科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化問題及對策探討

張威

摘 要 隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)一步普及，內(nèi)部控制的信息化建設(shè)在科學(xué)事業(yè)單位體系內(nèi)迅速發(fā)展。內(nèi)部控制制度逐步完善，內(nèi)部控制體系日見雛形，與之相輔相成的各種信息化系統(tǒng)也從單一、獨(dú)立的賬務(wù)和報(bào)表系統(tǒng)，演變成了從預(yù)算控制系統(tǒng)、財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)到各種財(cái)務(wù)報(bào)告系統(tǒng)的一系列信息化系統(tǒng)的集合。從某種意義上講，這對科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制的發(fā)展起到了相當(dāng)重要的推進(jìn)作用。但是，就算在信息化高速發(fā)展的今天，科學(xué)事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化還是不可避免地存在一些問題，特別是越來越多的各類信息化系統(tǒng)之間雖有著千絲萬縷的聯(lián)系，卻大多各自為戰(zhàn)，互不相通，缺少融合，這已經(jīng)成為制約科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化發(fā)展的關(guān)鍵因素。本文首先闡述什么是內(nèi)部控制信息化以及內(nèi)部控制信息化在科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制體系中的重要地位;之后分析現(xiàn)階段我國科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化存在的一些問題，并從內(nèi)部和外部兩方面進(jìn)行分析和總結(jié);最后，為改善我國科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的現(xiàn)狀，提高內(nèi)部控制信息化的有效性，針對科學(xué)事業(yè)單位在內(nèi)部控制信息化建設(shè)中存在的問題，提出相應(yīng)的對策。

關(guān)鍵詞 科學(xué)事業(yè)單位 內(nèi)部控制 信息化

隨著《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的全面施行，科學(xué)事業(yè)單位的內(nèi)部控制體系已日趨完善，為了更好地發(fā)揮內(nèi)控體系的控制作用，作為輔助工具的信息化系統(tǒng)是必不可少的。機(jī)器是不講人情的，怎么運(yùn)用好這一特點(diǎn)，充分發(fā)揮把關(guān)效果，同時(shí)又不使內(nèi)控體系變成制度的森林、阻礙科研的發(fā)展，這對是否能夠建立起一套科學(xué)、合理、高效的內(nèi)控體系至關(guān)重要。

一、科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化相關(guān)問題概述

20世紀(jì)90年代以來，信息技術(shù)不斷創(chuàng)新，信息產(chǎn)業(yè)持續(xù)發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)廣泛普及，信息化成為了全球經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的顯著特征。進(jìn)入21世紀(jì)，信息化對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的影響更加深刻。廣泛應(yīng)用、高度滲透的信息技術(shù)正在迅速進(jìn)駐內(nèi)部控制領(lǐng)域，并逐漸成為內(nèi)部控制體系必不可少的手段。

（一）內(nèi)部控制信息化的概念

內(nèi)部控制信息化強(qiáng)調(diào)財(cái)務(wù)信息資源的系統(tǒng)開發(fā)，在信息技術(shù)的推動下，將財(cái)務(wù)信息資源充分應(yīng)用到內(nèi)部控制的各個(gè)領(lǐng)域，不但能夠降低勞動強(qiáng)度、提高工作效率，更是非常好的一種控制和監(jiān)督手段。簡言之，內(nèi)控信息化就是利用互聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的一種智能應(yīng)用的集合。

（二）內(nèi)部控制信息化的重要性

科學(xué)事業(yè)單位建立健全內(nèi)部控制體系、保證財(cái)務(wù)信息質(zhì)量、規(guī)范財(cái)務(wù)工作程序、提高財(cái)務(wù)工作效率，不僅是財(cái)政和上級的要求，同時(shí)也是為了更好地保障科研工作，為政府和社會各界提供更優(yōu)質(zhì)的科研服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，促進(jìn)科學(xué)事業(yè)單位發(fā)展戰(zhàn)略的進(jìn)一步落實(shí)，提高科學(xué)事業(yè)單位的市場競爭力，大力推進(jìn)內(nèi)部控制信息化建設(shè)就成為了當(dāng)前科學(xué)事業(yè)單位的一項(xiàng)緊迫任務(wù)。

1.內(nèi)控信息化能使科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)控體系建設(shè)事半功倍。把業(yè)務(wù)流程的重點(diǎn)環(huán)節(jié)分別建立成系統(tǒng)，將對應(yīng)的制度、規(guī)則嵌入系統(tǒng)操作，再將整個(gè)業(yè)務(wù)流程中所有的系統(tǒng)串聯(lián)起來，就相當(dāng)于將建好的內(nèi)部控制體系，用信息化系統(tǒng)集合的方式展現(xiàn)出來，使制度統(tǒng)一、公開、直觀，這種做法初期煩瑣，細(xì)節(jié)眾多，但建成后就等于將平面的、復(fù)雜的、專業(yè)的制度立體化、簡單化、通俗化，這對已經(jīng)很熟悉現(xiàn)代化辦公手段的科技工作者來說，相當(dāng)于降低了學(xué)習(xí)內(nèi)控知識的門檻，節(jié)省了學(xué)習(xí)內(nèi)控知識的時(shí)間，不但能大大增加從領(lǐng)導(dǎo)到全體職工對內(nèi)控體系的認(rèn)識，更能有效強(qiáng)化大家對內(nèi)控制度的理解，使復(fù)雜的事情簡單化、枯燥的事情形象化，對于加強(qiáng)整個(gè)內(nèi)控體系建設(shè)，會起到事半功倍的效果。

2.內(nèi)控信息化能使科學(xué)事業(yè)單位減少人為差錯(cuò)，防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)。信息化系統(tǒng)是便捷的，更是嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，對此?cái)務(wù)工作者都有體會。現(xiàn)在廣泛普及的會計(jì)電算化與之前的手工記賬相比，無論是準(zhǔn)確性還是工作效率都有了質(zhì)的飛躍。內(nèi)控信息化系統(tǒng)更是如此，從簡單的手寫錯(cuò)誤、謄抄錯(cuò)誤到權(quán)責(zé)不明確、監(jiān)管有漏洞，不管大錯(cuò)小錯(cuò)，都能夠通過信息化手段得到很好的解決。在面對各種人情、面子之類的問題時(shí)，信息化手段也是將人為因素影響降到最低的最優(yōu)選擇。對于不按流程辦事、濫用職權(quán)、投機(jī)取巧等跨過系統(tǒng)的舞弊行為，信息化手段也可以通過對比體系內(nèi)各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)差異等方式來篩查疑點(diǎn)，為審計(jì)、紀(jì)檢等部門的檢查找到切入口。綜上所述，內(nèi)控信息化在減少人為差錯(cuò)、防范舞弊風(fēng)險(xiǎn)方面發(fā)揮著不可替代的作用。

3.內(nèi)控信息化能使科學(xué)事業(yè)單位運(yùn)作效率大幅提高。對科學(xué)事業(yè)單位來說，專家數(shù)據(jù)、立項(xiàng)數(shù)據(jù)等專業(yè)數(shù)據(jù)在很多歸口部門都會用到，在沒有內(nèi)控信息化系統(tǒng)之前，各歸口部門間的數(shù)據(jù)互不相通，就算是部門間合作比較好的單位，由于數(shù)據(jù)的格式和精確度的不同，也很難互通使用。往往很多數(shù)據(jù)A部門要，B部門也要，不僅提供數(shù)據(jù)的部門要提供很多遍，收集數(shù)據(jù)的部門也在重復(fù)工作。內(nèi)控信息化系統(tǒng)能夠從業(yè)務(wù)的起點(diǎn)開始規(guī)范并整合這些數(shù)據(jù)，供整套系統(tǒng)共享使用，這樣一來，數(shù)據(jù)單一歸口審核，既明確了責(zé)任，又能使數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性大大提高，避免了不同歸口重復(fù)錄入數(shù)據(jù)常常對不上的混亂。業(yè)務(wù)流程的下游也可以通過引用上一環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)大大降低人工成本，使整個(gè)科學(xué)事業(yè)單位的運(yùn)作效率大幅提高。

二、科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化存在的問題

隨著科學(xué)事業(yè)單位不斷強(qiáng)化自身管理、完善控制體系、創(chuàng)新控制手段，現(xiàn)今，信息化已經(jīng)成為科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制體系的重要手段。盡管如此，從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，科學(xué)事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化建設(shè)仍處在起步階段，還存在諸多不足。隨著內(nèi)部控制體系的進(jìn)一步完善，各類控制系統(tǒng)層出不窮，如何建立起一套能夠很好地利用和整合數(shù)據(jù)資源的內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)是當(dāng)前科學(xué)事業(yè)單位面臨的一大難題。接下來，本文將從內(nèi)部和外部兩方面，對我國科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化存在的問題進(jìn)行闡述。

（一）科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部存在的問題

內(nèi)部因素是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制信息化的基礎(chǔ)，內(nèi)部因素的質(zhì)量會直接影響內(nèi)部控制信息化的成敗。

1.多系統(tǒng)并行，相互之間不聯(lián)通。如今，不同功能、不同用途的信息化系統(tǒng)在科學(xué)事業(yè)單位層出不窮，各種信息化系統(tǒng)在方便大家工作的同時(shí)，也給未來的工作埋下了許多隱患。系統(tǒng)之間連而不鎖，帶來的方便僅僅是眼前的，長遠(yuǎn)來看，不同的瀏覽器、不同的數(shù)據(jù)接口只會給以后越來越完善的控制體系帶來瓶頸，現(xiàn)在看來是簡單、便捷了，但信息化的目的不僅僅是實(shí)現(xiàn)眼前的便捷，更是要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的利用和共享，這樣的便捷應(yīng)該是“一鍵式”的，所有的事情做了就有痕跡，不需要重復(fù)。比如做好預(yù)算，也就做好了內(nèi)控指標(biāo);報(bào)銷單據(jù)生成，也就有了支出;記賬完成，決算數(shù)據(jù)也就生成了。因此建立一套好的信息化系統(tǒng)，完成好系統(tǒng)間的融合十分重要。

2.歷史數(shù)據(jù)利用環(huán)節(jié)缺失。隨著內(nèi)控信息化的發(fā)展，各種各樣的信息系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，這些系統(tǒng)并不是正統(tǒng)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也不是規(guī)范的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，最多只能算是財(cái)務(wù)痕跡，看似并沒有很大的用處，僅僅是信息化帶來的副產(chǎn)品。但就是這些痕跡，能證明內(nèi)控信息化在數(shù)據(jù)分析和控制監(jiān)督等方面比以前的手工、人工方式更好的優(yōu)勢所在。如內(nèi)控報(bào)銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，一般只在當(dāng)年有用，打印出紙質(zhì)結(jié)算單，到第二年數(shù)據(jù)都更新了，上年數(shù)據(jù)也就沒什么用處了。很多單位由于系統(tǒng)更新?lián)Q代或后期維護(hù)不到位等，這些數(shù)據(jù)就變成了不能被相關(guān)人員利用的“死數(shù)據(jù)”。但這些數(shù)據(jù)往往展現(xiàn)的是事情的發(fā)展過程，不像賬務(wù)系統(tǒng)，展現(xiàn)的是事情的結(jié)果。以報(bào)銷系統(tǒng)為例，它能展現(xiàn)出嵌入時(shí)間點(diǎn)的從預(yù)算到?jīng)Q算的調(diào)整全過程，這些不僅僅是痕跡，更是非常好的統(tǒng)計(jì)分析素材。因此，妥善地保管這些痕跡，為相關(guān)人員所用，內(nèi)控信息化體系就會成為不僅能很好地實(shí)現(xiàn)控制與監(jiān)督、提高工作效率，更能為科學(xué)事業(yè)單位信息統(tǒng)計(jì)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高效工具和手段，這對建立科學(xué)事業(yè)單位的大數(shù)據(jù)體系是非常重要的。

3.系統(tǒng)維護(hù)和系統(tǒng)安全存在風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)今，科學(xué)事業(yè)單位大多采用系統(tǒng)外包的方式構(gòu)建自己的信息化系統(tǒng)，而大多數(shù)外包企業(yè)對科學(xué)事業(yè)單位的具體情況并不是很了解，而對情況相對了解的一線財(cái)務(wù)工作者對信息化構(gòu)建又沒有概念，這導(dǎo)致新建成的系統(tǒng)多不成熟，需要經(jīng)過1年甚至更久的時(shí)間讓雙方磨合，對軟件做進(jìn)一步的修改，這就大大增加了系統(tǒng)后期的維護(hù)費(fèi)用。同時(shí)，新的信息化系統(tǒng)和老一代的財(cái)務(wù)軟件不同，多通過云存儲等基于互聯(lián)網(wǎng)的通信技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，運(yùn)行費(fèi)用相比老的財(cái)務(wù)系統(tǒng)比較多。

在云存儲等新的信息平臺下，信息安全越來越重要。以前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)是多終端操作，都是在內(nèi)網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行的，相對安全?，F(xiàn)在的信息化系統(tǒng)為了實(shí)現(xiàn)某些整體規(guī)劃或遠(yuǎn)程辦公，難免涉及外網(wǎng)操作，盡管現(xiàn)在的互聯(lián)網(wǎng)安全技術(shù)已經(jīng)很完善，但技術(shù)歸技術(shù)，要實(shí)現(xiàn)真正的信息安全，人才是最重要的環(huán)節(jié)，特別是絕大多數(shù)科學(xué)事業(yè)單位都是涉密的財(cái)政撥款單位，財(cái)務(wù)安全不容半點(diǎn)閃失，因此信息安全是一等重要的，是財(cái)務(wù)工作者與信息技術(shù)人員共同面臨的挑戰(zhàn)。

（二）科學(xué)事業(yè)單位外部存在的問題

從外部因素來看，重點(diǎn)在于缺少專門針對內(nèi)控信息化系統(tǒng)的控制和監(jiān)管制度?，F(xiàn)在各科學(xué)事業(yè)單位自身的制度體系已經(jīng)相對完善，如業(yè)務(wù)流程體系、預(yù)決算管理制度、報(bào)銷管理制度、項(xiàng)目管理制度等。但隨著內(nèi)控體系的深化改革，信息化已經(jīng)成為建設(shè)內(nèi)部控制體系的重要手段，很多單位內(nèi)部成型已久的信息化舊規(guī)已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)在的發(fā)展。一方面，大家都在享受信息化帶來的便利，另一方面，大家也忽略了對它的規(guī)范。

基于信息化手段的科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制體系才剛起步，很多問題都需要時(shí)間來磨合和考慮。盡管針對信息化手段的控制和監(jiān)管制度在企業(yè)中已經(jīng)相對成熟，但科學(xué)事業(yè)單位不同于一般企業(yè)，具有很多特殊性，不能生搬硬套現(xiàn)成的制度。因此，科學(xué)事業(yè)單位應(yīng)盡快制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范信息化行為。

三、科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的改進(jìn)策略

根據(jù)科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制體系發(fā)展的現(xiàn)狀，順應(yīng)科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的發(fā)展趨勢，建立健全以信息化為手段的科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制體系已經(jīng)迫在眉睫。在戰(zhàn)略上，要高度重視，大力推進(jìn)科學(xué)事業(yè)單位的信息化體系建設(shè)，使信息化更好地服務(wù)內(nèi)控體系的深化。在戰(zhàn)術(shù)上，不能照搬企業(yè)或者其他類型事業(yè)單位的內(nèi)控信息化，而是應(yīng)該參照行政事業(yè)單位的內(nèi)控規(guī)范，建立符合科學(xué)事業(yè)單位自身的內(nèi)控信息化體系，全面提升內(nèi)控信息化的有效性。

（一）科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部問題的改進(jìn)策略

首先，科學(xué)事業(yè)單位的內(nèi)部控制信息化體系建設(shè)要自上而下進(jìn)行，以財(cái)政一級撥款單位為起點(diǎn)，成立服務(wù)整個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)控信息化建設(shè)小組，統(tǒng)籌資源、能力，在充分調(diào)研下屬單位實(shí)際需求的基礎(chǔ)上，組織建立內(nèi)控信息化體系。在體系的建設(shè)過程中，要先對系統(tǒng)內(nèi)的單位按業(yè)務(wù)類型和單位性質(zhì)進(jìn)行分類，按不同的分類對匯總上來的需求數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化整理，吸收行業(yè)領(lǐng)軍企業(yè)和下屬單位的成功經(jīng)驗(yàn)，對有共性的業(yè)務(wù)，統(tǒng)一流程、統(tǒng)一操作，實(shí)施規(guī)范化管理。對個(gè)性化業(yè)務(wù)要有針對性、突出個(gè)性。整個(gè)體系應(yīng)該是所有需求的有機(jī)融合體，每一個(gè)需求對應(yīng)一個(gè)模塊或者子系統(tǒng)，各模塊間既要相對獨(dú)立，又要相互聯(lián)系，以統(tǒng)一的瀏覽器、數(shù)據(jù)格式、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，最大限度地提升各模塊間的融合度，實(shí)現(xiàn)真正的數(shù)據(jù)資源共享和利用。同時(shí)還要考慮財(cái)政、稅務(wù)等外部數(shù)據(jù)需求單位的數(shù)據(jù)接口情況，為最終實(shí)現(xiàn)“一鍵式”的信息化體系打下良好的基礎(chǔ)。

其次，在設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)要為利用歷史痕跡數(shù)據(jù)留好接口，并定期對跨年數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，以便在后續(xù)有需求時(shí)能夠順利地調(diào)取相關(guān)數(shù)據(jù)，滿足審計(jì)、紀(jì)檢以及單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)需求。

最后，在選擇系統(tǒng)開發(fā)商時(shí)，要充分考慮其信用和在整個(gè)行業(yè)中的業(yè)務(wù)水平，優(yōu)先選擇具備財(cái)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)能力且有行政事業(yè)單位系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)的開發(fā)商，在服務(wù)方面，尤其要重視開發(fā)商系統(tǒng)后期的運(yùn)行和維護(hù)水平;組建信息化安全小組，在技術(shù)上做好信息安全防范工作;對職工開展崗前培訓(xùn)，增強(qiáng)職工的安全防范意識。

（二）科學(xué)事業(yè)單位外部問題的改善策略

要重視對信息化手段的控制和監(jiān)管，一級預(yù)算單位制定適合本系統(tǒng)的內(nèi)部控制信息化管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，下屬單位在不超越該標(biāo)準(zhǔn)上限的前提下，結(jié)合自身實(shí)際情況制定管理制度，共同規(guī)范信息化行為。在制定標(biāo)準(zhǔn)和制度的同時(shí)，還要配套監(jiān)督機(jī)制，使標(biāo)準(zhǔn)和制度落到實(shí)處。

四、結(jié)語

建立和完善科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化體系，要注重體系內(nèi)各系統(tǒng)之間的融合，充分發(fā)揮信息聯(lián)通帶來的事半功倍的效果;利用好各種歷史痕跡數(shù)據(jù)，適應(yīng)財(cái)務(wù)管理的大數(shù)據(jù)時(shí)代;嚴(yán)把系統(tǒng)安全責(zé)任，為科學(xué)事業(yè)單位創(chuàng)建便捷、高效、安全的內(nèi)控環(huán)境;進(jìn)一步完善控制和監(jiān)督制度，加大信息化系統(tǒng)的執(zhí)行力度，為科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)控體系的健康發(fā)展保駕護(hù)航?？傊?，科學(xué)事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化體系的建設(shè)是一項(xiàng)巨大的工程，需要動用各方面的力量。同時(shí)信息化體系的完善是一個(gè)累進(jìn)的過程，需要科學(xué)事業(yè)單位在實(shí)踐中不斷地發(fā)現(xiàn)和總結(jié)、修訂和評價(jià)，以最終形成適合自身發(fā)展需要的內(nèi)控信息化體系。只有這樣，科學(xué)事業(yè)單位的管理水平才能得到提高，才能為政府和社會各界提供更好的科研服務(wù)。

（作者單位為北京市科學(xué)技術(shù)情報(bào)研究所）

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