談不動產(chǎn)登記檔案的收集與整理

劉旭

摘 要：如今，在國民經(jīng)濟高速發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量數(shù)據(jù)信息，為提升這部分數(shù)據(jù)信息的整合處理效率，檔案管理工作顯得尤為重要。不動產(chǎn)登記檔案管理工作，可以整合不動產(chǎn)在建造、交易、登記過程中產(chǎn)生的信息，從而為不動產(chǎn)所有人的合法權(quán)益提供法律保障。但是，由于不動產(chǎn)登記檔案管理工作的工作內(nèi)容較為駁雜，不動產(chǎn)登記檔案信息在保存過程中極易出現(xiàn)損壞或丟失問題，影響不動產(chǎn)登記工作的有序進行。因此，不動產(chǎn)登記部門應(yīng)加強對檔案管理工作的重視，依據(jù)對不動產(chǎn)登記檔案管理特點的分析，建立健全科學合理的檔案管理制度，從而保障不動產(chǎn)登記檔案信息在記錄、保存、利用過程中的完整性，推動不動產(chǎn)登記檔案管理工作的進一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：不動產(chǎn)登記檔案;收集;整理

我國通過一系列法律法規(guī)建立并完善了不動產(chǎn)登記制度，這一制度的建立標志著我國的不動產(chǎn)業(yè)進入穩(wěn)定發(fā)展的新時期。然而不可否認的是當下不動產(chǎn)登記檔案管理工作依然存在著一些明顯的問題，如果不正視這些問題，探索新的不動產(chǎn)登記檔案管理模式，那么將會給我國不動產(chǎn)領(lǐng)域的發(fā)展蒙上一層陰影。在新時期下，不動產(chǎn)登記檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進，利用新的技術(shù)手段和管理模式推動不動產(chǎn)登記檔案管理工作的穩(wěn)步前行。

1 不動產(chǎn)登記檔案的收集方法

1.1 登記材料內(nèi)容要完整

登記材料中各種要件應(yīng)具有成套性，要把圖表及賬冊收集齊全，使檔案材料內(nèi)容豐富、翔實、完整，使之成為有應(yīng)用價值和長久保存價值的檔案。

1.2 登記材料內(nèi)容要真實準確

應(yīng)與實際情況相符，不論是法律上起憑證作用，還是反映歷史情況的都要真實準確。收集的材料不準確的要退回，不要盲目收集造成錯卷。

1.3 登記材料形式要標準規(guī)范

1）歸檔用紙標準化，要用70g以上通用A4（297×210mm）打印紙打印，不能利用廢棄紙張的背面打印，造成誤導(dǎo)。窗口工作人員在受理業(yè)務(wù)時，附申請人的各種原始材料應(yīng)具有嚴格要求，包括各種原件的復(fù)印件都應(yīng)復(fù)印在標準規(guī)格的A4紙上并絕對不能剪裁、拼接。2）各種表格標準化。收集的材料應(yīng)是統(tǒng)一格式的合同文本、評估報告、認證單、完稅證明。3）文字書寫標準化。文件在書寫或打印時，應(yīng)留出天頭、地腳、翻口、訂口。要求申請人及各級審核人員手寫簽字、數(shù)據(jù)、日期、符號必須規(guī)范、工整、清晰，要用碳素筆或藍黑墨水筆書寫，蓋章時要用印泥。其中應(yīng)由申請人親筆簽署的約定書或筆錄一定要本人親自書寫不能由他人代替。

各個工序移交案卷應(yīng)有移交清單，案卷數(shù)量和移交清單核對無誤后雙方在移交單上簽名蓋章，理清責任并存檔備查。

2 不動產(chǎn)登記檔案整理策略

2.1 形成業(yè)務(wù)流程標準

需要將不動產(chǎn)登記檔案管理流程制度的業(yè)務(wù)標準進行規(guī)范化，首先需要落實好收集與保管整理與利用不動產(chǎn)登記檔案的具體業(yè)務(wù)流程，將收集各個類型的不動產(chǎn)登記檔案的細則進行明確的劃分，對于保管期限以及歸檔范圍內(nèi)進行劃定，確保收集檔案資料的口徑統(tǒng)一化。通過將登記的標準格式統(tǒng)一化、嚴格要求提升高標準，將掃描檔案的質(zhì)量進行把關(guān)，有利于提升整個不動產(chǎn)登記檔案管理的業(yè)務(wù)質(zhì)量。另外相關(guān)工作人員也需要嚴格的根據(jù)業(yè)務(wù)流程操作手冊來完成不動產(chǎn)登記檔案管理工作，對于各項登記檔案需要嚴格的結(jié)合業(yè)務(wù)流程標準，將不動產(chǎn)登記檔案具體的表格內(nèi)容進行完善，確保不會存在漏填的狀況。

2.2 搭建信息化管理平臺

信息化管理平臺集中管理歸檔信息資源，并通過部署存儲在服務(wù)器上，通過相應(yīng)的技術(shù)手段將存儲數(shù)據(jù)與相關(guān)規(guī)范標準的一站式搜索接口相結(jié)合，將檢索到的信息結(jié)果提供給相關(guān)用戶，以便于提高信息資源的精確度。隨著科學和技術(shù)的迅速發(fā)展，計算機已經(jīng)普及，并在所有領(lǐng)域發(fā)揮著重要作用。因此，檔案管理必須跟上信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理中運用計算機信息技術(shù)確保檔案得到無誤的檢查。此外，為了方便查詢檔案，還可以對每一個檔案進行編號，以避免丟失檔案。可以通過備份方式確保檔案的安全。

2.3 使用先進技術(shù)手段保障檔案信息安全

不動產(chǎn)檔案信息部門除綜合使用數(shù)字認證、電子簽名、密碼認證、密鑰管理、數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限、防火墻、單向光閘等技術(shù)以外，還應(yīng)采用入侵檢測技術(shù)來保障檔案信息的安全。入侵檢測是對計算機和網(wǎng)絡(luò)資源的惡意攻擊行為進行識別和響應(yīng)處理的技術(shù)，它主要用來幫助系統(tǒng)對付網(wǎng)絡(luò)攻擊。同時，檔案信息部門還應(yīng)不定期地開展數(shù)據(jù)安全檢查，對系統(tǒng)加以維護，通過及時發(fā)現(xiàn)安全問題，提高防患意識，檢查檔案信息管理系統(tǒng)是否存在安全漏洞，并采取確保檔案信息安全的措施。如南寧市“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)檔案查詢”系統(tǒng)建設(shè)有安全保障系統(tǒng)，包括防火墻、安全隔離設(shè)備、日志審計系統(tǒng)、入侵防護系統(tǒng)、防病毒網(wǎng)關(guān)、運維審計系統(tǒng)、漏洞掃描系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫審計系統(tǒng)、單向光閘等，并且向市公安局網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)支隊申請該項目安全保護等級為三級，通過技術(shù)手段切實保障檔案數(shù)據(jù)的安全。

2.4 整合信息檔案查詢模塊

不動產(chǎn)登記類型復(fù)雜且數(shù)量眾多，將不可避免地會耗費大量的人力、物力、時間，并且影響檔案的標準化管理效率。因此，在相關(guān)部門對公民不動產(chǎn)登記查詢機構(gòu)進行標準化和統(tǒng)一后，可以形成相應(yīng)的檔案模塊，以便集中管理所有的不動產(chǎn)登記資料。然后，將檔案模塊在相關(guān)海洋、林業(yè)、房地產(chǎn)檔案等類別中，建立相應(yīng)的檔案類型。最后，基于注冊表管理中采用的文件管理模型，將相關(guān)服務(wù)統(tǒng)一技術(shù)標準，整合信息處理過程和方法，并提供一致的文件查詢使用服務(wù)。此模塊管理的開展和實施在推動檔案設(shè)備、人員集中設(shè)備方面同樣發(fā)揮著重要作用，更有效提升了檔案管理水平，為后續(xù)登記和查詢工作的有序發(fā)展打下了堅不可摧的基礎(chǔ)。

2.5 加強檔案查詢管理培訓(xùn)

無論是登記部門所采用的管理方式還是其本身所處的管理水平，或者在此接管工作期間出現(xiàn)一些意外，都會對后期存檔質(zhì)量造成非常嚴重的影響。此外，由于文件本身存儲是一項系統(tǒng)而細致的任務(wù)，因此在移交相關(guān)文件之前，工作人員必須對文件檔案進行規(guī)范的排序。在接受存檔后，還應(yīng)注意集成到倉庫中的過程，每一步都必須嚴格按照相應(yīng)的實施標準和規(guī)范執(zhí)行。由于不動產(chǎn)登記檔案查詢動態(tài)管理實施與檔案的重要性密不可分，要保證檔案查詢管理工作高質(zhì)量、快進程地完成，就必須培養(yǎng)一批熟悉檔案業(yè)務(wù)和查詢登記的工作人員。在檔案管理人員規(guī)范化管理整合的初期階段，適當考慮原檔案管理人員的參與，加強相關(guān)教育和培訓(xùn)，實現(xiàn)潛移默化的遞進式管理。

3 結(jié)束語

不動產(chǎn)檔案管理工作中的收集和整理是不動產(chǎn)檔案整個管理工作的基礎(chǔ)，要保證檔案材料的完整、系統(tǒng)、齊全，使檔案真實地記錄和反映物權(quán)狀態(tài)，就必須不斷加強基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的工作，只有提高收集和整理工作的質(zhì)量才能保證檔案的有效利用，才能體現(xiàn)檔案管理工作的水平和質(zhì)量;不斷增強服務(wù)功能，適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的要求，才能更好地發(fā)揮房產(chǎn)檔案的作用。

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