信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新分析

王愛民

摘 要：世界科技高速發(fā)展，創(chuàng)新技術(shù)得以廣泛應(yīng)用，現(xiàn)代社會(huì)中人們的生活方式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，生活質(zhì)量以及生活水平的不斷提升，為信息技術(shù)的推廣、革新等創(chuàng)造出越來越多的有利條件。信息社會(huì)背景下，辦公室文書檔案管理工作的改? 革，想要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)，必須努力做到與時(shí)俱進(jìn)，站在新的角度或者不同層面，進(jìn)行檔案管理模式的優(yōu)化調(diào)整。對此，本文特意做了具體介紹，希望能為辦公室文書檔案管理人員提供有效參考。

關(guān)鍵詞：信息社會(huì);辦公室;文書檔案管理;改革創(chuàng)新;分析

隨著信息社會(huì)環(huán)境的不斷變化，辦公室文書檔案管理工作的相關(guān)要求也在增多，文書檔案管理問題的形成原因比較復(fù)雜，因此，針對主要問題找到合適的解決辦法，努力推廣信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理手段顯得至關(guān)重要。為了使辦公室文書檔案管理工作朝著正確方向突破創(chuàng)新，需要建立完善的管理制度，進(jìn)一步提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)，同時(shí)做好監(jiān)督和抽查等工作，下面，筆者憑借多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就以上內(nèi)容闡述了幾點(diǎn)不同的看法。

1 辦公室文書檔案管理工作存在的問題

辦公室文書檔案管理工作量不斷增多，原本隱藏著的管理問題、不足之處紛紛暴露出來，不僅影響著各大企業(yè)、事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，甚至造成了各部門之間的溝通障礙。關(guān)于辦公室文書檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題，具體總結(jié)為：首先，辦公室人員對于文書檔案管理工作不夠重視，誤認(rèn)為文書檔案的利用價(jià)值低，沒有及時(shí)進(jìn)行檔案內(nèi)容的分類，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行信息資源的高效整合。另外，隨著企業(yè)的發(fā)展，文書檔案管理機(jī)制還不完善，關(guān)于文書檔案的利用存在著諸多弊端，其他部門工作也將受到很大限制，工作人員不負(fù)責(zé)任，管理效果不盡人意，企業(yè)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)自然變得阻力重重[1]。其次，辦公室文書檔案管理人員的認(rèn)知水平、綜合素質(zhì)有待提升，他們?nèi)狈π畔⒓夹g(shù)的創(chuàng)新意識(shí)，具體操作過程中常常出現(xiàn)不規(guī)范操作等情況。文書檔案管理人員綜合實(shí)踐的機(jī)會(huì)少，過分忽視了自身學(xué)習(xí)能力、創(chuàng)新能力、業(yè)務(wù)能力的全面發(fā)展，所以檔案管理工作中操作失誤率較高，更容易造成辦公室文書整理工作成效低。最后，電子存檔系統(tǒng)作為信息化檔案管理的重要組成部分，雖有助于檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化，但因缺乏整體規(guī)劃性，這一系統(tǒng)中存在協(xié)調(diào)運(yùn)作模式的缺失，各部門的文書管理歸檔無法通過信息化自動(dòng)生成，這給管理工作帶來了整理方面的困難，需要整體的規(guī)劃和協(xié)調(diào)。

2 信息社會(huì)背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新

2.1 有效改革管理方式

過去的辦公室文書檔案管理工作中經(jīng)常存在登記不明確的情況，看似微不足道，卻對文書檔案安全和信息安全造成隱患，因此，在信息社會(huì)背景下，落實(shí)辦公室文書檔案管理工作改革與創(chuàng)新十分重要[2]。改革辦公室文書檔案管理方式，首先應(yīng)該確定具體的負(fù)責(zé)人，工作人員在接到一份文書的時(shí)候需要對文書的流程和內(nèi)容有一定的了解，并且要對文書檔案的安全負(fù)責(zé)。其次，建議在事業(yè)單位的辦公室中建立起分工體系，所有的工作人員都有自己的職責(zé)，按照自己的工作職責(zé)去做分內(nèi)的使其，簡化辦公室文書檔案管理工作流程，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，使辦公室文書檔案管理工作步入正軌。

2.2 建立完善管理制度

為了提高文書檔案的管理水平，就必須要建立起完善的文書檔案管理制度，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的要求，通過明確劃分不同部門的文書檔案管理職責(zé)，提高工作效率。此外，針對部門同時(shí)具有公眾內(nèi)容和保密內(nèi)容的文件，在分離過程中要借助信息化系統(tǒng)中的內(nèi)外網(wǎng)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文書檔案的合理分離。最后要注意加強(qiáng)辦公室的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)層面的文書檔案管理工作，避免出現(xiàn)文書檔案信息泄露的情況。

2.3 提高人員綜合素質(zhì)

作為辦公室文書檔案管理工作的執(zhí)行者，檔案管理人員的素質(zhì)水平直接影響著辦公室文書檔案管理工作的整體效果，做好對檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不僅能夠有效實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理工作的改進(jìn)目的，也能夠?yàn)檗k公室文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展提供有利基礎(chǔ)，有效減少不利于辦公室文書檔案管理工作的人為因素[3]。首先，在進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)工作時(shí)，要根據(jù)辦公室文書檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)確定培訓(xùn)內(nèi)容，確保檔案管理人員能夠準(zhǔn)確把握工作范圍和重點(diǎn)，繼而對辦公室文書檔案進(jìn)行針對性、有效性的收集和整理，避免在辦公室文書檔案管理工作中出現(xiàn)檔案缺失等不良現(xiàn)象。其次，應(yīng)積極組織開展技術(shù)交流、技術(shù)講座及會(huì)議討論等活動(dòng)，通過多種渠道為檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，使檔案管理人員能夠形成良好的自我強(qiáng)化意識(shí)，不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力，為辦公室文書檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有利支撐。

2.4 監(jiān)督抽查清理文檔

第一，對于所實(shí)施的辦公室文書檔案管理工作是否科學(xué)和合理要給予應(yīng)有重視，所以要不定期進(jìn)行抽查，且在日常也要給予監(jiān)督，以此來保證辦公室文書檔案管理工作的順利開展。所以，在實(shí)際應(yīng)用中就可以由相關(guān)人員擔(dān)任監(jiān)督和抽查工作，以對文書檔案管理工作是否規(guī)范等進(jìn)行檢查，以此確保其在實(shí)際應(yīng)用中更加合理。第二，辦公室文檔中有相當(dāng)多過期失效的普通文檔，這些文檔在其剛產(chǎn)生時(shí)具有短期效用，但一旦過期則往往成為廢紙一張。保存已經(jīng)過期的普通文檔不僅占用空間、浪費(fèi)有限的辦公用品資源，而且極易與其他未過期文檔混淆，給查找和借閱造成不必要的阻礙[4]。因此，定期清理過期失效的普通文檔對提高辦公室文檔管理工作效率十分必要。這些被清理出來的過期普通文檔如果是紙質(zhì)文檔，則可以將其作為環(huán)保紙進(jìn)行循環(huán)利用：如果是普通電子文檔，則視情況直接刪除或者強(qiáng)力壓縮到磁盤類電子存貯設(shè)備中，然后清空原有的存貯空間為新的有效文檔服務(wù)。對于重要文檔而言，盡管其具有價(jià)值高、期限長、涉密等特性，但仍然存在過期失效的問題。無限期地保存已失效的重要文檔始終存在著潛在風(fēng)險(xiǎn)，因此，清理過期失效的重要文檔正是為了確保文檔的安全和保密。清理過期失效的重要文檔首先需要報(bào)請單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批，領(lǐng)導(dǎo)指示某一層級(jí)的分管領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行，文檔保管人員在分管領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下對重要文檔的紙質(zhì)原件進(jìn)行銷毀，對其電子備份徹底刪除。

3 結(jié)束語

總之，要想促進(jìn)辦公室文書檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，使其能夠更加適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展要求，應(yīng)該積極提高對文書檔案管理的認(rèn)識(shí)、建立完整的信息化檔案管理平臺(tái)、改變傳統(tǒng)檔案管理方式、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從多方面提高辦公事文書檔案管理工作的水平，使辦公室文書檔案管理工作更具有實(shí)效性，為辦公室人事管理提供更可靠的信息支持。

參考文獻(xiàn)

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[3]張邀.關(guān)于企業(yè)辦公室文書檔案管理工作創(chuàng)新辦法的研究[J].中國培訓(xùn)，2019（07）55-56.

[4]方明麗.淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].城建檔案，2018（30）118-119.