檔案圖書管理的信息化建設問題比較

張麗平

【摘要】信息化建設是信息時代檔案管理和圖書管理需要面對和注重的問題，本文將從檔案圖書管理的信息化建設中存在的種種問題進行比較，并加以研究，以此明確檔案信息化建設的方向及主要建設內(nèi)容，同時展現(xiàn)檔案館和圖書館信息化建設中若干概念的差異。

【關鍵詞】檔案管理;圖書管理;對比研究

當前，數(shù)字化已演變成了各個領域的主要發(fā)展趨勢，檔案管理也是如此。為了能夠實現(xiàn)對檔案的數(shù)字化管理，需全面展現(xiàn)出信息技術所具備的作用，把信息載體由物質轉換成數(shù)字形態(tài)，同時創(chuàng)建檔案目錄，以便于提供更好的服務。實際上，傳統(tǒng)檔案和數(shù)字檔案是能長期一同存在的，其可以將取長補短的效果順利實現(xiàn)。確保檔案信息化的有序性和規(guī)范性，屬于檔案信息化的主要工作內(nèi)容，同時也屬于檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化的基礎。管理人員在進行檔案管理信息化建設時，需立足于國家相關管理標準，將管理制度與實際發(fā)展狀況結合在一起，并嚴格落到實處，在這一過程中積極總結。除此之外，要對檔案項目、數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容的格式與結果提出統(tǒng)一要求，如此才能對檔案展開有效管理。

一、信息技術在檔案管理中的應用重要性

通過將現(xiàn)代信息技術合理的應用到檔案管理的日常歸檔與管理過程中，首先需要對檔案管理進行數(shù)字化處理，以便能夠在經(jīng)過數(shù)字化處理之后能夠將檔案的原件存儲到庫房中。這樣檔案資料的歸檔和管理都是在電腦上直接操作完成，而并不需要以手動的形式來對照文獻內(nèi)容。同時，檔案管理可直接管理在電腦中，這樣通過利用信息網(wǎng)絡便能夠便捷地查閱相關的檔案信息，最大限度提升了檔案管理的構建水平。在檔案管理的構建過程中應用信息技術，這樣檔案信息便可以數(shù)字化的形式存在，而檔案管理的證據(jù)功能與使用功能便可以直接被區(qū)分開，讓檔案管理的再加工能夠真正實現(xiàn)，從而讓廣大人民群眾能夠更加便利地應用檔案管理。相關的檔案管理能夠被第一時間上傳到信息平臺中，讓不同的單位將內(nèi)部的資源平臺緊密結合起來，真正達到檔案管理共享的目的。同時，廣大用戶還可以充分利用現(xiàn)代信息技術將檔案管理連接到信息平臺中，讓廣大用戶可根據(jù)自己的需要進行檔案資料查詢，為檔案管理的構建創(chuàng)造良好的條件。

二、檔案圖書管理的信息化建設問題比較

圖書信息化建設和檔案信息建設存在很大的差異性，在互聯(lián)網(wǎng)+時代下，Web2.0概念的網(wǎng)絡技術的大力應用與發(fā)展加快了信息傳播速度，生活節(jié)奏加快以及生活水平提升的今天，用戶內(nèi)容需求也呈現(xiàn)出多元化特征，內(nèi)容需求以海量內(nèi)容為主。圖書館在近幾年的管理方法和服務模式中還是逐漸融入信息技術，例如不少圖書館使用云計算對管理系統(tǒng)和數(shù)字資源的遷徙平臺進行管理，從而有效避免本地服務器的性能限制瓶頸，提高圖書館的運算速度，切實保證圖書館系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性，以此來降低信息時代圖書館的運行維護成本。借助信息技術的幫助，圖書館會通過利用共享云平臺上的數(shù)字資源，以此來豐富圖書館的資源數(shù)量，加快建設數(shù)字資源，讓各類信息資源的價值能夠得到充分利用。這樣圖書館的館員和讀者可借助各類設備隨時鏈接到云平臺，全面檢索所需要的資源，以便更好地滿足廣大讀者的需求，為廣大讀者提供更加便捷、快速的人性化服務。

目前信息化建設在圖書館的應用主要集中在資源共享、數(shù)據(jù)存儲、知識發(fā)現(xiàn)等領域，且服務范圍大部分限定在館內(nèi)區(qū)域，聯(lián)網(wǎng)形式以有線接入互聯(lián)網(wǎng)的形式為主。隨著信息技術的快速發(fā)展，其自身高速率、低延時的特點將有效彌補現(xiàn)有通信技術的缺點，為信息技術在圖書館行業(yè)的大規(guī)模應用提供通信基礎，真正發(fā)揮信息技術的技術優(yōu)勢，推動圖書館的發(fā)展和改革，使讀者能夠更加方便、更加快速的享受圖書館服務。相較之下，檔案管理部門是很多單位發(fā)展中的附屬部門，其地位不高，所以很多單位的員工都片面地認為檔案管理工作只是檔案保管部門的責任，尚未充分認識到檔案資源利用的重要性。同時，片面地認為檔案管理用傳統(tǒng)的手段保管也行，并不需要采用現(xiàn)代化的手段。正是因為檔案管理人員對信息技術在檔案管理中的認識不正確，嚴重影響了檔案資源開發(fā)利用的效率。同時，在現(xiàn)代檔案資源的信息化管理建設過程中，必須以現(xiàn)代化的信息基礎設施作為重要的依據(jù)。然而，在當前檔案管理過程中，信息化的基礎設施建設始終處于薄弱的狀態(tài)中，大部分單位并未將大量的經(jīng)費投入到檔案資源的信息化建設過程中。同時，在當前檔案管理的過程中采用傳統(tǒng)的檔案管理方式的現(xiàn)象依然非常普遍。

在信息時代，數(shù)據(jù)資料管理是圖書館建設中非常重要的組成部分，所以需要升級圖書館的數(shù)據(jù)資料容量和服務內(nèi)容。通過全面分析IDC的調(diào)查數(shù)據(jù)，在信息技術的驅動下，圖書館中的海量資源便可以利用大數(shù)據(jù)進行存儲和處理。同時，在這個模型中，圖書館發(fā)展的各個端點和節(jié)點均位于網(wǎng)絡的邊緣，紛紛來自于物聯(lián)網(wǎng)設備和傳感器的數(shù)據(jù)傳輸，然后再對各項數(shù)據(jù)進行分析和處理，便能夠保證將各項信息直接推送到圖書館的數(shù)據(jù)中心。這樣在充分利用數(shù)據(jù)管理模式的過程中，通過充分發(fā)揮整合軟件定義的廣域網(wǎng)、防火墻和私有分支交換等功能，充分利用人工智能的算法，便能夠創(chuàng)新圖書館的數(shù)據(jù)管理策略，有效推動圖書館更加穩(wěn)定健康地發(fā)展。而作為對比，檔案資源的信息管理仍舊處于較為薄弱的狀態(tài)。如當下的檔案管理工作開展過程，諸多單位所采取的多媒體技術以及部分社交工具仍屬于Web1.0時代的產(chǎn)物，至于對發(fā)達信息技術的應用則十分欠缺。與此同時每部分單位也雖依仗先進的信息化平臺來開發(fā)并利用檔案信息資源，但因當前的管理平臺本身尚未形成較大規(guī)模，故及應用效力亦極有其限制性。

三、檔案管理信息化建設的建議

檔案管理部門應高度重視檔案管理部門檔案管理工作，加大資金投入力度，以正常開展檔案管理工作。如應當健全電子檔案管理的硬件設施配備，配置性能較高的計算機、掃描儀、專用網(wǎng)絡，擴大電子檔案管理信息化的邏輯結構，不能獨立受限，而要與其他各方面的工作銜接起來，尤其是各個主要的檔案信息收集來源工作站點，保證檔案信息能夠被及時、全面地收集起來，開發(fā)多樣的電子檔案管理信息化平臺系統(tǒng)功能，滿足檔案收集、整理、堅定、保管、編撰、統(tǒng)計、研究、利用等一系列的工作需求，為檔案管理工作的實踐，創(chuàng)造作為便利的條件。要改善電子檔案管理的環(huán)境，注意防潮、防水、防火，防范物理性的安全隱患，確保所有檔案管理設施、設備的長期、穩(wěn)定、高效、安全運行。

并且，檔案管理人才的隊伍建設是把檔案工作做好的關鍵。要積極將更多的教育培訓的機會提供給專、兼職檔案人員，促進其檔案管理專業(yè)水平提升，例如，在檔案的收集、編制工作當中，檔案管理工作人員應當要能夠明確收集區(qū)間，根據(jù)單位自身的實際活動情況、工作情況以及相關要求來進行電子檔案的編制，確保檔案信息內(nèi)容全面、完整;在后期的保管工作當中，必須要能夠全面保證電子檔案的信息安全，不能發(fā)生損壞、丟失的情況，更不能發(fā)生泄密的情況，作為工作人員一是要具備良好的安全意識、責任意識。二是要具備信息安全方面的專業(yè)技術能力，能夠正確地進行檔案管理相關操作，防止各種可能發(fā)生的信息安全事故。三是要具有相當專業(yè)的數(shù)據(jù)信息分析能力，可以對電子檔案進行深度的價值挖掘，考慮到如何發(fā)揮出檔案的價值，因此作為電子檔案的管理人員，必須要能夠熟練的運用相關技術、軟件、方法，對大量的電子檔案進行科學、全面的分析，如運用大數(shù)據(jù)技術來分析、挖掘檔案價值，從而為其他工作的開展，提供更加具有價值的參考、依據(jù)。

四、結語

在如今信息化的時代，檔案管理工作必須要順應宏觀潮流、趨勢，加強信息化方面的建設，管理工作需要從圖書界等相近的行業(yè)中吸取信息化建設的經(jīng)驗，建立嚴格的信息化檔案管理責任體系、強化檔案信息的共享與挖掘和分析等一系列措施，推進信息化檔案管理，以提高檔案管理工作的效率和質量，更全面和深入地發(fā)揮出檔案管理的價值。

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