事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

摘 要：近年來(lái)，信息科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展不僅提高了事業(yè)單位檔案管理的工作效率，還能在一定程度上確保信息的安全，提升工作質(zhì)量。但是在二者的融合過(guò)程中，也出現(xiàn)了很多問(wèn)題，如相關(guān)工作人員的信息管理意識(shí)薄弱，檔案管理的信息化建設(shè)投入力度不足等，都對(duì)此項(xiàng)工作的開(kāi)展造成了不小的影響。本文正是基于此種背景，重點(diǎn)探討了檔案管理信息化建設(shè)的主要措施，以期為行業(yè)發(fā)展提供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);現(xiàn)存問(wèn)題及對(duì)策

在我國(guó)，事業(yè)單位對(duì)穩(wěn)定社會(huì)秩序、促進(jìn)社會(huì)和諧、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著至關(guān)重要的作用，不可或缺，更不容忽視。事業(yè)單位的工作繁復(fù)多樣，涉及的類(lèi)別很多，相關(guān)資料信息的處理極為復(fù)雜，工作量大。要想對(duì)這些信息進(jìn)行合理歸類(lèi)和劃分，就要對(duì)檔案管理工作給予高度重視。目前，信息技術(shù)經(jīng)融入各行各業(yè)。利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案信息管理，是當(dāng)前事業(yè)單位面臨的一大挑戰(zhàn)。因此，必須要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

1 事業(yè)單位檔案信息化管理必要性

在事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理工作是十分重要的一環(huán)，直接決定了事業(yè)單位的日常業(yè)務(wù)能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)還會(huì)直接影響到單位的系列管理舉措[1]。

首先，眾所周知，在沒(méi)有互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之前，事業(yè)單位檔案管理的方式較為單一，一般會(huì)采用紙張來(lái)記錄信息，并對(duì)紙質(zhì)材料進(jìn)行保存。但是這種保存方式有其必然的劣勢(shì)，一方面，紙張會(huì)因?yàn)閮?chǔ)存地方潮濕而腐爛，字跡模糊，甚至紙張破損，對(duì)相關(guān)工作人員的信息管理工作帶來(lái)阻力。另一方面，紙質(zhì)材料容易遭受人為破壞，一旦損毀，其修復(fù)工作的難度會(huì)越來(lái)越大，更有甚者，一些珍貴的檔案資料一經(jīng)損毀，其價(jià)值損失是難以估計(jì)的。因此，采取信息化手段，將檔案信息借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)存儲(chǔ)起來(lái)，并進(jìn)行備份，便可以有效防止損壞情況的發(fā)生。

其次，檔案管理涉及的內(nèi)容繁復(fù)多樣，如果采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存，在需要查看的過(guò)程中，很難避免因?yàn)楸欢啻畏?，?dǎo)致紙張破損，或者出現(xiàn)失竊等情況。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的管理是受限制的，如果檔案信息過(guò)多，分類(lèi)較多，查找起來(lái)耗時(shí)費(fèi)力。相反，如果將其存入電腦系統(tǒng)中，加以歸類(lèi)備份，如果有查找需求，則可以在相應(yīng)的檢索欄內(nèi)輸入所要查找檔案的關(guān)鍵信息，便可以很快地找到對(duì)應(yīng)資料，供相關(guān)人員使用。這樣不僅可以提高檔案管理部門(mén)的工作效率，還可以因此提升整個(gè)部門(mén)的服務(wù)水平，維護(hù)單位和部門(mén)的形象[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

首先是管理體制機(jī)制不健全。由上文可知，事業(yè)單位檔案管理工作系統(tǒng)性較強(qiáng)，一些事業(yè)單位在檔案的信息化建設(shè)方面沒(méi)有配備合理的軟硬件設(shè)備，各項(xiàng)信息化工作的推進(jìn)效果不明顯。上述問(wèn)題的主要原因在于事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作沒(méi)有制定科學(xué)合理的制度作為保障，即使有制度做支撐，但是由于管理方式的落后和管理技術(shù)的欠缺，導(dǎo)致信息化建設(shè)工作難以取得實(shí)效。

其次，檔案管理信息化建設(shè)水平不高。盡管很多事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的重要作用，但是在將信息科學(xué)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合的過(guò)程中，缺乏統(tǒng)一完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，尤其是在一些原始資料的保存歸檔方面，缺乏規(guī)范的操作指南和目錄設(shè)置要求。另外，在建立檔案管理信息系統(tǒng)后，在檢索相應(yīng)檔案時(shí)，流程并未簡(jiǎn)化，導(dǎo)致很多檔案資料無(wú)法及時(shí)共享，繼而影響管理效率。

第三，從事檔案管理工作的相關(guān)人員缺乏專(zhuān)業(yè)的信息技術(shù)能力。檔案管理信息化建設(shè)對(duì)專(zhuān)業(yè)性的要求極高，需要掌握專(zhuān)業(yè)技術(shù)的人員才能順利操作。但是，目前，相關(guān)調(diào)查顯示，我國(guó)很多地方事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)本領(lǐng)，其綜合素質(zhì)水平也不過(guò)關(guān)[3]。加之一些單位受到經(jīng)費(fèi)限制，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度較小，導(dǎo)致很多管理人員的業(yè)務(wù)信息技能不高，影響工作質(zhì)量。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)途徑

3.1 創(chuàng)新管理理念

如今是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展提供了極大幫助。就事業(yè)單位檔案管理工作而言，首先要?jiǎng)?chuàng)新管理理念，具體可以從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作。其一，引入“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”理念，要求相關(guān)管理人員熟悉電子檔案的特點(diǎn)和操作流程，同時(shí)要讓管理人員從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化是時(shí)代發(fā)展的必然，只有以此為出發(fā)點(diǎn)，才能準(zhǔn)確把握新形勢(shì)下檔案管理工作的要點(diǎn)，從而積極創(chuàng)新現(xiàn)有管理模式，努力打破傳統(tǒng)檔案管理工作的時(shí)空局限，實(shí)現(xiàn)對(duì)信息技術(shù)的充分利用和對(duì)相應(yīng)資源的充分整合。其二，從事檔案管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人要起到帶頭作用，主動(dòng)轉(zhuǎn)變身份，通過(guò)會(huì)議、座談、研討等不同的方式，提高工作人員對(duì)此項(xiàng)工作的重視度，主動(dòng)適應(yīng)新形勢(shì)，接受新挑戰(zhàn)，創(chuàng)造良好的信息化管理的工作氛圍[4]。

3.2 加大對(duì)此項(xiàng)工作的投入力度

檔案管理的信息化建設(shè)必然離不開(kāi)相關(guān)技術(shù)設(shè)備的幫助，這就需要有一定的經(jīng)費(fèi)和資金來(lái)做支撐。事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要有超前意識(shí)，意識(shí)到此項(xiàng)工作的重要性，加大對(duì)設(shè)備和技術(shù)的投入力度。但是由于信息技術(shù)更迭變化十分快速，因此，投入要慎重，更要適當(dāng)，避免頻繁更換落后設(shè)備將現(xiàn)有經(jīng)費(fèi)消耗殆盡。其次，資金和技術(shù)的加持應(yīng)當(dāng)被納入相關(guān)管理規(guī)定中，對(duì)資金的使用進(jìn)行合理的規(guī)劃和安排，避免浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。一方面，事業(yè)單位可以借助云端服務(wù)器，省去購(gòu)買(mǎi)硬件設(shè)備的資金;另一方面，事業(yè)單位還可以引入智能化操作系統(tǒng)，降低人力成本，提升管理質(zhì)量。

3.3 加強(qiáng)人員培養(yǎng)

無(wú)論是培訓(xùn)現(xiàn)有人員，還是引入新員工，都要將信息技術(shù)能力作為審核員工專(zhuān)業(yè)本領(lǐng)的關(guān)鍵因素。培訓(xùn)要靈活有效，既要注重對(duì)先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，還要注重對(duì)管理技巧的培訓(xùn)。更重要的是，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不是萬(wàn)能的，因此，檔案管理人員必須明確，網(wǎng)絡(luò)并不是絕對(duì)安全的信息存儲(chǔ)之地，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)安全管空，特別是面對(duì)一些涉密信息，更應(yīng)當(dāng)做好保密工作[5]。

此外，事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中，還應(yīng)當(dāng)注重對(duì)每個(gè)工作人員進(jìn)行考核，將工作細(xì)分到個(gè)人，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，便于應(yīng)對(duì)。同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)賞罰分明，對(duì)于表現(xiàn)好的員工應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的鼓勵(lì)措施，反之，則要進(jìn)行警示或懲罰，以保證檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)及時(shí)有效的銜接。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，信息技術(shù)的加持對(duì)檔案管理工作而言十分關(guān)鍵，只有與時(shí)俱進(jìn)，不斷查找自身缺點(diǎn)，才能及時(shí)彌補(bǔ)，提升自我價(jià)值。只有從改進(jìn)管理理念、加強(qiáng)人員培養(yǎng)等多角度入手，才能解決現(xiàn)階段此項(xiàng)工作存在的問(wèn)題，提升管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

暢錦（1976-），女，漢族，河北省張家口市懷安縣，本科，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理具體實(shí)務(wù)，檔案管理和資料匯編。