建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司內(nèi)部控制體系建設(shè)及優(yōu)化研究

趙顏

摘要：近年來(lái)，隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化快速發(fā)展，并且在 “一帶一路”倡議縱深發(fā)展的背景下，我國(guó)建筑業(yè)市場(chǎng)呈現(xiàn)出嶄新的氣象。同時(shí)，隨著國(guó)家對(duì)建筑質(zhì)量、節(jié)能環(huán)保日趨重視，新型建筑理念和技術(shù)轉(zhuǎn)型已成為建筑業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。建筑設(shè)計(jì)作為工程建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，在迎來(lái)突破性發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，其經(jīng)營(yíng)管理與內(nèi)部控制也面臨巨大的挑戰(zhàn)，管理運(yùn)作模式復(fù)雜的集團(tuán)化公司更是如此。文章在分析建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司內(nèi)部控制體系建設(shè)及優(yōu)化的重要性基礎(chǔ)上，深入探討了建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司內(nèi)部控制體系建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并針對(duì)性的提出了建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司內(nèi)部控制體系優(yōu)化對(duì)策措施。

關(guān)鍵詞：建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司;內(nèi)部控制;內(nèi)控體系建設(shè)

一、引言

近年來(lái)，隨著我國(guó)城鎮(zhèn)化的快速發(fā)展和基礎(chǔ)設(shè)施的逐漸完善，并且在“一帶一路”倡議縱深發(fā)展背景的推動(dòng)下，我國(guó)建筑業(yè)市場(chǎng)迎來(lái)了廣闊的發(fā)展空間;與此同時(shí)，我國(guó)社會(huì)對(duì)建筑質(zhì)量、節(jié)能環(huán)保的重視程度與日俱增，裝配式建筑、BIM技術(shù)和綠色建筑等新型建筑理念和技術(shù)逐漸普及，工程總承包、全過(guò)程工程咨詢(xún)等業(yè)態(tài)和商業(yè)模式受到政府大力鼓勵(lì)和支持。建筑設(shè)計(jì)作為工程建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，建筑業(yè)未來(lái)市場(chǎng)空間和理念創(chuàng)新轉(zhuǎn)型的趨勢(shì)，為建筑設(shè)計(jì)行業(yè)及企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造了新的市場(chǎng)和機(jī)遇，同時(shí)也對(duì)建筑設(shè)計(jì)行業(yè)的設(shè)計(jì)理念、技術(shù)手段和組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行轉(zhuǎn)型和升級(jí)提出了迫切的需求。想要在快速多變、競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的市場(chǎng)環(huán)境中求得生存和發(fā)展，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，最終促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略，就必須通過(guò)強(qiáng)化內(nèi)部控制能力來(lái)提升帶動(dòng)內(nèi)部管理能力和綜合競(jìng)爭(zhēng)力。

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)一般具有項(xiàng)目多、周期長(zhǎng)、資金周轉(zhuǎn)慢等特性，一旦運(yùn)營(yíng)管理存在偏差，必將會(huì)給企業(yè)造成嚴(yán)峻損失，進(jìn)而影響企業(yè)未來(lái)發(fā)展。建筑設(shè)計(jì)企業(yè)必須對(duì)內(nèi)部控制體系建設(shè)給予充分重視，尤其是管理運(yùn)作模式復(fù)雜的集團(tuán)化公司。

二、建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司內(nèi)部控制體系建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

我國(guó)內(nèi)部控制和西方發(fā)達(dá)國(guó)家相比雖起步較晚，但是近些年來(lái)無(wú)論從理論建設(shè)還是在企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用方面都有了很大程度的提升。在經(jīng)濟(jì)多元化和市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)等外部環(huán)境因素的驅(qū)動(dòng)下，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造和戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)等內(nèi)部需求，建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)化管理模式公司已逐漸將內(nèi)部控制體系建設(shè)作為重點(diǎn)工作來(lái)進(jìn)行，依據(jù)財(cái)政部等五部委聯(lián)合發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及其配套指引的要求和框架，結(jié)合自身管理實(shí)際和發(fā)展需求建立并積極完善內(nèi)部控制體系，但是在實(shí)際運(yùn)用過(guò)程中仍存在諸多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（一）內(nèi)部控制環(huán)境基礎(chǔ)薄弱

1. 治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配不規(guī)范

我國(guó)建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司在迅速發(fā)展的進(jìn)程中更注重獲取效益，而對(duì)內(nèi)部控制體系建設(shè)缺乏了解，公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)內(nèi)部控制管理的高度重視，董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層及其他高管在進(jìn)行決策、執(zhí)行、監(jiān)督和反饋等各個(gè)環(huán)節(jié)中存在職責(zé)權(quán)限邊界模糊，分權(quán)制衡作用發(fā)揮受限。一般情況下，公司的總經(jīng)理是由董事會(huì)決定聘任的，此種方式可能會(huì)影響董事會(huì)和總經(jīng)理的獨(dú)立性，導(dǎo)致監(jiān)管難以實(shí)施而無(wú)法起到相互制約的作用。另一種常見(jiàn)情況是機(jī)構(gòu)設(shè)置未結(jié)合業(yè)務(wù)特點(diǎn)和內(nèi)部控制的要求明確職責(zé)分工，導(dǎo)致職能交叉、缺失或權(quán)責(zé)集中，沒(méi)有起到相互制約和相互協(xié)調(diào)的工作機(jī)制。最后，各機(jī)構(gòu)內(nèi)部職責(zé)分解不夠科學(xué)細(xì)化，在不相容職務(wù)相互分離方面做的不到位。

2. 文化建設(shè)意識(shí)缺乏

內(nèi)部控制體系的建設(shè)不僅針對(duì)董事、監(jiān)事、經(jīng)理及其他高管，更應(yīng)是全員參與的過(guò)程，而文化建設(shè)在公司的日常運(yùn)營(yíng)中容易被忽視，領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)員工的文化意識(shí)和積極價(jià)值觀培養(yǎng)方面重視不夠，未形成良好的人文氛圍，致使員工缺乏責(zé)任感和使命感，團(tuán)隊(duì)協(xié)作精神不足，內(nèi)部控制意識(shí)淡薄，對(duì)內(nèi)部控制的本質(zhì)和作用缺乏理解，即便已經(jīng)落實(shí)了內(nèi)部控制工作，也僅是形式化而無(wú)法在實(shí)際工作中有效實(shí)施，進(jìn)而影響建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司內(nèi)部控制水平的提升。

（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制能力不足

首先，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生可能性較大的業(yè)務(wù)點(diǎn)把握不清，缺乏風(fēng)險(xiǎn)預(yù)見(jiàn)性，等風(fēng)險(xiǎn)已經(jīng)發(fā)生時(shí)才加以應(yīng)對(duì)和管控。建筑設(shè)計(jì)行業(yè)大多采用項(xiàng)目管理的方式，其中涉及項(xiàng)目承接、合同管理、設(shè)計(jì)分包、資金周轉(zhuǎn)、質(zhì)量評(píng)定等重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)未明確業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和關(guān)鍵控制點(diǎn)。例如對(duì)客戶(hù)信用情況不做調(diào)查盲目承接項(xiàng)目;合同制定和履行過(guò)程中缺少對(duì)法律風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)識(shí)導(dǎo)致糾紛;在進(jìn)行設(shè)計(jì)與咨詢(xún)分包前未對(duì)分承包方的專(zhuān)業(yè)設(shè)計(jì)資質(zhì)和技術(shù)能力進(jìn)行嚴(yán)格審查;項(xiàng)目資金周轉(zhuǎn)周期較長(zhǎng)、項(xiàng)目進(jìn)度不確定導(dǎo)致應(yīng)收賬款賬齡長(zhǎng)，但具體催收和責(zé)任到崗制度執(zhí)行不力;項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中缺乏項(xiàng)目進(jìn)度管理和質(zhì)量控制，項(xiàng)目竣工后未進(jìn)行顧客滿(mǎn)意度調(diào)查和工程回訪，對(duì)設(shè)計(jì)質(zhì)量缺乏控制和改進(jìn)。

其次，沒(méi)有根據(jù)影響程度對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)事件重點(diǎn)加以識(shí)別、分析與應(yīng)對(duì)，對(duì)具有重大風(fēng)險(xiǎn)因素的事件缺乏警惕性和防范意識(shí)。在實(shí)踐中常見(jiàn)管理者過(guò)分自信現(xiàn)象，風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng)或存在風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)知誤區(qū)，最終導(dǎo)致重大風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

（三）信息與溝通不暢

信息與溝通分為外部和內(nèi)部。對(duì)外，建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司承接的項(xiàng)目涉及范圍廣，周期長(zhǎng)，在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中需要在多個(gè)環(huán)節(jié)與多個(gè)對(duì)象進(jìn)行溝通，包括客戶(hù)、分承包商、中介機(jī)構(gòu)、監(jiān)督機(jī)構(gòu)等;同時(shí)，需要時(shí)刻對(duì)行業(yè)動(dòng)態(tài)和市場(chǎng)趨勢(shì)進(jìn)行觀察與了解，及時(shí)收集有效的信息，例如市場(chǎng)需求的轉(zhuǎn)變、政策的調(diào)整、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的發(fā)展情況和發(fā)展戰(zhàn)略。但是在實(shí)際工作中，缺少專(zhuān)門(mén)與外部溝通的部門(mén)與人員配置，外部信息獲取不全面不順暢，在業(yè)務(wù)往來(lái)過(guò)程中存在溝通不良的問(wèn)題，進(jìn)而影響到業(yè)務(wù)開(kāi)展和公司發(fā)展。對(duì)內(nèi)，內(nèi)部重要信息在公司內(nèi)傳遞存在層級(jí)性、滯后性和失真性等問(wèn)題，導(dǎo)致決策和執(zhí)行出現(xiàn)失誤;沒(méi)有將信息系統(tǒng)與內(nèi)部控制流程有機(jī)結(jié)合;沒(méi)有設(shè)置明確的舉報(bào)與投訴通道。

（四）內(nèi)部控制缺少評(píng)價(jià)與監(jiān)督

縱觀我國(guó)現(xiàn)有的各類(lèi)企業(yè)，內(nèi)部控制缺乏有效的評(píng)價(jià)與監(jiān)督機(jī)制是較為普遍的現(xiàn)象，建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司也是如此。由于對(duì)內(nèi)部控制缺乏評(píng)價(jià)與監(jiān)督，建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司很難對(duì)內(nèi)部控制實(shí)際狀況、需求、內(nèi)部控制建設(shè)有效性等進(jìn)行客觀判斷，導(dǎo)致內(nèi)部控制整體上的盲目性。

三、優(yōu)化建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司內(nèi)部控制體系的對(duì)策措施

（一）優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

1. 完善治理結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配

加強(qiáng)內(nèi)部控制的原動(dòng)力是企業(yè)自身而不是外部的影響因素，內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)劣直接影響企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的效果。公司首先應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司章程建立規(guī)范有效的治理結(jié)構(gòu)和議事規(guī)則，明確組織架構(gòu)和工作程序，將權(quán)責(zé)清晰分離并相互制衡;其次，應(yīng)編制科學(xué)完整的內(nèi)控手冊(cè)，合理界定公司各部門(mén)、各層級(jí)崗位分工與職責(zé)權(quán)限，對(duì)公司制定的內(nèi)控相關(guān)制度用流程圖的方式來(lái)清晰展示而不僅是文字描述，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工根據(jù)手冊(cè)中的工作職責(zé)定義及描述約束自己，明確各個(gè)業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)的相應(yīng)處理崗位及處理方式，并在工作實(shí)踐中嚴(yán)格執(zhí)行，避免大權(quán)獨(dú)攬權(quán)利集中或職能交叉資源浪費(fèi)等現(xiàn)象。

2. 提升文化建設(shè)質(zhì)量

作為知識(shí)密集型和技術(shù)密集型企業(yè)，員工是建筑設(shè)計(jì)企業(yè)最重要的資源。建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司應(yīng)秉持以人為本的理念，將愿景使命、經(jīng)營(yíng)理念和行為準(zhǔn)則在全體員工的心中種下一顆種子并細(xì)心澆灌，促使企業(yè)與員工共同成長(zhǎng)，在公司實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)和價(jià)值創(chuàng)造的同時(shí)促進(jìn)員工實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，最終打造出卓越的品牌形象并推動(dòng)社會(huì)文明進(jìn)步?！八枷霙Q定行為，行為決定習(xí)慣”，公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)率先垂范，帶頭充分重視內(nèi)部控制并踐行公司核心價(jià)值觀，起到“身先士卒”的關(guān)鍵性示范作用，為遵守內(nèi)部控制創(chuàng)造良好的環(huán)境。公司一方面要切實(shí)加強(qiáng)新老員工的崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育和企業(yè)價(jià)值觀培養(yǎng)，并且運(yùn)用適合的激勵(lì)政策提升員工重視內(nèi)部控制的積極性，培養(yǎng)員工的歸屬感、自豪感與責(zé)任感;另一方面公司用人應(yīng)注重德才兼?zhèn)洌绕涫强粗氐赖滦摒B(yǎng)，將提升員工素質(zhì)與道德作為一項(xiàng)重要的教育培訓(xùn)內(nèi)容。

（二）強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制活動(dòng)

一方面，建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司應(yīng)將風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與控制嵌入到業(yè)務(wù)的各領(lǐng)域、各層次、各環(huán)節(jié)，根據(jù)企業(yè)過(guò)往業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、同行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)的經(jīng)驗(yàn)和對(duì)事物的職業(yè)判斷，建立詳盡完善的設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)、法務(wù)、投標(biāo)、分包、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)、內(nèi)部審計(jì)和信息化管理等內(nèi)部控制制度，對(duì)各業(yè)務(wù)流程中涉及的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和控制點(diǎn)加強(qiáng)授權(quán)審批管理，做到責(zé)任到人、控制到崗，并結(jié)合應(yīng)用預(yù)算控制和績(jī)效考評(píng)，建立激勵(lì)機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度。對(duì)待很有可能引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)的業(yè)務(wù)事項(xiàng)做到事前有預(yù)測(cè)、事中有控制、事后有總結(jié)，在實(shí)踐中不斷完善改進(jìn)內(nèi)部控制管理。另一方面，對(duì)待可能導(dǎo)致重大風(fēng)險(xiǎn)或?qū)居兄卮笥绊懙氖马?xiàng)要重點(diǎn)關(guān)注，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)和化解能力，更要提升預(yù)防和遏制能力，按照重大風(fēng)險(xiǎn)情景—任務(wù)—處置能力的預(yù)案編制模式，事先制定和完善防范重大風(fēng)險(xiǎn)事件的預(yù)案體系，并且對(duì)于“三重一大”事項(xiàng)嚴(yán)格執(zhí)行集體決策和聯(lián)簽制度，強(qiáng)化防范風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵能力建設(shè)。

（三）建立有效的信息與溝通機(jī)制

對(duì)外，公司應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)部門(mén)，指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)信息交流工作，打造一個(gè)開(kāi)放暢通的外部溝通平臺(tái)，及時(shí)認(rèn)識(shí)到問(wèn)題所在并采取有效的應(yīng)對(duì)措施，減少公司的財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)內(nèi)，公司首先要建立長(zhǎng)期有效的內(nèi)部溝通機(jī)制，完善信息傳遞網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一使用一個(gè)制度和流程發(fā)布平臺(tái)，促進(jìn)上下級(jí)和平級(jí)之間的相互溝通，對(duì)于重要風(fēng)險(xiǎn)信息允許越級(jí)上報(bào);高效利用信息系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警，保障信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性;設(shè)立員工信箱、投訴熱線等多種途徑和方式并做好舉報(bào)人保護(hù)工作。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)與監(jiān)督

建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司應(yīng)建立由管理層、內(nèi)部審計(jì)部門(mén)和外部第三方的三級(jí)檢查監(jiān)督機(jī)制。公司應(yīng)規(guī)范審計(jì)過(guò)程，明確內(nèi)部審計(jì)執(zhí)行范圍，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)對(duì)各部門(mén)和分子公司進(jìn)行定期和不定期的常態(tài)化審計(jì)監(jiān)督，并對(duì)關(guān)鍵部門(mén)采取突擊檢查的方式，評(píng)價(jià)內(nèi)部控制制度是否落實(shí)到?jīng)Q策、執(zhí)行、監(jiān)督、反饋等環(huán)節(jié)。同時(shí)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部審計(jì)與外部審計(jì)互相協(xié)作與補(bǔ)充，加強(qiáng)評(píng)價(jià)與監(jiān)督的力度，通過(guò)分析存在的問(wèn)題及誘發(fā)原因來(lái)對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行完善和優(yōu)化，并對(duì)公司內(nèi)部控制實(shí)際狀況形成較好感知。制約性和促進(jìn)性是內(nèi)部監(jiān)督的主要功能，有效的內(nèi)部控制評(píng)價(jià)與監(jiān)督體系，可以防止企業(yè)內(nèi)部腐敗和舞弊行為。一旦監(jiān)督體系發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，企業(yè)可以及時(shí)改正、彌補(bǔ)過(guò)失，并將吸取的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到將來(lái)的內(nèi)控管理當(dāng)中，培養(yǎng)公司各層級(jí)、各部門(mén)、各分子公司在日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的自我評(píng)價(jià)和監(jiān)督理念，形成自我約束機(jī)制。

四、總結(jié)

綜上所述，建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制體系建設(shè)，積極發(fā)現(xiàn)內(nèi)控管理中存在的問(wèn)題并逐一進(jìn)行解決，探尋其在實(shí)踐中不斷完善和優(yōu)化的路徑。本文針對(duì)建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司內(nèi)部控制體系建設(shè)現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策與措施，希望通過(guò)對(duì)本課題的研究探索，可以將內(nèi)部控制理論更好地運(yùn)用于我國(guó)建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司，引起建筑設(shè)計(jì)集團(tuán)公司在運(yùn)營(yíng)管理實(shí)踐中對(duì)于內(nèi)部控制工作的廣泛重視。

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【作者單位：同濟(jì)大學(xué)建筑設(shè)計(jì)研究院（集團(tuán)）有限公司】