房產(chǎn)檔案查詢的重要作用及查詢利用問題研究

黃微

摘 要：房產(chǎn)檔案的存在，對于有序管理房產(chǎn)工作，解決房產(chǎn)糾紛有積極意義。但是房產(chǎn)檔案的利用建立在房產(chǎn)檔案查詢工作的基礎上。而房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用工作還存在一些問題，本次就對此進行分析，探究有效的解決措施。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案;查詢;問題;解決措施

1 引言

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，房地產(chǎn)市場發(fā)展十分快速，再加上人們物權(quán)和法律意識的提升，對于房產(chǎn)檔案的利用需求逐漸升高。而在這個背景下，帶來一個比較嚴重的問題，就是房產(chǎn)檔案是否可以公開查詢？而查詢標準如何界定？等，都是房產(chǎn)檔案管理部門需要解決的問題。

2 房產(chǎn)檔案的重要作用

房產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)行政主管部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形成的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄和重要依據(jù)，是城市建設檔案的組成部分。涵蓋了房產(chǎn)的各種詳細信息，包括房屋自然狀況（坐落、面積、用途等），房屋權(quán)利狀況（所有權(quán)情況、他項權(quán)情況和房屋權(quán)利的其他限制等），以及登記機關(guān)記載的其他必要信息。房產(chǎn)檔案發(fā)揮的作用，一是可以作為解決民事糾紛的合法依據(jù)。在當今社會，房產(chǎn)的買賣問題十分普遍，而由此可能引發(fā)經(jīng)濟糾紛或其他民事案件，法院在受理這類案件時，需要查看房產(chǎn)是否有合法證件，房產(chǎn)部門的行為是否合法，此時對于涉及的房屋原始登記憑證，也就是房產(chǎn)檔案，就成為最具權(quán)威性的證據(jù)。但根據(jù)法院管理民事案件的要求，需要當事人取得第一手資料，而房產(chǎn)管理部門如果不允許進行房產(chǎn)檔案的查詢，那么相關(guān)案件將不能受理，所以從這方面來看，應當允許進行房產(chǎn)檔案的查詢。

二是可以作為處理刑事和經(jīng)濟案件的合法依據(jù)。這一點主要是因為房產(chǎn)價值都比較大，有些時候會作為收受賄賂的物品，還有非法占用房產(chǎn)等問題，比如非法拆遷等。這類型案件也需要取得房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)歸屬的合法依據(jù)，而這也需要允許進行房產(chǎn)檔案的查詢。所以從這方面來看，應當允許進行房產(chǎn)檔案的查詢。

三是可以作為城建和企業(yè)投資的可靠依據(jù)。房地產(chǎn)市場一直比較火爆，經(jīng)濟效益也較高。在進行城市建設時，比如棚戶區(qū)改造、廉租房建設等，都涉及房產(chǎn)問題;而且企業(yè)投資也有很多傾向于投資房地產(chǎn)行業(yè)。但進行城建和投資都需要對房產(chǎn)情況有全面了解，所以需要允許進行房產(chǎn)檔案的查詢。

3 房產(chǎn)檔案信息查詢出證工作中存在的問題

房產(chǎn)信息查詢出證在房產(chǎn)檔案查詢工作中有著重要作用。以我市為例，產(chǎn)權(quán)處在雨湖、岳塘、九華交易大廳推出了自助查詢機，實現(xiàn)房產(chǎn)信息證明立等可取、即來即辦，可以自由選擇辦理相關(guān)區(qū)域的房產(chǎn)信息查詢出證，同時我們對客戶利用自助查詢機進行熱情耐心指導。自助查詢機設置以來，截至目前，累計接待各類房產(chǎn)檔案信息查詢出證15萬余人次，其中自助查詢62641人次;協(xié)助有關(guān)企業(yè)單位及個人解決了很多矛盾糾紛和信訪遺留問題，實實在在便利了群眾，優(yōu)化了營商環(huán)境，持續(xù)提升了廣大群眾的獲得感和幸福感，為我市房地產(chǎn)市場健康平穩(wěn)發(fā)展和社會和諧穩(wěn)定做出了較大的貢獻。但是在信息化利用過程中，因為技術(shù)原因、歷史遺留等問題的影響，還存在一些缺陷和不足，難以保證100%的查詢準確率和全面率。

1）檔案數(shù)據(jù)雜亂。當前來說，各個單位進行檔案信息錄入模式并不統(tǒng)一，導致檔案數(shù)據(jù)雜亂。一是身份證信息比較混亂，因為個人身份證號碼出現(xiàn)過調(diào)整，所以前后期的身份證號碼格式不太一致。而當前的查詢系統(tǒng)中，一般是按照姓名和身份證號進行查詢。二是姓名中的生僻字使用代號代替，部分群眾的姓名存在一些生僻字，錄入系統(tǒng)不能識別，把關(guān)不嚴格，導致使用其他代號進行代替，這就使得查詢無法獲得準確信息。三是房屋坐落信息不統(tǒng)一，因為房屋年代久遠，地名及房屋樓棟的改變沒有及時變更，這樣一來進行查詢就不容易查詢到準確信息。四是電子影像資料不完善，進行信息錄入時是同時進行大批量的數(shù)字化掃描，這樣可能在中間出現(xiàn)一些失誤，比如掃描質(zhì)量較差、關(guān)聯(lián)條目錯誤、掃描件模糊等，導致在查詢檔案信息時無法確認，還是需要調(diào)閱紙質(zhì)檔案。

2）系統(tǒng)建設較落后。進行房產(chǎn)檔案查詢原理上說是根據(jù)查詢條件查找到相關(guān)檔案信息，并不是詳細的業(yè)務數(shù)據(jù)。但是按照檔案形成的要求來說，處于業(yè)務辦理環(huán)節(jié)的還算不上檔案資料，而是現(xiàn)行文件，因此在查詢過程中不能利用流程數(shù)據(jù)代替檔案信息。

4 解決措施

1）加強檔案數(shù)據(jù)清理工作。考慮到當前檔案數(shù)據(jù)的混亂情況，要想做好房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用工作，需要先做好檔案數(shù)據(jù)清理工作。雖然房產(chǎn)檔案數(shù)量龐大，信息龐雜，進行清理比較困難，消耗的人力物力巨大，但也要借助信息技術(shù)的應用，開展清理工作，這是進行檔案查詢工作的基礎。相關(guān)單位需要確定檔案數(shù)據(jù)清理的標準，建設規(guī)范化的房產(chǎn)檔案收錄標準，包括姓名、房屋坐落、產(chǎn)權(quán)來源、用地性質(zhì)、建筑面積、交易價格等，都需要有統(tǒng)一的標準。然后是對缺漏的信息進行補充，比如2005年之前，房產(chǎn)是沒有預售備案登記信息的，在這之前如果產(chǎn)權(quán)人買房子又沒有辦理房產(chǎn)登記，就查詢不到房產(chǎn)信息，導致記錄與現(xiàn)實不符，所以需要對過往出現(xiàn)遺漏的檔案信息情況進行補錄。最后還要做好檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)工作，因為政策的變革和法律法規(guī)的變化，我國的房改審批工作標準一直在改變，資料信息也不太完整等，如果與相應的房產(chǎn)發(fā)證信息沒有關(guān)聯(lián)，會導致查詢結(jié)果不完整信息。房產(chǎn)檔案管理人員需要按照當前的記錄，與信息部門聯(lián)合協(xié)作，對房產(chǎn)檔案中缺乏、不足、不全面的資料進行補充完整。

2）配合實體檔案開展工作。因為各種各樣的因素，房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用工作開展離不開實體檔案的輔助。雖然我們實現(xiàn)了房產(chǎn)數(shù)字化，建立信息化管理系統(tǒng)，是以實體檔案為基礎進行管理的。基于此，相關(guān)單位也不能過于盲目追崇信息化檔案管理的開展，而是要以實體檔案為基礎開展工作，特別是在信息化利用中檔案數(shù)據(jù)不全面的情況下，為了保證房產(chǎn)檔案查詢的準確性，還需要進行實體檔案的核對。

3）建立科學的檔案查詢標準。開展房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用工作，還需注意建立科學的檔案查詢標準。首先是明確查詢范圍，根據(jù)房產(chǎn)的相關(guān)權(quán)利設置，建立相應的檔案查詢工作審批程序，避免出現(xiàn)越權(quán)行為，但立法機關(guān)按規(guī)定進行檔案信息查詢。其次是明確查詢需求，進行房產(chǎn)檔案查詢的用戶需要出示自身的身份證明信息或具備法律效力的委托書，公檢法司進行查詢需要出具查詢介紹信和與此相關(guān)的法律文書。最后是明確查詢要求，房產(chǎn)檔案具有保密性，所以進行查詢要嚴格按規(guī)定流程進行，明確相應的責任歸屬，出現(xiàn)的違規(guī)查詢行為需要進行追責。

4）提升檔案工作人員綜合素質(zhì)。落實房產(chǎn)檔案查詢信息化利用工作，還需要提升檔案工作人員專業(yè)知識，規(guī)范服務行為水平，要請更多地檔案工作人員參與到這項工作中，集思廣益，吸收檔案工作人員的意見，對當前的房產(chǎn)檔案查詢工作進行完善。房產(chǎn)檔案查詢的基礎就是檔案管理工作，所以相關(guān)單位還要重視檔案工作人員的素質(zhì)提升。

5 結(jié)語

房產(chǎn)檔案查詢因為房產(chǎn)檔案的重要性，具有一定的必然性。而在房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用中還存在一些問題。相關(guān)單位需要對這些問題進行分析，針對房產(chǎn)檔案查詢存在的不足進行優(yōu)化，提高新時期房產(chǎn)檔案查詢的信息化利用率與準確率，最大限度地為社會、為群眾提供優(yōu)質(zhì)高效的服務，從而達到便民利民的目的。

參考文獻

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