高值醫(yī)用耗材檔案管理研究

王悅超

【摘要】在醫(yī)院的管理工作中，醫(yī)用耗材的管理有著重要的作用，關(guān)系著醫(yī)療工作的安全問題。由于醫(yī)用耗材的種類繁多、數(shù)量大以及規(guī)格復雜，所以對醫(yī)用耗材的檔案管理尤其重要，其貫穿于醫(yī)用耗材整個管理過程，而傳統(tǒng)的管理方式無法滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的要求，這就要求醫(yī)院要加強醫(yī)用耗材的信息化管理?；诖?，本文簡要說明了醫(yī)院耗材檔案管理的內(nèi)容，對當前醫(yī)院耗材檔案管理情況進行分析，并探討了高值醫(yī)用耗材的檔案管理，希望給有關(guān)部門提供一些參考依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;醫(yī)用耗材;檔案管理

隨著科學技術(shù)的進步，越來越多高新技術(shù)的設(shè)備材料被普遍應(yīng)用于醫(yī)院的醫(yī)療工作中，這也使得醫(yī)院對醫(yī)院耗材的需求量日益增加。在這樣的情況下，醫(yī)用耗材的質(zhì)量及應(yīng)用安全問題成了相關(guān)部門和患者重點關(guān)注的問題。在醫(yī)院現(xiàn)代化管理中，對醫(yī)用耗材進行管理是必不可少的一項工作，而且規(guī)范化的醫(yī)用耗材管理可以有效提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平。而在醫(yī)用耗材的管理中，醫(yī)用耗材的檔案管理工作是重點內(nèi)容，是醫(yī)用耗材安全、有效使用的重要保障。所以，在醫(yī)院的管理工作中，必須要注重醫(yī)用耗材的檔案管理工作。

一、高值醫(yī)用耗材檔案管理的內(nèi)容

在醫(yī)院的高值醫(yī)用耗材檔案管理中，其管理的內(nèi)容主要涉及申購審批、采購、驗收保管和使用等環(huán)節(jié)，以下具體從以下幾個環(huán)節(jié)進行闡述。

（一）申購審批。在高值醫(yī)用耗材申購審批環(huán)節(jié)，需要進行檔案管理的范圍主要包括需要購買的高值醫(yī)用耗材名稱、規(guī)格、型號、生產(chǎn)的企業(yè)、申購的數(shù)量、經(jīng)銷商名稱、價格、論證報告、申購負責人簽字、審批文件等等。

（二）采購。在高值醫(yī)用耗材采購環(huán)節(jié)，需要進行檔案管理的范圍主要有兩個：一個是招標采購的資料，另一個是購銷合同。招標采購的資料涉及比較多，主要包括供應(yīng)商資質(zhì)、產(chǎn)品資質(zhì)、采購記錄單以及實物樣本。購銷合同涉及的內(nèi)容也較多，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、價格、金額、數(shù)量、生產(chǎn)企業(yè)、供銷商、質(zhì)量標準、供貨和驗貨要求、支付方式、技術(shù)要求等等方面。

（三）驗收保管。驗收保管環(huán)節(jié)需要進行檔案管理內(nèi)容，包括查驗產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、檢驗合格證、生產(chǎn)批號、生產(chǎn)日期、使用日期、滅菌日期和方法等，這些內(nèi)容都要制作成驗收單，驗收人員簽字并進行歸檔。

（四）使用。在高值醫(yī)用耗材使用環(huán)節(jié)，需要進行檔案管理的范圍包括領(lǐng)用情況、庫存情況、滅菌情況、質(zhì)量情況、積壓情況、浪費情況、監(jiān)測記錄等等。其中，對于正在使用的高值醫(yī)用耗材的質(zhì)量情況要進行實時跟蹤，及時處理不良的高值醫(yī)用耗材并做好相應(yīng)記錄，再做好相應(yīng)的檢驗合格工作后方可發(fā)放使用，同時將監(jiān)測記錄進行歸檔。

二、醫(yī)院高值醫(yī)用耗材檔案管理的情況分析

由于大型醫(yī)院的高值醫(yī)用耗材種類繁多、數(shù)量大以及規(guī)格型號復雜，所以導致高值醫(yī)用耗材檔案管理工作難度增大，需要花費大量的時間和精力對高值醫(yī)用耗材檔案進行收集、記錄、整理和更新，同時高值醫(yī)用耗材檔案管理又受到多方面因素的影響，歸納總結(jié)起來，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）高值醫(yī)用耗材種類繁多、數(shù)量大、規(guī)格型號復雜，且專業(yè)性較強。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，高值醫(yī)用耗材的種類也隨之增多，其涉及的范圍也越來越廣，所以使得醫(yī)用耗材檔案管理人員在進行檔案管理時，需要注意的事項特別多。這也要求醫(yī)用耗材檔案管理人員要具備較高的專業(yè)水平，不僅能夠充分掌握醫(yī)學和醫(yī)療機械設(shè)備等方面的知識，而且也要具備較高的檔案管理、經(jīng)濟管理能力。

（二）供應(yīng)商數(shù)量較多，業(yè)務(wù)員素質(zhì)有待提升。隨著醫(yī)院對高值醫(yī)用耗材的需求增加，而且高值醫(yī)用耗材種類繁多，隨之供應(yīng)商數(shù)量也越來越多，同時往往一個供應(yīng)商供應(yīng)的醫(yī)用耗材即涉及高值醫(yī)用耗材也涉及低值醫(yī)用耗材。但是，部分供應(yīng)商在供應(yīng)高值醫(yī)用耗材時，往往只是注重業(yè)務(wù)員的銷售業(yè)績，忽視了對業(yè)務(wù)人員進行相關(guān)醫(yī)用耗材法律法規(guī)的培訓，加之業(yè)務(wù)員的流動性較強，所以導致業(yè)務(wù)員并不能夠清楚地認識到高值醫(yī)用耗材相關(guān)資質(zhì)證照，醫(yī)院采購人員在購買高值醫(yī)用耗材時也就不能及時提交完整的資料。同時，有些供應(yīng)商會因為利益問題，企業(yè)名稱經(jīng)常進行變更，使得醫(yī)用耗材檔案管理人員需要新建一份檔案，同時又要保留原有的檔案確保供應(yīng)環(huán)節(jié)資料的連貫性，這樣不僅增加了檔案人員的工作量，而且增加了檔案工作的難度。

（三）缺乏相應(yīng)的監(jiān)管。主要表現(xiàn)在部分臨床科室在未經(jīng)過醫(yī)院審批流程后，便私自使用高值醫(yī)用耗材，醫(yī)用耗材檔案管理部門難以有效收集這些高值醫(yī)用耗材的資質(zhì)，加之缺乏相應(yīng)的監(jiān)管，當出現(xiàn)質(zhì)量問題時，沒有檔案資料可查，很大程度上提高了醫(yī)療糾紛發(fā)生的概率。

（四）高值醫(yī)用耗材檔案管理的重視程度不高。雖然國家頒布了一系列關(guān)于醫(yī)用耗材管理和使用的法律法規(guī)，但是在實際的執(zhí)行中，仍然有部分醫(yī)院管理人員忽視高值醫(yī)用耗材的管理，只是片面追求高值醫(yī)用耗材的成本效益，對于高值醫(yī)用耗材的管理力度不足，高值醫(yī)用耗材的檔案管理更是無從說起，相應(yīng)的醫(yī)用耗材檔案管理崗位缺少，往往是醫(yī)院采購人員既要負責采購又要負責檔案管理，導致采購人員在日常繁瑣的采購工作中，容易忽略高值醫(yī)用耗材相關(guān)資質(zhì)的管理和更新，極其容易產(chǎn)生疑慮糾紛，嚴重損害醫(yī)院和患者的利益。

三、高值醫(yī)用耗材檔案管理的方法

高值醫(yī)用耗材指的是安全性要求較高、直接使用人體、專科使用以及價值較高的醫(yī)用材料，與患者的健康和安全有著重要的關(guān)系。因此，醫(yī)院必須重視高值醫(yī)用耗材的檔案管理，實現(xiàn)對全部高值醫(yī)用耗材檔案進行建檔，包括產(chǎn)品資質(zhì)證照、供應(yīng)商的檔案、采購合同和訂單、出入庫記錄、使用記錄等，以此確保高值醫(yī)用耗材檔案能夠有效使用，從而促進臨床醫(yī)療水平的提升。以下主要從資質(zhì)證照管理以及物流檔案管理兩個方面闡述高值醫(yī)用耗材的檔案管理。

（一）高值醫(yī)用耗材資質(zhì)證照管理。面對層出不窮的高值醫(yī)用耗材，以往傳統(tǒng)的手工錄入方式已經(jīng)不能夠滿足當前檔案管理工作的需求。對此，為了有效節(jié)約成本，降低管理錯誤，醫(yī)院可以在原有的資源計劃基礎(chǔ)上積極引進供應(yīng)寶軟件系統(tǒng)，借助這一系統(tǒng)強大的檔案管理功能進行管理，同時也要注重加強檔案信息化建設(shè)，要充分利用信息化手段，以此確保采購人員能夠?qū)崟r地掌握醫(yī)院中高值醫(yī)用耗材資質(zhì)證照情況。此外，為了有效提高檔案管理的效率，應(yīng)當將供應(yīng)寶系統(tǒng)與醫(yī)院企業(yè)資源計劃進行同步，要求供應(yīng)商根據(jù)醫(yī)院提供的供應(yīng)商編碼在供應(yīng)寶系統(tǒng)中進行注冊，然后在經(jīng)過審批之后上傳合同產(chǎn)品內(nèi)的資質(zhì)證照，并且明確標注有效期，以此確保供應(yīng)商可以及時更新和維護證照信息，一旦資質(zhì)證照過期，則系統(tǒng)自動提示醫(yī)院停止購買相關(guān)的醫(yī)用耗材。

（二）高值醫(yī)用耗材物流檔案管理。具體的操作方式是供應(yīng)商要對可能使用到的高值醫(yī)用耗材在醫(yī)院庫房存放時，要完成相應(yīng)的條碼掃描工作后方可辦理入庫手續(xù)，然后系統(tǒng)由此自動產(chǎn)生入庫記錄。對于高值醫(yī)用耗材的使用，相關(guān)的護理人員要在患者使用之后，在系統(tǒng)中提取出相應(yīng)的生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號等信息，同時還有患者信息、醫(yī)師和手術(shù)護士等信息，全面記錄在電子檔案系統(tǒng)中。在完成高值醫(yī)用耗材使用信息記錄之后，要將其錄入醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)的管理模塊中，之后再辦理出入庫的調(diào)撥手續(xù)。此外，相關(guān)的供應(yīng)商也要及時登錄供應(yīng)寶系統(tǒng)進行貨源補充工作，以此滿足醫(yī)院臨床使用需求。

四、結(jié)語

綜上所述，高值醫(yī)用耗材的檔案管理是醫(yī)院醫(yī)用耗材質(zhì)量管理和監(jiān)督的重點，尤其是高值醫(yī)用耗材的資質(zhì)證照管理和實時監(jiān)管。對此，醫(yī)院可通過引進供應(yīng)寶系統(tǒng)實現(xiàn)對高值醫(yī)用耗材資質(zhì)證照的實施監(jiān)管，發(fā)揮主觀能動性，讓供應(yīng)商參與到醫(yī)院高值醫(yī)用耗材的檔案管理中，這樣不僅能夠有效減輕醫(yī)院采購人員的工作壓力，而且能夠有利于實現(xiàn)高值醫(yī)用耗材檔案的精細化、動態(tài)化管理，有效改善傳統(tǒng)檔案管理方式的弊端。同時，也要注重醫(yī)院企業(yè)資源計劃系統(tǒng)的使用，以此對高值醫(yī)用耗材從入庫到出庫的全過程進行實時監(jiān)控，降低高值醫(yī)用耗材的使用風險，使醫(yī)用高值耗材的管理更加精細化、規(guī)范化和合法化。

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