提升企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理效能的幾點思考

宋瑤

【摘要】基于對提升企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理效能的研究，首先，闡述企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理，具有實現(xiàn)檔案的合理利用、提升檔案管理水平的重要作用。然后，分析企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理現(xiàn)狀，其中存在重視程度有待提升、管理制度有待完善等問題。最后，針對提升企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理效能，給出加強數(shù)字化建設(shè)工作、構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫、構(gòu)建檔案管理制度、加強重視程度等措施。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案;數(shù)字化;信息管理

在如今社會不斷發(fā)展的背景下，社會市場中各個企業(yè)之間的競爭逐漸激烈，如果企業(yè)想要在激烈市場競爭中，取得更好成績，同時實現(xiàn)自身的更好發(fā)展，要加強企業(yè)自身的檔案管理工作，實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理，實現(xiàn)對企業(yè)各類資源的科學合理配置，避免出現(xiàn)資源浪費情況出現(xiàn)，從而為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益與社會效益。所以，本文將針對提升企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理效能相應內(nèi)容進行闡述。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理的重要作用

（一）實現(xiàn)檔案的合理利用。加強企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理，可以在一定程度上實現(xiàn)對檔案科學合理利用。從目前我國企業(yè)的發(fā)展過程中不難看出，在檔案管理工作的開展中，經(jīng)常采取傳統(tǒng)檔案管理模式。比如，紙質(zhì)管理方式，該種管理方式對于檔案的利用與使用壽命會產(chǎn)生很大影響。但是，通過企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作的展開，可以加強對先進管理方式與信息技術(shù)的利用?？梢员苊獠捎眉堎|(zhì)的管理方式，實現(xiàn)檔案內(nèi)容信息化管理與數(shù)字化管理，檔案資源的科學合理利用將會得到保障。延長檔案的使用壽命，為企業(yè)的更好發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

（二）提升檔案管理水平。通過加強對企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理，不僅可以實現(xiàn)檔案的合理利用，同時可以提升企業(yè)檔案管理水平。利用數(shù)字化檔案管理模式，實現(xiàn)對檔案信息的準確記錄，避免出現(xiàn)信息內(nèi)容不準確情況產(chǎn)生。因為，一旦檔案信息內(nèi)容出現(xiàn)錯誤，那么將會對后續(xù)檔案使用產(chǎn)生影響。強化企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作，及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作中存在的不足，從而給出有效解決措施進行彌補與完善。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理現(xiàn)狀

從目前企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作中不難看出，在其中仍然存在許多問題，問題的出現(xiàn)，對于企業(yè)檔案管理工作的順利展開，以及企業(yè)的更好發(fā)展而言會產(chǎn)生很大影響。企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理存在的問題，主要體現(xiàn)在以下幾點中：第一，在企業(yè)的發(fā)展過程中，企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作并沒有受到更多重視與關(guān)注，這一問題的出現(xiàn)，使得企業(yè)內(nèi)工作人員對于企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作沒有正確認識，檔案數(shù)字化信息管理工作的有序進行將會受到很大影響。第二，沒有結(jié)合實際情況，構(gòu)建科學合理的檔案數(shù)據(jù)管理庫。數(shù)據(jù)管理庫對于管理工作的展開而言具有重要作用，但是，管理庫構(gòu)建過程中的合理性并沒有得到保障。這一問題的出現(xiàn)，導致檔案數(shù)據(jù)管理庫的作用與價值無法得到充分發(fā)揮。

三、提升企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理效能的有效措施

（一）加強數(shù)字化建設(shè)工作。為促使檔案數(shù)字化信息管理工作能夠在企業(yè)中得到更好落實，管理工作能夠有序進行，要加強數(shù)字化建設(shè)工作。因此，在加強對企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理中，要做好數(shù)字化建設(shè)工作。在加強數(shù)字化建設(shè)工作中，可以從以下幾點展開：1.在企業(yè)中要構(gòu)建相應的檔案室，在檔案室中確保各類信息軟件的完善性，不同先進的信息軟件，可以提升檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。在檔案信息軟件的應用中，不僅要及時做好檔案立卷歸檔工作與著錄標引工作，同時構(gòu)建數(shù)據(jù)庫，這樣可以為工作人員檔案信息內(nèi)容的查詢提供很多便利。防止人為操作，帶來的誤差問題。2.企業(yè)檔案室要進一步實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)聯(lián)網(wǎng)，加強與相關(guān)企業(yè)的相互聯(lián)系，實現(xiàn)信息資源共享，從而實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化?？傊?，通過數(shù)字化建設(shè)工作的展開，可以為企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作打下良好基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫。在實現(xiàn)檔案數(shù)字化信息管理中，除了可以加強信息化建設(shè)工作，還可以通過構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫的方式。在構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫中，可以從以下幾點展開：1.建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫。將構(gòu)建的重點集中在檔案資料類別中，將檔案名稱內(nèi)容及時輸入到計算機中，這樣可以形成相應的數(shù)據(jù)庫，避免檔案內(nèi)容丟失等情況出現(xiàn)，為后續(xù)檔案內(nèi)容查詢工作的展開打下良好基礎(chǔ)。2.建設(shè)檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)庫。加強對網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道的應用，將企業(yè)實際信息內(nèi)容與資料及時錄入到狀態(tài)數(shù)據(jù)庫中，并做好狀態(tài)數(shù)據(jù)庫的更新工作，確保狀態(tài)數(shù)據(jù)庫中信息的準確性與科學性。在這一過程中，檔案管理工作人員可以將更多精力放在檔案信息分類中，做好檔案歸檔工作，促使各項檔案管理工作的有序進行。

（三）構(gòu)建檔案管理制度。構(gòu)建檔案管理制度，可以在很大程度上促使檔案數(shù)字化信息管理工作的有序進行，實現(xiàn)企業(yè)的更好發(fā)展。從目前企業(yè)的發(fā)展中不難看出，檔案管理工作存在一定的復雜性與特殊性，基于此，通過檔案管理制度的構(gòu)建，對各環(huán)節(jié)工作進行約束與規(guī)范，不斷提升企業(yè)檔案管理水平。在構(gòu)建檔案管理制度中，可以從以下幾點展開：第一，要積極鼓勵檔案管理工作人員以及企業(yè)基層工作人員，積極主動參與到檔案管理制度建設(shè)中。針對在這一過程中，表現(xiàn)較好的工作人員，要給予一定獎勵，激發(fā)工作人員的工作熱情與工作興趣。為檔案管理制度的構(gòu)建，提供有效前提保障。第二，在企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作的開展中，以及在管理制度的構(gòu)建中，要加強對先進信息技術(shù)的利用，在這一過程中，企業(yè)要加大投入力度。比如，加大資金投入力度與政策的扶持力度，使得檔案管理制度的完善性與科學性得到保障。第三，對于檔案管理制度的構(gòu)建，需要企業(yè)各個工作人員之間能夠加強聯(lián)系與溝通，各個部門之間實現(xiàn)信息共享，在檔案管理制度的構(gòu)建中，加強對工作人員的規(guī)范與管理，避免出現(xiàn)大型的人員流動問題。通過該種方式，使得檔案管理制度的科學性與合理性得到保障，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益與社會效益。

（四）加強重視程度。企業(yè)檔案數(shù)字化信息管理工作的有序進行，要保證企業(yè)領(lǐng)導者與管理者能夠加強對檔案數(shù)字化信息管理工作的重視程度。只有保證領(lǐng)導者與管理者加強對檔案數(shù)字化信息管理的重視，才能促使工作人員能夠積極主動參與到檔案數(shù)字化信息管理工作中，不斷提升企業(yè)檔案管理水平。在加強對檔案數(shù)字化信息管理工作的重視程度中，可以從以下幾點展開：第一，構(gòu)建高素質(zhì)檔案管理隊伍，在這一過程中，需要領(lǐng)導者與管理者能夠肩負起自身責任，定期做好工作人員的培養(yǎng)工作。確保工作人員能夠具備較強責任心，同時不斷提高自身的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)。第二，將各項工作落實到每一位工作人員身上，保證工作人員對自身工作內(nèi)容與責任有正確認識，避免出現(xiàn)工作混亂情況產(chǎn)生，確保各環(huán)節(jié)工作都能夠有專門工作人員負責。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案數(shù)字化信息管理工作的順利展開，對于企業(yè)的更好發(fā)展而言具有重要作用。因此，為增強企業(yè)市場競爭力，為企業(yè)創(chuàng)造更多經(jīng)濟效益與社會效益。要加強對檔案數(shù)字化信息管理工作的重視程度，采取有效措施，不斷提升企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與工作效率。

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