試談企業(yè)電子檔案管理方法和途徑

許嘵敏

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用得到了廣泛普及，企業(yè)運(yùn)營管理中大量數(shù)據(jù)涌現(xiàn)，對資料檔案管理提出了更高的要求，檔案載體從傳統(tǒng)的紙張逐漸向光盤等電子載體發(fā)展。儲存了大量重要資料信息的電子檔案，為企業(yè)管理提出了新的課題，如何在管理層面和技術(shù)層面對電子檔案安全性予以保障，使其在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮作用？本文就企業(yè)管理中電子檔案管理方法以及保障其安全性的有效途徑進(jìn)行分析和探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)管理;電子檔案管理;措施

在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，同時(shí)傳統(tǒng)的檔案管理也逐漸朝著替代紙質(zhì)載體的新型檔案形式——電子檔案發(fā)展。電子檔案的出現(xiàn)使檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。隨著電子檔案的出現(xiàn)，不僅要求檔案管理人員掌握傳統(tǒng)檔案管理知識，同時(shí)還要對電子檔案管理知識和技巧掌握并熟練運(yùn)用，因此對于文件儲存于光盤，并能通過計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行讀取和運(yùn)用的電子檔案，其出現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理工作各環(huán)節(jié)都造成了極大沖擊，也對檔案管理制度和保密技術(shù)防護(hù)措施等提出了更高的要求。

一、企業(yè)電子檔案管理存在的問題

（一）電子檔案收集、管理難度大。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件而言，電子文件收集歸檔的復(fù)雜性、精細(xì)度、難度更高，由于電子文件來自于各個(gè)部門，不僅結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且較為分散，同時(shí)存儲方式也較為多樣，因各部門文件形成、存儲等方式都存在著差異，也未形成統(tǒng)一及時(shí)對電子文件進(jìn)行收集、歸檔的意識和習(xí)慣，同時(shí)不少員工對于電子文件缺乏認(rèn)識，不能及時(shí)抓取具有流動(dòng)性的信息，會導(dǎo)致信息的缺失;另外電子收集歸檔過程中，需要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行傳輸、編目及歸檔，這對檔案管理人員提出了新專業(yè)技能要求。傳統(tǒng)檔案管理人員在計(jì)算機(jī)操作技術(shù)方面普遍存在著專業(yè)操作技能較差，容易出現(xiàn)文件信息疏忽的情況，對電子檔案收集的完整性造成影響。電子文件歸檔管理的過程中，主要存在的問題有：由于一些部門缺乏對電子文件、圖片等資料的重要性認(rèn)識，電子文件未能歸檔;有些部門僅對電子文件進(jìn)行簡單存儲，未進(jìn)行鑒定、整理和歸檔，長時(shí)間會造成大量電子文件的堆積，形成管理混亂的情況;目前辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間未實(shí)現(xiàn)有效兼容，使電子文件的收集、歸檔工作難度提高，因辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案現(xiàn)代化管理系統(tǒng)通常在不同軟件環(huán)境下運(yùn)行，數(shù)據(jù)之間難以直接轉(zhuǎn)換，使檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率受到一定影響。

（二）電子檔案管理重視度不足。在企業(yè)管理中，普遍存在著對電子檔案管理重視不足的情況。檔案管理人員對于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的差異化缺乏深刻的認(rèn)識，對于檔案管理人員需要熟練掌握的電子檔案復(fù)制、存儲、傳輸、刻錄等技術(shù)缺乏足夠的了解，企業(yè)管理制度也對電子檔案管理缺乏規(guī)范性和制度化的指導(dǎo)。因此需要在電子檔案管理時(shí)，加快檔案管理思想觀念的轉(zhuǎn)變，提高對電子文檔的認(rèn)識，對檔案管理原則、管理知識以及管理的環(huán)節(jié)進(jìn)行了解和掌握，使管理水平得以提高。

（三）電子檔案完整性、真實(shí)性難以控制。作為企業(yè)運(yùn)營管理的重要?dú)v史原始憑證以及記錄，檔案的真實(shí)性、完整性至關(guān)重要，是企業(yè)運(yùn)營決策制定的重要參考憑證和基礎(chǔ)。由于載體讀寫技術(shù)以及檔案內(nèi)容在管理過程中受外界影響容易發(fā)生變化，比如因光盤質(zhì)量、讀寫技術(shù)問題等，造成電子檔案損壞無法讀取;數(shù)據(jù)傳輸過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)變異或丟失，對文件的可讀性造成影響;或者在傳輸和存儲過程中，文件被篡改等情況，所以要想確保電子檔案完整性、真實(shí)性有較高難度。

二、企業(yè)電子檔案管理提高有效途徑探討

（一）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。隨著企業(yè)辦公自動(dòng)化的廣泛應(yīng)用和普及，檔案信息技術(shù)和檔案管理得到極大的促進(jìn)和發(fā)展，同時(shí)檔案管理人員也面臨著新的挑戰(zhàn)。要求檔案管理人員對風(fēng)險(xiǎn)意識進(jìn)行樹立，對自身職業(yè)道德素質(zhì)、政治素質(zhì)進(jìn)行提高，對保密意識進(jìn)行強(qiáng)化，并使自身知識結(jié)構(gòu)不斷更新和優(yōu)化，企業(yè)通過組織有效的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使檔案管理人員能夠?qū)ΜF(xiàn)代化管理知識和檔案專業(yè)知識予以掌握，實(shí)現(xiàn)電子檔案的科學(xué)管理，充分發(fā)揮電子檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)用等方面快捷高效準(zhǔn)確的優(yōu)勢，更好地適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作要求。

（二）電子檔案安全性保障。目前網(wǎng)絡(luò)安全問題一直是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用研究重點(diǎn)，電子檔案需要利用電腦與網(wǎng)絡(luò)才能實(shí)現(xiàn)，其中也存在著大量不安全的因素和隱患，嚴(yán)重威脅數(shù)字信息的完整性和安全性。對于電子文檔的安全性，需要從技術(shù)層面進(jìn)行有效保障。技術(shù)層面的安全保障主要包括以下方面：防止外部因素對計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)帶來不安全影響，確保系統(tǒng)安全的有效物質(zhì)支持，需要確保在安全可靠的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境中，系統(tǒng)具有完備的數(shù)據(jù)庫，并具備軟件系統(tǒng)的初始化運(yùn)行、目標(biāo)設(shè)置、用戶管理、管理修改、數(shù)據(jù)更新等系統(tǒng)保護(hù)功能;另外是針對檔案信息本身的安全防護(hù)，避免電子檔案信息在生成、管理、利用過程中，出現(xiàn)破壞、更改、泄漏或因人為原因、非法入侵等造成的電子檔案信息損壞、刪除以及非法傳遞檔案信息等行為的防范能力，對電子檔案在傳遞過程中，加強(qiáng)保密技術(shù)加強(qiáng)應(yīng)用，使檔案信息自身保密性、完整性、可控性、可用性得到有效保障。

（三）檔案管理制度完善。檔案管理制度的健全和完善，有利于電子信息及時(shí)歸檔，工作效率提高，使文件利用的時(shí)效性增強(qiáng)。在檔案管理制度建立時(shí)，應(yīng)從企業(yè)信息化管理以及辦公自動(dòng)化方面入手，對信息產(chǎn)出源頭進(jìn)行分析，對其發(fā)展規(guī)律進(jìn)行總結(jié)，將電子文件歸檔納入歸檔制度，使電子檔案管理的安全性、完整性得到保障。另外電子檔案信息具有載體之間輕松轉(zhuǎn)移的特性，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳輸，以及點(diǎn)對多的傳送，利用這種接收載體和信息的可分離性，使檔案信息復(fù)制更為便捷、組合更加靈活。這也同時(shí)提高電子檔案保密安全工作的難度，需要有效制度進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范，使電子檔案的安全性管理得以加強(qiáng)。

（四）電子文檔存檔、保管工作加強(qiáng)。電子文件歸檔方式的選擇直接影響著檔案的穩(wěn)定性和安全性。目前普遍采用多份備份光盤進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲，使歸檔過程中數(shù)據(jù)丟失情況得到有效控制，但備份盤的大量制作也增加了相關(guān)管理人員的工作量以及存儲空間。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案存檔技術(shù)可利用只讀光盤，并采用網(wǎng)絡(luò)移交、歸檔的方式進(jìn)行。另外網(wǎng)絡(luò)移交包括：對電子文件歸檔專線網(wǎng)線傳遞予以實(shí)現(xiàn);確定電子文件信息匯集的中心管理部門，如利用信息管理中心，對企業(yè)的信息管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃，對各部門形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)收集、匯總、處理、分發(fā)以及共享。另外由檔案部門對過期數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定。

三、結(jié)束語

隨著電子信息化的快速發(fā)展，在企業(yè)檔案管理中，電子檔案已成為重要組成部分，逐漸取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔。因此企業(yè)應(yīng)提高對電子檔案管理的重視程度，對相關(guān)管理人員加強(qiáng)電子檔案管理技術(shù)和知識的培訓(xùn)，使電子檔案管理水平與時(shí)俱進(jìn)，更加適應(yīng)未來網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化、智能化檔案管理發(fā)展需求，同時(shí)在管理過程中，加強(qiáng)與云服務(wù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息共享技術(shù)的應(yīng)用，有效實(shí)現(xiàn)電子檔案查詢、利用的高效性和便捷性。

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