檔案管理中電子檔案的重要性分析

涂桂莉

【摘要】在檔案管理中，電子檔案具有至關(guān)重要的作用。隨著信息化技術(shù)的不斷運(yùn)用，電子檔案已經(jīng)成為檔案管理中的重要種類，如何提高電子檔案的管理效果，對于檔案管理而言具有關(guān)鍵性的作用。因此，我們需著力重視電子檔案的特點(diǎn)，認(rèn)真分析電子檔案管理時(shí)應(yīng)當(dāng)采取的方法和措施，并結(jié)合電子檔案管理實(shí)際，制定有效的電子檔案管理方法，使電子檔案管理能夠取得積極成效，確保電子檔案在安全性、實(shí)效性方面滿足檔案管理的實(shí)際需要，以解決電子檔案在管理過程中存在的諸多問題。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;電子檔案;重要性

目前，電子檔案已成為檔案材料的重要組成部分，由于電子檔案數(shù)量不斷增多，對電子檔案的管理提出了較高的要求，如何在現(xiàn)有的檔案管理制度下做好電子檔案的管理，對檔案管理而言至關(guān)重要。因此，我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)和電子檔案的優(yōu)勢，制定具體的電子檔案管理措施，使電子檔案管理能夠在科學(xué)性、實(shí)效性和系統(tǒng)性方面滿足實(shí)際需要，提高電子檔案的管理效率，使電子檔案在存儲、調(diào)用和實(shí)際應(yīng)用方面能夠取得積極效果，為電子檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。

一、電子檔案能夠節(jié)約管理成本，提高管理效率

（一）電子檔案存儲空間小，節(jié)約儲存成本。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案在實(shí)際管理中存儲空間小，主要存儲在計(jì)算機(jī)硬盤和數(shù)據(jù)庫中，在較小的芯片內(nèi)就可以存儲大量的數(shù)據(jù)，無論是數(shù)據(jù)容量還是數(shù)據(jù)規(guī)模，都是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所無法比擬的。由于電子檔案存儲空間小，占用容量不大，在整個(gè)存儲過程中對工具設(shè)備的要求不高，依靠電腦操作即可完成，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的存儲成本相對較低?；谶@一優(yōu)勢，電子檔案已經(jīng)成為各個(gè)單位檔案存儲的主要形式。單位檔案資料數(shù)量多，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不但占用了大量的場所，同時(shí)還需要專門的檔案管理設(shè)備予以輔助，應(yīng)用電子檔案，可極大節(jié)約檔案的存儲成本。

（二）電子檔案對檔案保管場所沒有嚴(yán)格要求。由于電子檔案主要存儲于電腦硬盤和專用的數(shù)據(jù)庫中，對保管場所幾乎沒有要求，只要能夠放置電腦的地方，就可以存儲電子檔案。這解決了傳統(tǒng)檔案管理需要大量專用保管場所和專用保管設(shè)備的問題。單位使用電子檔案，可將電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相結(jié)合，極大節(jié)約檔案保管場所的面積，并節(jié)省了用于檔案管理的專用設(shè)備投入，使整個(gè)單位的檔案管理效果得到提高，節(jié)約大量的檔案管理開支。

（三）電子檔案整理速度快，調(diào)用查找容易。使用了電子檔案之后，對檔案信息的查找不用再翻閱紙質(zhì)檔案的目錄，可以通過電腦檢索的功能直接找到對應(yīng)的檔案，有效提高了檔案的查找和調(diào)用速度?，F(xiàn)如今，各工作單位由于檔案的數(shù)量較多，在檔案查找的過程當(dāng)中，如何快速找到所需要的檔案是一個(gè)難題。應(yīng)用電子檔案之后，無論是檔案材料的整理，還是檔案資料的查找，都可以在較短的時(shí)間內(nèi)完成，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查找速度慢、調(diào)用時(shí)間長的弊端，以此影響實(shí)際應(yīng)用效率。

二、電子檔案保管時(shí)間長，不受自然條件限制

（一）電子檔案可以建立備份，長期存儲于數(shù)據(jù)庫中。電子檔案可以根據(jù)實(shí)際需要建立備份，將備份長期存儲于數(shù)據(jù)庫中，避免電子檔案發(fā)生丟失。由于電子檔案可以進(jìn)行多個(gè)備份，可以分成不同的渠道存儲，最大限度地保證了電子檔案的有效性，避免電子檔案因保管不善而發(fā)生丟失。同時(shí)，將電子檔案存在于數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫的使用年限相對較長，可以保證電子檔案的存檔時(shí)間有效延長，避免了紙質(zhì)檔案在存檔過程當(dāng)中因保管環(huán)境的問題造成紙質(zhì)檔案損毀。所以，電子檔案比紙質(zhì)檔案在保管時(shí)間上要更長一些。

（二）電子檔案可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，可以存儲于云端。電子檔案與紙質(zhì)檔案最明顯的區(qū)別在于可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，可以存儲于云端，既方便電子檔案的調(diào)用，同時(shí)也減輕了數(shù)據(jù)庫的壓力，使電子檔案利用云存儲的方式進(jìn)行實(shí)時(shí)存儲和實(shí)時(shí)調(diào)用，并且不占用現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫的空間。這一存儲手段主要依賴于云端技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的云端存儲。在此基礎(chǔ)上，電子檔案的使用和傳輸也可以利用網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)，降低了電子檔案的存儲難度，使電子檔案的傳輸和存儲更加便捷、更加快速。

（三）電子檔案不需要專門的檔案室存儲。電子檔案在存儲過程當(dāng)中，不需要專門的檔案室存儲，只存儲于計(jì)算機(jī)硬盤和數(shù)據(jù)庫網(wǎng)盤中。在存儲過程當(dāng)中對場地要求并不十分嚴(yán)格，單位的每一臺計(jì)算機(jī)都可以成為電子檔案的存儲終端，只要將電子檔案做好備份和匯總，電子檔案的實(shí)際使用就不受影響。所以，電子檔案的優(yōu)勢在于不需要專門的檔案室進(jìn)行儲存，節(jié)約了專用場地，使電子檔案的存儲難度降低，存儲效果更好，整個(gè)電子檔案的存儲成本得到了有效的控制。

四、電子檔案管理難度低，可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理

（一）電子檔案的歸檔速度快。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的歸檔速度比較快，電子檔案的歸檔只需要按照檔案的類別予以轉(zhuǎn)換存儲即可，不像傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，需要對其進(jìn)行分類，同時(shí)需要對其中的內(nèi)容進(jìn)行篩選?，F(xiàn)如今，電子檔案的歸檔只需要對文件內(nèi)容按類別存儲，存儲時(shí)歸到相對應(yīng)的硬盤區(qū)域即可。對于電子檔案的管理，普遍采取專用的文件夾和專用的硬盤進(jìn)行管理，使電子檔案的歸檔速度能夠滿足使用需要，能在較短的時(shí)間內(nèi)對電子檔案進(jìn)行快速歸檔。

（二）電子檔案有專門的電子系統(tǒng)實(shí)施管理。在電子檔案管理中，有專門的電子系統(tǒng)實(shí)施管理，既能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的快速歸檔，同時(shí)，也能夠保證電子檔案在查詢和調(diào)用過程當(dāng)中滿足實(shí)際需要。專用的電子管理系統(tǒng)管理效率高、針對性強(qiáng)，能夠?qū)崿F(xiàn)全部的檔案管理功能，是現(xiàn)階段電子檔案管理的有效工具，在實(shí)際使用過程當(dāng)中能夠滿足單位的檔案管理需要。采用電子檔案管理系統(tǒng)，能夠保證檔案在歸檔的過程中分門別類，在檔案調(diào)用時(shí)實(shí)現(xiàn)快速查詢、精準(zhǔn)定位，高度有效地完成電子檔案的傳輸。

五、電子檔案準(zhǔn)確性強(qiáng)，防止檔案資料被惡意篡改

（一）電子檔案資料可以進(jìn)行加密，防止篡改。電子檔案資料具有準(zhǔn)確性強(qiáng)和安全性強(qiáng)的特點(diǎn)，在使用過程當(dāng)中，可以對電子檔案資料進(jìn)行加密，加密之后的電子檔案資料能夠有效地防止篡改，最大限度地保證了電子檔案資料的安全性。電子檔案與紙質(zhì)檔案不同，如果沒有專用的保護(hù)手段，容易被惡意篡改。現(xiàn)階段，電子檔案資料普遍采取加密的形式予以保護(hù)，解決了電子檔案資料的安全性問題，使電子檔案資料在傳輸和使用過程當(dāng)中能夠保證原始數(shù)據(jù)和資料內(nèi)容不發(fā)生改變。

（二）電子檔案可以設(shè)定管理權(quán)限，檔案調(diào)用需審批。電子檔案資料在管理過程當(dāng)中可以設(shè)定管理權(quán)限，不同的管理權(quán)限對電子檔案資料的調(diào)用程度也不一樣，電子檔案調(diào)用時(shí)也需要采取審批制度，避免電子單流失和未經(jīng)授權(quán)進(jìn)行傳輸。電子檔案的審批可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行，可以在電子檔案的管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。現(xiàn)階段，各單位主要領(lǐng)導(dǎo)享有電子檔案管理的最高權(quán)限，且往下依次享有電子檔案的調(diào)用和使用權(quán)限，對于使用權(quán)限的審批需要經(jīng)過主要領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，同時(shí)也需要在電子管理系統(tǒng)中予以備案。

（三）電子檔案沒有特別權(quán)限不能修改，檔案資料準(zhǔn)確性高。電子檔案在保管過程當(dāng)中，沒有特別的權(quán)限不能對其進(jìn)行修改，合理保證電子檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性?？紤]到電子檔案的原始性特征，后期篡改既影響電子檔案的記錄結(jié)果，同時(shí)，也會(huì)導(dǎo)致電子檔案信息失真。因此，在修改權(quán)限上，只有最高權(quán)限，才能夠具有電子檔案的修改權(quán)，并且每次電子檔案的修改都會(huì)在網(wǎng)絡(luò)上生成相應(yīng)的記錄，做到有據(jù)可查、有跡可循，避免電子檔案修改喪失其相應(yīng)的控制權(quán)。

六、結(jié)論

通過本文的分析可知，電子檔案在檔案管理中具有明顯的優(yōu)勢，在實(shí)際管理過程當(dāng)中，我們既要認(rèn)識到電子檔案的益處和特點(diǎn)，同時(shí)還要制定具體的電子檔案管理方法，保證電子檔案管理能夠在準(zhǔn)確性、實(shí)效性和科學(xué)性等方面滿足實(shí)際需要，通過采取專用的電子檔案管理系統(tǒng)，也能夠滿足電子檔案的管理需要，使電子檔案從歸檔、保管、調(diào)用等程序上都能得到有效管理。

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