi)涵及理論，并結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，積極的推進(jìn)基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理工作。

三、理論依據(jù)

知識(shí)服務(wù)檔案管理模型有兩個(gè)主要的理論基礎(chǔ)：第一，知識(shí)編碼，第二，人性化服務(wù)。 只有將這兩個(gè)方面有效地整合到知識(shí)服務(wù)檔案管理模式中，才能充分發(fā)揮基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的作用。 以準(zhǔn)確的表達(dá)方式顯示知識(shí)，共享知識(shí)并在良好的溝通過(guò)程中使發(fā)送和接收知識(shí)的雙方受益，這就是我們所謂的知識(shí)編碼。 可以說(shuō)，知識(shí)編碼也是檔案管理的平臺(tái)。 完成的任務(wù)是收集和組織客戶信息。 檔案管理員使用檔案管理平臺(tái)獲得的數(shù)據(jù)來(lái)幫助企業(yè)高管執(zhí)行企業(yè)的相關(guān)決策，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展中國(guó)可持續(xù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最終目標(biāo)。

四、檔案管理中存在的問(wèn)題

目前企業(yè)檔案管理工作中存在較多的問(wèn)題，而這些問(wèn)題直接影響了企業(yè)檔案管理的水平，也影響了企業(yè)的整體管理。為此，只有深刻認(rèn)識(shí)并剖析這些管理中的漏洞，并找到解決這些問(wèn)題的辦法，才能更好的提升企業(yè)的檔案管理水平。具體的檔案管理中存在的問(wèn)題主要包括：第一，管理意識(shí)不強(qiáng)。目前仍有較多的企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏對(duì)檔案有效合理的管理，導(dǎo)致檔案管理工作一直是企業(yè)管理的一個(gè)弱項(xiàng)。第二，檔案管理制度不健全，執(zhí)行力度不夠，很多企業(yè)對(duì)于檔案管理沒(méi)有建立完善的檔案管理制度，同時(shí)有些企業(yè)建立檔案管理制度后，其執(zhí)行效果不好也是一個(gè)重要的問(wèn)題。第三，每年的檔案管理投入資金不足，導(dǎo)致檔案管理規(guī)范性不夠。很多企業(yè)因?yàn)閷?duì)于檔案管理的重視程度不夠，所以對(duì)于檔案管理工作的投資力度也不夠，直接影響檔案管理工作的執(zhí)行。

五、提升企業(yè)檔案管理水平的措施

基于以上問(wèn)題，提出了如下提升企業(yè)檔案管理水平的措施：首先，企業(yè)管理人員組織相關(guān)部門(mén)，建立健全檔案管理制度，結(jié)合自身企業(yè)實(shí)際，將制度完善化合理化，并嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。其次，改進(jìn)和完善檔案功能，使其記錄內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)對(duì)檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位。再次，采用信息化管理手段。信息化管理可以提升管理效率，還能優(yōu)化管理方式，讓管理更加高效，更具執(zhí)行力。另外，做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平檔案管理人員要樹(shù)立“工作就是服務(wù)”的觀念。最后，提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。

六、基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式的應(yīng)用建議

要想讓企業(yè)的檔案管理更加合理，更加有效，在創(chuàng)新更多合理化檔案管理措施的同時(shí)，充分實(shí)施基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式也是非常有效的。具體的實(shí)施建議主要包括以下兩個(gè)方面：

首先，建立基于知識(shí)的創(chuàng)新檔案管理的概念和模型。根據(jù)用戶的需求，組織檔案知識(shí)，并采取有效措施，使檔案管理更加靈活。

其次，創(chuàng)新基于知識(shí)的檔案管理技術(shù)和方法。創(chuàng)新知識(shí)型檔案管理技術(shù)和方法，提高檔案管理水平，不斷提高檔案管理水平。使用科學(xué)，統(tǒng)一的方法來(lái)實(shí)施歸檔和歸檔。實(shí)施檔案管理時(shí)，應(yīng)采取有效措施，加強(qiáng)檔案信息的篩選，為檔案檢索的實(shí)施提供保障。

七、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案是重要的寶貴財(cái)富，故必須重視其管理工作。對(duì)于企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，只有不斷的提高認(rèn)識(shí)，充分了解基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理理論模式，并將該管理模式與企業(yè)的實(shí)際情況結(jié)合，有效的在企業(yè)的檔案管理中采用基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理模式，將知識(shí)型檔案當(dāng)作企業(yè)的寶貴財(cái)富，提升檔案管理水平，以此來(lái)不斷的提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)的不斷發(fā)展提供更多的幫助。（作者單位：濟(jì)寧市兗州區(qū)互聯(lián)網(wǎng)信息研究中心）