企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)探討

梁淑娟

摘 要：隨著社會發(fā)展，數(shù)字檔案室在國內(nèi)開花結(jié)果，逐漸普及，面對各類檔案數(shù)據(jù)的倍增，企業(yè)檔案工作要與時俱進，以更科學(xué)的方式實現(xiàn)檔案管理的智能化，為企業(yè)提供精準(zhǔn)、高質(zhì)量的信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的價值和作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè);數(shù)字檔案室;建設(shè)方法

隨著我國信息技術(shù)的飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)+的無線延伸，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化已深刻影響著人們的工作和生活，社會已經(jīng)步入了大數(shù)據(jù)時代。按照檔案工作高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展要求，以服務(wù)企業(yè)發(fā)展大局出發(fā)，立足信息化時代大背景、檔案工作發(fā)展大趨勢，開展企業(yè)的數(shù)字檔案室建設(shè)，是順應(yīng)發(fā)展所需，利于整合企業(yè)的信息資源，增強檔案信息的服務(wù)能力，成為檔案工作適應(yīng)時代發(fā)展要求的必然選擇。

1 數(shù)字檔案室的定義

數(shù)字檔案室是企業(yè)運用現(xiàn)代化信息技術(shù)固化檔案業(yè)務(wù)流程，對電子檔案進行收集整理保存，并通過網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息服務(wù)和共享利用的集成管理系統(tǒng)平臺，是由軟件、硬件、數(shù)據(jù)、人、制度規(guī)范等組成的人機系統(tǒng)。它是信息時代的產(chǎn)物，是檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，是企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求。

2 特征

一是檔案資源數(shù)字化。對系統(tǒng)中形成的電子文件進行歸檔，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲檔案信息。二是檔案管理信息化。將檔案業(yè)務(wù)流程設(shè)置在電子檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)流程自動化運行。三是檔案服務(wù)知識化。通過系統(tǒng)平臺可對檔案信息整合提煉，為企業(yè)提供各類檔案信息和決策支持。

3 建設(shè)內(nèi)容

1）組織建設(shè)。企業(yè)成立數(shù)字檔案室建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)小組，建立多部門聯(lián)合工作機制，制定實施方案和任務(wù)分解表，落實責(zé)任，分步推進，為數(shù)字檔案室建設(shè)提供良好的工作條件和業(yè)務(wù)支撐。2）設(shè)施建設(shè)。按照信息系統(tǒng)安全保密要求，完成機房、網(wǎng)絡(luò)、硬件設(shè)備、基礎(chǔ)軟件、終端設(shè)備的建造。3）平臺建設(shè)。從企業(yè)檔案工作實際出發(fā)，開發(fā)功能完善、安全穩(wěn)定、易于操作的電子檔案管理系統(tǒng)。 4）數(shù)據(jù)建設(shè)。建立企業(yè)的檔案資源數(shù)據(jù)庫，包含傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件歸檔、專題檔案數(shù)據(jù)庫等。5）制度建設(shè)。對照國家規(guī)定，建立企業(yè)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。制定數(shù)字檔案室人員崗位職責(zé)、系統(tǒng)運維管理、機房管理、數(shù)字化加工、安全保密等相關(guān)制度。6）安全體系建設(shè)。重視檔案安全管理，安全設(shè)備齊全，確保物理安全;嚴(yán)格控制檔案利用和訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)信息安全。

4 關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1）設(shè)施硬件方面。按照《數(shù)字檔案室建設(shè)評價指標(biāo)》的要求，調(diào)配網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、數(shù)據(jù)服務(wù)器等系統(tǒng)硬件、正版操作系統(tǒng)、應(yīng)用管理系統(tǒng)、安保系統(tǒng)，及電腦、打印機等終端設(shè)備。主機房應(yīng)遠(yuǎn)離電磁場、強聲源、粉塵、油煙區(qū)域;庫房配置門禁系統(tǒng)、溫控系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、氣體滅火系統(tǒng);要求企業(yè)內(nèi)網(wǎng)運行，與外網(wǎng)物理隔離，應(yīng)用系統(tǒng)運行網(wǎng)絡(luò)核心交換機要實現(xiàn)冗余等。 2）系統(tǒng)應(yīng)用方面。按檔案管理流程，對應(yīng)設(shè)計電子文件歸檔的功能模塊。如收集環(huán)節(jié)包括電子文件的收集歸檔、紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工、音像檔案的格式轉(zhuǎn)換、其他電子系統(tǒng)歸檔、歷史數(shù)據(jù)遷移等;管理環(huán)節(jié)是對已接收的檔案資源進行規(guī)范化管理;保存環(huán)節(jié)是以虛擬庫房實現(xiàn)對電子文件的有效管理;利用環(huán)節(jié)是通過在線申請、瀏覽權(quán)限、目錄共享等方式，提供檔案信息的在線利用。3）數(shù)據(jù)資源方面。電子檔案數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案室建設(shè)的核心。一是企業(yè)存量檔案數(shù)字化。按照檔案珍貴程度、利用程度、保管期限等，統(tǒng)一數(shù)字化加工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，形成齊全、規(guī)范的數(shù)字檔案資源庫。二是加強增量檔案電子化管理。數(shù)字檔案系統(tǒng)涵蓋文件歸檔和檔案管理的流程，保障電子文件流辦的每個階段均能受控，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。將歸檔工作嵌入各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，讓歸檔作為最后一步規(guī)定動作，讓數(shù)字檔案室成為各類電子文件的最終歸宿。4）終端接入方面。通過數(shù)字檔案室系統(tǒng)進行收集“源頭控制”、歸檔“過程控制”、體系“評定控制”和制度“保障控制”，以及電子元數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理，確保電子檔案的四性：真實性、完整性、可用性和安全性。企業(yè)各部門及下屬單位是數(shù)字檔案室的主要用戶，可實現(xiàn)對各層級、各全宗檔案的收集、整理、歸檔和查用。

5 保障體系

1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。在完善企業(yè)《檔案管理制度》《檔案分類大綱》《文件歸檔范圍和保管期限表》等規(guī)范的基礎(chǔ)上，按照國家相關(guān)要求，制定企業(yè)《電子文件管理辦法》《電子檔案管理制度》，數(shù)據(jù)備份、應(yīng)急預(yù)案等，形成企業(yè)電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。2）安全保障體系。包括網(wǎng)絡(luò)安全、系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)庫安全、信息安全、設(shè)備安全、介質(zhì)安全和計算機病毒防治等，通過制度規(guī)范、人員管理、技術(shù)控制、權(quán)限設(shè)置等確保數(shù)據(jù)的安全可控。比如：在機房采用雙路供電、監(jiān)控、UPS電源、防火墻等設(shè)施;實行“三員管理制度”，明確系統(tǒng)管理員、安全管理員和審計員職責(zé)，完善用戶權(quán)限配置;完善檔案數(shù)據(jù)備份策略，做好在線、離線、近線、同城及異地備份。3）實施保障體系。為保障數(shù)字檔案室建設(shè)高效有序推進，要做好以下方面：一強化組織保障。企業(yè)成立專項工作組，負(fù)責(zé)規(guī)劃和實施，協(xié)調(diào)人、財、物，并考核進度。二強化人才保障。加強檔案人員業(yè)務(wù)和信息技術(shù)的雙重培訓(xùn)，持證上崗;加強對數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，確保熟練運用。三強化制度保障。把制度建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作，完善檔案管理各項制度，制定數(shù)字化加工、電子文件標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案管理等規(guī)范，保障數(shù)字檔案室建設(shè)有章可循，有據(jù)可依。四強化資金保障。將建設(shè)費用納入企業(yè)年度預(yù)算，確保專項經(jīng)費投入。五強化進度考核。把數(shù)字檔案室建設(shè)納入企業(yè)年度經(jīng)營業(yè)績考核，以考核為抓手有效保障建設(shè)進度。

6 重點關(guān)注三個轉(zhuǎn)變

1）轉(zhuǎn)變思想觀念。要從實體檔案管理向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變。由于檔案人員長期接觸的是紙質(zhì)檔案，形成固定思維，會以實體檔案管理經(jīng)驗來認(rèn)識電子檔案，比如以往應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)實際是套用了實體檔案管理的流程來設(shè)計應(yīng)用，這樣只是在查詢上便捷了，前期既要做好實體檔案的整理歸檔，又要整理電子檔案，增加工作量。積極轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識，遵循電子檔案的形成規(guī)律，管理數(shù)字檔案室。要向數(shù)字觀念轉(zhuǎn)變。以前認(rèn)為將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后向檔案系統(tǒng)掛接就完成了數(shù)據(jù)建設(shè)，隨著數(shù)字檔案室理念發(fā)展，重點不是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，而是OA等系統(tǒng)形成的電子文件能否規(guī)范歸檔保存，而且電子文件的產(chǎn)生、歸檔、移交、保管各環(huán)節(jié)是連續(xù)、可信、可追溯的，保證電子檔案的規(guī)范歸檔和憑證性的才是關(guān)鍵點。2）轉(zhuǎn)變管理模式。一是從手工管理向系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變。開發(fā)、應(yīng)用系統(tǒng)管理檔案，才是硬道理。二是從后端管理到電子文件全流程管理轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)檔案工作是以收集為開端，而從電子文件到電子檔案，從各業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案系統(tǒng)，各個環(huán)節(jié)應(yīng)是可以追溯和驗證的，這就需要將檔案管理系統(tǒng)的鏈條向前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)延伸，實現(xiàn)電子文件從形成、辦理、移交、歸檔、保管、利用的全周期系統(tǒng)管理。3）轉(zhuǎn)變質(zhì)量效率。數(shù)字檔案室的建設(shè)，提高了歸檔的時效性。從過去一年只歸檔一次，到現(xiàn)在隨辦隨歸檔，避免出現(xiàn)電子文件失散丟失，也避免重新錄入，提高工作效率。針對每份文件的操作，紙質(zhì)檔案的整理中要篩選7遍才能完成歸檔，電子檔案系統(tǒng)操作只需要1分鐘就完成;紙質(zhì)檔案需要每份文件加蓋歸檔章和著錄信息，數(shù)字檔案室可以自動完成，完全模擬了檔案管理流程，大大降低勞動強度。在線歸檔、實時歸檔、全流程系統(tǒng)管理保障了電子文件的原始性和連續(xù)性，提高了電子檔案的真實性、完整性、可用性。

7 展望和方向

隨著互聯(lián)網(wǎng)+、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)分析、自動控制、人工智能的迅速發(fā)展及5G技術(shù)逐步推廣，為更好的跟進企業(yè)智能化建設(shè)，我們要在檔案管理方面探索新途徑、新方法，利用企業(yè)數(shù)字檔案室技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行收集、分析、研究，實現(xiàn)跨平臺的數(shù)據(jù)融合、深度開發(fā)、智慧利用。同時將數(shù)字檔案室建設(shè)成果運用到為企業(yè)決策的服務(wù)中，迎接“智能+檔案”時代到來，努力推進檔案管理和檔案服務(wù)向更智慧更主流的方向發(fā)展。

參考文獻

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