芻議電子檔案應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

摘 要：信息化技術(shù)飛速發(fā)展，在人們?nèi)粘Ｉ钆c工作中常常會(huì)使用到計(jì)算機(jī)。醫(yī)院每天要處理的病患信息、設(shè)備信息等浩如煙海，涉及的內(nèi)容不僅數(shù)量廣泛，而且范圍很廣，十分繁雜。為方便醫(yī)院人員及時(shí)抽調(diào)相關(guān)檔案，準(zhǔn)確把握相關(guān)資料與信息，需要開展高質(zhì)量、高效率的醫(yī)院檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理既包括對(duì)財(cái)務(wù)檔案的管理也包括對(duì)病理檔案的管理，實(shí)際管理工作任務(wù)繁重，操作難度較大。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理手段很難適應(yīng)當(dāng)下檔案管理工作需要，信息技術(shù)發(fā)展下電子檔案的出現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理提供了更多方便，電子檔案的使用使得醫(yī)院檔案利用率明顯提升，檔案抽調(diào)更為高效。

關(guān)鍵詞：電子檔案;醫(yī)院檔案;管理;優(yōu)勢(shì)

醫(yī)院管理人員需要處理的醫(yī)院檔案數(shù)量龐大，種類眾多，管理難度很大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理呈現(xiàn)出很多問(wèn)題，如檔案利用率較低、檔案抽調(diào)查詢不方便等，這些問(wèn)題的存在使得醫(yī)院檔案管理比較混亂。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院開始嘗試使用電子檔案開展檔案管理工作。較傳統(tǒng)檔案管理手段來(lái)說(shuō)，電子檔案的使用使得檔案管理效率明顯提升，大大緩解了醫(yī)院檔案管理人員的工作壓力，醫(yī)院各方人員調(diào)取相關(guān)資料的難度有所降低[1]。為保證電子檔案在醫(yī)院檔案管理中獲得更好的發(fā)展，需明確電子檔案優(yōu)勢(shì)，并提出針對(duì)性應(yīng)用建議。

1 電子檔案應(yīng)用在醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

1）提升各類檔案利用率。在醫(yī)院檔案管理工作中使用電子檔案，大大提高了醫(yī)院人員抽調(diào)、查詢相關(guān)資料的速度，尋找檔案的時(shí)間明顯減少。為保證處方與病歷的科學(xué)性，醫(yī)生在撰寫處方與病歷的過(guò)程中需要調(diào)取相關(guān)資料進(jìn)行借鑒與判斷，而電子檔案的使用在很大程度上方便了醫(yī)生工作，醫(yī)生不必花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行資料搜索。在發(fā)現(xiàn)抽調(diào)資料十分快捷后，醫(yī)院人員查詢資料的熱情與積極性明顯提升，檔案查詢率、利用率明顯提升。電子檔案較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，是以科學(xué)、高效的應(yīng)用程序?yàn)榛A(chǔ)，檔案管理工作人員需要負(fù)責(zé)的內(nèi)容有所減少，便能夠有更多的時(shí)間與精力參與到如何提高醫(yī)院檔案管理效率工作中，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量明顯提升。

2）查詢檔案更加便捷。紙質(zhì)檔案厚重，并且醫(yī)院人員很難在短時(shí)間內(nèi)從紙質(zhì)檔案中尋找到自己需要的資料，所以紙質(zhì)檔案查詢質(zhì)量較差。而在醫(yī)院檔案管理工作中使用電子檔案，大大提升了檔案儲(chǔ)存的規(guī)范性。電子檔案從字母順序、檔案種類等各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)入手，對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行了合理的規(guī)劃與整理，醫(yī)院檔案得到良好保存。在電子檔案管理中存在糾錯(cuò)系統(tǒng)，能夠在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。醫(yī)院人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)隨地進(jìn)行被管理的檔案的查詢，突破了紙質(zhì)檔案查詢的時(shí)空限制[2]。負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的工作壓力降低，檔案管理工作質(zhì)量明顯提升，使得醫(yī)院檔案管理順利進(jìn)行。

3）得以保存的檔案數(shù)量提升。紙質(zhì)檔案只能呈現(xiàn)文字資料，但是電子檔案除了能夠展現(xiàn)紙質(zhì)檔案資料以外，還儲(chǔ)存了很多影像資料。電子檔案管理智能化程度高，可以根據(jù)不同劃分標(biāo)準(zhǔn)度檔案進(jìn)行分門別類的整理。在計(jì)算機(jī)與數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)合下，醫(yī)院可以利用電子檔案將不同部門的各項(xiàng)檔案進(jìn)行快速收集，并在短時(shí)間內(nèi)完成整理歸納工作，儲(chǔ)存速度很快。紙質(zhì)檔案需要專門的儲(chǔ)藏室，且醫(yī)院檔案數(shù)量眾多，若是使用紙質(zhì)檔案會(huì)占據(jù)不必要的空間，而電子檔案的出現(xiàn)能夠有效解決儲(chǔ)存空間不足的問(wèn)題。紙質(zhì)檔案抽調(diào)難度較低，保密性不強(qiáng)，但是電子檔案能夠隨時(shí)加密并且加密難度也可以隨意調(diào)整，很好的保護(hù)了檔案的私密性，使得醫(yī)院檔案工作質(zhì)量更高。電子檔案較紙質(zhì)檔案還存在的一個(gè)優(yōu)勢(shì)便是，紙質(zhì)檔案一旦發(fā)生損壞很難重新還原，但是電子檔案若是因意外情況發(fā)生丟失，則可以用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存在短時(shí)間內(nèi)再次還原，檔案保存工作質(zhì)量更高。

2 展現(xiàn)電子檔案管理優(yōu)勢(shì)的有效策略

電子檔案在醫(yī)院檔案管理中具有很大優(yōu)勢(shì)，不僅能提升檔案利用效率，而且使得人們查詢資料更加便捷，檔案保存質(zhì)量也有所提升。為充分發(fā)揮電子檔案管理優(yōu)勢(shì)，使醫(yī)院工作更加順利，提供醫(yī)院檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量，需對(duì)電子檔案應(yīng)用提出一定建議。

1）提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全性。在利用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子網(wǎng)絡(luò)的過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)很多不可控的風(fēng)險(xiǎn)，而且醫(yī)院檔案相較于一般檔案來(lái)說(shuō)內(nèi)容涉及很多隱私，為避免電子檔案出現(xiàn)不必要的泄露，更需要提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全性。應(yīng)嚴(yán)格把控電子檔案管理過(guò)程，定期清理內(nèi)部信息，積極開展儲(chǔ)存設(shè)備的檢查工作，并為重要的醫(yī)院電子檔案設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，要求其他人員在抽調(diào)這部分檔案內(nèi)容時(shí)需要進(jìn)行身份驗(yàn)證[3]。數(shù)字簽名、身份證驗(yàn)證等都可以提高電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全性。

2）規(guī)定操作流程并完善管理程序。除了電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全性以外，在醫(yī)院電子檔案管理過(guò)程中還要保證管理人員是否具有良好的職業(yè)素養(yǎng)，是否具備完善的綜合素質(zhì)。醫(yī)院電子檔案涉及的內(nèi)容十分豐富，為方便醫(yī)院人員及時(shí)尋找到自己需要的檔案，應(yīng)對(duì)醫(yī)院電子檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高管理人員的管理水平與綜合管理技能。為了讓管理人員能夠順利開展管理工作，提高管理工作的有序性，需要告知醫(yī)院檔案管理人員醫(yī)院檔案管理工作要點(diǎn)與注意事項(xiàng)，以便他們能夠在其他人抽調(diào)檔案時(shí)予以指導(dǎo)，節(jié)約所有人的時(shí)間。為避免醫(yī)院檔案發(fā)生額外泄露，對(duì)如何使用電子檔案、不同人群能夠?yàn)g覽的檔案類別等各項(xiàng)內(nèi)容都要做出確切的標(biāo)準(zhǔn)，防止越級(jí)瀏覽。

3）提高醫(yī)院檔案管理人員服務(wù)質(zhì)量。為提高電子檔案管理質(zhì)量，進(jìn)一步提升電子檔案利用效率，負(fù)責(zé)電子檔案管理的醫(yī)院人員要對(duì)各類檔案內(nèi)容有一定了解，掌握不同檔案的劃分情況，探究?jī)?nèi)部信息資源，并對(duì)醫(yī)院電子檔案信息進(jìn)行處理加工，將各類電子檔案資源轉(zhuǎn)化成多媒體、光盤等信息形式。醫(yī)院電子檔案管理人員一定要在第一時(shí)間內(nèi)收集各個(gè)部門的最新信息，例如病患資料、財(cái)務(wù)信息等，并在電子檔案中進(jìn)行及時(shí)更新，及時(shí)儲(chǔ)存，使電子檔案管理信息與時(shí)俱進(jìn)。醫(yī)院檔案管理人員服務(wù)的對(duì)象十分復(fù)雜，應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行服務(wù)方面的培訓(xùn)，降低其他人員瀏覽電子檔案的難度。為保證在第一時(shí)間內(nèi)解決電子檔案查詢問(wèn)題，可構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)。

4）及時(shí)備份。紙質(zhì)檔案很容易受到外界因素干擾而發(fā)生損毀，并且很難修復(fù)，但是電子檔案卻可以利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)再次還原，檔案保存率明顯提升。但是這并不意味著電子檔案永遠(yuǎn)不會(huì)丟失。事實(shí)上電子檔案作為計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，很有可能因?yàn)橛布?wèn)題而出現(xiàn)丟失、損壞等情況。并且在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，各類計(jì)算機(jī)病毒軟件的干擾更是大大降低了電子檔案管理安全性[4]。醫(yī)院檔案覆蓋了很多方面的內(nèi)容，若是出現(xiàn)丟失、泄露等情況，會(huì)帶來(lái)很嚴(yán)重的后果。為避免這種情況，需及時(shí)備份電子檔案，以便在意外發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)填補(bǔ)漏洞。不應(yīng)將備份局限于軟件備份，也可積極開展硬件備份、恢復(fù)計(jì)劃，充分發(fā)揮硬盤作用，保存信息。

3 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院管理工作中一項(xiàng)重要內(nèi)容便是檔案管理，當(dāng)今時(shí)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，為提高醫(yī)院電子檔案管理效率與質(zhì)量，可實(shí)施電子檔案管理。電子檔案具有提高檔案利用率、方便檔案查詢等優(yōu)勢(shì)，可開展提高網(wǎng)絡(luò)安全性、及時(shí)備份檔案資料等手段完善電子檔案管理，以便醫(yī)院檔案管理更加科學(xué)、系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)

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[3]曹偉.檔案電子化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2017，17（55）：146.

[4]羅彬彬.信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的應(yīng)用及價(jià)值[J].中國(guó)管理信息化，2017，20（10）：186-187.

作者簡(jiǎn)介

孫穎（1977-），女，黑龍江省佳木斯市，館員，研究方向：檔案資料管理。