現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)研究

楊玲

【摘要】人事檔案管理是醫(yī)院人力資源管理工作中非常重要的一部分。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與革新，人們的思維方式與時間概念、空間概念都發(fā)生了很大的變化，在新形勢下，現(xiàn)代醫(yī)院的人事檔案管理內(nèi)容更加廣泛，信息數(shù)據(jù)也變得越來越多，這使得傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段的需求，如何才能使人事檔案管理跟上時代的步伐，更好地為醫(yī)院的發(fā)展服務，已經(jīng)是急需解決的一個問題。本文通過對現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題進行分析，并對現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)進行了深入的研究。

【關(guān)鍵詞】現(xiàn)代醫(yī)院;人事檔案;管理;信息化;建設(shè)

醫(yī)院的人事檔案會記錄這所醫(yī)院在職人員的很多信息，這些信息關(guān)乎醫(yī)院職工的利益，其記錄的信息具有一定的法律性與證據(jù)性，可以為醫(yī)院職工發(fā)放工資、考核干部、評定職稱甚至是人事糾紛提供一定的參考依據(jù)。對于醫(yī)院人事檔案進行信息化建設(shè)主要工作就是利用計算機技術(shù)以及現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)對醫(yī)院人事檔案有關(guān)的信息進行存儲與利用，提高人事檔案管理工作效率，使其工作更為便捷，準確。

一、現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)

近年來，隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，各項業(yè)務水平都有所提升，這其中最關(guān)鍵的就是醫(yī)院逐漸走向現(xiàn)代化，從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化、高效率、信息化的管理模式轉(zhuǎn)變。醫(yī)院人事檔案管理也不例外，為了進一步確保醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理也逐漸引入信息化。為了更好地實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)，一方面，醫(yī)院的領(lǐng)導層以及各科室的管理者應該對人事檔案管理信息化建設(shè)加以重視，不僅要對人事檔案管理信息化建設(shè)相關(guān)的決策加以支持，還應該認真、細致地做好與人事檔案管理相關(guān)的工作;另一方面，醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)的工作人員要樹立信息化管理的意識，深刻認識到醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并將相應的工作提上日程，提高醫(yī)院人事檔案管理的時效性。

二、現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案存在的問題

（一）人才流動導致信息紊亂。人事檔案管理管理工作會涉及很多的部門，醫(yī)院人事檔案管理時，在對其進行收集、傳遞與錄入的時候必須接受黨委組織有關(guān)部門以及政府人事有關(guān)部門等的共同參與和管理，這樣一來，就很容易導致人事檔案在實際的流轉(zhuǎn)與管理過程當中出現(xiàn)分歧與沖突，這不僅影響了人事檔案管理的時效性，還會對人事檔案的真實性造成一定程度的影響。

（二）人事檔案管理制度不嚴謹?，F(xiàn)階段，我國醫(yī)院的人事檔案管理制定還存在著一些不足，有待進一步完善。主要表現(xiàn)為：一是絕大多數(shù)的醫(yī)院人事檔案管理手段相對落后，沒有專職的專業(yè)人事檔案管理人員，甚至有些醫(yī)院采用兼職人員管理人事檔案工作。二是人事檔案管理工作人員也不夠熟練，再加上人員流動性比較大，導致醫(yī)院人事檔案沒有系統(tǒng)的整理與存檔。三是人事檔案管理工作人員工作變動過于頻繁，導致其對人事檔案管理的重要性認識不足，嚴重影響到人事檔案管理的水平。四是由于現(xiàn)階段我國醫(yī)院人事檔案多為紙質(zhì)版，多次翻閱、查看很容易導致其損壞遺失。

（三）基礎(chǔ)設(shè)施及硬件設(shè)備不完善。我國現(xiàn)階段絕大多數(shù)的醫(yī)院都存在著人事檔案設(shè)備更新緩慢，數(shù)量不夠等問題，這樣一來，不但降低了檔案工作者的工作效率，還會造成信息更新不及時、難以查閱等問題。再者就是大多數(shù)人事檔案管理部門的計算機使用時間比較久，系統(tǒng)版本較低，這對人事檔案更新與查閱也有一定的影響。除此之外，由于人事檔案絕大多數(shù)是紙質(zhì)的，在其存放與查閱過程中很容易造成紙張破損，字跡模糊等情況發(fā)生。因此，在進行人事檔案管理的時候應該按照有關(guān)規(guī)定，將其存放在防火、防潮的專用的庫房里。

三、現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)改進與改革

（一）加強網(wǎng)絡(luò)信息化管理。醫(yī)院人事檔案管理應該逐漸走向信息化與網(wǎng)絡(luò)化，這樣才能進一步提高人事檔案的價值，同時更好地滿足各有關(guān)部門日常對人事檔案的需求。醫(yī)院在進行人事檔案管理信息化建設(shè)的時候應該著手建立醫(yī)院職工人事檔案局域網(wǎng)，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的共享性，這樣一來，各有關(guān)部門就可以在其局域網(wǎng)內(nèi)對職工的人事檔案信息進行檢索與查詢，實現(xiàn)人事檔案快速、高效的獲取。不過在建立人事檔案局域網(wǎng)的同時，還應該解決好該局域網(wǎng)的使用權(quán)限問題，應該嚴格控制該局域網(wǎng)的使用權(quán)限，避免職工人事檔案信息泄露或者遺失等問題發(fā)生。除此之外，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)應該跳出部門內(nèi)部交流，打破部門之間的屏障，使其真正發(fā)揮出信息化管理的價值，實現(xiàn)信息化系統(tǒng)的全面性。

（二）加強制度建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理只有不斷對其規(guī)章制度進行完善，確保其規(guī)章制度滿足相關(guān)工作需求，才能夠更好地保障人事檔案管理相關(guān)工作順利、有序地開展，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的水平。更好地為各有關(guān)部門的人事管理相關(guān)工作提供參考。醫(yī)院建立相關(guān)的人事檔案管理規(guī)章制度時，應該參照我國的《全國檔案系統(tǒng)信息化建設(shè)實施綱要》《檔案法》等有關(guān)文件，按照這些文件當中的相關(guān)規(guī)定對醫(yī)院人事檔案管理工作流程與環(huán)節(jié)進行科學、合理的細化，嚴格劃分人事檔案管理相關(guān)的工作崗位與相應的責任及工作任務，同時還要保證人事檔案管理各類工作之間的有效銜接，只有這樣才能夠有效地提升人事檔案管理的真實性與可靠性。

（三）提高基礎(chǔ)設(shè)施和硬件配備。隨著信息化的不斷普及與快速的發(fā)展，現(xiàn)階段，各行各業(yè)都逐漸走向了信息化，也只有這樣才能夠更好地適應網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的新需求。因此，為了進一步提升醫(yī)院人力資源管理水平與質(zhì)量，就必須加快醫(yī)院人事檔案信息化管理的步伐。為了更快、更好地實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)，一方面，醫(yī)院應該增加對基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入力度，全面配置人事檔案管理所需的硬件設(shè)施，保證人事檔案信息化建設(shè)所需的物質(zhì)基礎(chǔ);另一方面，還應該搭建醫(yī)院人力資源管理平臺，為人事檔案信息化建設(shè)提供良好的軟件支撐。

（四）加強人事檔案統(tǒng)一分類號。為了進一步改進與優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理相關(guān)工作，使其更好地滿足相關(guān)部門對人事檔案的需求，在對人事檔案進行信息化建設(shè)的同時，還應該結(jié)合《中國檔案分類法》對醫(yī)院人事檔案展開分類，并根據(jù)醫(yī)院的實際詳情，制定滿足醫(yī)院實際需求的人事檔案分類操作細則，然后對人事檔案進行關(guān)鍵字標識區(qū)分。此外，還應該加強對人事檔案標識的校審工作，對分類錯誤的人事檔案及時更正，促使醫(yī)院人事檔案管理的標準化與規(guī)范化。

（五）拓寬檔案收集范圍。醫(yī)院人事檔案管理工作者應該及時地對醫(yī)院職工的人事檔案材料進行收集與整理，保證其人事檔案資料的及時性與準確性，避免因人事材料收集渠道閉塞造成醫(yī)院職工人事檔案不齊全的情況發(fā)生。特別是記錄者醫(yī)院醫(yī)護人員個人素質(zhì)以及綜合業(yè)績考評的檔案，更應該及時收集與整理。除此之外，還應該對醫(yī)院職工的勞務合同、崗位變動以及獎懲材料等等進行收集與分類整理歸入相應的人事檔案，對人事檔案種類加以豐富，使人事檔案內(nèi)容更為全面。這樣就能為人事檔案查閱者提供更為科學、有效的依據(jù)。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)不僅可以提升人事檔案資料的利用率，同時還可以提高人事檔案管理相關(guān)工作的工作效率，科學、規(guī)范地對醫(yī)院人事檔案進行管理。此外，醫(yī)院應該鼓勵人事檔案管理工作者，立足本職，大膽突破，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，進一步提升醫(yī)院人事檔案管理水平，為提升醫(yī)院發(fā)展提供更好的基礎(chǔ)。

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