企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式探討

崔曉蕾

摘 要：企業(yè)檔案管理是推動企業(yè)現(xiàn)代良好發(fā)展的重要保障。本文主要以企業(yè)檔案管理為主題展開具體分析，在簡要分析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，探討了企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略，進(jìn)一步分析了企業(yè)檔案管理創(chuàng)新型服務(wù)模式。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;創(chuàng)新;服務(wù)模式

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式的優(yōu)化，是企業(yè)順應(yīng)時代發(fā)展的必然舉措，也是企業(yè)得以可持續(xù)發(fā)展的重要保障。因此，現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中，需提高企業(yè)檔案管理工作重視度，并在實踐中立足于企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，予以針對性強且有效的創(chuàng)新策略，構(gòu)建創(chuàng)新型服務(wù)模式，推動企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，從而促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展。鑒于此，本文對“企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式”展開深層次分析具備一定的現(xiàn)實意義和實踐價值。

1 企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理重視度有待提高

現(xiàn)階段，大部分企業(yè)未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，從而在實踐中對檔案管理工作持敷衍態(tài)度，集中體現(xiàn)在檔案管理工作相關(guān)規(guī)章制度未落實到位。社會市場經(jīng)濟(jì)背景下，大部分企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展中以產(chǎn)品研發(fā)和市場銷售活動為管理的重點內(nèi)容，錯誤認(rèn)知檔案管理就是單純的職工基本信息收集、整理、保存等一系列工作，無需投入大量的人力、物力等資源[1]。正因如此，企業(yè)截至目前也沒有制定出統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致企業(yè)檔案資源既有利用價值未開發(fā)出來。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)中前沿技術(shù)應(yīng)用不足

當(dāng)今時代是信息化時代，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中，唯有不斷更新技術(shù)，加強現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)的使用，如：5G技術(shù)，才能保障檔案管理工作適應(yīng)時代發(fā)展需求。而當(dāng)前企業(yè)檔案管理人員因檔案管理認(rèn)識不足和重視度不夠，致使檔案管理信息化建設(shè)中前沿技術(shù)應(yīng)用率不高，尤其電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，5G技術(shù)的使用，更是成為企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中的突出性問題，從而影響企業(yè)檔案信息化管理水平的提高，進(jìn)而影響企業(yè)檔案信息資源利用價值的提高[2]。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)專業(yè)水平有待提高

企業(yè)檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，其業(yè)務(wù)專業(yè)素養(yǎng)與檔案管理工作效果息息相關(guān)。而企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)專業(yè)水平不高是當(dāng)前大部分企業(yè)普遍問題[3]。許多企業(yè)檔案管理人員未接受專業(yè)培訓(xùn)，對檔案管理工作認(rèn)識不足。同時，大部分檔案管理人員身兼數(shù)職，且日常管理工作中以其他工作為主，檔案管理工作以兼職方式進(jìn)行，致使檔案管理工作質(zhì)量和效率偏低。除此之外，企業(yè)專業(yè)檔案管理人員缺乏，學(xué)歷低、業(yè)務(wù)專業(yè)水平不高已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理隊伍中的突出問題，從而使得企業(yè)檔案管理工作流于形式，進(jìn)而使得檔案管理工作無法滿足企業(yè)新時代發(fā)展需求，不利于企業(yè)穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展[4]。

2 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略分析

2.1 強化企業(yè)檔案管理工作認(rèn)識，提高檔案管理重視度

意識是行動的先決條件，而意識的形成是建立在深化認(rèn)識的基礎(chǔ)上。因此，企業(yè)需強化檔案管理工作認(rèn)識，加大檔案對企業(yè)未來發(fā)展的重要性宣傳，促使企業(yè)全體員工深刻認(rèn)識到檔案管理工作重要性。值得注意的是檔案重要性宣傳工作，不得停滯在宣傳工作上，還需要定期開展檔案管理方面的知識競賽，讓企業(yè)全體人員從思想上高度認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，促使檔案管理人員在檔案管理中能夠自覺做好檔案收集、整理、保存等一系列工作[5]。唯有如此，企業(yè)全體員工才能在工作中不斷提高檔案管理工作重視度。

2.2 創(chuàng)新企業(yè)檔案管理體制，檔案管理信息化建設(shè)加強5G技術(shù)應(yīng)用

企業(yè)檔案管理工作中唯有創(chuàng)新體制，才能確保檔案管理工作滿足現(xiàn)代企業(yè)快速發(fā)展需求。首先，企業(yè)需立足于檔案管理現(xiàn)狀，構(gòu)建科學(xué)、合理的管理體系，完善檔案管理相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理人員崗位職責(zé)和工作標(biāo)準(zhǔn)。另外，為了保障企業(yè)檔案管理工作高質(zhì)高效進(jìn)行，需重視績效考核體系和獎懲制度的完善，以此調(diào)動檔案管理工作人員的積極性。其次，加強檔案管理信息化建設(shè)。信息化時代，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求的重要舉措。因此，企業(yè)需重視檔案管理模式的優(yōu)化，加強計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)的應(yīng)用，尤其是5G技術(shù)的應(yīng)用，以此確保檔案管理各個工作環(huán)節(jié)高效運行，為實現(xiàn)資源最優(yōu)化配置提供保障。

2.3 提升檔案管理人員專業(yè)水平，創(chuàng)新檔案管理方法和技術(shù)

首先，伴隨企業(yè)快速發(fā)展，檔案管理工作難度加大，給檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、管理水平、職業(yè)道德等提出更高要求。因此，企業(yè)要想提高檔案管理工作效率，則需要進(jìn)一步加大檔案管理人員培訓(xùn)力度，不斷提高檔案管理人員業(yè)務(wù)能力、管理水平和職業(yè)道德，促使其能夠適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作。其次，夯實基礎(chǔ)。企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展中，檔案管理工作唯有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化發(fā)展，才能充分發(fā)揮出檔案信息資源利用價值，推動企業(yè)穩(wěn)健、現(xiàn)代化發(fā)展。最后，打造全員參與的檔案管理工作新局面。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層面的工作人員需加強檔案分管工作，將檔案工作貫穿企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的全過程，充分發(fā)揮各部門積極工作分子的推動作用，有效提高檔案管理效果。

3 企業(yè)檔案管理創(chuàng)新型服務(wù)模式探討

3.1 檔案數(shù)字化

首先，數(shù)字化時代，社會各行業(yè)均在加快創(chuàng)新檔案服務(wù)模式，利用數(shù)字化技術(shù)提供服務(wù)。企業(yè)檔案管理亦是如此，需加強檔案數(shù)字化建設(shè)，才能全面提高檔案服務(wù)水平，以此全面提高檔案檢索效率。之所以如此，是因為檔案數(shù)字化具備兩個方面的優(yōu)勢，一是檔案數(shù)字化具有通用性強、安全性高、標(biāo)準(zhǔn)化程度、支持計算機(jī)聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點;二是資源管理虛擬化，檔案存儲空間無限擴(kuò)大，為存儲檔案提供了便利，且實現(xiàn)了檔案資源共享。其次，檔案資源管理智能化。檔案數(shù)字化為檔案資源管理智能化發(fā)展提供了保障。使用者可運用超文本或者多媒體進(jìn)行智能化檢索，具有高效率、速度快等優(yōu)勢，另外，檔案數(shù)字化輔以電子加密技術(shù)，可對檔案進(jìn)行機(jī)密處理，極大地提高了檔案安全水平。同時，檔案數(shù)字化具備使用方便優(yōu)勢，檔案用戶可隨時隨地查詢檔案。

3.2 檔案管理定量化

企業(yè)檔案管理定量化，是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)。定量管理即量化管理，是基于一種目標(biāo)，運用科學(xué)手段進(jìn)行組織體系設(shè)計和為具體工作建立標(biāo)準(zhǔn)的管理手段，具有科學(xué)先進(jìn)、富有時代特色等特點。與此同時，定量管理主要理論方法有運籌學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)等。另外，定量管理具有精確、具體、可靠等優(yōu)勢。因此，企業(yè)檔案管理創(chuàng)新服務(wù)模式，需重視檔案定量管理。企業(yè)當(dāng)前雖構(gòu)建歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率三個定量指標(biāo)，但是無法緊跟時代發(fā)展，尤其是5G時代，唯有逐步建立起檔案定量化管理模式，才能通過數(shù)據(jù)分析，有效提高檔案管理服務(wù)水平。

4 結(jié)語

綜上所述，信息化時代，企業(yè)檔案管理工作唯有與時俱進(jìn)，才能滿足企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，從而推動企業(yè)穩(wěn)健、持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)檔案管理中，需強化企業(yè)檔案管理工作認(rèn)識，提高檔案管理重視度;創(chuàng)新企業(yè)檔案管理體制，加強檔案管理信息化建設(shè);提升檔案管理人員專業(yè)水平，創(chuàng)新檔案管理方法和技術(shù)，才能推動企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而有效提高檔案管理水平，為推動企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]梁妙青.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式創(chuàng)新的探討[J].中外企業(yè)家，2019（22）：132-141.

[2]董婧.新時期企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（11）：98.

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[5]胡虹.企業(yè)檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式探析[J].城建檔案，2016（10）：71-72.