中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用探究

潘雁

摘 要：中職學(xué)校檔案不僅能夠?qū)V大師生的個人信息進行全面記錄，而且也能夠幫助一個人不斷的成長。檔案信息化建設(shè)可以簡化檔案管理流程，使檔案管理工作更加方便、快捷、高效，確保學(xué)校檔案管理的質(zhì)量與水平，充分發(fā)掘檔案的價值，更好服務(wù)于廣大師生。本文通過對中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)存在主要問題進行探究，并采取相應(yīng)的解決措施，加強檔案信息化建設(shè)與管理的效果，保障中等職業(yè)學(xué)校檔案信息資源得到有效開發(fā)與利用。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案信息;開發(fā)利用

檔案信息資源的創(chuàng)新與開發(fā)很受人們關(guān)注，目前很多中職學(xué)校都就開設(shè)專門檔案管理室，對全校文書、教育教學(xué)資源、會計、學(xué)籍、基建、設(shè)備等相關(guān)資料歸納整理，形成完善檔案管理制度以及收發(fā)文借閱登記制度。由于檔案資料復(fù)雜、信息繁瑣，不利于統(tǒng)一管理。通過利用檔案信息化建設(shè)，能夠通過對檔案資料文獻進行快速篩選，形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管校辦公室主任負(fù)責(zé)的完善管理模式，確保學(xué)校各種檔案資料更加齊全。

1 中職學(xué)校檔案信息利用的主要現(xiàn)狀

在檔案管理的過程中，必須根據(jù)不同的材料內(nèi)容進行分類歸檔。其中文書檔案是學(xué)校行政管理的重要材料，涉及范圍廣泛，材料內(nèi)容眾多[1]。教學(xué)檔案能夠真實全面反映學(xué)校教育教學(xué)活動的主要特點和規(guī)律，具有非常重要利用價值?？萍紮n案則主要包括學(xué)?；?、圖紙、說明以及教學(xué)設(shè)備和科研成果等，對中職學(xué)校的未來發(fā)展具有非常重要的影響。實物檔案包括各類獎杯、獎狀、榮譽錦旗等。聲像檔案包括錄音、視頻、照片等材料。通過這些材料能夠真實反映出學(xué)校教學(xué)活動的開展情況。

通過檔案資料管理能夠為學(xué)校教學(xué)評估，教學(xué)改革、校史編撰、職工工資晉升、職稱評定等提供非常重要的參考依據(jù)，推動學(xué)校的建設(shè)水平全面提升。

筆者所在學(xué)校的綜合檔案室，從2009至2019年檔案的利用情況看，平均每年檔案利用約為120人次/每年，大部分為教學(xué)評估、畢業(yè)證遺失辦理。近幾年來，示范學(xué)校、示范專業(yè)、星級學(xué)校評定等，檔案利用有所提升，但利用率仍不足300人次/每年。由此可見，目前中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足中職學(xué)校發(fā)展的需要。

2 當(dāng)前中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用面臨的新形勢

1）對檔案室的服務(wù)質(zhì)量要求不斷提高。在新時期，中職學(xué)校檔案信息開發(fā)與利用的過程中，只有不斷的提高。服務(wù)質(zhì)量才能夠深入的開發(fā)與利用。為此，在開發(fā)中職學(xué)校檔案信息資源時，最主要的就是嚴(yán)格遵守規(guī)章制度并樹立正確的服務(wù)理念，提高服務(wù)質(zhì)量與水平，確保學(xué)校檔案室的各項服務(wù)職能，充分發(fā)揮積極開發(fā)教育職能，將檔案管理由之前的管層為主轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)利用為主。

在新時期，要積極開發(fā)信息化檔案檢索工具，將學(xué)校特色全面反映在檔案之中。利用先進的多媒體手段和技術(shù)，對檔案進行輔助化管理，確保管理方法更加的科學(xué)化、高效化、標(biāo)準(zhǔn)化，還能夠推動檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)，保證檔案信息資源可以服務(wù)于中職教學(xué)工作。

2）不僅提供單一檔案信息，更要提供綜合、系統(tǒng)的檔案信息。在檔案管理的過程中，必須要及時的了解學(xué)校和社會需求，圍繞著學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃以及工作重點來加強檔案資源的利用效率，通過建立多功能的檔案查閱室，主動的提供檔案查詢和閱覽服務(wù)，要保障查閱室的查詢更加高效。通過安全可靠查詢途徑，為廣大學(xué)生提供豐富檔案管理查詢服務(wù)。對中職學(xué)校來說，必須要依托學(xué)校計算機專業(yè)的優(yōu)勢，建立完善的學(xué)校檔案管理網(wǎng)站，制定豐富多彩檔案信息管理方案，將檔案信息管理系統(tǒng)接入到學(xué)校網(wǎng)站之中，才能夠確保整個檔案管理的閱讀檢索和利用效率大幅度提高。

3）不僅提供閱覽室查詢，更要提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。在建立學(xué)校網(wǎng)站的過程中，必須要積極豐富檔案信息的網(wǎng)上閱覽和檢索服務(wù)，確保對檔案資源的合理利用，通過建立豐富的檔案信息數(shù)據(jù)庫，幫助檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)得到強化，也是檔案信息資源共享建設(shè)的重要核心。

在中職學(xué)校開展檔案信息開發(fā)利用的過程中，要結(jié)合中職學(xué)校的實際特點建立文件目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、優(yōu)秀畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫等，所建成檔案信息數(shù)據(jù)庫還應(yīng)該通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)接入到學(xué)校檔案網(wǎng)站、全國學(xué)校檔案信息網(wǎng)，最終實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，有效實施檔案信息資源共享。

3 新形勢下中職學(xué)校檔案室應(yīng)采取的措施

1）加強檔案宣傳，增強檔案意識。在新時期，中職學(xué)校檔案信息開發(fā)利用的過程中，必須要擴大宣傳工作。針對目前檔案管理意識薄弱、檔案工作開展不理想的問題，要采取多種宣傳手段，例如，舉辦檔案展覽、發(fā)放宣傳資料等活動，擴大檔案資源的開發(fā)利用效率。通過宣傳教育工作，也可以幫助人們對檔案資料了解更加深入，有針對性的利用檔案。

2）豐富檔案室藏，擴大開發(fā)利用。必須要積極豐富中職學(xué)校檔案館藏提高檔案信息的存儲總量確保檔案管理符合中職學(xué)校對社會的實際需要，根據(jù)檔案收集范圍，按照不同的類別進行分類，例如行政檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、基建檔案、黨群檔案、會計檔案、外事檔案、實物檔案和聲像檔案。其次，加強對不同檔案資料的收集與整理確保檔案資料齊全完整。最后，保證檔案管理的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，通過不斷擴大學(xué)校的影響力，增強學(xué)校的知名度，進一步保證檔案的開發(fā)利用水平得到擴大。

3）積極加強數(shù)字檔案管理平臺建設(shè)。檔案信息開發(fā)利用的過程中，只有運用現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)對檔案信息進行編目整序，才能夠最終實現(xiàn)檔案圖文信息管理效率。豐富檔案網(wǎng)站建設(shè)水平，最終實現(xiàn)中職學(xué)校檔案信息化服務(wù)。

4）大力開發(fā)利用室藏，提高檔案信息利用率。（1）提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。在中職學(xué)校檔案信息利用的過程中，不能夠以傳統(tǒng)單一的模式對外聯(lián)系，而是要通過網(wǎng)絡(luò)、書籍等多渠道，對學(xué)校的具體內(nèi)容進行深入分析，并且要站在需求者的角度建立多樣化聯(lián)系，確保學(xué)校檔案得到充分利用，促進學(xué)校檔案信息化利用水平全面增強。在中職學(xué)校檔案信息處理時，還要積極的建立教育檔案基地或電子文件數(shù)據(jù)管理中心，有效確保電子檔案管理的水平打破檔案、圖書、情報各部門溝通不暢的情況。傳統(tǒng)的利用方式主要有閱覽、復(fù)制、摘錄等。隨著時代的發(fā)展，需求者在傳統(tǒng)的利用方式中得不到滿足。創(chuàng)新利用方式在中職學(xué)校檔案管理工作尤為迫切。中職學(xué)校必須根據(jù)學(xué)校的具體的情況，根據(jù)需要，在規(guī)范手續(xù)、保證安全的前提下，選擇諸多方式提供利用，從而促進中職學(xué)校檔案管理工作的良性發(fā)展。（2）加強檔案編研工作。在中職學(xué)校檔案信息利用的同時，還應(yīng)該積極確保編研工作得到增強，必須以編研建設(shè)作為基礎(chǔ)，充分發(fā)揮檔案的實際作用，尤其是在檔案收集整理，保管，鑒定，存儲邊緣等環(huán)節(jié)提供方便，對于落后復(fù)雜的操作手段進行全面革新，運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段豐富檔案館藏，確保檔案資源數(shù)字化利用效率得到增強，中職學(xué)校的檔案管理與普通教育學(xué)校的檔案管理存在很大的差異，所以必須要采取公開透明的方式，不斷的聽取多方意見和建議，確保檔案信息化利用水平得到全面提升。

在檔案編輯管理時，應(yīng)該通過對參考資料檔案文件進行深入的研究。加強中職學(xué)校檔案編研工作，確定檔案編研的主題，提高檔案編研的實用性和可利用性，確保編制符合要求，具有專業(yè)性、實用性和特色性，在檔案管理的同時也應(yīng)該滿足學(xué)校和社會發(fā)展的實際需要。

4 結(jié)束語

總而言之，在新時期必須要積極推動檔案的管理工作的開展，確保檔案資源的利用水平全面增強，順應(yīng)新時期的發(fā)展。完善檔案管理信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，確保信息庫的“鮮活度”，實現(xiàn)日常管理信息動態(tài)化和科學(xué)化。

參考文獻

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