關(guān)于中學(xué)檔案信息化建設(shè)的思考

魏敏娟?戴春憲

摘 要：中學(xué)的檔案記錄著整個(gè)學(xué)校的歷史，隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，原有的單軌制檔案管理已不能滿足學(xué)校發(fā)展的需要，“智慧校園”已經(jīng)深入到學(xué)校的方方面面，而檔案的信息化建設(shè)也刻不容緩，本文以從檔案管理的現(xiàn)實(shí)情況出發(fā)，分析其存在的問題，并為促進(jìn)學(xué)校檔案信息化建設(shè)提出可行性建議。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;信息化建設(shè);檔案管理

中學(xué)檔案管理是學(xué)校不可或缺的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，中學(xué)的檔案記錄著整個(gè)學(xué)校的發(fā)展軌跡，保存著有價(jià)值的文件，為以后的利用提供服務(wù)。為適應(yīng)信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)改變傳統(tǒng)的檔案管理方式刻不容緩。

1 信息化背景下中學(xué)檔案數(shù)字化管理的意義

信息化管理可以提高工作效率。目前大部分中學(xué)都采取最為傳統(tǒng)的人工整理，以紙質(zhì)材料為主，雖然這種方式更夠很好的確保信息的準(zhǔn)確性，但是卻會大大地增加工作量。而對檔案進(jìn)行信息化管理，不僅可以縮短檔案歸檔的時(shí)間，還不用人為的去遞交歸檔材料，可以節(jié)約更多時(shí)間做高效的事情。

信息化管理可以節(jié)約存儲空間。以往的檔案保存均是紙質(zhì)裝訂，采用不銹鋼訂書針或者棉線，而隨著學(xué)校發(fā)展規(guī)模的壯大，需要保存的有價(jià)值的材料越來越多，檔案室的空間總有一天會不能滿足需求，而檔案信息化管理，在服務(wù)器或者云端存儲檔案，可以大大節(jié)約空間。

信息化管理可以更好地服務(wù)于師生的需要。以往的紙質(zhì)檔案目錄無法滿足很快的調(diào)取所利用的檔案，而信息化建設(shè)卻很好地彌補(bǔ)了這個(gè)問題，只需要建立一個(gè)相對較大的信息庫，就能將這些資料快速地儲存在其中，而且通過檢索欄目可以很快地將檔案調(diào)出來，在增加檔案和整理檔案的時(shí)候，都能夠更加的輕松相比于傳統(tǒng)的人工查詢的方式，要方便太多。

2 中學(xué)檔案信息化管理面臨的問題

2.1 軟硬件融合不夠

檔案信息化管理是一個(gè)綜合的系統(tǒng)，不僅包含硬件設(shè)施，比如檔案存取的環(huán)境和設(shè)備，辦公設(shè)備，設(shè)備維護(hù)等，還包含各種軟件設(shè)施，比如檔案管理軟件，數(shù)據(jù)庫等。目前大部分基本硬件都能到位，但是在軟件這方面還不夠重視，沒有配備專業(yè)的檔案管理軟件，而僅僅是利用Excel表格，文件的傳輸也不規(guī)范。硬件與軟件沒有很好的融合，這也會導(dǎo)致檔案的信息化管理比較滯后。

2.2 制度不完善

在檔案的信息化建設(shè)中，很多的管理制度還不夠完善，檔案管理涉及學(xué)校的各個(gè)部門，涉及每一位教職工，制度不完善會導(dǎo)致檔案管理過程不規(guī)范，各部門沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)會造成混亂。因此，每一個(gè)學(xué)校都應(yīng)依據(jù)自身的實(shí)際制定檔案管理規(guī)范，在檔案信息化建設(shè)這一塊，國家檔案局也出臺了相關(guān)的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》GB/T 18894—2016、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》DA/T 31-2017、《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》DA/T46-20091，但是學(xué)校對于電子檔案管理這塊還是非常落后，缺乏相應(yīng)的電子檔案管理辦法。

2.3 數(shù)字化程度低

學(xué)校很多非常重要的文件都是紙質(zhì)保存，沒有電子版，這就給檔案的保存和利用造成了不利，若發(fā)生火災(zāi)或文件丟失就會很麻煩，而在利用過程中每次的查閱都會帶來紙質(zhì)文件一定程度的損壞，所以，對于永久保存的、價(jià)值大的、經(jīng)常利用的所有紙質(zhì)材料均應(yīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲，并且做好備份工作，即使原件不小心損壞還可以調(diào)取備份件。對于時(shí)間比較長的學(xué)校，檔案資料多，數(shù)字化程度比較低，給檔案信息化管理也帶來了不便。

3 中學(xué)檔案信息化管理的對策

3.1 提高軟硬件的融合

學(xué)校在檔案管理上應(yīng)配備基礎(chǔ)管理的設(shè)備，打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、防磁柜等，還應(yīng)配備相應(yīng)的檔案管理軟件，讓檔案管理的過程規(guī)范化。平時(shí)在利用軟件的過程中，記錄出現(xiàn)的問題，及時(shí)與軟件廠商溝通交流，并依據(jù)自身學(xué)校的實(shí)際情況提出要求，在軟件上得以滿足。檔案管理人員應(yīng)不斷的促進(jìn)自身的學(xué)習(xí)，掌握軟件的操作使用，提升業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，也提升技術(shù)水平。

3.2 完善制度

在檔案信息化管理的過程中，在本單位原有的檔案管理辦法的基礎(chǔ)上，結(jié)合國家隊(duì)電子檔案管理規(guī)范，制定本學(xué)校的電子檔案管理規(guī)范，完善的檔案管理制度能夠保障檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。平常利用國家檔案局或省檔案局網(wǎng)站，多多學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，了解最新的發(fā)展，而不是一直固步自封，檔案管理要和學(xué)校發(fā)展、時(shí)代發(fā)展接軌，在實(shí)際工作中不斷的進(jìn)行更新、補(bǔ)充和完善，通過構(gòu)建并完善一套檔案信息化管理制度來有效地保障檔案管理工作的高效實(shí)施2。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)字資源建設(shè)

中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)指的是以數(shù)字化的信息為基礎(chǔ)，依據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)和校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過掃描、存儲、數(shù)據(jù)庫上傳等途徑將各種紙質(zhì)、聲像等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，最終形成檔案信息數(shù)據(jù)庫3。建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫是信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。在檔案材料比較多的檔案室，數(shù)字化工作應(yīng)三步走，首先對每一年永久保存的材料數(shù)字化，從最新的年份出發(fā)，倒著往后走;其次，對30年保管期限的檔案進(jìn)行數(shù)字化;最后，對10年保管期限的檔案進(jìn)行數(shù)字化。在沒有充足的人力物力條件下，應(yīng)首先走完第一步，然后對利用率高的檔案編研材料進(jìn)行數(shù)字化，如學(xué)校發(fā)展歷史、大事記等方面材料，為多媒體教學(xué)活動提供有益幫助4。將所有數(shù)字化資源存儲在數(shù)據(jù)庫或云端，并異地異質(zhì)進(jìn)行備份，可以實(shí)現(xiàn)通過計(jì)算機(jī)對這些檔案的快速檢索、查閱。

4 結(jié)語

檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理對檔案管理員的素質(zhì)也提出了新要求，一方面要有過強(qiáng)的檔案業(yè)務(wù)管理素質(zhì)，另一方面還要懂計(jì)算機(jī)操作，數(shù)據(jù)庫管理。沒有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人才，不可能實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)。

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