醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)路徑

黃艷秀

【摘要】文書檔案材料是醫(yī)院在組織開展醫(yī)療服務(wù)和臨床科研工作中逐漸積累形成的真實(shí)記錄，因?yàn)獒t(yī)院文書檔案信息的來(lái)源較廣，在管理過程中存在一定的難度，因此推進(jìn)醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)工作，采取信息化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理，不但能夠促進(jìn)醫(yī)院檔案管理效率的提升，還有助于提高醫(yī)院文書檔案的開發(fā)利用價(jià)值。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作研究，分析了醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并提出了相應(yīng)的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院管理;文書檔案;信息化

隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，醫(yī)院檔案管理工作人員也必須要盡快轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)檔案信息化管理水平的提升，不斷探索新的檔案管理方法，充分發(fā)揮文書檔案的價(jià)值，讓檔案材料更好地為醫(yī)院各項(xiàng)工作服務(wù)。

一、醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)的必要性

（一）提高檔案管理水平。推進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠擺脫過去那種陳舊的管理模式，真正促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量的提升，為醫(yī)院文書檔案服務(wù)能力的提高打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)文書檔案信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，能夠?yàn)獒t(yī)療服務(wù)和臨床研究活動(dòng)帶來(lái)一個(gè)更加高效科學(xué)的管理平臺(tái)，醫(yī)院文書檔案管理也呈現(xiàn)出跨學(xué)科與跨流程的特征。檔案信息化建設(shè)讓很多具有較大利用價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)資料實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化存儲(chǔ)管理，為之后的查詢利用帶來(lái)了更多便利，有效推進(jìn)了醫(yī)療診斷效率的提升，促進(jìn)科研成果的優(yōu)化。

（二）增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)，能夠讓醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)科室的信息交流更加順暢，信息化檔案管理?xiàng)l件下真正做到了檔案資料的互通共享，解決了過去檔案管理模式存在的諸多問題，優(yōu)化了醫(yī)療服務(wù)流程，有助于醫(yī)院整體服務(wù)水平的提升，增強(qiáng)醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。

（三）為醫(yī)院決策帶來(lái)依據(jù)。促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)數(shù)據(jù)資料能夠直接從統(tǒng)一的檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)中獲取，有助于醫(yī)院管理者作出更加科學(xué)的決策。同時(shí)醫(yī)療服務(wù)過程中形成的各類資料數(shù)據(jù)也可以做到完整安全的保管，確保醫(yī)院文書檔案的全面性。借助于檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)和檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以為醫(yī)院各項(xiàng)管理制度的建立以及決策制定帶來(lái)充分的依據(jù)，真正挖掘和開發(fā)出醫(yī)院文書檔案的價(jià)值。

（四）符合時(shí)代發(fā)展要求。醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)工作的開展符合時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，也是促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作效率提升的有效途徑。各類文書檔案材料在當(dāng)前的醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用，借助于促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，能夠處理好過去一直以來(lái)檔案管理工作中的難題，尤其是廣大醫(yī)務(wù)人員能夠利用檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)來(lái)對(duì)部分病例診療工作實(shí)踐進(jìn)行查閱和學(xué)習(xí)，促進(jìn)基層醫(yī)務(wù)人員專業(yè)技術(shù)能力的提高，讓醫(yī)院可以更好地為廣大患者提供醫(yī)療服務(wù)。

二、醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)路徑

（一）創(chuàng)新醫(yī)院檔案服務(wù)方法。第一，可以借助于醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)提供更加便捷的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。檔案工作人員要主動(dòng)依靠醫(yī)院局域網(wǎng)來(lái)促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)信息的整合，確保醫(yī)院文書檔案材料可以更好地為各科室服務(wù)，完善檔案數(shù)據(jù)的檢索查詢功能，真正實(shí)現(xiàn)文書檔案的即時(shí)管理和查詢，保障醫(yī)院文書檔案能夠盡快全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，促進(jìn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和檔案管理工作智能化。第二，必須要盡快創(chuàng)建醫(yī)院文書檔案電子資料庫(kù)，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)和醫(yī)院信息管理中心聯(lián)系，設(shè)置電子檔案管理中心，讓其包含于信息中心之內(nèi)。電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)各科室形成的電子文件實(shí)施統(tǒng)一管理，管理平臺(tái)也可以提供檔案文件信息查詢服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)共享。第三，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)盡快把電子檔案轉(zhuǎn)化為PDF文件，有助于使用者進(jìn)行下載。檔案管理人員必須要盡快更新工作理念，積極應(yīng)用現(xiàn)代化的管理方法，在醫(yī)院網(wǎng)站中加設(shè)檔案信息下載按鈕，提升檔案服務(wù)效率。

（二）加強(qiáng)文書檔案管理力度。醫(yī)院檔案管理人員要主動(dòng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)把各類文書檔案制作為具體詳細(xì)的列表，讓使用者能夠借助計(jì)算機(jī)操作即可對(duì)所需要的檔案材料進(jìn)行查詢讀取，從而保證醫(yī)院所有檔案材料的規(guī)范化管理。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)尤其重視檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的實(shí)時(shí)更新，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況和醫(yī)學(xué)技術(shù)研究進(jìn)展，把最新的檔案數(shù)據(jù)融合到數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)。要注意的是，醫(yī)院檔案管理制度不僅僅是為了提升檔案管理效率，也應(yīng)當(dāng)促進(jìn)管理體系的優(yōu)化，推動(dòng)檔案管理朝著更加規(guī)范化和科學(xué)化的方向發(fā)展，為后續(xù)的開發(fā)利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。相關(guān)科室也必須要制定與自身業(yè)務(wù)相適應(yīng)的檔案管理規(guī)定，確?？剖裔t(yī)務(wù)人員可以更加高效地對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息予以調(diào)取。在科學(xué)整理歸檔的前提下，還需要對(duì)檔案材料實(shí)施合理分類，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，避免關(guān)鍵性檔案文件出現(xiàn)損失或丟失的現(xiàn)象，保障文書檔案的安全性與完整性。

（三）重視文書檔案安全管理。要想真正發(fā)揮出電子檔案材料的開發(fā)利用價(jià)值，應(yīng)當(dāng)真正從源頭上對(duì)文書檔案安全管理制度予以優(yōu)化，這樣才能夠?yàn)橹蟮臋n案開發(fā)利用工作提供充分保障。在開展檔案管理活動(dòng)時(shí)，為確保醫(yī)療服務(wù)有效性和質(zhì)量的提高，要密切關(guān)注檔案數(shù)據(jù)信息的完整性和保密性，確保安全管理規(guī)定得以落實(shí)。首先，檔案系統(tǒng)驗(yàn)證應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)規(guī)定，依靠健全的安全管理制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的提升，不斷優(yōu)化管理對(duì)策，為文書檔案管理效率的提高埋下伏筆。其次，應(yīng)當(dāng)開展好檔案數(shù)據(jù)信息的監(jiān)管，在構(gòu)建信息處理機(jī)制時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息處理機(jī)制展開全面深入的分析，依靠更加健全的監(jiān)管制度來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案的全方位審核。最后，必須要對(duì)檔案信息管理平臺(tái)加強(qiáng)監(jiān)管，尤其是可能出現(xiàn)安全隱患的薄弱之處更應(yīng)當(dāng)引起重視，對(duì)檔案信息管理平臺(tái)定期更新，修補(bǔ)漏洞，提高其運(yùn)行效率，避免發(fā)生檔案丟失損壞的現(xiàn)象。另外，在保障電子檔案安全的前提下，還應(yīng)當(dāng)依托健全的管理體系，為檔案管理工作的有序推進(jìn)創(chuàng)造良好環(huán)境，進(jìn)一步助力醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作。

（四）擴(kuò)寬檔案管理服務(wù)領(lǐng)域。一方面，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步拓展文書檔案管理的服務(wù)對(duì)象。過去很長(zhǎng)一段時(shí)間以來(lái)，醫(yī)院檔案管理工作主要是為各科室服務(wù)，目前已經(jīng)延伸到為全體醫(yī)務(wù)人員和患者服務(wù)。檔案工作人員在實(shí)際工作中必須要結(jié)合文書檔案使用者的具體需要，對(duì)不同的對(duì)象給予針對(duì)性的服務(wù)。新時(shí)期人們對(duì)信息的需求日益迫切，醫(yī)院方面也必須要更加凸顯對(duì)信息服務(wù)的重視程度，要盡快推進(jìn)檔案管理服務(wù)朝著更加多元化的方向發(fā)展;另一方面，必須要主動(dòng)進(jìn)行溝通協(xié)作，確保文書檔案信息共享?，F(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展讓電子檔案數(shù)據(jù)日益增多，檔案管理者無(wú)法憑借自身力量將醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的全部文書檔案予以收集歸檔，所以必須要解決一直以來(lái)科室各自為政的問題，建立綜合性的檔案管理服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，讓檔案材料能夠在各部門之間有序傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，為使用者帶來(lái)便捷化的服務(wù)，真正提高文書檔案材料的開發(fā)利用效率。

三、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期新形勢(shì)下，醫(yī)院文書檔案管理工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，真正做到對(duì)文書檔案材料的數(shù)字化、智能化、信息化管理，保障醫(yī)院文書檔案的完整性與真實(shí)性，促進(jìn)檔案管理效率的提升。與此同時(shí)，在助力檔案管理信息化建設(shè)中，醫(yī)院方面必須要進(jìn)一步提高重視程度，加大投入力度，配置完善的軟硬件設(shè)備，培養(yǎng)更多專業(yè)技術(shù)人才，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作有序開展。

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