機(jī)關(guān)檔案管理新模式的探討

鐘吉

摘 要：機(jī)關(guān)檔案的管理是一項(xiàng)有風(fēng)險(xiǎn)的管理，尤其是檔案的管理工作更是承擔(dān)著風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。因此，本文主要從機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理所存在的問(wèn)題著手，分析構(gòu)成數(shù)字化風(fēng)險(xiǎn)管理的各個(gè)要素，提出檔案的數(shù)據(jù)分析在機(jī)關(guān)檔案管理方面新的控制手段及管理模式。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;數(shù)據(jù)分析;管理新模式;管理風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類(lèi)號(hào)：G247 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 02-0-02

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)在各方面的應(yīng)用日益廣泛，在多個(gè)領(lǐng)域均是采用互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)聯(lián)進(jìn)行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)使得檔案管理變得更加便捷。當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)主要以機(jī)關(guān)檔案室為主，機(jī)關(guān)檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機(jī)關(guān)檔案室是收集管理檔案的機(jī)構(gòu)。該機(jī)構(gòu)具有將檔案材料積累，將重要的，具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案移交給國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)的作用。我國(guó)機(jī)關(guān)檔案建設(shè)的組織形式主要有在機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)立檔案室，該機(jī)關(guān)檔案主要是負(fù)責(zé)管理檔案和保管檔案的職能。再就是機(jī)關(guān)內(nèi)只建立檔案庫(kù)房，不設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案行政管理部門(mén)，這是機(jī)關(guān)檔案庫(kù)房式的基本管理模式，目前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理由紙質(zhì)版逐漸實(shí)現(xiàn)電子版轉(zhuǎn)化，電子檔案管理主要依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)資源共享。電子檔案具有可共享性，復(fù)制性，傳輸性等特點(diǎn)，能夠從一定程度上彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)。當(dāng)然，數(shù)字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價(jià)值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點(diǎn)這就會(huì)讓我們的機(jī)關(guān)檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理成為機(jī)關(guān)檔案部門(mén)管理工作的一大挑戰(zhàn)，這就需要在數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方面來(lái)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。

一、機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理的重要性

機(jī)關(guān)檔案一般是指具有原始性和法律性效用的檔案材料，主要是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等在工作活動(dòng)中所形成的文件資料以及人事檔案等檔案信息。機(jī)關(guān)檔案理部門(mén)是保存和辦理機(jī)關(guān)檔案的重要部門(mén)機(jī)構(gòu)，這是從事檔案管理人員的基本工作。機(jī)關(guān)檔案管理工作是與機(jī)關(guān)單位利益以及工作人員個(gè)人利益具有緊密聯(lián)系的，既需要承擔(dān)檔案管理工作，同時(shí)還需要確保檔案管理質(zhì)量。實(shí)行分級(jí)、分專(zhuān)業(yè)管理國(guó)家檔案的工作原則，能夠?qū)?guó)家檔案開(kāi)展分專(zhuān)業(yè)分層管理，這種專(zhuān)業(yè)機(jī)關(guān)檔案室是基于該原則構(gòu)建的，能夠從一定程度上利于在專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)，確保檔案的完整性，安全性，也利于實(shí)現(xiàn)規(guī)范化檔案管理。

二、目前機(jī)關(guān)單位檔案管理的新模式——聯(lián)合檔案室

紙質(zhì)版檔案主要是印刷在紙張上，只是把檔案占據(jù)上的空間，在查閱過(guò)程中難度大，很難實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)移，同時(shí)很容易受到水、火、蟲(chóng)等影響，容易出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題，但相對(duì)來(lái)看紙質(zhì)檔案保存時(shí)間長(zhǎng)，會(huì)受到空間距離產(chǎn)生的不利影響，進(jìn)行大量檔案移交時(shí)通常會(huì)花費(fèi)大量的人力、物力以確保檔案無(wú)損轉(zhuǎn)移，相比紙質(zhì)版檔案來(lái)說(shuō)電子檔案成本較低，所占的空間更小，也更利于環(huán)保。電子版檔案與紙質(zhì)版檔案的差異性有許多不同，一是電子版檔案與紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)信息的介質(zhì)不同，電子檔案可儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)相應(yīng)路徑中，包括硬盤(pán)光盤(pán)，U盤(pán)等，通常計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存量大，可容納大量文件信息，據(jù)統(tǒng)計(jì)一個(gè)光盤(pán)可容納約7萬(wàn)頁(yè)紙質(zhì)版內(nèi)容。但由于電子版信息依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，部分內(nèi)容會(huì)由于長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存而出現(xiàn)的流失二是相比紙質(zhì)版來(lái)說(shuō)，電子檔案移交方式存在差異，在管理檔案時(shí)很難避免不同部門(mén)出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移翻閱的問(wèn)題，而相比紙質(zhì)版檔來(lái)說(shuō)，電子檔案在移交和遞送過(guò)程中流程較為簡(jiǎn)單，比如對(duì)一些保密檔案來(lái)說(shuō)可通過(guò)光盤(pán)介質(zhì)復(fù)制，移交，無(wú)需保密檔案可直接通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)傳輸且檔案?jìng)鬏斔俣容^快，無(wú)需花費(fèi)大量人力、物力去移交。三是查閱檔電子檔案的檢索方式與紙質(zhì)版權(quán)的差異，紙質(zhì)版檔案整理歸檔后在查閱過(guò)程中只能依靠人為開(kāi)展翻閱，這個(gè)過(guò)程會(huì)花費(fèi)大量的人力、物力，尤其對(duì)于一些保存年代較久的檔案查閱難度較大，而電子檔案通常儲(chǔ)存于相應(yīng)的計(jì)算機(jī)路徑中，只需要檢索關(guān)鍵詞便可以準(zhǔn)確查閱，可以節(jié)約人力、時(shí)間。

三、機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）電子檔案保存存在的問(wèn)題

機(jī)關(guān)檔案室是機(jī)關(guān)重要的內(nèi)部組織之一，是由機(jī)關(guān)內(nèi)部資源進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分配的，由于不同機(jī)關(guān)其職權(quán)不同，因此在財(cái)力支配方面也會(huì)存在差異，機(jī)關(guān)電子檔案主要儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)相應(yīng)路徑中，包括硬盤(pán)，光盤(pán)，U盤(pán)等，這些硬盤(pán)保存期為5年左右，相比一些紙質(zhì)版檔案來(lái)說(shuō)保存時(shí)間顯著縮短，同時(shí)電子儲(chǔ)存原件使用周期較短，制造材料穩(wěn)定性差，很容易受到火、水的損害。其次，在讀取和使用電子檔案時(shí)需要依靠計(jì)算機(jī)軟件，互聯(lián)網(wǎng)，通常儲(chǔ)存計(jì)算機(jī)無(wú)法使用時(shí)，也無(wú)法正常讀取電子檔案信息。

（二）機(jī)關(guān)電子檔案可能存在的安全性問(wèn)題

電子檔案成本相對(duì)較低其所占空間小，能夠從一定程度上利于環(huán)保，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)廣泛應(yīng)用，但由于其具有較強(qiáng)的便捷性，因此也存在較大安全漏洞，從一定程度上來(lái)看，電子檔案具有雙面性，在安全性方面會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)病毒感染，病毒感染是電子檔案損壞中常見(jiàn)問(wèn)題，由于電腦病毒感染會(huì)連帶損壞儲(chǔ)存于計(jì)算機(jī)中的文檔，其次在受到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)攻擊時(shí)這對(duì)于機(jī)關(guān)檔案來(lái)說(shuō)是比較嚴(yán)重的，由于黑客對(duì)于一些重要文件具有較大的攻擊性，導(dǎo)致部分重要機(jī)密檔案信息泄露、損壞，給當(dāng)事人帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失，由于機(jī)關(guān)電子檔案具有一定的獨(dú)特性，因此檔案部門(mén)在管理過(guò)程中既考慮其便捷性，同時(shí)還需要考慮面臨的挑戰(zhàn)。

四、機(jī)關(guān)檔案管理新模式——數(shù)字化管理措施

（一）妥善保存儲(chǔ)存器

由于對(duì)于計(jì)算機(jī)檔案儲(chǔ)存原件來(lái)說(shuō)很容易受到外界環(huán)境，包括溫度、濕度影響，因此在保存時(shí)需要選擇合適環(huán)境，防止受到磁場(chǎng)、塵土、強(qiáng)光照射或劇烈震動(dòng)，同時(shí)還需要注意介質(zhì)保存期，定期需要對(duì)儲(chǔ)存價(jià)值進(jìn)行檢查，對(duì)于達(dá)到使用期限的介質(zhì)需要及時(shí)更換，由于電子導(dǎo)航很容易丟失，因此需要定期進(jìn)行重要檔案?jìng)浞荩梢栽诓煌瑑?chǔ)存器或者計(jì)算機(jī)完成信息備份。

（二）提高機(jī)關(guān)檔案管理員工作的能力和創(chuàng)新性

由紙質(zhì)版到電子檔案的變化也從一定程度上標(biāo)志著檔案管理發(fā)展，對(duì)于從事相關(guān)工作的管理人員提出了更高的管理創(chuàng)新要求，培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，倡導(dǎo)管理工作內(nèi)容和工作方式的創(chuàng)新性，為提高檔案專(zhuān)業(yè)人員信息化工作的能力，進(jìn)一步在崗位職責(zé)中規(guī)范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關(guān)工作，檔案管理部門(mén)需要定期對(duì)從事檔案管理的工作人員進(jìn)行制度技術(shù)培訓(xùn)，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門(mén)舉辦的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高自身的管理能力，適應(yīng)新時(shí)代的管理者，更好地服務(wù)本單位。當(dāng)然在基于創(chuàng)新意識(shí)下，需要按照檔案管理程序有序開(kāi)展檔案的管理歸檔、保存，進(jìn)而能夠避免由于人為因素導(dǎo)致出現(xiàn)檔案遺漏問(wèn)題，確保檔案的完整性，安全性。

（三）建立機(jī)關(guān)電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)

因?yàn)闄C(jī)關(guān)內(nèi)各種人事檔案不僅數(shù)目多類(lèi)型也多，完善的數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)庫(kù)可以把眾多檔案信息存儲(chǔ)到云盤(pán)端，這有利于經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸給客戶(hù)，既方便了客戶(hù)根據(jù)自己的需要進(jìn)行目錄檢索查詢(xún)，也方便檔案管理員的統(tǒng)計(jì)整理，完善數(shù)字化目錄數(shù)字庫(kù)對(duì)建立機(jī)關(guān)檔案非常重要。機(jī)關(guān)電子檔案形成數(shù)字化的前提是完善機(jī)關(guān)電子檔案的目錄，因?yàn)榻㈦娮訖n案目錄可以方便從繁多的檔案當(dāng)中查詢(xún)目標(biāo)檔案信息，詳細(xì)具體的電子目錄可以使數(shù)字化的檢索功能更為條理化和規(guī)范化。

五、小結(jié)

總之，針對(duì)機(jī)構(gòu)電子檔案在管理過(guò)程中是與工作人員個(gè)人利益以及國(guó)家機(jī)關(guān)機(jī)密息息相關(guān)的，在日常開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案管理時(shí)需要不斷完善檔案管理制度，能夠從一定程度上促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理模式實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性健康發(fā)展。

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