省級黨校檔案開發(fā)利用工作調(diào)查和思考

杜敏

【摘要】省級黨校的檔案工作既是黨校發(fā)展的真實(shí)記錄，也是省市發(fā)展、干部隊(duì)伍建設(shè)和黨的思想、理論不斷成熟的重要見證。開發(fā)利用好省級黨校的檔案資源既是《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的要求，也是服務(wù)黨校發(fā)展、省市發(fā)展和干部隊(duì)伍建設(shè)的重要職責(zé)和使命。本文通過調(diào)查和分析五個(gè)省級黨校檔案開發(fā)利用工作的現(xiàn)狀和檔案開發(fā)利用工作中存在的問題，提出轉(zhuǎn)變思維、壓實(shí)責(zé)任、強(qiáng)化宣傳、主動(dòng)服務(wù)，加快檔案信息化建設(shè)、構(gòu)建共建共享的檔案管理系統(tǒng)及加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)和檔案資源開發(fā)、挖掘潛在利用主體的對策建議。

【關(guān)鍵詞】省級黨校;檔案開發(fā)利用;現(xiàn)狀;問題分析;實(shí)現(xiàn)路徑

黨校是學(xué)習(xí)、研究、宣傳黨的理論的主渠道、主陣地，也是省委、省政府重要的智庫和全省高中級領(lǐng)導(dǎo)干部教育培訓(xùn)的高級學(xué)府和重要搖籃。黨校特殊的地位和功能決定了黨校的檔案工作不僅僅是黨校自身發(fā)展的真實(shí)記錄，也是見證全省政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等不同領(lǐng)域不斷發(fā)展，全省高中級干部不斷成長以及黨的理論、黨的思想不斷成熟完善的重要資料寶庫。檔案利用是檔案的存在價(jià)值和最終目的。重視和發(fā)揮省級黨校檔案開發(fā)利用工作不僅是《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》的重要要求，也是服務(wù)黨校發(fā)展、服務(wù)省市發(fā)展、服務(wù)干部隊(duì)伍建設(shè)的重要職責(zé)和使命。

一、黨校檔案開發(fā)利用工作的現(xiàn)狀

本調(diào)查按照就近原則，隨機(jī)選取天津市委黨校、河北省委黨校、遼寧省委黨校、山西省委黨校和黑龍江省委黨校作為調(diào)查對象。調(diào)查采取查詢文獻(xiàn)資料、黨校官網(wǎng)官微、電話咨詢、座談和實(shí)地走訪等相結(jié)合的方式進(jìn)行。從調(diào)查結(jié)果來看，五個(gè)省級黨校的檔案資源都比較豐富，且分類清晰，保存完整，都已基本形成以文書檔案、行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案為主，基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)、外事、照片、音像、實(shí)物、磁性檔案等為輔的檔案資源體系。黨校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作也比較重視，基本完成“三室”分開和“八防”的檔案管理要求，檔案的硬件設(shè)施基本齊全，不僅配置了電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等設(shè)施，也設(shè)有專門的管理人員進(jìn)行檔案的日常管理和檔案查詢服務(wù)。但黨校整體的檔案開發(fā)利用情況仍不太樂觀。

（一）檔案的利用主體單一，利用率較低。從調(diào)查結(jié)果來看，五個(gè)黨校的檔案利用率都比較低，檔案功能仍舊停留在“存”上，“展”和“用”的功能還沒有發(fā)揮出來。許多教師不清楚黨校的檔案資源構(gòu)成，也不知道檔案室的具體位置，更不清楚檔案室能夠提供哪些服務(wù)。目前，檔案的主要利用主體還是之前在黨校接受繼續(xù)教育的函授或是在職研究生，檔案的服務(wù)范圍也集中在教學(xué)檔案的學(xué)籍或?qū)W歷驗(yàn)證這一塊。檔案的其他資源基本處于“無人查詢、存而無用”的狀態(tài)。

（二）檢索方式落后，能夠提供的檔案利用形式單一。從調(diào)查結(jié)果來看，五個(gè)黨校都有自己的專屬網(wǎng)站和微信公眾號，都已實(shí)行無紙化辦公，網(wǎng)絡(luò)移動(dòng)端和電子文件已成為日常辦公交流、獲取信息的主要形式，但黨校目前的檔案管理模式卻仍以傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式為主，依舊依靠全引目錄、備案卷目錄、專題卡片等檢索工具進(jìn)行人工調(diào)閱檢索，能夠提供的檔案查詢方式仍舊只有到校查詢一種。

（三）檔案現(xiàn)有資源的開發(fā)利用價(jià)值有限。五個(gè)黨校的檔案數(shù)量都很多，但可開發(fā)利用的價(jià)值卻比較有限。以天津市委黨校為例，天津市委黨?，F(xiàn)有檔案17129卷，共計(jì)27840件，雖然有許多有價(jià)值的歷史檔案，如歷史文件、歷史照片和音像資料等，但更多的還是一些沒有具體內(nèi)容，或是僅有目錄和簡要概述的文書和各類行政、科研、教學(xué)類的統(tǒng)計(jì)表格。

二、黨校檔案開發(fā)利用工作中的問題分析

五個(gè)黨校在檔案開發(fā)利用工作中的問題雖然不盡相同，原因也各不一樣，但究其根本，卻有許多共同之處。

（一）黨校整體的檔案服務(wù)意識和使用意識淡薄。黨校的檔案管理工作日益規(guī)范化、制度化，并處于不斷完善和優(yōu)化的過程。但受傳統(tǒng)檔案封閉和半封閉管理模式的影響，黨校的檔案管理工作仍舊存在“重藏輕用”和“重管輕用”的現(xiàn)象。檔案管理人員雖然更加注重檔案的安全性、保密性和完整性，卻并不重視檔案的開發(fā)和利用。黨校既沒有關(guān)于檔案內(nèi)容和查詢使用的基本宣傳，也沒有部門或是檔案人員主動(dòng)創(chuàng)新、主動(dòng)提供檔案利用服務(wù)或是主動(dòng)開發(fā)檔案資源。黨校的檔案服務(wù)一直處于“等客上門”的被動(dòng)狀態(tài)。受此影響，黨校的教職員工對檔案的認(rèn)知比較模糊，對檔案資源仍舊存有敬畏感和疏遠(yuǎn)感，幾乎沒人會(huì)去主動(dòng)關(guān)注或是查閱檔案。這就造成黨校大量的檔案資源束之高閣、無人問津。

（二）專業(yè)能力不足，源頭管理不精細(xì)，服務(wù)思維和路徑受限。檔案開發(fā)利用是一項(xiàng)服務(wù)性和專業(yè)性都很強(qiáng)的基礎(chǔ)性工作。做好檔案開發(fā)利用不僅要求檔案人員具備較強(qiáng)的服務(wù)意識，還要能從源頭加強(qiáng)檔案的精細(xì)收集和整合，形成來源豐富、富有研究價(jià)值的檔案資源庫。當(dāng)前，黨校的檔案管理人員普遍存在專業(yè)人員不足和專業(yè)能力不足的問題。雖然也有科班出身，但屈指可數(shù)，更多的還是由一般的教職工或是臨時(shí)借調(diào)的人員擔(dān)任，既缺乏對檔案資源的初步篩查和辨別能力，也缺乏分類整理、分類歸檔的習(xí)慣。許多原本應(yīng)該留存的重要信息，比如聚焦教學(xué)科研主業(yè)的一手資料被隨手丟棄或處理，一些流程式的文書檔案或是檢查用的表格反倒被整理成冊，作為重要的檔案資源建檔歸檔。同時(shí)，由于檔案人員的專業(yè)能力不強(qiáng)，黨校整體的檔案開發(fā)利用思路和提供檔案利用服務(wù)的載體、路徑普遍受限，不僅影響檔案開發(fā)利用工作的整體進(jìn)度，也影響檔案開發(fā)利用服務(wù)的能力和水平。

（三）信息化建設(shè)滯后，缺少共建共享的檔案管理平臺(tái)。隨著“智慧校園”計(jì)劃的啟動(dòng)和實(shí)施，黨校普遍開展了網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)。但由于經(jīng)費(fèi)有限，專業(yè)力量不足，黨校的信息化建設(shè)更加偏重日常管理和教學(xué)科研工作，檔案信息化的規(guī)劃制定時(shí)間較晚，建設(shè)相對滯后。一方面，由于智慧校園和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)化，電子文檔數(shù)量與日俱增，依賴紙質(zhì)歸檔的傳統(tǒng)手工人力存儲(chǔ)模式已經(jīng)無法適應(yīng)和滿足黨校日常的檔案存儲(chǔ)需求，大量的檔案資源不能及時(shí)歸檔;另一方面，由于缺少共建共享的檔案管理平臺(tái)，黨校的檔案資源呈現(xiàn)“各自為政”的信息孤島狀態(tài)，重復(fù)收集、重復(fù)歸檔、分散使用的現(xiàn)象非常普遍。加之檔案存儲(chǔ)條件嚴(yán)格，存儲(chǔ)空間有限，檔案信息難以覆蓋全部，必須有所選擇。因此，即便是檔案管理人員自己想要快速或是完整地獲取檔案信息也不容易。