信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用

李廣東

摘 要：隨著時代的進(jìn)步與社會的發(fā)展，信息技術(shù)在生產(chǎn)生活中的應(yīng)用越來越廣泛，信息技術(shù)以其便捷性、快捷性等特點(diǎn)被應(yīng)用于各行各業(yè)。在高中檔案管理系統(tǒng)中引入信息技術(shù)，可以有效地提高高中學(xué)校檔案管理的效率，提高信息化檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)學(xué)校教育教學(xué)等各個方面的進(jìn)步。因此，本文簡要闡述了信息技術(shù)在高中檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用的價值和意義，并簡要分析了當(dāng)前的應(yīng)用狀況，同時針對當(dāng)前的應(yīng)用狀況，提出了一系列的應(yīng)用策略，希望能夠?yàn)楦咧袡n案管理工作提高一些意見和建議。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);高中;檔案管理;應(yīng)用策略

高中學(xué)校檔案多而繁雜，傳統(tǒng)的人工檔案管理手段逐漸跟不上檔案管理的需求，極大地降低了人們檔案查找以及檔案管理的效率，為高中學(xué)校的教育教學(xué)工作增添了不小的阻礙。信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用，為檔案管理工作的困境找到了一個新的突破口，提高了檔案管理的效率與質(zhì)量。實(shí)踐證明，信息技術(shù)在高中檔案管理中的應(yīng)用可以幫助高中教育獲得更多的信息來源，尤其是當(dāng)前先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理應(yīng)用軟件的引進(jìn)，更是促進(jìn)了高中檔案管理工作的有效開展， 也就從很大程度上促進(jìn)了高中學(xué)校教育教學(xué)水平以及教育教學(xué)管理過程的優(yōu)化與進(jìn)步。

1 信息技術(shù)在高中檔案管理應(yīng)用中的意義

信息技術(shù)在多個方面的應(yīng)用體現(xiàn)了信息技術(shù)應(yīng)用于管理系統(tǒng)的價值，高中的檔案管理具備一般信息系統(tǒng)的特點(diǎn)，都是學(xué)生信息的收集以及整理輸出過程，針對高中學(xué)校檔案管理的特點(diǎn)，信息技術(shù)在高中檔案管理中具有以下意義：首先，信息技術(shù)在高中檔案管理中的應(yīng)用取代了原先全部都是紙質(zhì)檔案的收集和記錄特點(diǎn)，更方便于檔案的管理和保存。紙質(zhì)檔案通常需要嚴(yán)格的保存環(huán)境，且保存時間通常不會很長，在學(xué)校的管理過程中也容易出現(xiàn)丟失、損毀等現(xiàn)象，但電子檔案則可以利用數(shù)字化的儲存空間進(jìn)行保存，只要數(shù)據(jù)保護(hù)得宜，數(shù)字檔案不容易丟失，也基本上不會發(fā)生文件的損毀現(xiàn)象。其次，信息化檔案管理的進(jìn)步，有利于檔案信息的查找。利用信息化的檔案管理功能，教師或者學(xué)生想要查找某一部分的資料，則只需要鍵入查找就行，而不需要一本一本檔案的翻找，節(jié)省了大量的時間，創(chuàng)造了更多的機(jī)會價值。同時，要對于相關(guān)的檔案進(jìn)行狀態(tài)上的更改，也只要在檔案的信息系統(tǒng)中進(jìn)行更改就可以，而不需要繁瑣的步驟和流程，信息系統(tǒng)也會對歷次的更改數(shù)據(jù)以及原數(shù)據(jù)進(jìn)行歷史紀(jì)錄的保存，方便于日后的查看。

2 信息技術(shù)在高中檔案管理中的應(yīng)用狀況

雖然信息化的檔案管理對于高中教育教學(xué)來說是十分有效也是方便可行的，但是目前來看，大多數(shù)高中的檔案管理信息化水平仍然不高，或者說學(xué)校的檔案管理信息化十分不充分，仍然需要大量人工的幫助。高中學(xué)校的人員流動比較快，新生和畢業(yè)生的信息十分多，教職工的檔案也在不停地更新迭代，如果沒有信息化檔案管理系統(tǒng)的幫助，會出現(xiàn)許多的問題，諸如資料遺失、查找效率低、資料混亂無序等等。信息技術(shù)在高中檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用不充分有著許多的原因，諸如學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)老師的信息化認(rèn)知水平不夠、學(xué)校的信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)投入不足、相關(guān)檔案管理老師的專業(yè)素養(yǎng)和技能不足、檔案管理收錄和使用流程不科學(xué)等等。只有充分意識到當(dāng)前學(xué)校信息化檔案管理中難以有效開展的原因，才能對癥下藥，針對不同的原因各個擊破，提高檔案管理信息化的水平與效率。

3 信息技術(shù)在高中檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息資料格式化

高中檔案管理過程中，運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)施檔案信息資料的管理，一個重要的問題就是注意歸檔信息資料的格式化。為了使高中學(xué)校檔案信息管理真正實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)、便捷、快速等目標(biāo)，就要做到對檔案管理核心進(jìn)行轉(zhuǎn)變，通過信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理質(zhì)量得以提高，使檔案信息克服傳統(tǒng)檔案易丟失、出現(xiàn)錯誤的問題，保障檔案信息的完整性與連續(xù)性。

3.2 提高檔案管理信息化的意識

提高檔案管理信息化的意識是開展信息化檔案管理過程的必備因素，高中學(xué)校的各級領(lǐng)導(dǎo)和老師們都要認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要性，從領(lǐng)導(dǎo)層開始領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作的信息化改革，將檔案管理工作的重要性提高，建設(shè)先進(jìn)創(chuàng)新的信息化校園。同時，更要注重檔案管理信息化中的基本操作要素和理念，提高信息管理的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性，降低檔案管理工作的執(zhí)行難度。最后，要對于全體教師與同學(xué)們傳播檔案管理信息化操作的方法，提高檔案管理的效率。

3.3 加大檔案管理信息化技術(shù)革新的投入

只有技術(shù)革新才能促進(jìn)信息化檔案管理工作的開展，學(xué)校在檔案管理工作中應(yīng)該加大撥款，投入更多的資金購買一些適合學(xué)校檔案管理使用的軟硬件設(shè)備，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度和強(qiáng)度，為檔案管理工作提供足夠的后備力量支持。學(xué)?？梢耘c地方政府相協(xié)調(diào)，對學(xué)校信息技術(shù)應(yīng)用情況進(jìn)行全面了解，進(jìn)而提出信息技術(shù)設(shè)施建設(shè)規(guī)劃，并且加大人力投入，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)共享系統(tǒng)，提高高中學(xué)校個性化服務(wù)能力，加快高中學(xué)校檔案信息化工作的步伐，促進(jìn)檔案建設(shè)的優(yōu)化與高效。

3.4 提高檔案信息化管理人員的知識技能

高中學(xué)校的檔案管理工作一般是由幾個專門的老師負(fù)責(zé)，這些老師的在崗時間長，雖然工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富，但是一般來說對于比較前沿的信息技術(shù)使用和操作的技能比較匱乏，需要加大培訓(xùn)，提高相關(guān)的職業(yè)素養(yǎng)與專業(yè)技能。學(xué)校可以展開定期的培訓(xùn)，組織相關(guān)的管理人員進(jìn)行檔案管理信息系統(tǒng)的學(xué)習(xí)與操作應(yīng)用培訓(xùn)，同時，學(xué)校還可以組織教師到其他檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用得較好的學(xué)校參觀與學(xué)習(xí)，提高相關(guān)的職業(yè)技能。

3.5 提高高中檔案管理信息安全能力

檔案信息的安全是檔案管理信息化過程中必須要保證的。雖然在實(shí)際的應(yīng)用過程中，信息化的檔案信息儲存相較于傳統(tǒng)的檔案儲存方式安全性已經(jīng)提高了不少，但是在實(shí)際的操作過程中，也萬不能掉以輕心。對于重要的檔案信息，可以利用云儲存技術(shù)或者信息加密技術(shù)，確保檔案信息的安全與完整。

3.6 注重檔案管理和收錄的優(yōu)化

檔案信息管理工作，要保障檔案管理的可持續(xù)性，使檔案具有完整性。檔案管理者在對紙質(zhì)檔案的保存歸檔中，以及在網(wǎng)絡(luò)擬定與審查等工作中，對檔案信息的完整性采取措施加以保障。對檔案信息的錄入切實(shí)保障其具有完整性。通過這些基礎(chǔ)性策略的實(shí)施，促進(jìn)檔案管理水平的提高，為學(xué)校及用戶提供高質(zhì)、高效的信息服務(wù)，促進(jìn)學(xué)校育教學(xué)工作順利開展。

4 結(jié)語

信息技術(shù)在高中檔案管理工作中的應(yīng)用是大勢所趨，其在檔案管理中的實(shí)用價值與使用意義得到了各方面的驗(yàn)證。雖然當(dāng)前高中學(xué)校檔案管理信息化的應(yīng)用狀況仍然并不十分明朗，但只要我們從檔案資料格式化、管理意識明確化、技術(shù)革新擴(kuò)大化、技能素養(yǎng)提高化、信息安全保障化、檔案收錄標(biāo)準(zhǔn)化等多個方面入手，逐步提高檔案管理信息化的應(yīng)用水平，高中的檔案管理工作必將取得長足的進(jìn)步，為教育教學(xué)工作帶來更大的助益。

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