浙江檔案服務(wù)網(wǎng)建設(shè)現(xiàn)狀與發(fā)展思考

陳星

摘要? 文章介紹了浙江檔案服務(wù)網(wǎng)的建設(shè)歷程，深入分析了當(dāng)前該平臺(tái)的建設(shè)現(xiàn)狀，肯定了平臺(tái)在管理規(guī)范性、功能性、安全性等方面的成效，提出了在平臺(tái)對(duì)接、信息資源建設(shè)方面的不足，并從優(yōu)化館際協(xié)調(diào)及監(jiān)管機(jī)制、資源建設(shè)和技術(shù)支撐力等方面進(jìn)行了長(zhǎng)遠(yuǎn)性思考。

關(guān)鍵詞? 浙江檔案服務(wù)網(wǎng) 民生檔案 平臺(tái)建設(shè) 檔案網(wǎng)站

2019年4月，李明華在全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上，肯定了上海、江蘇、浙江、安徽等地推進(jìn)長(zhǎng)三角地區(qū)的民生檔案“異地查檔、跨館服務(wù)”，并指出2019年將啟動(dòng)全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，最終實(shí)現(xiàn)全國(guó)范圍內(nèi)的一網(wǎng)查檔，讓利用者足不出戶即可實(shí)現(xiàn)查檔需求[1]。目前，全國(guó)多地已開(kāi)展民生檔案跨館查詢工作。作為民生檔案跨館服務(wù)的先行者之一，浙江省檔案局創(chuàng)建并在全省范圍內(nèi)成功推行了浙江檔案服務(wù)網(wǎng)，使浙江省檔案公共服務(wù)向高水平、高效率的目標(biāo)邁進(jìn)一步。筆者以浙江檔案服務(wù)網(wǎng)為研究對(duì)象，分析了平臺(tái)建設(shè)取得的可喜成績(jī)，也對(duì)目前其存在的不足進(jìn)行了優(yōu)化思考，以期對(duì)浙江檔案服務(wù)網(wǎng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和全國(guó)檔案查詢利用服務(wù)平臺(tái)的建設(shè)有所裨益。

一、浙江檔案服務(wù)網(wǎng)建設(shè)歷程

1.平臺(tái)籌備階段。自2013年9月以來(lái)，浙江率先在全國(guó)推出省、市、縣三級(jí)聯(lián)動(dòng)的“異地查檔、跨館出證”服務(wù)，積極推進(jìn)浙江省域檔案工作網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，為后期平臺(tái)的推出奠定了良好基礎(chǔ)。該項(xiàng)服務(wù)的推出，減少了傳統(tǒng)查檔模式下檔案利用者需兩地奔波之苦，檔案利用者可以在全省范圍內(nèi)到就近檔案館，由館內(nèi)工作人員協(xié)助向省內(nèi)任何一家國(guó)家綜合檔案館申請(qǐng)查檔，民生檔案查檔服務(wù)變得便捷、高效，提升了綜合檔案館的公共服務(wù)能力。

2.平臺(tái)投入使用階段。浙江省依托政務(wù)服務(wù)平臺(tái)，打造了集省內(nèi)各綜合檔案館的查檔咨詢、檔案行政審批或事項(xiàng)辦理、互聯(lián)網(wǎng)開(kāi)放檔案信息發(fā)布等服務(wù)于一體的浙江檔案服務(wù)網(wǎng)，并于2017年11月在全省范圍內(nèi)正式啟用，真正實(shí)現(xiàn)了省、市、縣三級(jí)國(guó)家綜合檔案館跨館查檔的平臺(tái)一體化，是浙江省各綜合檔案館開(kāi)展檔案信息服務(wù)的窗口。通過(guò)該平臺(tái)，檔案利用者在實(shí)名認(rèn)證后，可在線申請(qǐng)查詢本人的婚姻登記檔案、移民檔案、知青檔案和企業(yè)職工檔案等民生檔案。

3.平臺(tái)優(yōu)化階段。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人員流動(dòng)性增強(qiáng)，群眾跨省查檔的需求越來(lái)越大。為了提高檔案服務(wù)效能，2017年12月18日，浙江省檔案局與貴州省檔案局簽訂合作開(kāi)展民生檔案“異地查檔、跨館服務(wù)”工作協(xié)議，檔案利用者將能通過(guò)浙江檔案服務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)浙江、貴州兩地的檔案便捷查閱。這是浙江省第一個(gè)跨省合作檔案服務(wù)協(xié)議，是浙江與其他省在民生檔案遠(yuǎn)程服務(wù)聯(lián)動(dòng)合作上的一次成功嘗試，是檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的產(chǎn)物，也是今后檔案服務(wù)的一個(gè)發(fā)展方向。同時(shí)，這也意味著浙江檔案服務(wù)網(wǎng)走出了浙江，開(kāi)啟浙江檔案服務(wù)網(wǎng)縱橫發(fā)展的新格局。

二、浙江檔案服務(wù)網(wǎng)建設(shè)現(xiàn)狀

1.主要成效。

（1）平臺(tái)管理規(guī)范性增強(qiáng)。

一是平臺(tái)管理制度規(guī)范化。浙江省檔案局出臺(tái)了《“浙江檔案服務(wù)網(wǎng)”查檔工作規(guī)則（試行）》《“浙江檔案服務(wù)網(wǎng)”工作平臺(tái)運(yùn)行管理辦法（試行）》《“浙江檔案服務(wù)網(wǎng)”系統(tǒng)管理員規(guī)定（試行）》《“浙江檔案服務(wù)網(wǎng)”系統(tǒng)安全管理規(guī)定》《“浙江檔案服務(wù)網(wǎng)”系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)急預(yù)案》等制度規(guī)范，對(duì)全省檔案局、館的跨館服務(wù)方式、服務(wù)范圍、服務(wù)程序、工作人員的責(zé)任義務(wù)、平臺(tái)的安全防范措施和應(yīng)急預(yù)案等方面進(jìn)行了規(guī)范[2]，為浙江檔案服務(wù)網(wǎng)在全省范圍內(nèi)的順利運(yùn)行保駕護(hù)航。

二是人員培訓(xùn)規(guī)范化。在平臺(tái)上線后，浙江省檔案局定期組織全省各市、縣（市、區(qū)）檔案局館的單位系統(tǒng)管理員和查檔業(yè)務(wù)人員開(kāi)展檔案基本知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，提高了檔案部門工作人員的檔案知識(shí)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)服務(wù)能力。同時(shí)，這也對(duì)浙江省檔案館樹立檔案部門服務(wù)品牌、提升檔案公共服務(wù)能力及檔案部門政務(wù)信息化水平起到了重要的助推作用。如2017年9月，浙江省檔案局在杭州舉辦“浙江檔案服務(wù)網(wǎng)”業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并形成定期的培訓(xùn)機(jī)制，保障跨館查檔工作的順利開(kāi)展。

三是出證方式規(guī)范化。浙江省各檔案部門目前采取的出證方式主要有，在檔案數(shù)字化掃描件、電子文件上附加水印或檔案館印章圖片的電子出證方式，還有在政策文件支持下的協(xié)議檔案館間進(jìn)行的協(xié)議蓋章出證方式，保證了檔案異地出證的真實(shí)性、有效性。

（2）平臺(tái)功能性提升。傳統(tǒng)的檔案查詢方式有到館現(xiàn)場(chǎng)查詢、電話異地查檔，到館的利用者需攜帶必要的證件進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)出證或者郵寄出證，操作上費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在浙江檔案服務(wù)網(wǎng)的在線聯(lián)動(dòng)查檔模式下，檔案服務(wù)方式變得靈活便捷。檔案利用者可到就近檔案館由工作人員協(xié)助向浙江省內(nèi)或協(xié)議省市的任何一家國(guó)家綜合檔案館申請(qǐng)查檔，接受申請(qǐng)的檔案館通過(guò)檔案異地查檔機(jī)制，對(duì)申請(qǐng)給予及時(shí)回復(fù)，免去利用者兩地奔波之苦。此外，檔案利用者亦可通過(guò)浙江檔案服務(wù)網(wǎng)在線填寫查檔申請(qǐng)單，選擇到館自取、快遞送達(dá)或電子郵件發(fā)送這三種利用方式中的其中一種。如果是利用要求比較高的檔案，檔案館也可通過(guò)平臺(tái)告知用戶準(zhǔn)備好相應(yīng)手續(xù)和材料到館自取，實(shí)現(xiàn)查閱開(kāi)放檔案“最多跑一次”的服務(wù)目標(biāo)[2]。

除此之外，浙江省檔案局充分重視平臺(tái)的用戶使用友好性，平臺(tái)為用戶提供了詳細(xì)、脈絡(luò)清晰的查檔指南，用戶可根據(jù)自己的需求，快速、便捷地在線查閱浙江省各綜合檔案館所開(kāi)放的民生檔案目錄。為深入推進(jìn)浙江省檔案信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化，平臺(tái)還積極推廣微信“掌上查檔”小程序和“浙里辦”APP檔案查閱服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了浙江檔案服務(wù)網(wǎng)和官方社交媒體的無(wú)縫對(duì)接。

（3）平臺(tái)安全性加固。在線實(shí)名認(rèn)證程序加固了平臺(tái)入口的安全性。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)規(guī)定，查檔時(shí)需要對(duì)利用者進(jìn)行實(shí)名制登記，除了到館登記外，利用者也可登錄浙江省政府統(tǒng)一的政務(wù)辦理平臺(tái)——浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)，進(jìn)行實(shí)名認(rèn)證。然后，通過(guò)訪問(wèn)浙江檔案服務(wù)網(wǎng)提交查檔申請(qǐng)，平臺(tái)系統(tǒng)管理員會(huì)根據(jù)利用者申請(qǐng)查檔的內(nèi)容分發(fā)覆蓋范圍內(nèi)的目標(biāo)檔案局、館，再由各級(jí)檔案局、館系統(tǒng)管理員將本館館藏系統(tǒng)或檔案庫(kù)房中的查詢結(jié)果反饋給利用者。這種基于政務(wù)內(nèi)網(wǎng)建設(shè)的省域檔案服務(wù)集成平臺(tái)，成功構(gòu)建了高效的檔案資源利用體系，也大幅提升了平臺(tái)的防御能力。

同時(shí)，這種訪問(wèn)界面與檔案資源庫(kù)分離的方式，有力地阻隔了黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒的潛在攻擊。在整個(gè)查檔過(guò)程中，采取的是線上線下結(jié)合，政府內(nèi)網(wǎng)和政府外網(wǎng)物理隔離的方式進(jìn)行的，在滿足公眾查檔需求的同時(shí)，有效降低了檔案數(shù)據(jù)資源連入互聯(lián)網(wǎng)可能帶來(lái)的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.主要問(wèn)題。

（1）平臺(tái)與各網(wǎng)站對(duì)接情況不佳。作為一個(gè)功能服務(wù)型平臺(tái)，浙江檔案服務(wù)網(wǎng)是省內(nèi)各綜合檔案館的聯(lián)合服務(wù)大廳，集結(jié)了省內(nèi)各市、縣（區(qū)）檔案館的官方門戶網(wǎng)站。為盡可能保證研究結(jié)果的全面性，筆者對(duì)浙江檔案服務(wù)網(wǎng)及“浙江省綜合檔案館分布圖”中所列舉的浙江省轄11個(gè)地級(jí)市和89個(gè)縣級(jí)行政區(qū)劃單位的綜合檔案館門戶網(wǎng)站進(jìn)行訪問(wèn)、分析。結(jié)果表明，浙江檔案服務(wù)網(wǎng)的構(gòu)架清晰，各欄目的設(shè)置合理、層次分明。但平臺(tái)首頁(yè)“浙江省綜合檔案館分布圖”中各檔案館的覆蓋率、門戶網(wǎng)站的可訪問(wèn)率和鏈接功能卻有待提升，網(wǎng)站對(duì)接情況不容樂(lè)觀。市級(jí)綜合檔案館的可訪問(wèn)率僅為81.82%，仍有嘉興市、臺(tái)州市檔案館的門戶網(wǎng)站無(wú)法訪問(wèn)。區(qū)縣綜合檔案館門戶網(wǎng)站的維護(hù)情況更不理想，仍有杭州、紹興、金華等5個(gè)市轄管的區(qū)縣綜合檔案館覆蓋率未達(dá)到100%;在配置了綜合檔案館的區(qū)縣中也存在6個(gè)區(qū)縣綜合檔案館開(kāi)設(shè)門戶網(wǎng)站占比未達(dá)到100%;根據(jù)平臺(tái)提供的檔案館網(wǎng)站鏈接，各網(wǎng)站的可訪問(wèn)率也差強(qiáng)人意，都存在網(wǎng)站鏈接無(wú)法訪問(wèn)或鏈接的網(wǎng)址為其他網(wǎng)站的情況。部分檔案館的門戶網(wǎng)站介紹也是寥寥幾語(yǔ)，浙江省內(nèi)各市、縣（區(qū)）檔案館對(duì)網(wǎng)站信息的日常維護(hù)還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

（2）各網(wǎng)站信息資源建設(shè)不平衡。雖然浙江省檔案信息資源建設(shè)已經(jīng)走在全國(guó)前面，但浙江檔案服務(wù)網(wǎng)在信息資源建設(shè)過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)在：第一，平臺(tái)上各綜合檔案館檔案信息資源建設(shè)情況不一，可供查詢的檔案在內(nèi)容上、開(kāi)放程度上不盡相同。根據(jù)“查檔指南”中的目錄，剔除無(wú)效數(shù)據(jù)后，平臺(tái)共提供3643項(xiàng)內(nèi)容備查，但可供在線申請(qǐng)查檔的內(nèi)容僅為3260項(xiàng)，在線查檔的比率為89.49%，仍有部分檔案只能通過(guò)到館查詢的方式來(lái)獲取。目前可供利用的檔案資源主要集中在婚姻、移民、知青等民生檔案，仍有部分公眾關(guān)注度高的公證、契稅、醫(yī)保等檔案還不能實(shí)現(xiàn)跨館查閱，需要通過(guò)立檔單位進(jìn)行查詢利用。第二，平臺(tái)上省際檔案館間的檔案信息資源互聯(lián)互查暫未實(shí)現(xiàn)。由于各檔案館的信息化和服務(wù)水平不一，浙江檔案服務(wù)網(wǎng)雖基本實(shí)現(xiàn)了全省范圍內(nèi)開(kāi)放檔案的聯(lián)動(dòng)查檔，但是協(xié)議省市間的跨館在線查檔工作仍待推進(jìn)，如貴州省早在2017年就已與浙江省檔案局簽訂合作協(xié)議，但貴州省各綜合檔案館至今仍未連入浙江檔案服務(wù)網(wǎng)，省際檔案館間的互聯(lián)互通還有很長(zhǎng)一段路要走。

三、推進(jìn)浙江檔案服務(wù)網(wǎng)建設(shè)的思考

1.完善館際協(xié)調(diào)監(jiān)管機(jī)制。完善館際協(xié)調(diào)機(jī)制，提升檔案的館際聯(lián)動(dòng)水平。加強(qiáng)各省市檔案館間的合作，以點(diǎn)帶面，推動(dòng)更大區(qū)域或全國(guó)性檔案跨館服務(wù)體系的建立。當(dāng)前浙江省已基本實(shí)現(xiàn)全省范圍內(nèi)檔案跨館服務(wù)全覆蓋，并在管理體制、規(guī)范和技術(shù)研發(fā)等方面形成了一系列便民、利民的新機(jī)制，在檔案信息資源建設(shè)、平臺(tái)安全防護(hù)、人才培養(yǎng)等方面形成一定的實(shí)踐和理論積累?？梢栽诖嘶A(chǔ)上開(kāi)展更大范圍、更深層次的檔案跨館服務(wù)合作，進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)的區(qū)域范圍、受眾人群，打通檔案服務(wù)的“最后一公里”，真正實(shí)現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑腿，讓群眾少走路”。

完善平臺(tái)監(jiān)管機(jī)制，減少平臺(tái)建設(shè)過(guò)程中因職責(zé)不明導(dǎo)致的各檔案館間相互推諉或履職過(guò)程中不作為的情況。針對(duì)平臺(tái)對(duì)接不暢、信息維護(hù)難的問(wèn)題，建立統(tǒng)一的館際協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)工作規(guī)范，進(jìn)一步明確各個(gè)綜合檔案館在浙江檔案服務(wù)網(wǎng)運(yùn)行過(guò)程中的職責(zé)，落實(shí)各個(gè)主管部門的權(quán)利和義務(wù)。在強(qiáng)調(diào)各館之間協(xié)作查檔的同時(shí)，強(qiáng)化制度的監(jiān)管作用，對(duì)在平臺(tái)運(yùn)行過(guò)程中可能存在的不作為、不主動(dòng)的工作態(tài)度進(jìn)行糾正，督促相關(guān)部門定期更新、維護(hù)各綜合檔案館在平臺(tái)的相關(guān)信息。

2.加快檔案信息資源建設(shè)。

一是加速民生檔案數(shù)字化建設(shè)。平臺(tái)檔案信息資源建設(shè)需以檔案資源數(shù)字化為支撐，而當(dāng)前檔案跨館服務(wù)的利用范圍主要集中在民生檔案，民生檔案數(shù)字化是檔案信息資源建設(shè)的重要內(nèi)容，是檔案跨館服務(wù)的基礎(chǔ)。因此，加強(qiáng)浙江省各綜合檔案館的民生檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)務(wù)之急?，F(xiàn)階段，浙江省很多館藏民生檔案中只有部分檔案進(jìn)行了全文數(shù)字化，民生檔案也還需依靠電子目錄查詢。應(yīng)堅(jiān)持統(tǒng)籌兼顧的原則，解決省內(nèi)各綜合檔案館民生檔案數(shù)字化程度不平衡、不統(tǒng)一的問(wèn)題，強(qiáng)化民生檔案全文數(shù)字化建設(shè)，提升平臺(tái)的辦事效率。

二是拓展平臺(tái)開(kāi)放檔案的內(nèi)容。浙江省各綜合檔案館應(yīng)不斷豐富館藏，加大民生檔案接收力度，多渠道、多種類收集，尤其是公眾利用頻率較高的契稅、醫(yī)保、學(xué)籍等檔案，進(jìn)一步推進(jìn)檔案資源的異地實(shí)時(shí)利用。在有效整合各方面檔案資源的前提下，提升檔案館的公共服務(wù)效能及社會(huì)影響力。同時(shí)，檔案館還應(yīng)重視對(duì)個(gè)性化民生檔案信息資源的收集與整合，對(duì)部分因歷史原因而不完善的檔案信息進(jìn)行修復(fù)，方便群眾查詢利用。

三是加強(qiáng)平臺(tái)互聯(lián)互通功能。長(zhǎng)期來(lái)看，當(dāng)未來(lái)檔案資源的數(shù)字化程度和開(kāi)放鑒定程度發(fā)展到較高水平時(shí)，檔案信息資源在線利用平臺(tái)將取代如“浙江檔案服務(wù)網(wǎng)”之類的交互型檔案服務(wù)平臺(tái)，為檔案利用者提供實(shí)時(shí)的檔案資源查詢、出證等服務(wù)[3]。浙江省應(yīng)立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，力爭(zhēng)構(gòu)建一個(gè)集應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)、基礎(chǔ)設(shè)施平臺(tái)、信息資源平臺(tái)以及技術(shù)支撐平臺(tái)等為一體的檔案跨館服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)交換及檢索等一系列功能的集成管理。如深圳市南山區(qū)“e事通”政府平臺(tái)服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理服務(wù)的零距離、零材料和零跑腿[4]。

3.強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)技術(shù)支撐。運(yùn)用區(qū)塊鏈技術(shù)支撐平臺(tái)網(wǎng)絡(luò)體系。浙江檔案服務(wù)網(wǎng)是采用相對(duì)隔離的政務(wù)網(wǎng)來(lái)確保檔案信息傳輸?shù)陌踩裕脩舻膫€(gè)人信息安全問(wèn)題仍不容輕視。檔案服務(wù)平臺(tái)搭建過(guò)程需在考慮便捷性的同時(shí)，注重檔案信息及用戶個(gè)人信息安全問(wèn)題，可結(jié)合區(qū)塊鏈的去中心化、自主對(duì)等、難以更改的技術(shù)特征，構(gòu)建基于區(qū)塊鏈的檔案數(shù)據(jù)安全共享網(wǎng)絡(luò)體系[5]。

運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高服務(wù)水平。在平臺(tái)中嵌入大數(shù)據(jù)分析軟件，對(duì)檔案利用者在平臺(tái)的使用信息進(jìn)行捕捉和分析，對(duì)用戶在平臺(tái)的訪問(wèn)軌跡進(jìn)行跟蹤測(cè)量，提取和分析各地區(qū)、各層次用戶的需求曲線，對(duì)用戶的需求進(jìn)行深度分析，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案工作，提升用戶的服務(wù)體驗(yàn)。