杭州灣上虞經(jīng)開區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)的實踐與思考

陳慧頻

摘 要：杭州灣上虞經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)創(chuàng)建于1998年，2013年經(jīng)國務(wù)院批復(fù)升格為國家級經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)，是中國工業(yè)示范園區(qū)、長三角最強中國制造產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)。作為浙江省先進國家級開發(fā)區(qū)，不斷推進開發(fā)區(qū)檔案信息化工作即是貫徹落實省委省政府數(shù)字經(jīng)濟“一號工程”決策部署的重要舉措，也是檔案工作轉(zhuǎn)型升級，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要舉措。本文結(jié)合開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀，分析建設(shè)過程中存在的問題，提出切實可行的舉措推進開發(fā)區(qū)檔案數(shù)字化工作取得成效。

關(guān)鍵詞：開發(fā)區(qū);數(shù)字檔案室;建設(shè)實踐;思考

杭州灣上虞經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)自2001年成立檔案室以來，作為開發(fā)區(qū)檔案管理工作的重要機構(gòu)，承擔(dān)了開發(fā)區(qū)管委會經(jīng)濟社會發(fā)展、行政管理、黨群人事、規(guī)劃建設(shè)、項目招商、土地出讓等各方面的檔案管理。近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展以及辦公自動化的深入應(yīng)用，傳統(tǒng)的機關(guān)檔案管理模式已難以滿足開發(fā)區(qū)日趨增長的電子文件等檔案資源保管和開發(fā)利用的需要。同時，開展數(shù)字檔案室建設(shè)也是貫徹落實省委省政府相關(guān)要求，實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要舉措。

1 開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案室建設(shè)現(xiàn)狀

2014年，開發(fā)區(qū)依據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，按照“資源為先、標準規(guī)范、整體推進、確保安全”的原則，啟動了數(shù)字檔案室建設(shè)。我們從更新檔案管理軟件，完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫，著重開展了室藏傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作，通過文書檔案全文掃描，照片檔案翻拍，實物檔案掃描或高清拍攝，聲像、數(shù)碼資料格式轉(zhuǎn)換等手段進行了數(shù)字化工作。同時，將先前使用的檔案管理軟件中的歷年數(shù)字檔案信息通過轉(zhuǎn)換，全部掛接到新的檔案管理系統(tǒng)中，使開發(fā)區(qū)從建設(shè)初期至今所有的檔案全部在這一系統(tǒng)中統(tǒng)一存儲利用，基本建成集管理中心、存儲中心、利用中心于一體的檔案管理系統(tǒng)體系，為今后檔案的查閱、利用提供了很大便利，也使得開發(fā)區(qū)的檔案工作跨上了一個新的臺階。

2 建設(shè)過中存在的主要問題

1）系統(tǒng)建設(shè)不健全，電子文件歸檔難。開發(fā)區(qū)雖早在2009年已開發(fā)使用了辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)了公文網(wǎng)上流轉(zhuǎn)和處理，但因辦公自動化系統(tǒng)缺少歸檔功能模塊，產(chǎn)生的電子文件一直沿用傳統(tǒng)歸檔模式，經(jīng)打印成紙質(zhì)文件后歸檔，再經(jīng)全文掃描數(shù)字化后掛接到檔案管理系統(tǒng)中。這樣既增加了檔案管理成本，也使得原生電子文件變成了數(shù)字化副本。不僅是文書檔案，業(yè)務(wù)類電子文件也因系統(tǒng)不統(tǒng)一、標準規(guī)范不一致等問題，導(dǎo)致形成的電子文件歸檔難。

2）目錄數(shù)據(jù)庫錄入不完整，開發(fā)區(qū)檔案管理系統(tǒng)涵蓋了文書檔案、會計檔案、規(guī)劃管理檔案、工程建設(shè)、土地管理檔案、招商項目檔案、特種載體檔案、設(shè)備檔案等八大門類，在手工檔案著錄的過程中，存在不少的漏著項、錯著項，標引工作效率和質(zhì)量不高。

3）工程建設(shè)檔案的數(shù)字化工作開展緩慢，降低了檔案數(shù)字化率?；n案在開發(fā)區(qū)室藏檔案中占了總量的三分之二以上，由于室藏基建檔案數(shù)量之多，且資料中含大量不同類型規(guī)格的重要藍圖，開展基建檔案的數(shù)字化工作成為開發(fā)區(qū)檔案數(shù)字化工作中的難題。

4）數(shù)字檔案利用作用發(fā)揮不充分。目前，開發(fā)區(qū)數(shù)字檔案資源的利用尚停留在基于檔案電子目錄的簡單搜索與查詢，缺乏綜合的數(shù)據(jù)挖掘和深度整合，影響了數(shù)字檔案室功能的發(fā)揮。

3 進一步推進數(shù)字檔案室建設(shè)的對策

3.1 組建工作構(gòu)架，加大組織保障力度

一是成立了數(shù)字檔案室工作領(lǐng)導(dǎo)小組，制定各階段工作實施方案，組織協(xié)調(diào)和督促檢查各項工作的落實，明確了承擔(dān)數(shù)字檔案室建設(shè)工作的主要職能部門以及應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，保證了數(shù)字檔案室建設(shè)工作有序推進。二是建立了多部門聯(lián)合工作機制，制定數(shù)字檔案室實施方案和工作任務(wù)分解表，細化目標任務(wù)，落實工作責(zé)任，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供了良好的工作條件和業(yè)務(wù)支撐。

3.2 編制標準規(guī)范，完善系統(tǒng)建設(shè)

標準規(guī)范體系既是數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)的指導(dǎo)方針，也是數(shù)據(jù)交換和共享的基礎(chǔ)。梳理修訂各類數(shù)字檔案管理辦法和各項制度，規(guī)范各門類的檔案業(yè)務(wù)標準，編制電子文件歸檔管理指南、電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范、數(shù)據(jù)備份管理辦法等一系列標準規(guī)范，明確電子文件歸檔和接收要求，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供制度保障。同時對數(shù)字檔案室系統(tǒng)所具有的常規(guī)的“收、管、存、用”功能進行進一步優(yōu)化，如改進辦公自動化系統(tǒng)，在原辦公自動化系統(tǒng)中增加了預(yù)歸檔功能，與數(shù)字檔案系統(tǒng)進行對接，自動同步歸檔電子數(shù)據(jù)，形成電子文件登記表，并根據(jù)要求調(diào)整元數(shù)據(jù)，準確認定歸檔范圍，科學(xué)劃分保管期限，統(tǒng)一確定存儲格式，自動進行數(shù)據(jù)四性檢測，實現(xiàn)了OA系統(tǒng)電子文件歸檔各環(huán)節(jié)規(guī)范性檢查與自動化接收登記等功能;通過建立檔案管理軟件與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成接口，實現(xiàn)電子文件網(wǎng)絡(luò)采集和自動歸檔，使電子文件自動收集更為智能、元數(shù)據(jù)采集更為齊全、數(shù)據(jù)校驗更為精準、統(tǒng)計分析更為高效、檢索利用更為便捷。

3.3 抓好檔案目錄質(zhì)量問題整改

檔案著錄是檔案檢索的基礎(chǔ)，著錄的質(zhì)量決定了檢索效率。我們對照檔案著錄規(guī)則，結(jié)合開發(fā)區(qū)實際編制了《杭州灣開發(fā)區(qū)文件級目錄著錄細則》，規(guī)定了各類檔案特別是業(yè)務(wù)類檔案的文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及著錄細則，規(guī)范著錄標準。同時針對存在的問題，全面開展數(shù)據(jù)校對工作，對室藏數(shù)據(jù)進行全面校對，逐條檢查數(shù)據(jù)條目和電子文件的準確性、完整性、可用性和安全性，為提供檔案利用服務(wù)打好基礎(chǔ)。

3.4 加強工程紙質(zhì)檔案和電子檔案的并行管理

按照“由近及遠、分步推進”的原則，根據(jù)工程建設(shè)項目檔案數(shù)字化工作方案，排定計劃，分批委托專業(yè)檔案服務(wù)單位進行了數(shù)字化掃描工作。自2016年起，實施工程檔案雙套制管理制度，全面開展工程建設(shè)過程中原生電子文件的歸檔、接收。實踐中，我們要求項目建設(shè)過程中應(yīng)歸檔的資料同步提供電子版，例如在招標文件中明確項目投標單位在投標時提供紙質(zhì)版與電子版標書等，并將電子檔案與紙質(zhì)檔案核對完整、齊全后刻錄歸檔，并且二者使用相同的檔案號，以便平時電子檔案的利用。同時在項目建設(shè)過程中注重原始記錄性資料的收集和歸檔，特別是工程竣工驗收、變更、決算過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案，通過電子檔案與紙質(zhì)檔案的充分融合并行管理，工程檔案管理更趨規(guī)范、高效。

3.5 充分發(fā)揮檔案信息資源作用，提升檔案利用服務(wù)水平

在數(shù)字檔案室建設(shè)過程中不斷完善檢索查詢功能，提高查全率、查準率，為開展工作提供更加快捷、全面、精準的查詢服務(wù)。積極開展綜合數(shù)據(jù)挖掘和深度整合，做好重要檔案的數(shù)字資源建設(shè)，建立健全檔案信息專題數(shù)據(jù)庫，為“三改一拆”、“五水共治”、主題教育活動等專題檔案做好信息資料收集工作。探索開發(fā)區(qū)網(wǎng)絡(luò)化檔案查閱與利用，逐步實現(xiàn)檔案查詢利用服務(wù)在開發(fā)區(qū)內(nèi)部及企業(yè)服務(wù)平臺上的推廣應(yīng)用。