內(nèi)控視角下高校經(jīng)濟(jì)合同信息化管理模式思考

吳旻昊

摘 要：經(jīng)濟(jì)合同管理是高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要組成部分，是內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。本文通過(guò)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同概念的界定，分析現(xiàn)今高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問(wèn)題，通過(guò)對(duì)高校合同管理系統(tǒng)的介紹，提出完善內(nèi)部控制建設(shè)，統(tǒng)一歸口部門，完善管理流程等機(jī)制，建立包含合同管理系統(tǒng)在內(nèi)的大審計(jì)信息化平臺(tái)。

關(guān)鍵詞：高校;合同管理平臺(tái);內(nèi)部控制

隨著教育經(jīng)費(fèi)投入的不斷加大，高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)越發(fā)多元化。經(jīng)濟(jì)合同作為連接高校和社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的橋梁與紐帶，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。如何提高經(jīng)濟(jì)合同管理水平，防范和控制各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)成為亟待解決的問(wèn)題。

一、高校經(jīng)濟(jì)合同概念界定

高校經(jīng)濟(jì)合同是指學(xué)校開(kāi)展教學(xué)、科研及其他活動(dòng)時(shí)，與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。主要包括物資采購(gòu)合同、工程合同、零星維修合同、租賃合同以及技術(shù)服務(wù)合同等。本文討論的經(jīng)濟(jì)合同不包括人事合同和科研合同。高校的經(jīng)濟(jì)合同一般都是圍繞學(xué)校教學(xué)、科研和服務(wù)社會(huì)等功能開(kāi)展的，既要符合滿足合同的一般要求，也要符合政府采購(gòu)法等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

合同管理貫穿于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的始終。通過(guò)合同管理，一方面有利于規(guī)范雙方的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，防范各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn);另一方面可以幫助學(xué)校提高管理水平，完善制度，深化內(nèi)部控制建設(shè)。同時(shí)，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，合同管理的信息化平臺(tái)也逐漸提上日程，這將大大提高合同管理水平。

二、高校經(jīng)濟(jì)合同管理存在的問(wèn)題

（1）管理主體不明確，缺少統(tǒng)一的歸口管理機(jī)制。根據(jù)省財(cái)政廳《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)指導(dǎo)意見(jiàn)的通知》和省教育廳《江蘇省省屬院校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制實(shí)施指南（試行）》的要求，高校應(yīng)設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT人員對(duì)合同實(shí)施歸口管理，明確簽訂合同的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限。目前，高校經(jīng)濟(jì)合同一般按照合同類型，由不同的部門實(shí)施管理。如：物資采購(gòu)、資產(chǎn)租賃合同由資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)，工程合同由后勤管理部門負(fù)責(zé)，圖書(shū)、期刊以及電子資源的采購(gòu)由圖書(shū)館負(fù)責(zé)，教材的采購(gòu)由教務(wù)處負(fù)責(zé)，信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)由網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)等等。在這種模式下，合同分散在各個(gè)部門，學(xué)校管理層無(wú)法從宏觀層面把握合同的整體情況。一旦產(chǎn)生糾紛，責(zé)任主體不明晰，容易產(chǎn)生推諉，無(wú)法在第一時(shí)間及時(shí)、有效解決問(wèn)題。

（2）內(nèi)部控制不明晰，缺少合同管理流程。在財(cái)政廳和教育廳的文件中都對(duì)合同的訂立、履行、檢查與保管等有明確的要求。正式訂立的合同，應(yīng)當(dāng)由學(xué)校法定代表人或其授權(quán)的代理人簽名后，方可加蓋合同印章。學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立合同履行監(jiān)督審查制度等等。目前在高校，授權(quán)問(wèn)題比較突出，主要是授權(quán)意識(shí)淡薄。大部分高校財(cái)務(wù)審批權(quán)限均已下放，一般合同的簽訂權(quán)限同財(cái)務(wù)審批權(quán)限相同，但是均沒(méi)有書(shū)面的授權(quán)委托書(shū)。有的二級(jí)學(xué)院因體量較大，業(yè)務(wù)繁多，二級(jí)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)進(jìn)行二次授權(quán)，類似授權(quán)的規(guī)范性有待提高。

同時(shí)，很多高校內(nèi)部控制建設(shè)缺失，帶來(lái)合同管理流程的不健全。對(duì)于合同和預(yù)算的匹配度，合同審核權(quán)限、合同簽訂情況、合同實(shí)際執(zhí)行情況等都無(wú)法把控，并且合同履行的監(jiān)督審查制度難以建立。合同管理過(guò)程中流程制度的缺失勢(shì)必導(dǎo)致合同內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)的增大。

（3）信息化發(fā)展不充分，不能滿足合同管理需要。在財(cái)政廳和教育廳的文件中提出應(yīng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管理。當(dāng)前大部分高校仍然采用手工登記合同，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且對(duì)合同的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析等難以實(shí)現(xiàn)。有的高校合同管理沒(méi)有獨(dú)立的系統(tǒng)，依附于學(xué)校的行政管理體系;有的高校的系統(tǒng)僅包括線上申請(qǐng)、線上復(fù)核等功能，對(duì)于合同執(zhí)行、變更、終止以及歸檔等管理缺失，準(zhǔn)確的來(lái)說(shuō)是合同審核的信息化系統(tǒng);有的高校雖然有獨(dú)立的系統(tǒng)，卻無(wú)法實(shí)現(xiàn)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)、招投標(biāo)系統(tǒng)、物資采購(gòu)系統(tǒng)的聯(lián)通，反而成為信息孤島，為了管理而管理，實(shí)際上對(duì)合同的訂立、履行情況等一無(wú)所知。

（4）專業(yè)人才不足，難以實(shí)現(xiàn)有效管理。高校經(jīng)濟(jì)合同涉及學(xué)校工作的方方面面，這對(duì)于合同管理人員提出了非常高的要求，不僅需要有法律相關(guān)知識(shí)，還需要對(duì)合同內(nèi)容涉及的各方面有一定的了解。比如醫(yī)學(xué)院校對(duì)于試劑耗材的采購(gòu)量比較大，理工院校對(duì)于工程、材料方面的需求較多。目前大多數(shù)高校都是行政人員在進(jìn)行合同管理。他們大多數(shù)只精通各自專業(yè)，并承擔(dān)著日常行政事務(wù)，精力能力有限。很多高校越發(fā)意識(shí)到法律的重要性，會(huì)聘請(qǐng)校外律師作為法律顧問(wèn)，對(duì)限額以上的合同進(jìn)行審核。但是校外律師往往對(duì)高校情況不了解，所提建議適用性不強(qiáng);有的高校自身有法律專業(yè)的老師，會(huì)請(qǐng)專業(yè)老師參與合同審核。雖然高校老師熟悉學(xué)校運(yùn)轉(zhuǎn)情況，但是老師一般沒(méi)有法律資格證，無(wú)法出具具有法律效用的意見(jiàn)函，在面對(duì)糾紛時(shí)無(wú)法起到應(yīng)有的作用。

三、高校經(jīng)濟(jì)合同信息化管理的有益實(shí)踐

借助學(xué)校進(jìn)行內(nèi)部控制建設(shè)的契機(jī)，南京讇狀笱Ф院賢芾硎孿罱辛聳嶗恚范ㄉ蠹樸敕ㄎ翊ξ賢芾淼墓榭誆棵擰S繕蠹樸敕ㄎ翊ηM罰貧搜：賢芾碇貧齲范ê賢芾砹鞒蹋魅泛賢蠛酥霸鷙腿ㄏ蓿賢芾硇畔⒒教ǖ目⑻峁┝嘶 ？

南京讇狀笱ё？017年開(kāi)始著手開(kāi)發(fā)合同管理系統(tǒng)，本來(lái)是作為內(nèi)部審計(jì)信息化平臺(tái)的一部分。隨著學(xué)校的高速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量激增，合同管理任務(wù)越發(fā)繁重，因此將合同管理模塊獨(dú)立出來(lái)，單獨(dú)設(shè)立合同管理系統(tǒng)。2018年下半年開(kāi)始在資產(chǎn)管理部門、后勤管理部門試用，2019年已在全校推廣使用。

（1）設(shè)置權(quán)限，明確職責(zé)。根據(jù)學(xué)校合同管理制度，各部門明確合同經(jīng)辦人和初審負(fù)責(zé)人名單，并留下字樣，報(bào)校領(lǐng)導(dǎo)同意后，形成正式的授權(quán)管理書(shū)。根據(jù)授權(quán)管理書(shū)，系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中進(jìn)行設(shè)定權(quán)限，分配角色，明確職責(zé)。同時(shí)按照合同管理制度，對(duì)合同分級(jí)復(fù)核進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，完成信息化平臺(tái)基礎(chǔ)性工作（見(jiàn)圖1）。

（2）線上審批功能。通過(guò)合同管理信息系統(tǒng)，各項(xiàng)合同可以線上申請(qǐng)，由初審部門負(fù)責(zé)人審核后，直接轉(zhuǎn)至復(fù)核部門，經(jīng)復(fù)核經(jīng)辦人初審后按照合同金額實(shí)施分級(jí)復(fù)核。如果復(fù)核經(jīng)辦人發(fā)現(xiàn)合同文本中存在問(wèn)題則可以直接退回給初審經(jīng)辦人（見(jiàn)圖2）。線上審批功能的實(shí)現(xiàn)大大節(jié)約了合同經(jīng)辦人的時(shí)間，只要在系統(tǒng)中看到合同完成復(fù)核，將合同送至審計(jì)與法務(wù)處蓋章即可。

圖1圖2

（3）合同管理功能。通過(guò)線上審批，每一份合同均形成唯一的合同編碼，有效避免合同重復(fù)簽訂。系統(tǒng)中的查詢、統(tǒng)計(jì)功能設(shè)置多個(gè)選項(xiàng)，可以通過(guò)合同要素任意進(jìn)行篩選，實(shí)現(xiàn)不同統(tǒng)計(jì)目標(biāo)。比如可以查詢各個(gè)部門每年的合同量、大額合同簽訂情況等。在合同錄入時(shí)，需要輸入合同使用經(jīng)費(fèi)代碼，因此可以輕松實(shí)現(xiàn)對(duì)于某項(xiàng)經(jīng)費(fèi)使用的查詢。

同時(shí)，在合同管理系統(tǒng)中設(shè)立模板管理，逐步完善各類合同模板。通過(guò)合同模板，各類合同能實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，有效降低合同文本的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（4）系統(tǒng)聯(lián)通功能。合同管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)之初就預(yù)留了與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接的端口。在申請(qǐng)合同時(shí)，通過(guò)經(jīng)費(fèi)代碼可以看出經(jīng)費(fèi)余額，從經(jīng)費(fèi)角度保證合同事項(xiàng)可以順利完成。當(dāng)經(jīng)辦人到財(cái)務(wù)報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)人員輸入合同編碼就可以看到合同審核情況，同時(shí)后期此合同事項(xiàng)執(zhí)行情況均可以從財(cái)務(wù)系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到合同管理系統(tǒng)，方便合同管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)關(guān)注。同時(shí)，合同管理系統(tǒng)已集成在學(xué)校OA系統(tǒng)，教職工用工號(hào)一次登錄即可統(tǒng)一處理各項(xiàng)事項(xiàng)。并開(kāi)發(fā)短信提醒功能，合同處理到任意階段都會(huì)自動(dòng)向此階段的經(jīng)辦人發(fā)送短信提醒。

通過(guò)合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的線上審批，大大提高工作效率。唯一的合同編碼，避免合同漏簽或者重復(fù)簽訂。合同模板的建立，可以最大限度降低合同文本帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。和財(cái)務(wù)系統(tǒng)的聯(lián)通，可以從另一個(gè)角度明晰學(xué)校資金走向。統(tǒng)計(jì)和分析功能還可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。

由于系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)間不長(zhǎng)，也沒(méi)有類似經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，因此該系統(tǒng)還需要不斷開(kāi)發(fā)完善。我們已經(jīng)著手開(kāi)發(fā)手機(jī)版本，并已經(jīng)開(kāi)始試行，待穩(wěn)定后有待在全校推廣，這將進(jìn)一步提高合同審核和管理的效率。同時(shí)，正在開(kāi)發(fā)的招投標(biāo)系統(tǒng)、物資采購(gòu)系統(tǒng)以及驗(yàn)收系統(tǒng)都將和合同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)聯(lián)通，采購(gòu)事項(xiàng)從申請(qǐng)、招投標(biāo)、合同、付款、執(zhí)行、驗(yàn)收都將實(shí)現(xiàn)線上閉環(huán)管理。內(nèi)部審計(jì)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)以及招投標(biāo)管理系統(tǒng)將構(gòu)成大審計(jì)平臺(tái)，進(jìn)一步提高高校內(nèi)部審計(jì)信息化水平。

參考文獻(xiàn)

1.杜云翔.高校采購(gòu)合同執(zhí)行全過(guò)程的思考與信息化實(shí)踐.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2018（7）.

2.王春暉，曹越.內(nèi)部控制視角下對(duì)高校經(jīng)濟(jì)合同管理的思考.會(huì)計(jì)之友，2016（19）.

3.史為業(yè).高校合同管理的路徑探析.會(huì)計(jì)之友，2010（10）

.（責(zé)任編輯：蘭卡）