新時代中學檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與對策

鄭立紅

【摘要】在新時代，優(yōu)化中學檔案數(shù)字化管理方式，可以更好促進中學檔案管理效率的提高，當前中學檔案數(shù)字化管理在新時代存在的問題，日益呈現(xiàn)出來，在一定程度上影響中學檔案數(shù)字化管理效率的提高。基于此，本文先對中學檔案數(shù)字化管理問題進行分析，并且根據(jù)相應(yīng)的問題，提出新時代解決中學檔案數(shù)字化管理問題的措施，以期為中學檔案數(shù)字化管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】新時代;中學檔案;數(shù)字化管理;問題;對策

通過數(shù)字化的方式對中學檔案進行管理，可以讓中學檔案管理更加符合現(xiàn)代化管理模式，將數(shù)字化的功能和作用充分發(fā)揮出來，但同時，隨著中學檔案數(shù)字化管理方式的普及，其存在的問題也逐漸呈現(xiàn)出來。為更好解決中學檔案數(shù)字化管理問題，需要不斷探索有效的解決對策。

一、新時代中學檔案數(shù)字化管理存在的問題

第一，新時期，中學在檔案數(shù)字化管理方面的認識方面還存在不足，未有效意識到數(shù)字化管理對提高學校檔案管理效率的重要性，同時，在采用中學檔案數(shù)字化管理方式的過程中，對數(shù)字化管理設(shè)備的投入存在不足，出現(xiàn)重教學而輕檔案管理的現(xiàn)象。由于中學檔案數(shù)字化管理中包含很多的儀器設(shè)備，如果缺失相應(yīng)的計算機和所需的儀器設(shè)備，那么勢必會影響中學檔案數(shù)字化管理效率的提高。第二，在新時代，中學檔案數(shù)字化管理缺乏健全的數(shù)字化管理工作體系，在人員編制、經(jīng)費投入等方面存在限制，沒有根據(jù)學校的檔案管理需求來建立專門的檔案室，很多學校的檔案室通常是由臨時辦公和教學場所改建而來的，最終造成在中學檔案數(shù)字化管理工作開展過程中，出現(xiàn)各種各樣的問題。同時，由于數(shù)字化管理工作體系的缺失，使得中學檔案信息化管理在數(shù)字化存儲、保管和利用方面存在問題，學校各主管部門在中學檔案數(shù)字化管理中，缺少有效的溝通和聯(lián)系，并且很多學校在中學檔案數(shù)字化管理方面，缺少必要的考核和驗收制度，進而導(dǎo)致新時代背景下，中學檔案數(shù)字化管理工作的規(guī)范化還有待提升，影響數(shù)字化管理方式在中學檔案管理中作用的發(fā)揮。第三，對于中學檔案數(shù)字化管理來說，健全的檔案數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫，可以更好地促進學校通過信息數(shù)據(jù)庫來對學生管理工作和學校管理工作進行分析，及時了解其中的問題和不足。但現(xiàn)階段中學檔案數(shù)字化管理，缺少必要的數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫，沒有在學校教學和工作的各個方面，對信息資料進行數(shù)字化搜集與整理。在這種情況下，不僅不利于中學檔案數(shù)字化管理質(zhì)量提高，也會給中學檔案后期的數(shù)字化管理、儲存和運輸造成障礙。第四，新時代，很多中學學校面臨著升學壓力和教育壓力過大的問題，所以，在中學檔案數(shù)字化管理方面，缺乏對中學數(shù)字化管理人員綜合能力的培養(yǎng)，存在對相關(guān)檔案數(shù)字化管理人員配置力量不足的問題，沒有根據(jù)檔案數(shù)字化管理的需求來對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和能力進行完善，進而影響中學檔案數(shù)字化管理工作的有效開展，不利于促進檔案管理人員數(shù)字化信息素能的提高。

二、解決新時代中學檔案數(shù)字化管理問題的措施

（一）加大對數(shù)字化管理設(shè)備的投入。在新時代，要想解決中學檔案數(shù)字化管理問題，就必須意識到通過檔案數(shù)字化管理，有利于提高學校管理工作的效率和質(zhì)量，積極主動地加大對數(shù)字化管理設(shè)備的投入，通過數(shù)字化管理設(shè)備的投入，才能更好為中學檔案數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)。首先，學校教育主管部門要增強對檔案數(shù)字化工作的重視，結(jié)合學校的發(fā)展需求和需要，有效宣傳和組織中學檔案數(shù)字化工作，提高相關(guān)教師和檔案管理人員數(shù)字化管理意識。其次，在中學檔案數(shù)字化管理設(shè)備投入方面，要最大化滿足中學檔案數(shù)字化管理需求，有效添置必備的計算機、照相機、掃描儀和檔案應(yīng)用軟件等，同時，還要在投入數(shù)字化管理設(shè)備的過程中，合理對檔案數(shù)字化管理人員給予財力和物力上的支持與保障，不斷提高中學檔案數(shù)字化管理的有效性。最后，面對新時代的發(fā)展趨勢，僅僅在中學檔案數(shù)字化管理設(shè)備上增加投入力度，是遠遠不夠的，還需要學校結(jié)合中學檔案數(shù)字化管理的特點，為中學檔案數(shù)字化管理，建立專門的檔案管理場所，全面提高中學檔案數(shù)字化管理中的硬件建設(shè)投入力度，盡可能地通過相關(guān)場所來滿足中學檔案數(shù)字化管理需求。學校在中學檔案數(shù)字化管理人員配置方面，還需要采用合理的方式，根據(jù)中學檔案數(shù)字化管理人員的綜合能力和信息化素養(yǎng)進行職位的合理分配，最大化落實中學檔案數(shù)字化管理工作。

（二）構(gòu)建完善的數(shù)字化管理工作體系。中學檔案數(shù)字化管理，需要積極與時俱進、開拓創(chuàng)新，與其他行業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作一樣，有效構(gòu)建完善等數(shù)字化管理工作體系，讓中學檔案數(shù)字化管理更加具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。一方面，在構(gòu)建數(shù)字化管理工作體系時，需要制定完善的工作流程體系，加強對檔案數(shù)字化管理歸檔與收集模式的創(chuàng)新，嚴格要求相關(guān)工作人員按照制定的工作流程體系進行工作。為更好保障數(shù)字化管理工作的安全，需要在健全數(shù)字化管理工作體系時，做好對數(shù)字化檔案設(shè)備的管理，要求相關(guān)管理人員按照規(guī)定使用的權(quán)限來進行管理工作。學校也可以采用數(shù)字化檔案信息加密技術(shù)，對重要的檔案信息進行有效保存。與此同時，在完善檔案數(shù)字化管理工作體系過程中，還要設(shè)立必備的防火墻和殺毒軟件等，其目的是有效避免不法分子通過信息技術(shù)來進行非法盜用，防止和避免信息的丟失。另一方面，構(gòu)建檔案數(shù)字化管理工作體系，還需要制定相應(yīng)的工作制度對檔案信息進行定期檢查，引導(dǎo)檔案數(shù)字化管理人員根據(jù)工作制度來進行工作，有效保障檔案數(shù)字化管理工作的安全有序開展。例如，在制定相應(yīng)工作制度時，可以設(shè)立定期檢查檔案信息，更新檔案記錄內(nèi)容等工作制度，從而有效提高中學檔案數(shù)字化管理工作的有效性，提升其管理效率。

（三）創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫。為更好實現(xiàn)對學生相關(guān)管理數(shù)據(jù)的整合與管理，需要學校采用創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫的方式，提高數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)管理的完整性。其一，在信息數(shù)據(jù)庫建立方面，可以根據(jù)原始檔案的基本數(shù)據(jù)庫，利用信息技術(shù)對相關(guān)數(shù)據(jù)進行整合，讓原始檔案的基本數(shù)據(jù)庫在數(shù)字化檔案信息管理下更加一目了然。其二，學校在檔案數(shù)字化管理工作中，還需要創(chuàng)建數(shù)字化檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫，專題數(shù)據(jù)庫的建立是為更好對學生學籍、科研成果、教師教學等相關(guān)檔案信息進行整合與分析，從而有利于幫助檔案管理工作者和相關(guān)教師通過專題數(shù)據(jù)庫功能來快速查閱與篩選相關(guān)數(shù)據(jù)，最大化促進檔案數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫利用效率的提高。其三，學?？梢圆捎脛?chuàng)建學生學籍檔案數(shù)據(jù)庫的方式，對每逢新生入學時期的學生檔案進行管理，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的學生檔案管理方式，利用學生學習檔案數(shù)據(jù)庫，將以往學生檔案管理工作和相關(guān)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案收入的方式，提高學校學生檔案管理效率和質(zhì)量。其四，在檔案數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫建立的過程中，還需要不斷提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能，加強對檔案管理人員專業(yè)知識技能的培訓(xùn)，讓其更好提高檔案數(shù)字化管理和信息數(shù)據(jù)庫搜集與整理的能力，增強檔案數(shù)字化管理的科學性和準確性。

三、結(jié)語

總之，在新時期，學校要加大對數(shù)字化管理設(shè)備的投入力度，構(gòu)建完善的數(shù)字化管理工作體系，同時，有效創(chuàng)建檔案數(shù)字化管理信息數(shù)據(jù)庫，全面提高檔案管理工作的高效性。

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