高校采購內(nèi)控信息化管理平臺建設

秦利忠

摘 ? 要：實現(xiàn)高校采購內(nèi)控的信息化管理，將成為高校信息化建設的一項重要內(nèi)容。文章首先著重分析了高校采購內(nèi)控信息化管理平臺開發(fā)的現(xiàn)實意義;其次結合高校采購實際情況，特別是采購內(nèi)控管理的主要業(yè)務流程，探討了管理平臺設計應遵守的實用性、安全性、靈活性等幾項原則;最后通過所建立的管理平臺架構體系，具體分析了管理平臺的預算管理、采購申請、采購執(zhí)行、合同管理等主要模塊及功能。

關鍵詞：高校采購;內(nèi)控;信息化;管理平臺

1 ? ?管理平臺開發(fā)的現(xiàn)實意義

近年來，我國高等教育事業(yè)迅速發(fā)展，高校采購工作任務量越來越大，資金來源渠道不斷擴寬，諸如采購計劃性不強、采購周期長、經(jīng)費利用不充分、過程監(jiān)督不嚴格、統(tǒng)計工作不準確、材料歸檔不及時等問題日益突出。各級主管部門為提升高校的管理水平，相繼出臺了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號）《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》（教財廳〔2016〕2號）等內(nèi)控管理方面的規(guī)范和制度文件。由此可見，有關部門越來越重視高校的內(nèi)控管理工作，高校應當充分運用現(xiàn)代科學技術手段加強內(nèi)部控制。高校的采購管理工作是高校內(nèi)控管理工作的重要部分，如何做好高校采購內(nèi)控管理工作是一個值得深思和解決的問題。要想有效解決高校在發(fā)展中日益突顯的問題，積極做好高校采購內(nèi)控管理工作，應全面加強信息化建設。信息化建設是做好高校內(nèi)控管理工作的有效手段，體現(xiàn)了“公平、公正、公開”的原則，有利于部門溝通、快捷查詢和統(tǒng)計信息以及實時動態(tài)監(jiān)管等，保障了高校采購工作的順利開展。

2 ? ?采購業(yè)務流程及管理平臺開發(fā)原則

采購內(nèi)控信息化管理平臺是可以讓申購人、采購管理部門、財務部門、審計部門、采購監(jiān)督管理部門、采購代理機構、供應商等有效參與到采購活動當中，并發(fā)揮其各自工作職責的信息化管理大平臺。

采購活動可分為“前、中、后”3個階段：（1）前期準備，主要包括采購預算編報、采購計劃申請、采購方式確立等。（2）中期，指項目執(zhí)行，主要包括發(fā)布公告、專家評審、簽訂合同等。（3）后期，主要包括項目驗收、資產(chǎn)入庫、付款及檔案管理等。3個階段相互聯(lián)系，相互影響，主要的業(yè)務流程如圖1所示。

可以看出，采購是一項較為繁瑣的工作，具有涉及環(huán)節(jié)多、涉及面廣、數(shù)據(jù)量大等特點。因此，在設計管理平臺時，應該堅持“統(tǒng)一謀劃、聯(lián)合建設、分類推進、資源共享”的方針，并遵守下列幾項原則：（1）須具有實用性，既要方便用戶的使用，也要方便系統(tǒng)的管理和維護[1]。（2）應進一步提升信息的安全性，既要考慮到信息的共享，也要注重信息安全，特別是針對不同的網(wǎng)絡環(huán)境，制定不同的應對方案，主要包括權限設置、數(shù)據(jù)存儲及安全機制等。（3）可根據(jù)用戶需求，具有靈活性和可操作性，可用簡便和最直觀的方法設置各個業(yè)務角色的權限及各項業(yè)務的審批流程。（4）應具有可監(jiān)控性，通過平臺可監(jiān)控采購的各個審批環(huán)節(jié)，清晰看到具體哪一項業(yè)務什么時候流轉到哪一個角色、了解業(yè)務的審批時間等，便于監(jiān)管部門發(fā)揮監(jiān)管作用、強化監(jiān)管的力度等。（5）應兼顧穩(wěn)定性、兼容性及可擴展性[2]。平臺系統(tǒng)運行必須穩(wěn)定，與高校原有的數(shù)字化校園及智慧校園平臺兼容，可統(tǒng)一平臺登錄等。

3 ? ?管理平臺架構體系

管理平臺的開發(fā)須嚴格遵從教育部等有關部門的規(guī)定，并組建管理人員、項目、商品、供應商、評標專家及遴選出來的招標代理機構等數(shù)據(jù)庫，為預算管理、采購申請、審批、執(zhí)行、合同簽訂、驗收、資產(chǎn)入庫、付款及檔案管理等功能提供相應的支持。除此之外，按實際需求，平臺還可提供項目督辦、論證、代理機構抽取及系統(tǒng)對接等擴展業(yè)務。用戶除了可通過網(wǎng)頁登錄管理平臺，還可利用手機APP、微信公眾號等平臺登錄，實現(xiàn)在線審批、查詢、發(fā)布信息等移動辦公。平臺架構體系如表1所示。

4 ? ?管理平臺的主要模塊及功能

從編制采購預算及計劃開始，到采購申請及審批、采購項目執(zhí)行、合同管理、驗收、資產(chǎn)入庫、付款等，管理平臺模塊主要按采購業(yè)務流程進行設計。

4.1 ?預算管理

為實現(xiàn)高校資金的合理分配及科學管理，管理平臺可與學校的財務系統(tǒng)實現(xiàn)采購預算信息的共享和對接，確保采購預算數(shù)據(jù)的一致?？筛鶕?jù)實際情況實時更新預算信息，可根據(jù)項目支付情況實時計算出結余資金，并對于預算不足的項目發(fā)出警示信號。

4.2 ?采購申請

申請人登錄管理平臺，按項目類別及品目填寫采購需求，也可利用管理平臺模版導入需求信息。同時，可用附件形式上傳相關的佐證材料。采購申請可以草稿形式暫時保存在管理平臺中，待完善信息后方可提交申請。采購審批流程可根據(jù)各高校實際要求進行設計和實時調整。申請未審批前，申請人可進行退回、撤銷、修改、刪除等操作，可查看審批時間及進程，可在項目列表中篩選出草稿、審批等狀態(tài)下的信息。同時，可與高?，F(xiàn)有審計系統(tǒng)對接，相互之間推送有關審批信息。此外，在管理平臺中，可根據(jù)申請人填寫的采購需求及領導審批情況導出并打印采購申請表。

4.3 ?采購項目執(zhí)行

采購業(yè)務管理部門依據(jù)采購政策，并結合實際情況擬定采購方式。以廣西為例，對于政府集中采購目錄以外且不達分散采購限額標準的項目，按內(nèi)控機制制度執(zhí)行。對于公開招標、競爭性磋商或者競爭性談判的采購項目，所涉及的采購文件，將由招標代理機構或采購業(yè)務管理部門上傳，并發(fā)起審核流程，結合高校實際情況，提交校內(nèi)國有資產(chǎn)管理處、審計處、法律顧問及學校分管領導進行線上審批。采購業(yè)務管理部門負責人通過管理平臺實時掌握招標文件的審核進程。采購文件獲批后，申請單及項目信息將自動更新，申請人可了解采購進度。管理平臺內(nèi)可根據(jù)需要發(fā)布或鏈接政府采購網(wǎng)等官方網(wǎng)站上的通知公告，方便校內(nèi)有關人員查看，還可向有關負責人推送短信提示等。

4.4 ?合同管理

采購業(yè)務管理部門負責人或采購代理機構通過填入或導入的方式編輯合同內(nèi)容，并發(fā)起審批流程。同時，將采購文件、中標通知書、評標報告等材料作為附件一起上傳送審。借助平臺可查看合同詳細信息，可批量導出年度、季度、月份等合同簽訂情況匯總表，可按項目名稱、合同簽訂時間等字段進行搜索以及統(tǒng)計出各類項目的中標金額等。

4.5 ?驗收、入庫和付款

中標供應商按合同要求供貨后，聯(lián)同采購申請人編輯驗收單并發(fā)起驗收審核流程，采購業(yè)務管理部門負責人聯(lián)同其他相關部門組成驗收小組進行實地驗收后，在管理平臺上進行審批。這些項目在經(jīng)資產(chǎn)管理員審核通過后，按要求列入學校固定資產(chǎn)。最后，經(jīng)采購申請人發(fā)起申請，采購業(yè)務管理部門、財務部門等審核后，方可按合同約定內(nèi)容付款。管理平臺上可查看詳細的付款信息，包括收款人信息、履約保證金等。

4.6 ?其他管理

在管理平臺里，采購負責人可以根據(jù)上級主管部門要求從管理平臺中快速獲取各類所需的報表，如：年、季、月采購報表、部門預算統(tǒng)計表、采購方式統(tǒng)計表等;采購項目的檔案，如：招標文件、合同檔案、采購審批表等可在管理平臺里保存，可供查詢和批量下載。系統(tǒng)管理員可快捷地對部門及人員的權限進行增、刪、改，還可直觀、簡便地對采購有關業(yè)務流程，如：申請審批流程、采購文件審批流程、中標結果確認審批流程等進行設置等。管理平臺里的操作均留下操作人、操作時間及內(nèi)容簡述等記錄。

5 ? ?結語

該管理平臺的成功建設，將實現(xiàn)采購預算、采購申請、合同管理、驗收、資產(chǎn)入庫、付款、檔案管理等環(huán)節(jié)的一體化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，實現(xiàn)協(xié)同辦公、移動辦公。管理平臺的應用也將有助于紀檢部門、審計部門的對采購活動進行監(jiān)管，有助于提高采購活動的透明度。隨著數(shù)字化校園及智慧校園的不斷深入，高校采購內(nèi)控信息化管理平臺的建設將不斷推進，將朝著更優(yōu)化、更科學的方向發(fā)展。

[參考文獻]

[1]黃正果.“數(shù)字校園”建設方案[M].重慶：重慶大學出版社，2015.

[2]王巍.數(shù)字化校園平臺下“校園一卡通”系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].成都：電子科技大學，2012.

Construction of information management platform for internal

control of purchasing in colleges and universities

Qin Lizhong

（Yulin Normal University， Yulin 537000， China）

Abstract：Realizing the informatization management of internal control of procurement in colleges and universities will become an important content of the informatization construction of colleges and universities. This article first analyzes the practical significance of the development of internal control information management platform for university procurement; then combines the actual situation of university procurement， especially the main business processes of internal control management for procurement to discuss the practicality， security， and flexibility of the management platform design principles; finally through the established management platform architecture system， focus on the management platforms budget management， procurement application， procurement execution， contract management and other major modules and functions.

Key words：university procurement; internal control; informatization; management platform