信息化背景下檔案管理工作的SWOT分析

胡紅霞

【摘要】本文以戰(zhàn)略管理中的SWOT分析方式視為主要的分析對象，針對檔案信息化管理的內(nèi)外部環(huán)境做出合理的判斷，提出相對于科學(xué)的方案，確保檔案管理工作更加順利地開展。

【關(guān)鍵詞】信息化;檔案管理;SWOT分析

國家的信息化發(fā)展相對滯后，因起步較晚，相較于國外的發(fā)展程度來說還有較大的進(jìn)步空間，目前仍處于不斷探索的階段，在其發(fā)展的進(jìn)程中反映出不足之處。為了讓檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)更為穩(wěn)定的發(fā)展，需要從科學(xué)分析的角度明確存在的主要問題，通過展開較為深入的剖析，尋找合理的應(yīng)對措施，這將具有顯著的意義。

一、信息化背景下檔案管理的基本概述

信息化是一種趨勢，其象征著人們進(jìn)入到新的發(fā)展階段，信息化元素在多個(gè)領(lǐng)域的滲透和發(fā)展，使得人類社會發(fā)生了翻天覆地的變化，檔案管理工作也開始接受著信息化元素的影響，檔案信息化建設(shè)的步伐逐步加快，檔案信息化建設(shè)工作正式成為一種新的潮流。檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)和檔案工作相互結(jié)合的重要產(chǎn)物，屬于檔案部門在運(yùn)用了相應(yīng)的信息技術(shù)之后為檔案管理提供的有效支持，促使檔案工作呈現(xiàn)出現(xiàn)代化模式，提升了基本的工作效率和質(zhì)量。檔案信息化的基本目標(biāo)以及相應(yīng)的任務(wù)等均是結(jié)合當(dāng)前國家發(fā)展的基本要求做出的具體分析。檔案信息化能夠讓檔案管理工作更加順利地開展，同時(shí)又能迎合當(dāng)今社會對于高效率工作提出的必然要求，促使傳統(tǒng)的檔案管理模式實(shí)現(xiàn)有效的轉(zhuǎn)變。轉(zhuǎn)變了以往的傳統(tǒng)模式，檔案信息化管理工作呈現(xiàn)出多元化的特征，其覆蓋的內(nèi)容多種多樣，在這類動態(tài)化的系統(tǒng)工程實(shí)踐中，檔案管理信息化成效明顯，其被這個(gè)時(shí)代賦予了新的內(nèi)涵。

二、信息化背景下檔案管理工作的SWOT分析

信息化背景下檔案管理工作開始積極地融入了新型的技術(shù)，這就使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量得以提升，同時(shí)也讓檔案管理的模式不斷優(yōu)化，取得了更為顯著的進(jìn)展，符合當(dāng)前信息時(shí)代提出的嚴(yán)格要求。

（一）優(yōu)勢之處。檔案信息化屬于新時(shí)代的產(chǎn)物，其在管理實(shí)踐中積極地運(yùn)用了新的理念，促使管理的成效更加顯著，同時(shí)也讓相關(guān)的工作進(jìn)展更加明顯?；赟WOT分析方式對檔案管理信息化做出合理的判斷，能夠從不同的方面解讀其優(yōu)勢之處：首先是涉及的內(nèi)容更為豐富。作為人類活動的重要依據(jù)，檔案記載著真實(shí)的情況，屬于具有歷史價(jià)值的資料，社會實(shí)踐活動的真實(shí)性以及多樣性等讓檔案信息的內(nèi)容更加的多元，彰顯出實(shí)際的多樣性特征。檔案信息資料十分豐富，在管理上需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，若是采取信息化的管理模式，可以減輕人員的工作壓力，提升工作的效率，是一種較為可靠的管理模式。其次則是檔案信息的地位較高。因其本質(zhì)的屬性就是讓人們可以在觀念上對其提升認(rèn)識，心理上對檔案信息的真實(shí)情況有所了解，這就使得檔案本身的可信度較高，對比于其他的信息和資料來說，這就是其顯著的特征。再者就是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化之后的便利性顯著。在電子信息時(shí)代，歸檔保存的數(shù)字信息越來越多，這就是檔案信息化管理的代表，通過將信息技術(shù)合理的運(yùn)用至檔案管理工作中，使得檔案信息可以實(shí)現(xiàn)有效的歸檔處理，之后進(jìn)行通盤規(guī)劃，將其合理分散至不同的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，將重復(fù)性的作業(yè)提前落實(shí)，由此減少重復(fù)作業(yè)的情況，也可避免出現(xiàn)滯后作業(yè)的問題，從最大的限度上讓管理工作的效率穩(wěn)步提升。

（二）存在劣勢。信息技術(shù)是21世紀(jì)具有代表性的產(chǎn)物，在這個(gè)信息化時(shí)代，檔案管理工作積極地融入了信息化的元素，其具體的工作效率有所提升。盡管在運(yùn)用信息化手段落實(shí)檔案管理工作時(shí)彰顯出較多的優(yōu)勢之處，但是存在的劣勢不容忽視。重點(diǎn)表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：資金投入受限制。檔案工作的開展往往需要資金的大力支持，但是因國家檔案館數(shù)量眾多，導(dǎo)致很多地方檔案館在信息化管理上反映出資金投入不足的情況，正是因?yàn)榻?jīng)費(fèi)較為緊張，使得檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施的置辦存在著嚴(yán)重的問題。其次則是基礎(chǔ)設(shè)施的管理較為落后。這種問題的存在極大地影響到檔案信息管理工作的開展，因檔案信息化管理涉及較多的物質(zhì)要件，比如計(jì)算機(jī)設(shè)備的軟硬件設(shè)施以及其他的輔助設(shè)施等，加之環(huán)境要求較高，所以需要積極重視信息技術(shù)的應(yīng)用條件，分析相關(guān)設(shè)施的準(zhǔn)備情況。縱觀當(dāng)前的實(shí)際情況來看，關(guān)于信息化管理的整體投資不足，有限的資金尚未運(yùn)用至合適的位置。此外，資金不足直接影響到基礎(chǔ)設(shè)施的科學(xué)化管理，在設(shè)施配置上忽視了實(shí)際所需設(shè)備的具體情況等。

三、基于SWOT分析檔案管理信息化的發(fā)展機(jī)遇

（一）電子政務(wù)的重點(diǎn)實(shí)施。電子政務(wù)管理成了一種新的趨勢，屬于國家的關(guān)鍵政策之一，在其管理的進(jìn)程逐步加快的今天，檔案的管理成效備受關(guān)注。檔案作為政府完成相關(guān)工作的行政工具，因此其面臨著較為嚴(yán)格的要求，通過將電子政務(wù)這一政策積極的推行，使得檔案管理信息化成了一種新的趨勢，只有將其投入實(shí)踐，才能更好地迎合電子政務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展。

（二）法制社會的大力構(gòu)建。作為一個(gè)法治國家，在人們開展各項(xiàng)活動的時(shí)候，均需要考慮法律的約束作用。在21世紀(jì)的今天，經(jīng)濟(jì)以及社會的穩(wěn)步發(fā)展使得檔案工作面臨著諸多的情況，同時(shí)也關(guān)注到諸多的新問題，在法制環(huán)境下，還需要將法律法規(guī)等逐步地完善，修正與社會發(fā)展步伐不相符的內(nèi)容，促使檔案信息化法律法規(guī)體系管理落實(shí)到實(shí)處。正是相關(guān)法律法規(guī)的完善和健全，使得檔案信息化工作的開展更加的順暢，也為其實(shí)現(xiàn)更進(jìn)一步的發(fā)展創(chuàng)造了更為優(yōu)質(zhì)的條件。

四、基于SWOT分析檔案管理信息化的發(fā)展途徑

（一）穩(wěn)步推動檔案信息化法制管理。應(yīng)該結(jié)合具體的情況做出合理的分析，實(shí)現(xiàn)相對規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，妥善處理法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)制定的相關(guān)問題，運(yùn)用檔案信息資源的開發(fā)途徑，結(jié)合法律保障規(guī)范相關(guān)的行為。檔案信息資源開發(fā)利用應(yīng)該在相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定之下落實(shí)基本的行動，保證各種行為均在法律約束的范圍內(nèi)，踐行有法可依、有法必依的原則。在國家層面加以分析，相關(guān)的部門應(yīng)該積極地將多種力量集合到一起，在深入研究法律規(guī)章的基礎(chǔ)上，促使各項(xiàng)檔案行政法規(guī)可以實(shí)現(xiàn)及時(shí)的修訂，確定更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。此外，結(jié)合國內(nèi)外檔案界最新學(xué)術(shù)研究的狀態(tài)加以分析，應(yīng)該積極吸收先進(jìn)和科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)，從公眾獲取信息、公眾在線了解信息等多個(gè)方面提供較為可靠的保障。

（二）彰顯檔案信息資源的基本效益。在開發(fā)理念上加以分析，應(yīng)該清楚地了解到資源管理的重要性，結(jié)合著子社會的實(shí)際需求，真正將多種資源合理運(yùn)用起來。數(shù)字檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享的目的，各個(gè)檔案館需要積極結(jié)合館藏的基本優(yōu)勢，從實(shí)際需求的角度，構(gòu)建起富有特色的管理模式，以免檔案資源管理上出現(xiàn)重復(fù)勞動的問題，促使檔案信息資源管理的成效更加明顯。在技術(shù)問題上，還需要重視多元化技術(shù)的推廣，比如XML語言技術(shù)等，可以在實(shí)際運(yùn)用的過程中，消除“信息孤島”的情況。這類標(biāo)記語言可以被運(yùn)用至某一行業(yè)中，甚至在實(shí)際運(yùn)用的時(shí)候，將其作為一種數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)，在具體實(shí)踐時(shí)實(shí)現(xiàn)不同標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫的信息流通。

（三）確保檔案信息的安全可靠性。網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息的共享往往是依靠著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等加以實(shí)現(xiàn)，依照傳統(tǒng)的方式時(shí)，往往需要投入較多的資金，技術(shù)力量需求量較大，甚至超出了檔案界可以承受的范圍，因此體現(xiàn)出極大的管理難度。為轉(zhuǎn)變這一現(xiàn)狀，需要積極轉(zhuǎn)變檔案部門的工作模式，主管部門應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化對信息資源管理的力度，就相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加以出臺，制定出科學(xué)的管理標(biāo)準(zhǔn)，促使檔案信息資源管理可以在較為規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)下落實(shí)，給資源共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

重點(diǎn)分析了信息化背景下檔案管理工作的開展情況，基于SWOT分析模式，闡述了具體的優(yōu)勢和劣勢，明確了開展進(jìn)程中面對的機(jī)遇。為了更好地實(shí)現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的目標(biāo)，主張合理利用科學(xué)的檔案信息化管理手段，實(shí)現(xiàn)資源的共享，彰顯出信息時(shí)代檔案管理工作的開展成效。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王婷，黃昀超.基于SWOT模型的公立醫(yī)院黨員檔案管理的現(xiàn)狀分析及對策研究——以昆明市某公立醫(yī)院為例[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（05）：24-26+28.

[2]彭艷玲，張艷軍，王思諾，張翼，丁偉明.執(zhí)法檔案管理及信息化工作機(jī)制探究——以衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督機(jī)構(gòu)為例[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（18）：72-73.