淺析信息化時(shí)代檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)措施

榮婷

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的快速發(fā)展，檔案管理信息化是未來(lái)檔案管理的必然趨勢(shì)。本文結(jié)合所在單位的檔案管理實(shí)際，在論述實(shí)施檔案信息管理優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，結(jié)合新修訂的《保密法》在檔案管理過(guò)程中處理涉及檔案信息保密，分析了當(dāng)前檔案信息管理過(guò)程中存在的主要問(wèn)題，并針對(duì)已發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，提出了檔案信息管理建設(shè)的建議。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;檔案管理;現(xiàn)狀;創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我們需要加強(qiáng)信息化在檔案管理中的應(yīng)用，及時(shí)提高單位檔案管理效率。但在信息化時(shí)代檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀中，仍然存在不少問(wèn)題，我們需要及時(shí)改善問(wèn)題，提高檔案管理效率。

1 檔案管理信息化概述

1）檔案管理信息化的內(nèi)涵。檔案管理信息化指將檔案信息資源、采取信息化的形式進(jìn)行管理。并且將資料信息化后，我們可以共享其資源，使得工作更便捷。我們已經(jīng)步入共享時(shí)代，自行車共享、充電寶共享等等，為生活帶來(lái)了巨大便利。而檔案管理信息化共享，也為檔案管理工作人員帶來(lái)方便。與此同時(shí)，我們需要加強(qiáng)電子檔案文件的安全防范，做好檔案存儲(chǔ)，建立檔案信息網(wǎng)。目前，我們可以從信息化檔案管理中了解檔案管理信息化內(nèi)涵主要有四點(diǎn)：第一是系統(tǒng)性工程;第二是具備信息化技術(shù)的應(yīng)用;第三是不斷變化發(fā)展的過(guò)程;第四，資源共享。

2）檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。隨著信息技術(shù)的不斷完善，對(duì)人們?nèi)粘９ぷ魃顜?lái)了便捷。而檔案管理也逐漸信息化，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)形式的管理方式，提高工作的有效性同時(shí)，確保文件不遺漏。我們可以從三個(gè)方面分析檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)：其一是空間優(yōu)勢(shì)?？臻g也就是我們所儲(chǔ)存檔案所需要的場(chǎng)所、位置。就傳統(tǒng)的檔案管理模式而言，大部分紙質(zhì)文件堆積如山，占據(jù)較大的空間，并且傳統(tǒng)檔案管理模式存在復(fù)雜的整理和歸檔。而檔案信息化后，只需要一個(gè)小的芯片來(lái)存儲(chǔ)檔案，存儲(chǔ)檔案的時(shí)間更長(zhǎng)、更完整。其二是提高檔案管理工作效率。檔案管理信息化后，檔案信息化管理將紙質(zhì)資料分為電子文件，并隨時(shí)歸檔。因此，文件的儲(chǔ)存、收集、登記、檢查和統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)變得更快，這不僅減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，也方便了今后的搜索和利用。一方面可以避免文件丟失，保證文件的歸檔率和完整性;另一方面也使得文件檢查工作更快，提高了工作效率。其三是實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理很難與傳統(tǒng)檔案共享資源。在搜索時(shí)，人們只能親自去檔案館，這受到時(shí)間和地點(diǎn)的限制。這不僅使查找檔案的工作變得困難，而且使許多檔案的價(jià)值變得無(wú)效。信息化后，不僅提高了人們的訪問(wèn)速度，而且實(shí)現(xiàn)了資源共享，縮短了時(shí)空距離。

2 檔案信息化工作現(xiàn)狀

1）大多數(shù)單位仍然重視紙質(zhì)文件而不是電子文件。雖然現(xiàn)代化技術(shù)不斷完善，并應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域。但是，檔案管理從歷史時(shí)代便是紙質(zhì)形式的管理，因此，現(xiàn)今大部分檔案管理工作仍然采取紙質(zhì)形式，很難轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾砟Ｊ健９ぷ魅藛T的檔案管理思想也相對(duì)落后，不及時(shí)更新信息化知識(shí)。并且單位對(duì)檔案管理重視不夠，投資少，導(dǎo)致管理人員為了保存而保存檔案，檔案管理失去了活力。這種情況使檔案失去了應(yīng)有的價(jià)值，不利于檔案信息化的發(fā)展。

2）存儲(chǔ)和查詢困難。目前，我們?cè)谛畔⒒芾磉^(guò)程中，還有需要紙質(zhì)文件沒(méi)有完全進(jìn)行轉(zhuǎn)移，而隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)文件數(shù)量增加，占用大量空間，從而導(dǎo)致無(wú)法及時(shí)將檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理中，使得員工很難查詢信息。

3）硬件設(shè)施和軟件環(huán)境不能同步。在檔案管理過(guò)程中，需要相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，但目前不少檔案管理部門(mén)缺失相對(duì)應(yīng)的管理設(shè)施，基本配置是計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀。一些檔案館甚至沒(méi)有掃描儀，這不利于信息處理。同時(shí)，檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)也不一致。在檔案管理過(guò)程中，沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，則無(wú)法執(zhí)行信息化管理，使得信息化檔案管理混亂。

4）檔案管理人員的信息意識(shí)不強(qiáng)。一方面，各部門(mén)檔案管理人員的信息服務(wù)能力相對(duì)較低，普遍不高。一些年齡較大的管理人員仍然習(xí)慣于傳統(tǒng)的文件管理模式，對(duì)新事物的接受能力不足。另一方面，許多檔案人員獲得信息專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)不多，對(duì)新軟件、新設(shè)備、新媒介操作不熟練，主動(dòng)接受信息化的意識(shí)不強(qiáng)，造成檔案管理信息化進(jìn)程緩慢。

3 新時(shí)期檔案管理信息化措施

1）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)傳統(tǒng)管理模式向信息化階段轉(zhuǎn)移。在檔案信息化管理中，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)需要提高認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)。由于我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理模式時(shí)間較長(zhǎng)，無(wú)法一次性將檔案管理信息化。我們需要認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化是一個(gè)慢慢發(fā)展的過(guò)程。在發(fā)展初期，我們需要具備專業(yè)的信息化檔案管理的工作能力，隨時(shí)保持新鮮知識(shí)的輸入，從而實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型。檔案管理信息化不僅是一個(gè)人的工作，也是所有成員的共同責(zé)任。因此，要促進(jìn)信息化改革的順利實(shí)施，就必須以飽滿的熱情參與建設(shè)。

2）加大資金投入，配備較好的硬件設(shè)施。要將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，必須配置完整的信息硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、交換機(jī)、系統(tǒng)軟件等。因此，應(yīng)盡可能在硬件配置上投入更多資金。同時(shí)，為了加強(qiáng)檔案管理人員的積極性，需要提高培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，讓管理人員可以主動(dòng)的參與檔案管理技術(shù)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)，制定符合單位實(shí)際情況的檔案管理后臺(tái)，并不斷完善后臺(tái)反饋意見(jiàn)，保障檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)化。

3）建立科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)體系。檔案信息管理系統(tǒng)的合理建設(shè)對(duì)未來(lái)的信息化建設(shè)起著重要的作用。我們需要采取科學(xué)合理的管理體系來(lái)管理單位的檔案，與此同時(shí)，每一個(gè)單位需要有針對(duì)性的建立檔案信息管理系統(tǒng)體系，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的功能，及時(shí)更新檔案信息，加強(qiáng)檔案管理工作效率。

4）提高檔案管理人員的管理水平。目前，我們?cè)跈n案管理信息化的實(shí)施過(guò)程中，除了基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施的配置，還需要加強(qiáng)管理人員的工作水平。因此，我們需要有針對(duì)性的制定提升管理人員的管理水平。首先，需要培養(yǎng)管理人員對(duì)檔案管理認(rèn)知的重要性，使他們具備工作責(zé)任感，并多學(xué)習(xí)其他管理文化。其次，信息化之前的檔案管理人員都是從事紙質(zhì)工作的，大部分人的工作思維模式相對(duì)固定，對(duì)于使用信息化的技能相對(duì)缺乏。所以我們需要定期開(kāi)展檔案管理信息化的技能培訓(xùn)，提高管理人員的基礎(chǔ)知識(shí)。除此之外，作為檔案管理工作人員，需要加強(qiáng)自身工作素質(zhì)，及時(shí)更新現(xiàn)代化知識(shí)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力。

5）提高安全防范意識(shí)。檔案管理信息化中最需要提高注意的便是安全性，因此，在檔案管理過(guò)程中，需要提高管理人員的安全防范意識(shí)，加強(qiáng)檔案信息資料的保密工作。嚴(yán)格按照我國(guó)頒布的相關(guān)規(guī)定，落實(shí)新修訂的《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》，采取實(shí)名制等安全保護(hù)措施，確保檔案信息化的開(kāi)放性和安全性。一方面，管理系統(tǒng)軟件應(yīng)不斷更新，以升級(jí)相關(guān)設(shè)備;另一方面，檔案信息應(yīng)以保密方式進(jìn)行分類，并應(yīng)對(duì)檔案搜索者進(jìn)行在線身份驗(yàn)證，不同的身份應(yīng)該提供不同級(jí)別的權(quán)威，確保檔案管理安全性不受各種外部因素的干擾。

4 結(jié)論

總之，新時(shí)代對(duì)檔案管理提出了新的更高要求，在現(xiàn)代化不斷發(fā)展的潮流中，我們需要與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理信息化，提高工作的有效性。就目前信息化時(shí)代檔案管理發(fā)展的現(xiàn)狀，我們需要不斷加強(qiáng)對(duì)工作管理的力度，提高隊(duì)伍人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)安全防范意識(shí)。

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