機關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)探討

劉瑞花

摘 要：信息化時代中，機關(guān)單位檔案管理工作信息化的建設(shè)和現(xiàn)代化的發(fā)展，必須要引起越來越多人的關(guān)注。具體實踐過程中，通過分析檔案管理的主要問題，之后找到合適的解決辦法，朝著正確方向?qū)崿F(xiàn)信息化發(fā)展至關(guān)重要。始終遵循各項原則，努力提升機關(guān)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)水平等非常關(guān)鍵。各個環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)配合，做好檔案管理工作的信息化建設(shè)，機關(guān)單位其他工作計劃的實施有了基礎(chǔ)保障，也能真正體現(xiàn)出檔案管理的重要作用。

關(guān)鍵詞：機關(guān)單位;檔案管理;信息化建設(shè);問題;策略

社會經(jīng)濟水平的不斷進步，使機關(guān)單位在城市規(guī)劃、城市發(fā)展中的作用越來越突出。開展檔案管理工作時，應該完成檔案信息的有效整理、檔案資料的廣泛收集和管理工作質(zhì)量的提高，信息化建設(shè)過程中摒棄傳統(tǒng)觀念，大膽組織創(chuàng)新，相關(guān)人員付出更多的努力，機關(guān)單位更好地完成統(tǒng)籌規(guī)劃任務，可以取得事半功倍的理想成效。信息化是機關(guān)檔案管理工作的必然選擇，融合先進思想，總結(jié)經(jīng)驗教訓，機關(guān)檔案管理有效性的提升指日可待。

1 機關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)中存在的問題

1.1 傳統(tǒng)觀念干擾影響

檔案管理帶有輔助性質(zhì)，屬于一項特殊服務。強調(diào)機關(guān)檔案管理的安全性、保密性，在管理問題的解決上投入更多精力至關(guān)重要。但是，部分機關(guān)單位不僅忽略了檔案管理的社會價值，還錯過了信息資料整理、信息安全保護的最佳機會，這與管理人員不負責任，對于相關(guān)法律、相關(guān)制度的認識程度不夠有很直接的關(guān)系[1]。對內(nèi)建設(shè)阻力重重，對外服務問題更多，傳統(tǒng)管理觀念的影響下，機關(guān)檔案管理工作不可能走向更大的成功。

1.2 工作弊端越來越多

機關(guān)檔案管理工作中，管理人員能力有限，綜合素質(zhì)有待提升，很容易達到檔案管理極限，并且產(chǎn)生檔案管理失效、管理問題增多、工作成績不佳等弊端現(xiàn)狀。相關(guān)人員不重視檔案管理目標的調(diào)整，檔案管理模式的重新構(gòu)建，信息化建設(shè)缺少前提條件，具體實踐過程中也可能出現(xiàn)更嚴重的問題。機關(guān)檔案管理平臺具有一定的局限性，制約了檔案管理工作創(chuàng)新的發(fā)展，信息化程度緩慢，管理平臺的建設(shè)始終面臨著諸多挑戰(zhàn)，未能改善弊端現(xiàn)狀，更不可能實現(xiàn)檔案管理長遠規(guī)劃進程的加快。

1.3 人員素質(zhì)有待提高

對機關(guān)檔案進行信息化管理是一個系統(tǒng)工程，其中所涉及的領(lǐng)域非常廣，信息量也異常龐大，這就對檔案管理人員提出了較高的要求，需要檔案管理工作人員是高素質(zhì)、綜合性、復合型的優(yōu)秀人才。但是我國檔案管理起步較晚，在大學中培養(yǎng)的檔案管理人員較少，導致在機關(guān)檔案管理方面的素質(zhì)人才不足，專業(yè)人才缺乏，管理工作便一直停滯不前。至今，檔案管理人員在專業(yè)化知識方面普遍比較匱乏，尤其綜合素質(zhì)偏低，創(chuàng)新意識較弱，相關(guān)技能的掌握并不熟練。同時，國家相關(guān)部門對機關(guān)檔案管理沒有給予充分的重視，自然延緩了檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

2 機關(guān)檔案管理工作信息化建設(shè)的策略研究

2.1 提高信息化建設(shè)的重視程度

機關(guān)單位領(lǐng)導和相關(guān)的檔案管理工作人員要對檔案信息化建設(shè)提高重視度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，提高對信息化建設(shè)的認識，認真地完善檔案管理工作，完善信息化建設(shè)的制度和體系[2]。并且，支持檔案管理信息化。另外，檔案管理單位的領(lǐng)導還要建立良好的檔案管理環(huán)境，制定一套科學的、先進的、智能化的檔案管理系統(tǒng)，引導機關(guān)檔案管理人員對檔案進行有序的信息化管理，并組織檔案的相關(guān)管理者參加專業(yè)的信息化建設(shè)培訓，以提高自身對檔案管理信息化建設(shè)工作的認識，提高網(wǎng)絡(luò)工作的能力，制定科學的發(fā)展藍圖，在建設(shè)的過程中發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，從而使信息化建設(shè)更快，質(zhì)量更好。

2.2 實現(xiàn)科學規(guī)范化的檔案管理

開展機關(guān)檔案信息化建設(shè)就需要保持規(guī)范化的管理，能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一的規(guī)范，滿足統(tǒng)一的標準，讓電子文件歸檔，傳統(tǒng)載體檔案逐漸實現(xiàn)數(shù)字化，并通過數(shù)字化的傳遞、保管和利用等工作，實現(xiàn)規(guī)范化、標準化、有序化的要求。在檔案的信息化建設(shè)之中，各個機關(guān)都需要執(zhí)行電子文件管理、檔案數(shù)字化相應的技術(shù)標準和法律法規(guī)，這樣才能保證數(shù)字檔案資源的規(guī)范性、長期可讀性、格式統(tǒng)一性的要求，方便后續(xù)的存儲與共享，最終推動檔案信息資源的開發(fā)利用融入規(guī)范化、科學化的軌道。對于具有保存價值的電子文件，在機關(guān)檔案管理中應該實施集中化管理，完善技術(shù)標準的統(tǒng)一，監(jiān)理文件管理指標體系，實現(xiàn)規(guī)范化的電子文件管理。在機關(guān)檔案數(shù)字化加工之前，應該得到檔案行政管理部門的認可，并且能夠在業(yè)務的指導與監(jiān)督下進行操作。此外，機關(guān)還應不斷完善獲取檔案信息的能力，改變以往重藏輕用的觀念，注重增強機關(guān)檔案信息服務功能，使檔案信息的作用得到最大限度地發(fā)揮，從而提高機關(guān)檔案管理的信息化水平。

2.3 努力提高工作人員綜合素質(zhì)

機關(guān)單位檔案工作人員的綜合素質(zhì)影響到單位檔案室的建設(shè)能否健康、穩(wěn)定、持續(xù)地發(fā)展，高素質(zhì)的檔案管理人員是建設(shè)優(yōu)質(zhì)、高效檔案室的基礎(chǔ)。檔案管理信息化建設(shè)過程中，工作人員不但要具備檔案學、情報、圖書的專業(yè)知識外，而且還要掌握圖像處理、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)應用、計算機操作等方面的知識，要具備一定的計算機處理能力，要積極探索適合目前檔案信息化工作的新方法、新模式[3]。目前，機關(guān)單位大多缺乏既具有計算機相關(guān)知識又具備檔案專業(yè)知識的高素質(zhì)人才。因此，要在加強對在職檔案管理工作人員進行培訓的同時，還要做好檔案信息化人才的引進工作，在進行人員培訓和人才引進時應遵循以下原則：一是要做到檔案工作人員配備結(jié)構(gòu)合理，引進人才不浪費人才;二是要對于檔案工作人員的培訓要針對不同對象分層次培養(yǎng)，要根據(jù)崗位需要進行相關(guān)技能的培養(yǎng);三是對檔案工作人員進行培養(yǎng)時，要有超前意識，使相關(guān)崗位工作人員對新設(shè)備、新技術(shù)能夠提前了解。

3 結(jié)語

總之，機關(guān)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展以及信息化建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，只有積極投身到建設(shè)工作中去，才能最大程度上發(fā)揮檔案管理工作的服務性功能，才能更好地為社會、為人民服務。

參考文獻

[1]胡東升.試論信息化時代機關(guān)檔案管理困境的突破與抉擇[J].辦公室業(yè)務，2017，19（06）：170-171.

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[3]左建華.加強信息化建設(shè)提升事業(yè)單位檔案管理時效[J].人力資源管理，2018，31（24）：345-346.