加強(qiáng)政府部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的策略

袁榮

【摘要】政府十分重視文書(shū)檔案的相關(guān)管理工作，但是，在實(shí)際工作中，會(huì)存在一些問(wèn)題亟待解決。政府有關(guān)文書(shū)檔案管理工作人員需要采取一些針對(duì)性的措施，對(duì)癥下藥解決實(shí)際問(wèn)題，確保文書(shū)檔案管理工作的順利展開(kāi)，進(jìn)一步提高政府機(jī)關(guān)的工作效率。本文旨在分析政府機(jī)關(guān)在文書(shū)檔案管理工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題，并提出解決問(wèn)題的具體策略，促進(jìn)政府工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

【關(guān)鍵詞】政府;文書(shū)檔案;管理;策略

文書(shū)檔案管理工作，一般指的是將部門(mén)進(jìn)行的各種類(lèi)型的工作進(jìn)行整理匯總保存下來(lái)。具體到政府機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案管理工作，是將政府各個(gè)部門(mén)的相關(guān)管理工作通過(guò)文字的形式記錄下來(lái)，包括工作人員的基本信息、工作情況、工作進(jìn)度等等都必須整理歸檔留存，以備在需要的時(shí)候進(jìn)行翻閱查看，便于更好地指導(dǎo)日常工作，推進(jìn)政府機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)高效進(jìn)行。

一、政府部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的基本內(nèi)容

政府機(jī)關(guān)都設(shè)置專(zhuān)門(mén)的文書(shū)檔案管理部門(mén)，記錄整個(gè)政府機(jī)關(guān)的相關(guān)工作，是十分重要的部門(mén)，發(fā)揮著重要作用。

（一）統(tǒng)籌管理。首先，文書(shū)檔案管理工作就是管理好文書(shū)檔案，管理人員對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)管理工作的相關(guān)條例必須熟記于心，并且嚴(yán)格要求自己付諸實(shí)際行動(dòng);做好政府機(jī)關(guān)其他部門(mén)工作信息數(shù)據(jù)的收集和整理，與其他部門(mén)做好銜接工作，有利于提高工作效率;這些資料屬于政府機(jī)關(guān)的內(nèi)部信息，必須安排相關(guān)監(jiān)督人員進(jìn)行監(jiān)督，同時(shí)要求工作人員恪守職業(yè)道德;整理之后按照既定要求分門(mén)別類(lèi)放置;高效的管理工作促進(jìn)政府機(jī)關(guān)的其他工作。

（二）歸檔立卷。根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，對(duì)政府機(jī)關(guān)各部門(mén)的不同信息資料按照不同的類(lèi)別進(jìn)行整理歸檔立卷，聲音資料和錄像資料要備注具體的時(shí)間、內(nèi)容類(lèi)型等，圖片資料要保留底片，同時(shí)記錄下照片拍攝的時(shí)間、地點(diǎn)、事件等，紙質(zhì)材料需要打印整理，并且放置在通風(fēng)不易受潮的地方進(jìn)行保管;將不同的資料進(jìn)行立卷編號(hào)并且繪制一個(gè)目錄，以便在之后查閱時(shí)更加快速獲取有價(jià)值的信息，這些檔案一式兩份，分別交由檔案室和本部門(mén)保管。

（三）后期查閱。檔案管理部門(mén)有嚴(yán)格的管理制度，一般情況下，個(gè)人不能要求文書(shū)檔案管理工作人員隨意查看檔案資料，如有特殊情況，必須有本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)方可查閱，如果涉及實(shí)際工作，需要了解其他部門(mén)的檔案，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)審批流程，經(jīng)過(guò)其他部門(mén)和本部門(mén)的一致同意可以進(jìn)行查看，但是沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案管理人員的準(zhǔn)許不能記錄，更不能將檔案帶離檔案室。

二、政府部門(mén)文書(shū)管理中存在的問(wèn)題

（一）管理規(guī)章制度不夠完善。政府機(jī)關(guān)相應(yīng)的文書(shū)檔案管理規(guī)章制度目前還不是十分完善，在整理歸檔的過(guò)程中，缺乏正規(guī)的辦事流程，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)，較為自由散漫。沒(méi)有形成一套完整細(xì)致的規(guī)范條例來(lái)指導(dǎo)日常的管理工作，缺少專(zhuān)業(yè)的工作人員進(jìn)行日常工作，沒(méi)有規(guī)范的審批手續(xù)，導(dǎo)致個(gè)人主觀隨意性較強(qiáng)，不及時(shí)整理信息歸入檔案或是資料不夠完整等，最后都會(huì)影響文書(shū)檔案管理工作。管理規(guī)章制度不夠健全，檔案的全面性和完整性得不到有效保障，最終無(wú)法為政府機(jī)關(guān)其他部門(mén)提供有價(jià)值的檔案信息，導(dǎo)致政府內(nèi)部的很多工作無(wú)法高效率開(kāi)展。

（二）政府缺少專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)。政府機(jī)關(guān)對(duì)于文書(shū)檔案管理工作，在態(tài)度上還不夠重視，沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)留存檔案的檔案室，這樣在一定程度上檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)性還不夠強(qiáng)，因此相關(guān)工作無(wú)法有效進(jìn)行。目前，政府機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案工作由于缺少專(zhuān)門(mén)部門(mén)進(jìn)行處理，只能是政府的每個(gè)部門(mén)管理各自的文書(shū)檔案，而且保管檔案的工作往往是部門(mén)其他員工兼職處理，這樣不利于部門(mén)與部門(mén)之間信息的交流，也使管理工作不夠條理，在一定程度上阻礙了整個(gè)政府機(jī)關(guān)工作。

（三）歸檔方式缺乏科學(xué)性。由于缺少完善的管理規(guī)章制度和管理?xiàng)l例，在歸檔方式方面缺少科學(xué)性，沒(méi)有分門(mén)別類(lèi)進(jìn)行整理。檔案有很多種類(lèi)型，聲音、圖像、圖片、文字資料等檔案，每一種類(lèi)型的檔案對(duì)應(yīng)不同的歸檔方式，如果按照自己的主觀意志進(jìn)行處理，就會(huì)導(dǎo)致在之后的檔案利用時(shí)無(wú)法快速尋找到所需要的檔案，嚴(yán)重阻礙了政府機(jī)關(guān)的相關(guān)工作;其他類(lèi)型檔案沒(méi)有進(jìn)行標(biāo)記的話(huà)，容易造成重要的檔案遺漏，降低了檔案工作質(zhì)量。

三、政府部門(mén)文書(shū)檔案管理工作的策略

（一）完善文書(shū)檔案管理的規(guī)章制度。政府機(jī)關(guān)需要結(jié)合政府自身發(fā)展實(shí)際情況以及國(guó)家社會(huì)對(duì)政府機(jī)關(guān)的相應(yīng)要求，做出一定的調(diào)整。在工作中不斷完善相應(yīng)的規(guī)章制度，例如，政府機(jī)關(guān)在其內(nèi)部設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文書(shū)管理工作部門(mén)，并且配備檔案室保管各種檔案資料。首先，文書(shū)檔案管理工作相對(duì)而言是較為專(zhuān)業(yè)而獨(dú)立的。其次，在檔案整理歸檔時(shí)，必須有一整套管理?xiàng)l例嚴(yán)格遵守，通過(guò)一系列手續(xù)進(jìn)行歸檔，而且必須有嚴(yán)格的時(shí)間要求，如果沒(méi)有按照規(guī)定的時(shí)間將各部門(mén)檔案遞送到文書(shū)管理部門(mén)，將會(huì)降低檔案管理的效率，影響后續(xù)的一系列相關(guān)工作;檔案分為一般資料和絕密資料，不同類(lèi)型的資料整理方式和歸檔程序不同，具體到檔案類(lèi)型方面，在檔案中有聲音、錄像、圖片、文字等等，每一種類(lèi)型的檔案整理和歸檔的要求都不盡相同，必須按照相關(guān)要求進(jìn)行整理;歸檔之后檔案的利用方面也應(yīng)有具體要求，政府機(jī)關(guān)其他部門(mén)工作人員如因工作需要查閱檔案信息，必須經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的審批同意方可查閱，如果想要借閱，工作人員必須要求該人員填表做好登記工作，具體責(zé)任到人，以便在以后的工作中遇到一些問(wèn)題可以及時(shí)了解問(wèn)題的癥結(jié)，更加有效地解決問(wèn)題。

（二）增強(qiáng)管理工作人員的專(zhuān)業(yè)性。在過(guò)去，政府機(jī)關(guān)的相關(guān)工作不是十分完善和到位，隨著近些年來(lái)社會(huì)的發(fā)展、人民的訴求，促使政府的相關(guān)工作必須趨向完善合理，更好地為社會(huì)服務(wù)。在政府機(jī)關(guān)中，文書(shū)檔案管理工作十分重要，高效的管理工作為政府相關(guān)工作奠定基礎(chǔ)。其中，文書(shū)檔案管理工作離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)的工作人員，這對(duì)政府機(jī)關(guān)提出要求，要督促檔案管理部門(mén)按照人才引進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行招聘，不僅需要關(guān)注學(xué)歷，還要考慮專(zhuān)業(yè)能力、處理事件的能力以及與人交往的能力，這樣才能夠選出優(yōu)秀的人才。同時(shí)，工作人員在接觸具體的檔案管理工作之后，在實(shí)踐中不斷摸索更好的管理方式;同時(shí)，政府機(jī)關(guān)應(yīng)組織檔案部門(mén)的工作人員參加培訓(xùn)，進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷提升工作人員的專(zhuān)業(yè)能力。

四、結(jié)束語(yǔ)

政府部門(mén)的文書(shū)管理工作是政府工作重要的組成環(huán)節(jié)，文書(shū)檔案管理工作涉及到檔案的范圍、歸檔要求及再利用等，這些都是基本的要求，但是，目前文書(shū)檔案管理工作還存在一些問(wèn)題，需要有針對(duì)性的策略解決實(shí)際問(wèn)題，有相應(yīng)的文書(shū)檔案管理部門(mén)，并不斷完善相應(yīng)的規(guī)章制度以及條例，規(guī)范專(zhuān)業(yè)工作人員的工作，提高其工作能力，最終使政府的文書(shū)檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行，推動(dòng)政府更加高效工作，為人民服務(wù)。

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