國(guó)有企業(yè)中檔案信息化建設(shè)中存在的問題及對(duì)策

摘 要：本文主要研究?jī)?nèi)容是關(guān)于國(guó)有企業(yè)中檔案管理的現(xiàn)狀，在研究過程中總結(jié)了現(xiàn)在國(guó)企檔案信息化存在的問題，針對(duì)現(xiàn)存的問題，提出優(yōu)化國(guó)企檔案管理的意見，使得構(gòu)建更加完善的檔案管理的體系，發(fā)揮國(guó)企檔案管理在社會(huì)中的作用，優(yōu)化國(guó)有企業(yè)檔案管理的工作方式，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性使其推動(dòng)國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：國(guó)企;檔案管理;信息化

1 國(guó)有企業(yè)檔案信息化的問題

1）信息化重視不足。對(duì)于我國(guó)而言，國(guó)有企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化仍不夠重視，對(duì)其資金投入明顯不足，因此從一定程度上約束了國(guó)有企業(yè)檔案信息化的發(fā)展?，F(xiàn)有的不少國(guó)有企業(yè)檔案管理仍然使用紙制檔案保存管理為主的模式，這樣的保管方式工作量巨大，造成工作人員的負(fù)擔(dān)，并且機(jī)械式的工作不利于調(diào)動(dòng)員工積極性，也就阻礙了國(guó)有企業(yè)檔案信息化的發(fā)展。檔案管理工作的相關(guān)部門不重視，檔案事業(yè)的成長(zhǎng)也會(huì)受到約束，加之自身體系存在一些問題，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展，致使我國(guó)檔案事業(yè)在此方面落后于其他先進(jìn)的國(guó)家，不利于發(fā)揮國(guó)有企業(yè)在檔案事業(yè)上的引領(lǐng)與帶動(dòng)作用。

2）管理模式較落后。我國(guó)國(guó)有企業(yè)的檔案管理模式相對(duì)落后，而且通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，我國(guó)大多數(shù)國(guó)企檔案運(yùn)行模式陳舊，并沒有適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，約束了檔案事業(yè)的發(fā)展，沒有形成系統(tǒng)的檔案管理體系，相關(guān)檔案研究領(lǐng)域的人才和技術(shù)的欠缺，使得檔案信息化管理的重點(diǎn)仍然放在存儲(chǔ)信息和核實(shí)信息方面，沒有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享，導(dǎo)致信息的開發(fā)和利用不充分。因此，檔案信息資源并不能高效地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與運(yùn)營(yíng)管理，更不能深度的挖掘與利用已有的檔案資源，也就發(fā)揮不出檔案管理的價(jià)值。在新時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下，有效發(fā)掘隱性數(shù)據(jù)資源價(jià)值已至關(guān)重要，而國(guó)有企業(yè)在申報(bào)預(yù)算，制定未來長(zhǎng)期發(fā)展計(jì)劃方面并未有效結(jié)合檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，對(duì)檔案信息利用不足，從而造成檔案信息資源的浪費(fèi)。公司檔案管理部門不能提供相應(yīng)的針對(duì)性解決對(duì)策給企業(yè)，數(shù)據(jù)信息也不能有效共享，因此影響了檔案信息化建設(shè)的整體進(jìn)度。

3）檔案信息化安全度較低。檔案信息化建設(shè)過程中伴隨著互聯(lián)網(wǎng)中變化著的風(fēng)險(xiǎn)，由于國(guó)有企業(yè)信息設(shè)備和技術(shù)更新?lián)Q代較慢，且未形成機(jī)制化的檔案信息資源風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，整體不足以應(yīng)對(duì)發(fā)展變化著的互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)。新時(shí)代是高度需要信息的時(shí)代，檔案信息管理理念、機(jī)制的落后以及數(shù)據(jù)缺乏信息共享和開放不能為國(guó)有企業(yè)高效服務(wù)。部分國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案信息化的不重視，也沒有建立相關(guān)的檔案保護(hù)機(jī)制，從而使得檔案信息化缺乏安全度。在信息化高速發(fā)達(dá)的今天，如果檔案信息泄露，將會(huì)對(duì)信息所有者造成嚴(yán)重后果。我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案信息安全建設(shè)的緩慢發(fā)展造成的落后，對(duì)于國(guó)企檔案信息安全已產(chǎn)生威脅。所以檔案信息化安全性缺失也是影響我國(guó)國(guó)企檔案信息化發(fā)展的因素。

4）檔案信息利用率較低。目前我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)性和科學(xué)性，一些企業(yè)簡(jiǎn)單認(rèn)為上一套檔案信息系統(tǒng)就已實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理信息化，實(shí)際工作中并沒有將檔案信息化應(yīng)用在工作開展中，國(guó)企的檔案信息化資源的應(yīng)用價(jià)值未充分挖掘和開發(fā)，體現(xiàn)在一方面缺乏科學(xué)的檔案宣傳和展示機(jī)制，不能充分宣傳和展示國(guó)有企業(yè)檔案信息資源的重要性和利用價(jià)值，檔案信息化并未引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，進(jìn)而無法引導(dǎo)員工參與到檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，另一方面，國(guó)有企業(yè)的檔案信息資源管理的質(zhì)量和效率相對(duì)較低，企業(yè)缺乏有效的與檔案信息資源的直接互動(dòng)和應(yīng)用機(jī)制，檔案資源檢索效率和質(zhì)量不高，缺乏專業(yè)化的檔案服務(wù)體系，導(dǎo)致檔案信息資源利用率整體偏低。

2 國(guó)有企業(yè)檔案信息化的改革

1）完善管理制度。提升國(guó)有企業(yè)的檔案管理信息化工作的有效性，首先，應(yīng)該逐步完善國(guó)有企業(yè)的檔案管理信息化工作的制度，不斷更新國(guó)有企業(yè)檔案信息化工作的方式，努力實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、統(tǒng)一化的國(guó)有企業(yè)檔案信息化運(yùn)轉(zhuǎn)體系。其次，明確檔案管理工作部門的權(quán)限，劃定具體檔案信息化管理工作崗位的管理職責(zé)，形成明確的檔案信息管理責(zé)任與分工管理機(jī)制，完善國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理體系。再次，全面規(guī)劃國(guó)有企業(yè)檔案信息化資源配置工作，不僅對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行升級(jí)優(yōu)化，而且對(duì)專業(yè)技術(shù)人員也進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)劃，保證國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化各項(xiàng)工作在充足的資金、人才與設(shè)備的支持下有序開展，國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化工作從而實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、專業(yè)化和信息化。最后，建立系統(tǒng)的國(guó)有企業(yè)檔案管理信息化操作標(biāo)準(zhǔn)，確定國(guó)有企業(yè)管理檔案的信息化管理運(yùn)轉(zhuǎn)方式，建立與傳統(tǒng)紙制企業(yè)檔案不同的信息化管理操作方法，提升國(guó)有企業(yè)信息化檔案管理的有效性。

2）創(chuàng)新管理模式。提高檔案信息化管理與運(yùn)轉(zhuǎn)的水平，要積極探索、創(chuàng)新檔案管理模式。第一，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，完善現(xiàn)有國(guó)有企業(yè)檔案運(yùn)轉(zhuǎn)信息化體系，將工作核心轉(zhuǎn)移到技術(shù)開發(fā)與綜合應(yīng)用信息化中。第二，建立國(guó)有企業(yè)檔案數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，并構(gòu)建處理檔案信息的自動(dòng)化機(jī)制，提升檔案管理的科學(xué)化與系統(tǒng)化。第三，完善管理檔案的服務(wù)體系，加強(qiáng)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理的信息化改革指導(dǎo)，重視檔案數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)挖掘、智能化等多個(gè)領(lǐng)域的開發(fā)和利用，全面提高國(guó)企檔案管理與服務(wù)信息化工作的有效性。第四，將檔案管理信息化建設(shè)納入國(guó)有企業(yè)信息化戰(zhàn)略規(guī)劃中一并實(shí)施，從數(shù)據(jù)、文件、檔案三個(gè)維度逐級(jí)規(guī)劃相應(yīng)的安全、獲取、存儲(chǔ)策略與支持性措施，在檔案全周期管理的各個(gè)階段確保數(shù)據(jù)安全、有效、可利用。

3）強(qiáng)化檔案安全。提高檔案信息化的安全性，應(yīng)當(dāng)逐漸成為推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案信息化體系建設(shè)的重心。首先，在信息化發(fā)展環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)建立國(guó)企檔案信息化安全風(fēng)險(xiǎn)防控的機(jī)制，開發(fā)專業(yè)的安全防護(hù)系統(tǒng)，提高檔案信息化的安全性，保證國(guó)企的檔案處在嚴(yán)密的監(jiān)控之下。其次，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高員工的信息規(guī)范記錄意識(shí)，從而有效提升檔案信息的準(zhǔn)確性，避免產(chǎn)生檔案的信息冗余和記錄不規(guī)范等一些影響信息安全的問題。第三，應(yīng)培養(yǎng)具有責(zé)任意識(shí)的檔案管理組織，嚴(yán)格監(jiān)督檔案信息工作，形成追責(zé)機(jī)制，有效督促國(guó)企檔案管理工作人員，保證其工作的有效性，保證檔案在安全信息化環(huán)境下運(yùn)行，有效地降低檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

4）提高檔案利用率。對(duì)于檔案信息化的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該發(fā)揮帶頭作用，重視檔案信息化，引導(dǎo)員工積極投身于檔案信息化的建設(shè)中，將檔案信息與實(shí)際工作相結(jié)合，促進(jìn)檔案信息利用的快速發(fā)展。首先，國(guó)有企業(yè)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極建立宣傳機(jī)制，讓企業(yè)員工都意識(shí)到檔案信息化的重要性。其次，檔案信息化并不是機(jī)械化的照搬，而是要形成針對(duì)性的服務(wù)機(jī)制，各個(gè)部門有其適合自己的檔案信息管理系統(tǒng)，這樣才能夠切實(shí)保護(hù)各個(gè)部門在檔案信息化中形成特色的管理機(jī)制，滿足國(guó)有企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展的需要。最后，還要提升檔案信息化共享服務(wù)的質(zhì)量，根據(jù)不同的人群選擇相應(yīng)的信息化管理模塊與機(jī)制，在提高服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，彰顯檔案信息化的應(yīng)用價(jià)值。

3 結(jié)論

本篇從多個(gè)角度論述了國(guó)有企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題以及相關(guān)的解決對(duì)策。國(guó)有企業(yè)檔案信息化既能提高工作效率，又能在信息共享、成本節(jié)約、提質(zhì)增效等方面發(fā)揮基礎(chǔ)性、關(guān)鍵性作用。在未來，國(guó)有企業(yè)檔案信息化還需要有關(guān)部門創(chuàng)新管理機(jī)制，融合新興技術(shù)，加大資源投入，才能更好地持續(xù)提升檔案信息化管理水平。

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作者簡(jiǎn)介

葛磊（1986-），男，漢，山東日照，奇瑞捷豹路虎汽車有限公司，檔案經(jīng)理，本科，青島科技大學(xué)。