醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策

胡蘭

【摘要】作為醫(yī)院管理工作重要組成部分的人事檔案管理工作，是醫(yī)院人員長期工作中形成的，不僅是對職工工作真實情況的反映，更是醫(yī)院執(zhí)行決策的重要依據(jù)。由于醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院不受重視，作用邊緣化，因此積壓了許多弊病，本文就存在的問題提出對策與思考。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理;問題;應(yīng)對策略

醫(yī)院人事檔案是以工作人員個體為單位，以醫(yī)院職工工作狀況、個人經(jīng)歷、獎懲狀況、品德才績?yōu)橹饕獌?nèi)容，以文字、表格、圖片或其他方式記錄的檔案。醫(yī)院人事檔案不僅是醫(yī)院編制、管理員工的重要證明，更是作為醫(yī)院人才選拔調(diào)動的重要依據(jù)。充分利用醫(yī)院人事管理檔案的資源信息，可以幫助醫(yī)院提高人力資源的配置效率，更好的做出人才發(fā)展培養(yǎng)規(guī)劃，為醫(yī)院的長期良性發(fā)展作出更大的貢獻。

一、醫(yī)院人事管理檔案發(fā)展現(xiàn)狀

目前醫(yī)院人事管理主要存在三個模塊的問題：第一個問題是隨著社會需求的發(fā)展，社會競爭越來越嚴(yán)峻，從前的人力資源分配制度已經(jīng)被聘任制度所取代，因此，傳統(tǒng)的“檔隨人走”的管理模式受到?jīng)_擊，建立新的管理模式成為新趨勢，但這還是一個不斷改革、健全制度的過程，需要長期努力。第二個問題是“人檔分離”。由于社會的多元發(fā)展，在市場供求的引導(dǎo)下，人們的選擇性增強，人員的流動性更活躍。因此，在這種趨勢下，對檔案的保存、管理與調(diào)出，轉(zhuǎn)換就會變得很繁瑣，于是部分單位對人事檔案的要求減弱，人事檔案也逐漸變成“雞肋”，不再承擔(dān)原有的重要作用。同時，因為更換工作時，轉(zhuǎn)換檔案的手續(xù)相當(dāng)復(fù)雜，許多嫌麻煩的人干脆“棄檔”，放棄自己的人事檔案，以謀求更高效率的交接工作。第三個問題則是由“人才引進軟手段”造成的人事檔案棄檔。由于競爭激烈，許多醫(yī)院為了挽留人才，就會在人事檔案上放松要求，只要能夠簽訂勞務(wù)合同，人事檔案就不是硬性條件，這樣的便利讓許多人心動，人事檔案就更加形同虛設(shè)。

二、醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）檔案真實性存疑。在人事檔案記錄、編檔、留存的過程中，會涉及很多信息，這些信息不僅量很大，內(nèi)容很雜，不完整，碎片化，而且許多信息無法追溯到原始材料，使得人事檔案管理的真實性與可信度降低。同時，在人事檔案的保存上，醫(yī)院大都保留著以紙質(zhì)文件收納的習(xí)慣，因此一旦在整理過程中出現(xiàn)人事檔案損壞、缺漏，真實性無從考究，更有甚者，管理人員為了逃避責(zé)任直接對錯漏檔案進行隱瞞、編撰，只求能應(yīng)付檢查就行。

（二）檔案內(nèi)容不完整、不適應(yīng)需求。除了人事檔案真實性存疑之外，由于醫(yī)院對人事檔案的不重視和邊緣化處理，使得醫(yī)院人事檔案收錄的信息比較陳舊、靜態(tài)，不能夠很好地反映職工的動態(tài)經(jīng)歷狀況，不便于有效判斷職工的可發(fā)展性、可塑造性。同時，在以往檔案中，對職工的評價普遍存在優(yōu)點過多、優(yōu)點類似、缺點模糊、沒有缺點的問題，從而導(dǎo)致對員工的評價不夠客觀，不具特色，很難通過人事檔案評價來辨別該人員的特點，降低了對人力資源合理配置、利用的效率。

（三）檔案管理制度、手段陳舊。人事管理檔案涉及到職員大量隱私信息，需要專門化的管理，并且需要單獨存放，傳統(tǒng)的檔案管理一般為開辟單獨的保管室來保管，并且保管人員手工管理，雖然管理人員都需要簽訂相關(guān)保密條款，但大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理團隊人員都不是專業(yè)人員，也沒有經(jīng)過專業(yè)技能培訓(xùn)，更多的往往是兼任檔案管理的職責(zé)，因此，在這過程中，管理非常不嚴(yán)格，管理漏洞也比較大，非常需要改善。

（四）檔案利用效率低下。因為對人事檔案管理不重視，管理的制度比較陳舊，信息不完整，真實性可疑，醫(yī)院的人事檔案管理的利用效率是非常低下的，除了記錄、存檔，能夠應(yīng)付上面檢查之外，要想輕易從大量人事管理檔案中調(diào)出某一具體信息對很多醫(yī)院來說非常耗時，也非常困難。因此醫(yī)院的人事檔案管理實用性較低，非常需要進一步改善。

三、醫(yī)院人事檔案管理解決方法

針對以往醫(yī)院人事檔案管理存在的問題，主要可以從以下方面來解決：

（一）嚴(yán)格建章立制，規(guī)范操作。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)自身特點，建立健全相關(guān)的人事檔案管理制度和管理辦法，進行規(guī)范化操作。對于管理人才，不應(yīng)該直接從醫(yī)院內(nèi)部找人兼任，而應(yīng)該招聘有相關(guān)專業(yè)知識的人才來帶隊管理。且對于檔案本身的任何變動處理，應(yīng)該公開透明，貼出告示。對于人事檔案管理部門日常工作，要加以重視，建立健全的責(zé)任機制和監(jiān)督機制。

（二）加強管理隊伍建設(shè)。人事檔案管理發(fā)展至今，之所以存在這么多弊病，和思想作風(fēng)建設(shè)是分不開的，醫(yī)院不重視人事檔案管理，不對檔案人員進行培訓(xùn)和規(guī)劃，那管理隊伍本身很難具有強烈的職業(yè)精神感，和職業(yè)專業(yè)道德感，就無法充分調(diào)動檔案人員的主觀能動性，辦事積極性，就無法做好人事檔案管理的工作，有效利用人事檔案資源，為醫(yī)院長遠發(fā)展作出貢獻。

（三）加強現(xiàn)代化、系統(tǒng)化人事檔案管理。除了人與制度本身的問題之外，醫(yī)院應(yīng)該跟隨時代潮流，適應(yīng)時代需求，推陳出新，增加對人事檔案管理的投入，將檔案管理的信息庫通過現(xiàn)代的科技手段與網(wǎng)絡(luò)端結(jié)合起來，運用大數(shù)據(jù)建立一套網(wǎng)絡(luò)人事檔案管理系統(tǒng)，這樣不僅能夠保證人事檔案管理的備份功能，更能方便對人事檔案進行匯總、更改、調(diào)用，節(jié)省了大量的人力和時間，有效提高人事檔案資源的利用效率。

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