“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下差旅報銷管理的創(chuàng)新與應(yīng)用

陳英

摘要：在傳統(tǒng)的財務(wù)管理模式下，基礎(chǔ)核算人員占70%以上，大部分的財務(wù)人員的重點(diǎn)工作仍然放在記賬、算賬、報賬等低附加值的重復(fù)性工作中，難以脫身日常繁重的基礎(chǔ)核算工作向財務(wù)管理進(jìn)行轉(zhuǎn)型。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、人工智能技術(shù)的迅猛發(fā)展，如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)提高財務(wù)基礎(chǔ)核算效率，讓財務(wù)人員脫身核算向業(yè)務(wù)財務(wù)、管理財務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)型是財務(wù)人員迫切思考的問題。文章分析了傳統(tǒng)差旅報銷模式存在的問題，提出了大數(shù)字經(jīng)濟(jì)時代下差旅報銷應(yīng)充分考慮“互聯(lián)網(wǎng)+”的連接作用，將差旅業(yè)務(wù)辦理、第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺、財務(wù)報銷管理連接起來，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)流程深度融合的對策和建議;并以中國航發(fā)紅林為例，對差旅報銷管理的創(chuàng)新思路與實際應(yīng)用進(jìn)行具體分析，展示了差旅報銷事前、事中、事后的全流程動態(tài)管理的實施效果?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”環(huán)境下借助第三方網(wǎng)絡(luò)平臺的差旅報銷管理模式解決了差旅報銷票據(jù)不規(guī)范等財務(wù)風(fēng)險，滿足了管理者精細(xì)化管理分析要求，推動了財務(wù)人員脫身核算向業(yè)務(wù)財務(wù)和管理財務(wù)轉(zhuǎn)型。

關(guān)鍵詞：財務(wù)轉(zhuǎn)型;“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境;第三方網(wǎng)絡(luò)平臺;差旅報銷管理

一、差旅報銷管理的傳統(tǒng)模式及存在的問題

（一）差旅報銷管理的傳統(tǒng)模式

一般企業(yè)傳統(tǒng)的差旅報銷從辦理出差申請、差旅費(fèi)報銷到收到支付款項經(jīng)過出差申請審批、出差借取備用金審批、自行選擇系統(tǒng)辦理行程預(yù)訂、差旅費(fèi)用報銷審批、差旅款項支付5個步驟。各步驟獨(dú)立，耗時比較長。且大多數(shù)企業(yè)的備用金借款單和差旅報銷單仍然是紙質(zhì)手填單據(jù)，單據(jù)填列完成后，需現(xiàn)場找相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)按權(quán)限逐級審批，審批過程受領(lǐng)導(dǎo)是否在辦公室的限制，審批效率低。

（二）傳統(tǒng)差旅報銷模式存在的問題

1. 工作效率低

差旅費(fèi)報銷涉及的單據(jù)類型多，有飛機(jī)票、火車/高鐵/動車票、長途汽車票、住宿票、地鐵票、打車票等等。單據(jù)需審核內(nèi)容多、審核控制點(diǎn)多、補(bǔ)助類別多，計算審核時間長，工作效率較低。

2. 不能實現(xiàn)實時動態(tài)的明細(xì)分析

差旅報銷線下的審批管理沒有電子數(shù)據(jù)支撐，不能實現(xiàn)機(jī)票的平均折扣率對比、出差地點(diǎn)占比、退改簽率、提前預(yù)定行程天數(shù)與折扣對應(yīng)關(guān)系，酒店單價、酒店星級，火車票坐席等等精細(xì)化分析管理。

3. 難以及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)防風(fēng)險

由于缺乏系統(tǒng)管控的支持，差旅費(fèi)用超標(biāo)等管控往往流于形式。若報銷時未要求出差員工提供登機(jī)牌、銀行支付憑證等相關(guān)輔助印證依據(jù)時，住宿票據(jù)的虛開、非法購買發(fā)票，出租車票多索取、經(jīng)營方提供發(fā)票不合規(guī)等票據(jù)不規(guī)范、業(yè)務(wù)不真實的風(fēng)險也難以及時發(fā)現(xiàn)和預(yù)防。

4. 財務(wù)人員綜合能力提升較慢

由于日常基礎(chǔ)核算工作量大，大部分財務(wù)人員長期從事低附加值的基礎(chǔ)性工作，很多有專長的財務(wù)人員每天埋頭苦干，沒有抬頭思考的時間，少有精力進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和提升。工作上體現(xiàn)不出價值，綜合能力提升較慢。

二 、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下創(chuàng)新差旅報銷管理的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念

由于轉(zhuǎn)型需對公司原流程進(jìn)行優(yōu)化，涉及公司管理流程的重大變革，難度大，時間長，要求管理層率先轉(zhuǎn)變思維，帶動財務(wù)人員轉(zhuǎn)變思維，逐步實現(xiàn)財務(wù)人員轉(zhuǎn)型。但是，仍有許多財務(wù)人員認(rèn)識不足，不愿意轉(zhuǎn)型，不知道轉(zhuǎn)型后能做什么。因此，主動轉(zhuǎn)型關(guān)鍵需要轉(zhuǎn)變觀念，提高自我認(rèn)識，認(rèn)識到經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，機(jī)器人與人工智能的崛起會讓核算型財務(wù)人員的不可代替性不復(fù)存在。

（二）建設(shè)財務(wù)管理AEOS流程體系

財務(wù)轉(zhuǎn)型的支撐就是做流程的管理，將當(dāng)前隱性的、粗糙的、零散的模板、表單及業(yè)務(wù)操作技巧等顯性化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化;采用財務(wù)管理AEOS體系建設(shè)的思路，將當(dāng)前局部的、孤立的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行系統(tǒng)化整合，將公司內(nèi)部管控要求及風(fēng)險控制點(diǎn)設(shè)置在流程中，運(yùn)用信息系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險自動識別管控，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)事項事前、事中、事后的全流程動態(tài)管控。

（三）利用“互聯(lián)網(wǎng)+”信息技術(shù)進(jìn)行差旅報銷管理

財務(wù)轉(zhuǎn)型需要依托信息技術(shù)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能。在搭建財務(wù)信息化平臺初期，根據(jù)管控目的和管控思路，考慮“互聯(lián)網(wǎng)+”的連接作用，通過開發(fā)手機(jī)移動端實現(xiàn)差旅事項辦理不受時間和空間限制，隨時隨地都可操作流程;通過二維碼、影像識別系統(tǒng)開發(fā)，實現(xiàn)票據(jù)的自動識別核對，便于影像文件電子檔案進(jìn)行歸檔、讀取、分發(fā)等處理;運(yùn)用銀企直聯(lián)方式實現(xiàn)批量快速款項支付等等，實現(xiàn)通過系統(tǒng)進(jìn)行差旅申請、差標(biāo)管控、款項支付的全過程管理。

（四）借用第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺實施差旅報銷管理

現(xiàn)階段，已有部分第三方差旅網(wǎng)絡(luò)服務(wù)企業(yè)逐漸成熟起來，他們擁有差旅管理經(jīng)驗，可為大中型企事業(yè)單位提供量身定做的差旅管理和咨詢服務(wù)。企業(yè)可通過使用第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺的信息技術(shù)及業(yè)務(wù)管理模型達(dá)到管控目的，通過平臺設(shè)立有效可行的差旅方案，杜絕差旅漏報、多報的漏洞;平臺統(tǒng)一提供資金墊付，公司統(tǒng)一采購，統(tǒng)一結(jié)算，把員工的差旅報銷變成公司與第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺的結(jié)算，員工無需墊付差旅費(fèi)用，不需借備用金;平臺直聯(lián)各個航空公司、鐵路12306，多平臺連接比價，有效控制差旅費(fèi)用。

三、差旅報銷管理在中國航發(fā)紅林的應(yīng)用

中國航發(fā)紅林經(jīng)過50余年的發(fā)展，已形成了燃油泵調(diào)節(jié)器、執(zhí)行機(jī)構(gòu)和控制閥等140余種型號產(chǎn)品的生產(chǎn)能力。大部分產(chǎn)品處于成熟期，市場份額趨于穩(wěn)定，獲利水平也相對穩(wěn)定，企業(yè)的組織體系趨于完備，處于穩(wěn)增長、調(diào)結(jié)構(gòu)的成熟期，也是實施財務(wù)轉(zhuǎn)型的最佳時期。

中國航發(fā)紅林財務(wù)轉(zhuǎn)型建設(shè)思路是以業(yè)財深度融合與協(xié)同為設(shè)計理念，以“互聯(lián)網(wǎng)+財務(wù)”信息化模式為平臺，以分步實現(xiàn)公司智能化財務(wù)管理為目標(biāo)，構(gòu)建融合“全面預(yù)算管理、共享財務(wù)、成本管理、現(xiàn)金流管理、內(nèi)部控制、財務(wù)健康診斷”為一體的智能化財務(wù)管理系統(tǒng)。系統(tǒng)設(shè)計要求功能齊全、操作簡單、由易到難、分步實施。根據(jù)系統(tǒng)由易到難的開發(fā)原則，決定首先開發(fā)費(fèi)用模塊的差旅費(fèi)報銷管理。

（一）差旅報銷管理整體架構(gòu)設(shè)計

財務(wù)管理系統(tǒng)整體架構(gòu)設(shè)計按全流程財務(wù)管理服務(wù)理念、業(yè)務(wù)辦理方便快捷的思路進(jìn)行設(shè)計，包含預(yù)算、業(yè)務(wù)、核算、賬務(wù)處理、分析5個方面內(nèi)容，適用全部財務(wù)業(yè)務(wù)。公司率先進(jìn)行差旅報銷管理業(yè)務(wù)梳理，實現(xiàn)差旅業(yè)務(wù)從出差審批、行程預(yù)訂、貼單報銷、款項支付的一站式服務(wù)。預(yù)算方面考慮以業(yè)務(wù)預(yù)算為牽引，按差旅類別與核算進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)預(yù)算自動扣減、管控。業(yè)務(wù)方面從辦理方便快捷思路出發(fā)，借助“互聯(lián)網(wǎng)+”功能，自行選擇手機(jī)移動端/PC端辦理業(yè)務(wù)，實現(xiàn)線上自動推送審批，自動向第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺推送出差審批信息并單點(diǎn)登錄進(jìn)行行程預(yù)定，超差標(biāo)系統(tǒng)自動管控提醒，業(yè)務(wù)自動與預(yù)算、核算進(jìn)行關(guān)聯(lián)。

在核算方面，考慮剛性控制，簡化計算，實現(xiàn)系統(tǒng)線上自主報銷辦理，自動進(jìn)行差旅單據(jù)金額核算，按規(guī)則及差旅類型自動計算差旅補(bǔ)助，發(fā)生的費(fèi)用自動沖減預(yù)算，行程費(fèi)用自動與第三方結(jié)算，減少備用金掛賬，個人付款明細(xì)自動生成并向銀企直聯(lián)系統(tǒng)進(jìn)行推送，運(yùn)用銀企直聯(lián)方式實現(xiàn)批量快速款項支付。賬務(wù)處理方面實現(xiàn)系統(tǒng)按一定規(guī)則自動生成記賬憑證，減少重復(fù)性工作，實現(xiàn)低附加值工作由計算機(jī)代替完成。

在分析方面，實現(xiàn)系統(tǒng)按一定規(guī)則自動進(jìn)行風(fēng)險管控分析，根據(jù)八項規(guī)定、保密要求、稅務(wù)要求將管控規(guī)則預(yù)設(shè)進(jìn)系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)按一定規(guī)則自動生成帶圖表的分析報告，供管理者，業(yè)務(wù)單位查詢、使用。

（二）“互聯(lián)網(wǎng)+”差旅報銷管理業(yè)務(wù)場景設(shè)計

差旅報銷管理業(yè)務(wù)場景，展示了業(yè)務(wù)預(yù)算申報、下達(dá)，差旅線上自主辦理、自動計算、自動記賬、自動推送付款的場景，體現(xiàn)了業(yè)務(wù)辦理的高效、快捷。

場景展示了預(yù)算、手機(jī)移動端、第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺、PC端、銀企直聯(lián)、浪潮系統(tǒng)6個系統(tǒng)之間關(guān)系，具體業(yè)務(wù)場景見圖1所示。

員工因公出差時，選擇移動端/PC端辦理出差審批，系統(tǒng)自動提交第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺系統(tǒng)，員工單點(diǎn)登錄進(jìn)行行程預(yù)定;員工出差返回通過手機(jī)貼單報銷（若出差內(nèi)容涉密需要在內(nèi)網(wǎng)補(bǔ)充具體項目）;系統(tǒng)自動計算補(bǔ)助、生成記賬憑證、付款計劃、個人付款明細(xì)表，通過銀企直聯(lián)批量付款。

出差人員差旅報銷整個流程通過手機(jī)移動端辦理，實現(xiàn)了一個系統(tǒng)辦理全部差旅業(yè)務(wù)。

（三）創(chuàng)新差旅報銷管理的實施成效

“互聯(lián)網(wǎng)+”財務(wù)相比傳統(tǒng)差旅報銷管理具有以下幾方面優(yōu)勢，取得成效如下。

1. 實現(xiàn)流程的標(biāo)準(zhǔn)化，提升了管理效率

新的差旅報銷將流程固化在系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)人員無需再使用紙質(zhì)單據(jù)辦理審批手續(xù)，業(yè)務(wù)處理效率大大提高。經(jīng)測算，差旅報銷原流程經(jīng)會計、預(yù)算、憑證復(fù)核、出納、資金支付復(fù)核五步，每筆業(yè)務(wù)平均耗時19分鐘，優(yōu)化后的流程經(jīng)會計審單、資金支付兩步，每筆業(yè)務(wù)平均耗時5分鐘，節(jié)約時間14分鐘，節(jié)約時間占比74%。全年出差業(yè)務(wù)按2600人次測算，財務(wù)人員每年節(jié)約差旅報銷時間607h（2600/人次*14min/次=36400min），節(jié)約時間成本為4.2萬元（69.34元/h *607，按年平均人工成本14.48萬元/年，時間成本為69.34元/h，每月21.75天測算）。

新的差旅報銷流程不僅大大節(jié)約財務(wù)人員時間，還大大節(jié)約了業(yè)務(wù)人員辦理時間。

據(jù)統(tǒng)計，差旅報銷原流程業(yè)務(wù)人員辦理行程預(yù)訂、發(fā)票取得、簽字報銷，每筆業(yè)務(wù)平均耗時40分鐘，優(yōu)化后的流程無需取得發(fā)票，員工發(fā)起一筆差旅報銷平均耗時5分鐘，節(jié)約時間35分鐘，節(jié)約時間占比88%。全年出差業(yè)務(wù)按2600人次測算，全年可節(jié)約業(yè)務(wù)人員用于差旅費(fèi)報銷時間1517h（2600/人次*35min/次=91000min），節(jié)約業(yè)務(wù)人員報銷時長所對應(yīng)的時間成本為10.5萬元（69.34元/h *1517，按年平均人工成本14.48萬元/年，時間成本為69.34元/h，每月21.75天測算）。

2. 實現(xiàn)事前、事中、事后的全流程動態(tài)管理

新的差旅報銷管理，業(yè)務(wù)、財務(wù)、管理者使用同一個平臺，可通過平臺實現(xiàn)事前、事中、事后的全流程動態(tài)管控。

通過第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺運(yùn)用，根據(jù)公司的差標(biāo)政策對行程中交通費(fèi)、住宿費(fèi)等差旅實行事前的管控，規(guī)避了未經(jīng)審批超標(biāo)準(zhǔn)開支差旅費(fèi)的風(fēng)險，如表1所示。

出差返回后，系統(tǒng)設(shè)置審批方式，分情況進(jìn)行審批，系統(tǒng)判定無超標(biāo)和特殊事項的免審批，直接進(jìn)入記賬環(huán)節(jié);對存在超標(biāo)或其他風(fēng)險點(diǎn)的，設(shè)置系統(tǒng)審核提醒，并對非客觀原因進(jìn)行事后的考核，實現(xiàn)了事中、事后的管控。如表2所示。

3. 解決票據(jù)不規(guī)范、業(yè)務(wù)不真實等財務(wù)風(fēng)險

新的差旅報銷系統(tǒng)與第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺對接，由第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺向公司統(tǒng)一開具發(fā)票，把員工的差旅報銷變?yōu)楣九c第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺的結(jié)算，員工無需取得差旅相關(guān)票據(jù)，員工出差行為陽光透明，不能私自操作取得額外票據(jù)，解決了票據(jù)不規(guī)范、業(yè)務(wù)不真實等財務(wù)風(fēng)險。

4. 提升財務(wù)人員綜合能力，推動了財務(wù)轉(zhuǎn)型

新的差旅報銷系統(tǒng)把審核和賬務(wù)處理等簡單、重復(fù)的工作使用信息系統(tǒng)替代，財務(wù)人員逐漸從繁重的基礎(chǔ)核算工作中解脫出來。這樣，使得財務(wù)人員有時間去了解公司的商業(yè)模式和經(jīng)營政策，合理運(yùn)用數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，將財務(wù)分析的結(jié)果運(yùn)用在業(yè)務(wù)經(jīng)營中，逐步提升分析評價能力、風(fēng)險管控能力等綜合業(yè)務(wù)能力，可推動財務(wù)管理的重心向預(yù)算、財務(wù)分析、風(fēng)險控制轉(zhuǎn)移。

5. 滿足管理者精細(xì)化管理分析要求

新的差旅報銷系統(tǒng)與第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺對接，第三方差旅網(wǎng)絡(luò)平臺每月提供在線管理報告，使企業(yè)及時了解出差人員差旅使用情況，滿足管理精細(xì)化需求。比如，通過出差人員的機(jī)票平均折扣率數(shù)據(jù)可以了解那些人員比較節(jié)約，可對超過一定折扣的人員進(jìn)行提醒，引導(dǎo)其做好差旅行程安排;對通過平臺報告不預(yù)訂最低價原因進(jìn)行分析、了解業(yè)務(wù)情況，分情況對3次以上人員進(jìn)行提醒、通報，引導(dǎo)其養(yǎng)成逐漸節(jié)約成本的意識;通過平臺對發(fā)現(xiàn)的短途差旅乘坐飛機(jī)人員進(jìn)行提醒按制度優(yōu)選火車、高鐵等等，便于企業(yè)明細(xì)管控，設(shè)立有效可行的差旅方案等。

四、研究結(jié)論與展望

本文通過研究中國航發(fā)紅林創(chuàng)新差旅報銷管理為示例，提出了財務(wù)轉(zhuǎn)型從會計與業(yè)務(wù)深度融合，開展財務(wù)事前、事中、事后的全流程動態(tài)管理，朝著未來“互聯(lián)網(wǎng)+”財務(wù)方向發(fā)展的思路，以差旅報銷為突破口，提出創(chuàng)新差旅報銷管理的幾點(diǎn)對策建議，希望能夠為其他單位或后續(xù)研究人員提供借鑒。

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（作者單位：中國航發(fā)貴州紅林航空動力控制科技有限公司）